В ходе своей деятельности организации и индивидуальные предприниматели контактируют с различными государственными структурами, включая Пенсионный фонд России. До недавнего времени документы в ПФР подавались исключительно в бумажном формате. Сегодня временные и финансовые затраты компании на взаимодействие с ведомствами можно минимизировать, перейдя на электронный документооборот. Подробно рассмотрим порядок заключения соглашения об электронном документообороте с ПФР, бланк заявления и особенности его оформления.
Особенности для страхователей 01 региона
Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.
Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Скачайте бланк соглашения.
- Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
- Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.
Что нужно для электронного документооборота с Пенсионным фондом РФ
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен данными в виде электронных документов. Преимущества ЭДО:
- возможность отправки документации в любой момент времени;
- удобный учёт передаваемых документов;
- сохранность тайны переданных сведений;
- возможность исправления ошибок в переданных сведениях без посещения контролирующих органов;
- возможность создания и ведения единого электронного архива документооборота организации с контрагентами и регуляторами.
В рамках ЭДО может происходить обмен как формализованными, так и неформализованными документами. Формализованный документ — это электронный документ, созданный по формату, утверждённому регулятором (например, ФНС). Неформализованный документ — это электронный документ, к оформлению которого нет строгих требований. Формат для таких документов согласовывается контрагентами.
Для внедрения цифрового документооборота потребуется:
- программное обеспечение для ПК, поддерживающее создание документов в нужных форматах;
- ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства, за счёт которых обеспечивается криптографическая защита информации (СКЗИ);
- услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
- выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.
До обращения в территориальный офис Пенсионного фонда следует обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, чтобы оформить заявку на квалифицированный сертификат для ЭДО с ПФР.
Особенности для страхователей 26 региона
Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:
- Скачать и заполнить форму Соглашения в 2х экземплярах.
- Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
- Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
- Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.
Требования для подключения к ЭДО
Основной нормативный акт, регламентирующий работу ЭДО – это Постановление Правления ПФРФ от 11.03.2020. В рамках правового регламента описаны не только принципы работы всей системы, но и представлена инструкция по подключению.
Согласно опубликованному правительственному постановлению, представитель компании или организации, а также индивидуальный предприниматель, желающий подключиться к ЭДО, должен удовлетворять некоторым требованиям. Выполнить комплекс мероприятий смогут только лица, зарегистрированные в ПФР как работодатели, а также владеющие ЭЦП.
Регистрация в ПФР как работодатель
Процедура регистрации в ПФРФ обязательная для всех юридических лиц. По закону, все предприниматели, при постановлении на учет в ФНС, проходят перечень мероприятий по авторизации в системе Пенсионного фонда. Представителю компании не придется выполнять работу самостоятельно – все действия совершаются сотрудниками территориального подразделения налогового ведомства.
Пенсионный фонд регистрирует предпринимателя в течение трех дней с момента адресации уведомления, формируемого сотрудниками ФНС. После процедур по оформлению, представитель организации получает извещение о регистрации в ПФР в качестве работодателя. Свидетельство отправляется на электронную почту посредством уведомления, подписанного ЭЦП. С этого момента юридическое лицо может пройти процедуру регистрации личного кабинета на сайте ПФР в статусе страхователя.
Усиленная квалифицированная ЭЦП
Подключение к ЭДО ПФР – процедура, для реализации которой представителю организации или индивидуальному предпринимателю придется воспользоваться ЭЦП. Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись – это именной сертификат, обеспечивающий безопасность в области удаленного документооборота. Нормативы, касающиеся работы с таким вариантом подтверждения личности заявителя, прописаны в Федеральном законе №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.
Получить ЭЦП чрезвычайно просто. Для оформления сертификата нужно обратиться к компании, оказывающей такие услуги и предоставить набор документов. Помимо копии информативных страниц паспорта и ИНН, заявители, обладающие статусом юридических лиц, приносят различные учредительные бумаги.
Оформлением усиленной подписи занимаются только организации, получившие аккредитацию Министерства связи и массовых коммуникаций. Посмотреть список таких компаний можно в этом разделе сайта ведомства.
Особенности для страхователей 53 региона
Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:
- На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
- Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
- Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
- Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.
Подача документов по цифровому документообороту
Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:
- поданные документы содержат ошибки и неточности;
- удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.
При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.
Проще всего наладить электронный документооборот через систему оператора ЭДО (СЭД).
Подключитесь к Астрал.ЭДО, чтобы организовать документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами. Сервис снабжён набором функций, которые помогут быстро создать и отправить документ, укажут на ошибки в документе в случае их обнаружения. Пользователям 1С будет удобнее подключиться к 1С-ЭДО, который позволяет обмениваться документами без необходимости устанавливать дополнительное ПО. Оба сервиса поддерживают роуминг — технологию, благодаря которой можно взаимодействовать с контрагентами, которые подключены к другим операторам ЭДО.
Особенности для страхователей 55 региона
Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:
- Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
- По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
- Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
- Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
- Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.
Важно:
- Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
- Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.
Плюсы сдачи отчетности в ПФР через интернет
Перечислим основные преимущества:
- не нужно составлять, отвозить в фонд и хранить отчеты на бумаге;
- экономятся время и трудозатраты бухгалтера (в программе многие данные подставляются автоматически);
- при использовании для подготовки отчетов веб-сервиса (например, «Контур.Экстерн») все формы и алгоритмы проверки устанавливаются автоматически;
- отчет можно отправить в удобный момент и получить ответ в течение нескольких часов;
- если сделаны ошибки, их можно оперативно выявить и исправить.
Как видим, заключить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом нужно не только тем, у кого численность застрахованных лиц составляет 25 и более человек. Организации и ИП с меньшим штатом сотрудников тоже выиграют благодаря ЭДО. Ведь они смогут дистанционно, без лишних хлопот, отправлять в фонд все необходимые отчеты. В частности, СЗВ-ТД, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
Особенности для страхователей 78 и 47 регионов
Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.
Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один
До 2022 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2022 года ИП присваивают один регистрационный номер.
С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:
- нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
- предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
- заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.
ПФР электронный документооборот. Подключаемся к ПФР через Сбис.
Заходим в Сбис. (Если у Вас нет Сбис – подключаемся здесь – СБиС отчетность.)
Нажимаем по порядку: ПФР (1), куда сдавать (2), видим следующее:
Надпись – “укажите соглашение” (3), затем переписываем номер соглашения (4) и дату (5), полученного нами в отделении пенсионного фонда. Нажимаем сохранить (6).
Все. Если есть вопросы – пишите, звоните.
| Посмотреть все тарифы Сбис отчетность (от 1`500 руб/год). |
Оставьте заявку в форме или позвоните: +7 (495) 968-5160
Как сдавать отчеты после подписания документа
Сам текст его содержит ответ на этот вопрос. В третьем разделе сказано, что страхователь получает возможность обмениваться документами с ведомством, в соответствии со следующими Федеральными законами:
- № 27-ФЗ от 01.04.1996;
- № 56-ФЗ от 30.04.2008;
- № 212-ФЗ от 24.07.2009.
Соответственно, ему предоставляют и право сдавать отчеты по каналам телекоммуникационной связи. Если такая возможность была реализована ранее, ничего не изменится. Отчетность, подписанная квалифицированной ЭЦП, ничем не отличается по юридической силе от бумажного варианта.
