Порядок учета доходов и расходов при общей системе налогообложения

Для чего нужен документ

Книга учета доходов и расходов (сокращенно — КУДиР) необходима для подсчета налогооблагаемой базы ИП, на основе которой будет делаться расчет налоговых отчислений за период отчета.

Для каждой системы налогообложения, где требуется ведение КУДиР, оно будет иметь свои особенности. ИП, находящийся на общей системе (ОСНО), должен руководствоваться соответсвующими требованиями. Предприниматели на ПСН и УСН будут заполнять КУДиР иначе.

ПОМНИТЕ! На общей системе налогообложения вести КУДиР обязаны только индивидуальные предприниматели, компании от этой обязанности освобождены.

Упрощенная система налогообложения (УСН)

Может применяться, если соблюдены следующие условия:

• годовой оборот компании до 150 миллионов рублей;
• количество наемных сотрудников до 100 человек;
• стоимость основных средств (недвижимость, транспорт, оборудование) – до 150 млн. руб.

Использовать ее могут как предприниматели, работающие в одиночку, так и крупные организации.

Есть два варианта УСН:

1. Объект налогообложения «доходы минус расходы» – ставка налога составит 15% на разницу между доходами и расходами.
2. Объект налогообложения «доходы» – налог составит 6% со всех доходов.

Предприниматель при подаче заявления о переходе на УСН сам выбирает, какой объект для расчета налога ему подходит. Можно учитывать только доходы и платить 6% от доходов. Это выгодно, если расходы небольшие, например, при сдаче в аренду помещений. Все поступления денежных средств отражаются предпринимателем в Книге учета доходов и расходов, на основании этих данных рассчитывается сумма налога к уплате.

Если бизнес связан с большими затратами, например в случае оптовой торговли или строительства, выгоднее платить налог в размере 15% на сумму разницы между доходами и расходами. В этом случае в Книге учета отражаются и доходы, и расходы. Такой вариант требует больше времени, но позволяет сократить налоговую нагрузку.

Для оптимального выбора объекта налогообложения, а именно суммы, с которой нужно будет платить налог, необходимо хорошо знать структуру движения денег. Если вы ведете финансовый учет, выбрать объект легко и просто.

Платить налог нужно каждый квартал. Важно – расчет платежей производится нарастающим итогом, с учетом предыдущего периода. Подробнее покажем на примере:

Предприниматель использует объект «доходы минус расходы». Предположим, что в первом квартале (с января по март) дела шли не так хорошо, и ему удалось заработать 70 тысяч рублей, а потратить пришлось 50 тысяч:

70 000 — 50 000 = 20 000 (руб.) – прибыль за первый квартал

20 000 х 0,15 = 3 000 (руб.) – сумма налога к уплате (15% от суммы прибыли)

Во втором квартале (с апреля по июнь) ситуация улучшилась, и доходы составили 150 тысяч рублей, а расходы – 30 тысяч рублей:

150 000 — 30 000 = 120 000 (руб.) – прибыль за второй квартал

Суммируем прибыль за два квартала:

20 000 + 120 000 = 140 000 (руб.)

140 000 х 0,15 = 21 000 (руб.) – нужно заплатить в бюджет за два квартала (15% от суммы прибыли)

Такая схема расчета может показаться сложной, ведь можно просто рассчитать платежи по отдельности за каждый квартал. Однако, в декларации суммы налога отражаются нарастающим итогом. Такой подсчет также пригодится для корректного расчета вычетов.

Чтобы получить сумму платежа за второй квартал, вычитаем авансовый платеж за предыдущий период (3 000 рублей):

21 000 — 3 000 = 18 000 (руб.) – авансовый платеж за второй квартал.

Срок уплаты авансовых платежей – не позднее 25 календарных дней со дня окончания отчетного периода. Таким образом, платеж за первый квартал нужно заплатить до 25 апреля, за второй – до 25 июля, за третий – до 25 октября. Если платеж пропустить, штрафов не будет, но налоговая инспекция начислит пени. Итоговый платеж за год оплачивается до 30 апреля следующего года, налог за 2019 год нужно будет оплатить полностью в 2022 году.

Сумма авансового платежа уменьшается:

• на сумму страховых взносов, уплаченных работодателем за сотрудников (вычет составит до 50% от суммы налога);
• на сумму страховых взносов, выплачиваемых ИП «за себя» (до 100% от суммы налога).

Если предприниматель из предыдущего примера работает один и платит фиксированные страховые взносы, за это он может уменьшить сумму налога на всю сумму уплаченных страховых взносов (9059,5 рублей за первый квартал) и не платить ничего. Во втором квартале ситуация следующая: сумму авансовых платежей за два квартала можно уменьшить на 18 119 рублей (сумму фиксированных взносов за два квартала):

21 000 — 18 119 = 2881 (руб.) – сумма, которую нужно будет заплатить.

Важно – если выбран объект налогообложения «доходы минус расходы», в конце года нужно будет рассчитать:

1. Стандартный налог по ставке 15% от разницы между доходами и расходами.
2. Минимальный налог со ставкой 1% от суммы дохода.

Заплатить нужно тот налог, сумма которого больше. Даже если расходов больше, чем доходов и бизнес закрывает год с отрицательным результатом, нужно уплатить 1% от суммы дохода. Возьмем для примера следующие данные:

Налог по УСН: (290 000 — 262 000) х 0,15 = 4 200 (руб.)

Минимальный налог: 308 000 х 0,01 = 2900 (руб.)

Заплатить нужно – 4 200 рублей.

Если выбран объект налогообложения «доходы», то в расчет берется только доход. Посчитаем налог за год, используя данные из предыдущего примера:

290 000 х 0,06 = 17 400 (руб.) – сумма налога к уплате (6% от дохода)

Если у предпринимателя есть наемные сотрудники, он может уменьшить налог на всю сумму страховых взносов, но не больше 50% от суммы налога.

17 400 / 2 = 8 700 (руб.) – 50% от суммы налога, которые можно списать за счет страховых взносов на сотрудников.

В нашем примере сумма к уплате с учетом максимального вычета составит 8 700 рублей.

Если предприниматель из примера работает один, он может использовать вычет в размере уплаченных страховых взносов за себя (их фиксированный размер за год – 36 238 рублей) и сократить налог до нуля.

Декларация подается в налоговую инспекцию по месту регистрации предпринимателя один раз в год, до 30 апреля года, следующего за отчетным. За 2022 год нужно будет отчитаться до 30 апреля 2020 года. Декларация подается в любом случае, даже если налог по итогам года равен нулю или если деятельность не велась вообще.

УСН позволяет сократить время на ведение бухгалтерии. Плюсом является также то, что сумму налога можно уменьшить, используя вычеты. Однако, остается необходимость постоянного учета, отражения всех доходов и расходов, подсчета налога.

Екатерина Данилова, PR-специалист Центра структурирования бизнеса taxCOACH:

«Уже второй раз веду деятельность в качестве ИП. Последние несколько лет оказываю услуги маркетинга. Я выбрала упрощенную систему налогообложения, только доходы, 6%. У меня нет сотрудников, отчитываюсь только за себя. Один раз в год я сдаю декларацию, которую заполняю самостоятельно. Она содержит 3 страницы. Заполнение занимает около 30-40 минут + 10-15 минут трачу на заполнение квитанций и уплату налогов (онлайн). После чего я либо еду на почту, чтобы отправить декларацию заказным письмом, либо отвожу ее в отделение ФНС. На это уходит около часа. Еще 10-15 минут я трачу на заполнение квитанций для уплаты фиксированных взносов (страховые и пенсионные) в декабре. Таким образом, на бухгалтерию я трачу 2-2,5 часа в год. В первый год работы мне пришлось кроме основной декларации сдать 2 «уточненки», корректный вариант получился только с третьего раза, но зато я запомнила порядок заполнения. Теперь использую его в качестве образца, и декларацию принимают с первого «дубля». Благодаря тому, что я изучила этот вопрос самостоятельно, экономлю минимум 24 тысячи рублей ежегодно»

Особенности и общие сведения о КУДиР

Книга имеет унифицированную форму. Вести ее можно как в бумажном виде, внося нужные данные от руки, так и в электронном.

Если книга ведется в компьютере, после истечения учетного периода ее следует распечатать, пронумеровать листы и прошить их при помощи толстой суровой нити. На заключительную страницу ставится печать ИП (при наличии) и подпись, а также указывается число страниц. Затем книга регистрируется в местном налоговом органе.

В случае, когда используется бумажный вариант КУДиР, она регистрируется в налоговой до начала заполнения.

Книга включает в себя шесть разделов, которые отражают все произведенные в период отчета доходы и расходы ИП. Нужно отметить, что заполняются разделы, в зависимости от направления работы индивидуального предпринимателя.

Иными словами, информацию нужно вносить только в те блоки КУДиР, которые имеют отношение к деятельности ИП.

Общие требования к заполнению КУДиР

Если книга не распечатывается с электронного носителя, а ведется в бумажной форме, бланк ее нужно приобрести. Это обязан сделать предприниматель, согласно закону. К заполнению предъявляются такие требования:

• хронологический порядок отражения доходов и расходов;
• подтверждение их первичными документами;
• полнота и непрерывность учета данных, формирующих налоговую базу;
• нумеровка и шнуровка листов книги, подпись, заверяющая количество листов, на последней странице;
• исправление допускается путем аккуратного зачеркивания одной линией и заверения исправления подписью ИП и датой;
• КУДиР и бухучет ведутся параллельно, обязательно и одно и другое;
• в начале каждого нового отчетного периода следует завести новую Книгу;
• оконченную КУДиР следует сохранять в течение 4 лет.

ВНИМАНИЕ! Если КУДиР ведется в электронном варианте, что разрешено, ее следует распечатать и проивести с ней те же действия, что и с бумажным носителем.

Образец документа

В начало книги, на титульный лист, вносятся сведения о ИП – этот раздел затруднений вызвать не должен, поскольку сюда включается информация из личных и учредительных документов:

• ФИО;
• ИНН;
• адрес местожительства;
• данные о налоговом органе, где налогоплательщик был зарегистрирован;
• данные из свидетельства о постановке на учет и т.д.

Тут же приводится информация о банке, где у ИП открыт счет и номер кассы, если он использует ее в работе. Затем предприниматель ставит на странице свою подпись и датирует бланк.

Заполнение раздела 1 КУДиР

Сюда вносятся сырье, полуфабрикаты и другие товарно-материальные ценности, на приобретение которых ИП затратил свои средства. Их нужно учитывать даже в том случае, если траты были произведены в прошлом периоде отчета, а де-факто приход произошел в текущем.

Здесь же указываются авансы, которые планируется обеспечить в предстоящих периодах.

В качестве расходов учитываются реальные затраты, которые произошли с целью последующего получения финансовой выгоды от бизнес-операций.

Нужно отметить, что сумма финансовых расходов при осуществлении предпринимательской деятельности списывается на затраты только при условии реализации произведенных товарно-материальных ценностей. Если по этой части есть установленные законом нормы расходов, то учет ведется исходя из них.

В первом разделе несколько таблиц-блоков. Блоки с 1-1 до 1-7 должны заполнять ИП, которые заняты в производственном секторе. При этом каждый блок имеет два варианта, первый из которых (вар. А) применяют предприниматели, работающие с НДС, а второй (вар. Б) – те, кто НДС в своих операциях не выделяют.

Если идти по порядку, то в табличку 1-1 вписываются данные по закупленному и истраченному в процессе работы ИП сырью.

В ячейки блока 1-2 включаются полуфабрикаты (приобретенные и затраченные) для производственных нужд.

Строки блока под номером 1-3 предназначены для учета вспомогательного сырья и материалов (купленного и израсходованного).

Блок 1-4 содержит иные материальные расходы, т.е. энергию, воду, топливо и т.п. которые были истрачены в процессе деятельности ИП.

Блок 1-5 указывает на цену готовой продукции, которую выпустил ИП за период отчета, а также приводит стоимость выполненных за это время работ и оказанных услуг.

Блоки 1-6 и 1-7 показывают итог производства и продажи изготовленной продукции в момент совершения и по результатам месячного периода.

Заполнение раздела 2 КУДиР

Второй раздел КУДиР касается амортизации основных средств, МБП и нематериальных активов. Амортизация может быть рассчитана только по отношению к имуществу предпринимателя, которое куплено за денежные средства и применяется для осуществления его работы. К нематериальный активам относятся все виды интеллектуальной собственности (товарные знаки, электронные программы, базы данных и т.п.), которые ИП использует в своей деятельности. Правила расчета амортизации даны в таблицах 3-1, 3-2, 3, 4-1, 4-2.

Заполнение раздела 5 КУДиР

В пятом разделе книги дается расчет оплаты труда и налогов. Приведенная здесь таблица является, по сути, расчетно-платежной ведомостью и формируется по каждому месяцу в отдельности. Она содержит в себе

• высчитанный налог на доходы,
• различные прочие удержания,
• дату выдачи денежных средств
• и подпись работника в их получении.

В таблицу вписываются все виды выплат, в том числе собственно заработная плата, материальные поощрительные выплаты, цена товаров, выданных в натуральной величине и т.д.

Заполнение раздела 6 КУДиР

Шестой раздел КУДиР позволяет определить налоговую базу. Формируется она по истечении года (по календарю) и является основой для заполнения бланка 3-НДФЛ.

В блок 6-1 вносятся доходы от реализации, указанные в таблице 1-7 и иные. В качестве расходов даются данные из блоков 1-7, 2-1, 2-2, 3-1, 4-1, 4-2, 5-1, 6-2.

К блоку 6-2 относятся все расходы ИП, не показанные в других блоках, в том числе расходы на пожарную безопасность и охранные системы, командировочные, плату за консультационные, информационные и юр. услуги, интернет, телефон, затраты на хозяйственные и ремонтные нужды и т.п.

В последний блок КУДиР (6-3) вносятся расходы, сделанные в текущем периоде отчета, но доходы по которым будут учитываться в предстоящем периоде. К ним относятся расходы сезонного свойства, арендные платежи и т.д.

Плюсы и минусы ОСНО

У каждого режима исчисления налогов есть свои плюсы и минусы. Порассуждаем о положительных моментах. Самый, наверное, главный плюс – ИП на ОСНО относится к плательщикам НДС. Конечно, плюс этот некоторые могут расценить как минус, ведь обязанность уплаты НДС ведет к обязанности вести соответствующий учет и сдавать декларации. Но общий режим позволяет работать ИП с крупными и средними компаниями, которым важен при покупке товаров / услуг входящий НДС. Этот момент действительно важен: часто на практике крупные компании действительно отказываются работать с ИП на упрощенке именно из-за НДС. Для ИП в сотрудничестве с крупными компаниями тоже есть плюс – возможность развивать свой бизнес, выходя на новые рынки сбыта.

Еще одним «ЗА» в пользу ОСНО можно назвать отсутствие ограничений для использования режима. Напомним, что любой из спецрежимов имеет ограничения, среди которых обычно выделяют следующие данные:

• объем выручки;
• численность работников;
• размер основных фондов;
• вид деятельности;
• перечень расходов.

На ОСНО все эти ограничения отсутствуют. Размеры выручки, число работников и величина основных средств никакого значения на применение режима оказать не могут. На виды деятельности ограничения не накладываются (как на ЕНВД или патенте), расходы определяются согласно тому перечню, который разработан для исчисления налога на прибыль юридических лиц.

Что касается минусов, то каждый для себя назовет их сам: уплата всех налогов, сдача нескольких деклараций, ведение бухгалтерии – все это можно объединить в сложность осуществления учета. Действительно, чаще всего ИП на ОСНО вынуждены прибегать к услугам штатного бухгалтера, который будет отвечать за учет и отчетность в налоговую, потому что разобраться во всех тонкостях самому ИП просто не хватит знаний и времени. В большинстве случаев при обширной предпринимательской деятельности нельзя справиться не только без бухгалтера, но и без специальной учетной программы.