ЭСФ: что такое электронный счет-фактура и как правильно его оформить

Развитие технологий, доступных для использования в современном бизнесе, заметно упрощает рутинные операции, выполняемые на ежедневной основе. Нововведения, закрепляемые на законодательном уровне, могут использоваться компаниями абсолютно официально. Так, в 2022 году получение нового товара уже не требует такого же объема бумажной работы, с каким кладовщикам и бухгалтерам приходилось сталкиваться в начале прошлого десятилетия — достаточно выполнить ряд стандартных требований, позволяющих перейти на цифровой обмен документами в онлайн режиме. Что такое электронная счет-фактура, как правильно создать, заполнить, оформить и выписать ЭСФ, и чем переход на новую систему правил помогает организациям и предприятиям различного масштаба? Давайте разбираться.

Общее представление

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Какие бывают?

Виды подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ, далее – Закон N 63-ФЗ):

• простая
  – формируется на основе паролей, кодов и иных символов. Не обеспечивает защиту документа от взлома и корректировок;
• усиленная
  – формируется с использованием криптографических методов. Обеспечивает защиту от внесения правок в документ после подписи: квалифицированная (
  УКЭП
  ),
• неквалифицированная.

Общий порядок действий

Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:

• Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
• Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
• Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.

Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.

Хранение электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, а бухгалтерские документы необходимо хранить пять лет. Но даже после истечения срока действия сертификата, документ не потеряет юридической силы, так как в момент подписания ставится штамп времени.
Штамп времени – это аналог даты на подписываемом документе. Он подтверждает, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания документа.

Так, в момент подписания документа проставляется штамп времени и результат проверки сертификата.

Максим Соловьев, аналитик Synerdocs

Подтвердить тот факт, что на момент подписания сертификат был действующим, можно также, обратившись к списку отозванных сертификатов на сайте удостоверяющего центра.

Непосредственно хранение электронных документов можно организовать, по крайней мере, двумя способами:

• локальное хранение (документы хранятся на локальных дисках/серверах вашей компании);
• хранение в облаке (документы хранятся на серверах компании, услугами которой вы воспользовались).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Актуальные правила оформления

В 2022 году, на фоне внесения изменений в законодательные нормы, регламентирующие торговую сферу, были скорректированы и принципы формирования документов рассматриваемой категории. Основной причиной стал запуск в работу национальной системы прослеживания товаров, оказавшей влияние на способы реализации соответствующей продукции. К перечню относятся импортные поставки изделий, включенных в содержание правительственного постановления № 1110 от 1.07.21 — структура схожа с маркировкой, активно практикуемой в ряде сегментов торговли, однако предусматривает не «поштучный», а «партийный» контроль, для осуществления которого были приняты корректировки исходной формы.

Корректировочный счет-фактура

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:

• изменения вносятся в оба экземпляра;
• изменения в обязательном порядке визируются руководителем продавца или уполномоченным лицом (подпись главбуха не обязательна) и заверяются печатью;
• обязательно ставьте дату внесения исправлений;
• ошибочные данные зачеркиваются и вносятся новые, с указанием графы, обязательно ставится пояснение «Исправлено».

Если ошибок слишком много, создайте новый документ. Нормы НК РФ запрета на такое действие не содержат.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Сроки выставления счета-фактуры

Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.

Новая система прослеживаемости

Внедрение очередных правил контроля за рынком стало уже привычным для отечественного бизнеса. Основной целью декларируется сокращение объемов контрафакта и повышение качества продукции, доступной для конечных потребителей. Тестирование началось еще в 2020 году, а с 2021-го в перечень, определенный правительственным постановлением, вошли изделия сразу нескольких групп, включая холодильное и стиральное оборудование, автомобильные детские кресла, офисная мебель из металла, и т. д. Ввод новых обязательных реквизитов в электронные с/ф — следствие указанных изменений.

Дополнительные разделы

К числу маркеров, наличие которых было признано целесообразным по итогам прошедшего тестового периода, отнесены:

• Регистрационные номера деклараций и партий продукции.
• Единицы измерения, соответствующие категории.
• Общее количество, подлежащее прослеживанию.

Формирование бумажной или цифровой счет-фактуры оставалось добровольным до 1.07.21, однако после наступления указанной даты наличие последней версии стало обязательным условием — включая корректировочные экземпляры.

Что требуется от продавца

Чтобы стать участником новой системы документооборота, достаточно обратиться к оператору ТКС с соответствующим заявлением, содержащим информацию об организации или ИП:

• Наименование (либо ФИО).
• Адрес регистрации (или место проживания).
• ИНН, сведения сертификатов ЭЦП, реквизиты.
• Контактные данные.

Также обязательным условием выступает предоставление согласия на обмен сведениями с другими службами, оказывающими идентичные услуги. После положительного рассмотрения заявки претенденту выдается идентификатор ЭДО, а также учетные и иные сведения, требующиеся для авторизации в центре по обмену электронными счет-фактурами. Стоит отметить, что в случае изменения какой-либо информации, контрагент обязан уведомить оператора в течение трех рабочих дней — для последующего внесения корректировок в идентичный срок на основании полученного заявления.

Оформление ЭСФ

Алгоритм действий продавца предусматривает следующую последовательность:

• Составление документа в соответствии с утвержденной инструкцией.
• Подписание с помощью цифровой подписи.
• Отправка через платформу ЭДО.

Использование современных учетных программ позволяет реализовать процедуру автоматически — достаточно ввести данные по планируемой отгрузке, и система самостоятельно сгенерирует всю сопроводительную документацию, выгрузив ее в общую базу после подтверждения пользователем корректности.

Промежуточный этап

Сотрудники компании, выступающей посредником, обеспечивающим стабильность и бесперебойность документооборота, принимают исходящую запросы, фиксируют основные реквизиты, и проверяют соответствие содержания, включая сверку образцов подписания. После этого эл сч/фактуры перенаправляются оператору, с которым сотрудничает покупатель товара, который также отмечает у себя все необходимые данные, подтверждая обоснованность и корректность сделки. Сам контрагент получает извещение после окончания проверки.

Принятие электронной счет-фактуры

Соответствие базовых параметров означает возможность сверки плановых и фактических показателей. Клиент сначала сверяет предложенную версию с заявкой на предмет позиционного и количественного соответствия, после чего проводит сопоставление еще раз — но теперь уже с фактически прибывшим перечнем ассортимента. Наличие расхождений является основанием для отказа от подтверждения операции, либо для оперативного внесения правок, также отражаемых в общей учетной системе. После того как план и факт сходятся с изначально намеченными данными, покупатель подтверждает отгрузку, также подписывая счет-фактуру в электронно-цифровой форме (ЭЦФ), при корректировке формируется новый документ — ИСФ.

Стоит отметить, что в тех случаях, когда продавец и клиент обслуживаются у одного и того же оператора ЭДО, цикл реализуется с меньшими временными затратами, поскольку не требует повторной фиксации на промежуточной стадии.

Решения возможных проблем

Законодательно установленный Порядок содержит не только основные регламентирующие положения, но и своеобразный аналог FAQ, разъясняющий алгоритмы решения потенциальных проблемных ситуаций. Рассмотрим основные моменты содержания пунктов 23—24:

• Один из участников системы документооборота не получил подтверждений в сроки, определенные в качестве нормативных. В подобной роли могут оказаться как покупатель или продавец, так и оператор платформы ЭДО, отвечающий за протоколирование и сопровождение торговых операций. В подобных ситуациях субъект цепочки, столкнувшийся с указанной проблемой, должен уведомить отправителя подтверждающего уведомления, используя для этого любой доступный способ.
• Электронные счета фактуры не были представлены получателю в период, определенный положениями третьего пункта статьи 168 Налогового кодекса (5 календарных дней с даты отгрузки). В этом случае необходимо поставить продавца в известность, указав на увеличение сроков для исполнения плановых мероприятий ЭДО. Если отправитель был уведомлен о том, что оператор со своей стороны получил цифровую версию документации, он также информирует клиента.

Стоит отметить, что внедренная система ориентирована на добросовестное сотрудничество, в рамках которого каждая из сторон должна прикладывать усилия, необходимые для успешного завершения каждого цикла документооборота.

Несмотря на достаточно долгий срок тестирования, на сегодняшний день нельзя с уверенностью говорить о том, что все предприниматели знают, как выглядит электронный счет-фактура (ЕСФ), и как сделать, отправить и выставить документы в цифровом виде. В тех случаях, когда оформление сопроводительной документации подобным образом не представляется возможным, используется обычная бумажная версия. Однако следует учитывать, что эта опция не распространяется на товарную продукцию, относящуюся к прослеживаемым категориям. Параметры, указанные изначально, и подтвержденные оператором ЭДО, копируются продавцом без изменений, распечатываются и закрепляются подписями в надлежащем порядке. Последующее перевыставление подобной ЭСФ, даже когда у второго контрагента появляется возможность принятия, запрещено регламентом.

Кто составляет счета-фактуры

Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.

Составлять счет-фактуру обязаны:

• индивидуальные предприниматели и юридические лица, находящиеся на общей системе налогообложения (если только их услуги не подпадают под исключения, установленные п. 2 ст. 149 НК РФ);
• ИП и организации, которые частично работают на ОСН (по соответствующим видам деятельности).

Налогоплательщики, выбравшие в качестве системы налогообложения УСН или патентную систему, от уплаты НДС освобождены, за исключением некоторых случаев. Но если организация или ИП пользуется освобождением от НДС по ст. 145, 145.1 НК РФ, но совершает операции, не освобожденные от налога, составляется счет-фактура нового образца с 1 июля 2022 года с пометкой «Без НДС» (п. 5 статьи 168 НК РФ, письмо Минфина России от 24.05.2013 № 03-07-09/18686). Это необходимо, если осуществляется взаимодействие с организациями и ИП, являющимися плательщиками НДС. Кроме того, стороны вправе применять счет-фактуру по собственной инициативе.

Особенности работы с электронными счетами-фактурами (СЧФ)

Алгоритм системы обуславливает возможность ее полноценной реализации только при условии, что все три участника — отправитель, получатель, а также оператор платформы, выступающий в роли связующего и контролирующего звена — располагают необходимым набором технических средства, а также доступом к Сети. Общие принципы закреплены в содержании приказа Министерства финансов № 174н.

В целом можно сказать, что механика не слишком отличается от привычной схемы. Спектр обязанностей продавца — формирование, подписание и отправка цифровой с/ф, после чего ему остается только дождаться официального подтверждения от покупателя. Тот, в свою очередь, оформляет не только извещение, но и подтверждение для оператора, отвечающего за доставку документации в установленные сроки, проверку соответствия параметров, а также фиксацию торговых операций в общем реестре.

Важный момент: правила выписки счет фактуры в электронном виде (ИС ЭСФ) для ИП и ООО предусматривают оформление единственного экземпляра, подписать который может только один субъект, обладающий соответствующими полномочиями, и имеющий квалифицированную цифровую подпись.

Реквизиты счета-фактуры

Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.

Обязательные реквизиты счета-фактуры:

• номер и дата;
• наименование, адрес и ИНН, КПП покупателя и продавца, грузоотправителя и грузополучателя при наличии (обратите внимание, по новым правилам, адрес надо писать строго так, как он указан в ЕГРЮЛ, проверяйте на сайте ФНС в разделе «Проверь себя и контрагента»);
• номер платежно-расчетного документа, если получен аванс в счет будущих поставок;
• наименование товара и единица измерения;
• количество;
• валюта (код рубля — 643, доллара США — 840, евро — 978);
• цена за единицу измерения;
• полная стоимость;
• сумма акциза;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявляемая к оплате;
• общая стоимость с учетом налогов;
• страна происхождения товара (коды устанавливаются в соответствии с классификатором ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001; если товары произведены в России, ставится прочерк;
• номер таможенной декларации (если товар произведен не в России);
• подписи руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного на то лица — по приказу или доверенности) — на бумажном документе; усиленная квалифицированная цифровая подпись — на электронном.

Строка счета-фактуры

«Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Когда счет-фактура не нужна

В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:

• сделка не облагается НДС (ст. 149 и 169 НК РФ);
• при реализации товаров за наличный расчет (в этом случае достаточно чека или бланка строгой отчетности);
• при применении упрощенных режимов налогообложения;
• юридическое лицо — работодатель передает товар своему сотруднику без предоставления встречной оплаты, то есть безвозмездно (согласно письму Министерства финансов РФ от 08.02.2016 № 03-07-09/6171);
• при отправке товара, облагаемого по нулевой ставке, на экспорт, если покупатель не является плательщиком НДС, если отгрузка состоялась не позднее 5 календарных дней с момента получения предоплаты (согласно письму Минфина России от 18.01.2017 № 03-07-09/1695).

Преимущества и недостатки системы

Практика показывает, что автоматическая обработка ЭСФ позволяет сократить временные издержки, необходимые для сверки документов и выявления возможных ошибок. Кроме того, снижаются расходы, связанные с организацией печати и доставки бумажных экземпляров. Также стоит отметить упрощенный алгоритм взаимодействия с контролирующими органами — при поступлении запроса достаточно отправить данные по ТКС, не прибегая к стандартной процедуре копирования и заверения.

Что касается минусов, то к их числу в первую очередь стоит отнести проблемы, возникающие у участников торговых операций при отсутствии доступа к Сети, а также при технических неполадках и сбоях, возникающих по независящим от них причинам. Нарушение цикла формирования ЭСФ обуславливает необходимость возврата к обычному формату. При этом выставление документов задним числом исключается, так как в обязанности оператора платформы ЭДО входит фиксация всех дат по совершаемым сделкам.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

В прошлой главе мы выяснили, что электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить авторство документа и подтвердить его неизменность. Приступая к обмену электронными документами, необходимо приобрести сертификат ЭП. Так, у владельца подписи на руках оказываются:

• Сертификат ЭП, который подтверждает принадлежность подписи определенному лицу;
• Ключи подписи – комплект из секретного (закрытого) ключа и открытого. При подписании документа создается шифр. То, что мы зашифруем с помощью закрытого ключа, можно расшифровать соответствующим открытым ключом, и наоборот.

Рассмотрим чуть подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки ЭП реализуется с помощью специальных программ (средств криптографической защиты информации). ЭП формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит в себе зашифрованный образ документа, именно поэтому можно сразу установить изменялся ли документ после подписания.

Вам, как бухгалтеру, вникать в подробности предыдущего абзаца нет необходимости. ЭП чаще всего хранится на специальной «флешке» (eToken). Для безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания достаточно прост, нужно вставить «флешку» в свой компьютер и нажать кнопку «подписать».

Готовые решения для всех направлений

Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Склады

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Узнать больше

E-commerce

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Мобильная автоматизация

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Узнать больше Показать все решения по автоматизации

Итоги

Ответ на вопрос о том, надо ли переходить на электронные счета-фактуры (ESF) для госзакупок, работы с банками, или выполнения торговых операций с продукцией, относящейся к категории прослеживаемой, однозначно будет положительным. Внедрение цифрового документооборота упрощает целый ряд бизнес-процессов, облегчает ведение отчетности и контроля. Сделать бизнес еще более эффективным помогут и программные решения, предлагаемые , целью которых выступает автоматизация рутинных задач, характерных для большинства современных предприятий.
Количество показов: 414