Какой код дохода нужно указать для отпускных в справке 2-НДФЛ?

Почему отпуск надо учитывать отдельно от основного заработка?

Отпускные выплаты работнику являются одной из форм социальных гарантий, предусмотренных ст. 114 ТК РФ. Но рассматривать их как оплату труда нельзя, так как во время отпуска работник де-факто не трудится.
Отличие между выплатами за отработанное время и за время ежегодного отдыха является существенным, так как для них предусмотрены разные моменты начисления налогооблагаемой базы по НДФЛ:

заработок за отработанные дни — последние сутки месяца его начисления или день расторжения рабочих отношений (п. 2 ст. 223 НК РФ);
отпускные — день расходной операции по их выплате (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

То есть НДФЛ налоговый агент обязан исчислить и удержать в момент выплаты отпускных, а перечислить удержанную сумму в бюджет он вправе до последнего дня месяца, в котором осуществлялась выплата.

Такое суждение официально подтвердил Минфин России в своем письме от 17.01.2017 № 03-04-06/1618.

Таким образом, отражение отдельно кода отпускных в справке 2-НДФЛ требуется, чтобы налоговики могли контролировать соблюдение сроков и сумм перечисления налога.

Рекомендация от КонсультантПлюс: Рекомендуем заполнять справку 2-НДФЛ в следующем порядке: общая часть; разд. 1; Приложение; разд. 3; разд. 2. Построчный алгоритм заполнения 2-НДФЛ см. К+. Пробный полный доступ к системе К+ можно получить бесплатно.

Действующий код дохода НДФЛ в 2022 году для отпускных и для его компенсации

П. 2 ст. 230 НК РФ определено обязательство работодателя каждый год предоставлять налоговикам справки 2-НДФЛ. Они должны быть составлены с отражением полученных от предприятия выплат в разрезе месяцев начисления, кодов видов дохода и обособленных подразделений, а также с указанием налоговых вычетов, которыми получатель выплат пользуется.

Не забывайте, что с 2022 года поменялась форма расчета 6-НДФЛ, а справка 2-НДФЛ, как отдельный документ, отменена. Форма утверждена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/[email protected] (в ред. от 28.09.2021). Также напомним, что отчитаться по форме нужно не позднее 01 марта. В 2022 году это рабочий вторник. А значит переносов не будет. Кроме того отчет нужно сдать в электронном виде, если у вас больше 10 сотрудников. Подробности см. здесь.

Возможные коды выплат, которые практикуются при заполнении регистров учета НДФЛ, упомянуты в Приложении № 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected] Для отпускных код выделен отдельно — 2012 «Суммы отпускных», он продолжает действовать и в текущем году, изменения в справочнике кодов его не затронули.

Отдельного упоминания достойны и выплаты компенсации работнику за неиспользованную норму отпускных дней в связи с увольнением. Так как для них начиная с отчетности за 2022 год был введен новый код 2013 «Сумма компенсации за неиспользованный отпуск».

А для выходного пособия, превышающего трехкратный размер среднего заработка, предусмотрен код 2014.

С 2022 года введены и иные коды доходов и вычетов для заполнения справки 2-НДФЛ.

Полный перечень кодов доходов в справке 2-НДФЛ см. в статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)»

Основные виды «доходных» кодов

Чтобы было проще ориентироваться, разобьем самые используемые коды на несколько видов.

Выплаты по трудовым отношениям:

Код дохода «2000» в справке 2-НДФЛ служит для данных о зарплатах сотрудников и содержании, довольствии военнослужащим, исключая перечисленные в п.29 ст.217 НК (вознаграждения по ГПХ-договорам сюда не входят).
Премия в 2-НДФЛ — код дохода предусмотрен не один, т. к. в основе премирования могут быть заложены разные источники формирования. Включаются суммы в состав расходов работодателя по-разному, так что выбирать придется исходя из условий:
код дохода «2002» в 2-НДФЛ указывают, если начисление зависит от производственных результатов, а вознаграждение предусмотрено локальными актами и трудовым законодательством;
код дохода «2003» в справке 2-НДФЛ применяют к премиям, выплачиваемым из прибыли, целевых источников, из средств спецназначения.

Код дохода «2012» в 2-НДФЛ присваивается отпускным. Причем это обозначение действует и для ежегодного отпуска, и для учебного.

Код доходов «2300» в справке 2-НДФЛ применяют если сотруднику выплачивалось больничное пособие. Причина нетрудоспособности не важна.

Код дохода «2760» в 2-НДФЛ означает, что работодатель оказал материальную помощь своему сотруднику – продолжающему трудиться или вышедшему на пенсию из-за присвоенной инвалидности либо по возрасту.

Коды дохода в 2-НДФЛ при увольнении включают:

«2014»

код дохода «2013» — в 2-НДФЛ применяется для данных о выплатах уволившимся работникам компенсаций за неиспользованный отпуск. По сотрудникам, продолжающим работать, увидев в 2-НДФЛ «2013» за год, по кодам дохода очевидно, что работодатель начислил и выплатил денежную компенсацию за дни дополнительного отпуска, которые работник решил не отгуливать, заменив их денежной выплатой.

Прочие выплаты

По другим доходам также необходимо указывать, за что и на каком основании выплачивались денежные средства. Кодов очень много, поэтому правильнее проверять весь перечень, приведенный в приказе № ММВ-7-11/387. По некоторым видам выбрать необходимое значение несложно, например:

По дивидендам — код дохода «1010» в справке 2-НДФЛ нужен, если в отчетном году дивиденды перечислялись участникам компании.
Код дохода «2010» в справке 2-НДФЛ применяют для вознаграждений подрядчикам-физлицам по договорам ГПХ (кроме авторских вознаграждений).
Код дохода «2720» в справке 2-НДФЛ говорит о стоимости подарков, врученных получателю.

Другие коды более объемные, с ними разобраться сложнее. Например:

Код дохода «2510» в справке 2-НДФЛ предприниматель или фирма указывают, если они:
оплатили за сотрудника стоимость каких-либо товаров (работ, услуг), включая расходы по коммунальным платежам, на учебу, питание, отдых;
оплатили приобретение личных имущественных прав.

Как рекомендуют указывать код дохода в 2-НДФЛ за аренду автомобиля:

2400»

если заключен договор аренды ТС с экипажем, то следует применять сразу два кода – «2400» за аренду автомобиля и «2010» за услуги водителя; указание только одного из значений ошибочно, и может вызвать претензии у налоговых органов.

Для выплат, отнести которые к другим категориям невозможно, используют код дохода в 2-НДФЛ «4800». К таким доходам, например, можно отнести оплату времени простоев, суточные сверх облагаемого лимита, а также все прочие, подобрать для которых иное значение не удается.

Читайте также: Гражданство (код страны) в 2-НДФЛ

В прилагаемой ниже таблице приведены для 2-НДФЛ (2019 год) коды дохода – полный их перечень в соответствии с приказом № ММВ-7-11/387.

Какой период начисления по коду дохода отпускных должен быть в справке 2-НДФЛ?

Другой вопрос, волнующий бухгалтера по участку «Зарплата и кадры», — как правильно начислить НДФЛ по временному промежутку с учетом имеющихся у работника вычетов по налогу.

Как известно, отпуск оплачивается по среднему заработку за весь период отдыха сразу. Если в ситуации, когда период отпуска укладывается в рамки одного месяца, все понятно, то что делать с «переходящими» отпусками, конечная дата которых приходится не на тот месяц, когда их оплатили?

Ответ на данный вопрос неоднократно давали и налоговики, и Минфин, в том числе в письмах, которые мы упоминали раньше: вне зависимости от дат начала и окончания отпуска, периодом получения дохода будет являться месяц, в котором отпускные были фактически выплачены.

О новом порядке получения вычетов у работодателя с 2022 года читайте здесь.

Итоги

В справке 2-НДФЛ выплаты отпускнику необходимо отделять от оплаты труда и учитывать их по отдельному коду дохода. Это позволит соблюсти требования налогового законодательства относительно порядка налогового учета и заполнения отчетности.

Источники:

Налоговый кодекс РФ
Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/[email protected]

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Отпуск в 2-НДФЛ (примеры, сложные ситуации)

С отчетности за 2022 год справки о доходах сдаются в налоговую в составе годового расчета 6-НДФЛ (но мы продолжим называть их 2-НДФЛ далее). Принцип отражения в них отпускных не изменился.

Отпускные облагаются налогом на доходы в обычном порядке. Значит, они должны попасть в справку о доходах:

в раздел 2 — в составе общих сведений о доходах и налоге;
в приложение к справке — здесь уже с детализацией: в привязке к месяцу и с указанием кода дохода.

Код дохода для отпускных — 2012, а для компенсации за неиспользованный отпуск — 2013.

Подробнее об этих кодах мы рассказывали в нашей статье. Смотрите также полный список доходов в справке 2-НДФЛ.

Пример заполнения справки о доходах с отпускными смотрите бесплатно в «КонсультантПлюс», оформив пробный доступ:

Когда будете составлять справки с отпусками, учитывайте следующие нюансы.

Месяц выплаты

Отпускные в 2-НДФЛ нужно показывать в том месяце, в котором они выплачены. Это важно для отпусков, переходящих с месяца на месяц или оплаченных в одном месяце, а начавшихся в следующем. Чаще всего сомневаются в отношении январских отпусков, оплаченных в декабре. Так вот, сомневаться не нужно. Если деньги вы выдали в декабре 2021 года, а отдыхал работник в январе 2022-го, отпускные следует включить в справку за 2022 год.

Отмена, отзыв из отпуска

Если отпуск отменяется или работника из него отзывают, отпускные и НДФЛ с них пересчитываются и сторнируются, а за отработанные дни он получает зарплату. В этом случае в 2-НДФЛ отпускные либо не отражаются вовсе (при отмене отпуска), либо отражаются частично (за те дни, которые работник отгулять успел). Саму сторнировку в 2-НДФЛ с минусами показывать не нужно.

Пример перерасчета отпускных, если месяц их начисления закрыт, от КонсультантПлюс Работник ушел в отпуск на 28 дней с 09.11.2022 по 06.12.2022. Оклад — 55 000 руб., средний дневной заработок — 1 700 руб., отпускные — 47 600 руб. (1 700 руб. x 28 дн.). 06.12.2022 он отозван из отпуска. Посмотреть пример полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении

Непростая ситуация складывается, когда работник использовал отпуск авансом, а потом уволился. В этом случае заполнение 2-НДФЛ будет зависеть от того, удалось ли удержать или получить с работника лишние отпускные при увольнении.

Вариант 1. Суммы зарплаты при увольнении хватило для удержания или работник вернул их добровольно.

Отпускные с кодом 2012 покажите в месяце их выплаты за вычетом отсторнированных сумм.

В месяце увольнения отразите зарплату (код 2000) в начисленной сумме без вычета удержаний за отпуск.

Вариант 2. Суммы увольнительных не хватило для удержания, возвращать лишние отпускные работник отказался.

В месяце выплаты отпускных:

с кодом 2012 покажите отпускные с учетом перерасчета;
с кодом 4800 — отпускные, которые работник остался должен.

В месяце увольнения отразите зарплату (код 2000) без вычета удержаний за отпуск.

Порядок заполнения справки при увольнении

При увольнении работника в справке 2-НДФЛ отразите все его доходы с начала года, включая компенсацию за неисользованный отпуск. При этом обязательно обратите внимание на коды доходов:

2000 — для заработной платы;
2012 — для отпускных;
2013 — для компенсации за неиспользованный отпуск;
2014 — для выходного пособия.

Больше разъяснений по заполнению 2-НДФЛ ищите в этой рубрике нашего сайта.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.