В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.
Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.
Где брать трудовую книжку
Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.
Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.
По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.
Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.
Действующие формы трудовых книжек
Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:
- постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 «О введении трудовых книжек»;
- постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»;
- постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 «О трудовых книжках колхозников»;
Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по трудовому договору можно применять только бланки нового образца.
Как заполнять трудовую книжку
Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.
Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».
Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2022 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».
Какие сведения вносить
- о сотруднике;
- о выполняемой работе;
- о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе;
- о совместительстве — по желанию сотрудника.
Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.
Как заполнить титульный лист
При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.
- Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
- Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
- В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер
- Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.
Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.
Как сделать запись о приёме на работу
В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.
- В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
- Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
- В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.
Как сделать запись об изменении должности сотрудника
- В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату записи.
- В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
- В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.
Как сделать запись об увольнении
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату увольнения.
- В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.
Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
- Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
