Увольнение и расчет сотрудников: инструкция для работодателя

Выплаты при увольнении по собственному желанию

Работник вправе уволиться по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Бухгалтер должен выдать окончательный расчет в последний день его работы. В 1С: ЗУП формируется записка-расчет по унифицированной форме Т-61, но также может заполняться документ, самостоятельно разработанный организацией. Он должен содержать обязательные реквизиты для первичного учетного документа и быть закреплен как приложение в учетной политике компании.

Расчет включает две обязательные суммы денежных средств:

• зарплату за неоплаченное время до момента прекращения трудовых отношений;
• компенсацию за неиспользованный отпуск.

Каких-либо других выплат при увольнении по собственному желанию для сотрудника законодательством не предусмотрено. Однако компания может в своей локальной документации предусмотреть некоторые виды оплат или компенсаций при увольнении, в том числе и по данному основанию.

Возможна ситуация, при которой человек увольняется до окончания года, используемого для расчета отпуска, т.е. часть выплаты использована авансом. В такой ситуации начисленные отпускные нужно пересчитать и удержать из окончательного расчета излишне выплаченные денежные средства. Однако их величина не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ). Остальную часть задолженности за неотработанные дни отпуска сотрудник может вернуть в добровольном порядке.

Из окончательного расчета работодатель вправе удержать и иные суммы задолженности, например, неотработанный аванс или некорректные начисления. Но сделать это он может только при согласии увольняемого работника с основанием и размерами удержания (ст. 137 ТК РФ).

Налоги на выплаты

В соответствии со статьей 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
На основании пункта 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.

Таким образом, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, выплаченная работнику при увольнении на основании абзацев 6 и 7 пункта 3 статьи 217 НК РФ, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-05/9-526.

В свою очередь, денежная компенсация за несвоевременную выплату заработной платы и иных причитающихся работнику сумм, предусмотренная статьей 236 ТК РФ, освобождается от налогообложения на основании абзаца 11 пункта 3 статьи 217 НК РФ. Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 28.02.2017 № 03-04-05/11096, от 23.01.2013 № 03-04-05/4-54.
С 01.01.2020 основания обложения налогом и освобождения от налога указанных компенсационных выплат изменятся, на что указывает Федеральный закон от 17.06.2019 № 147-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации» (далее – Закон № 147-ФЗ). Дело в том, что в статье 217 НК РФ, обновленной Законом № 147-ФЗ, пункт 1 и пункт 3 будут объединены в пункт 1, а пункт 3 утратит силу. Между тем на налогообложении компенсации за неиспользованный отпуск и за задержку выплат это не скажется. Первая будет облагаться налогом на основании абзаца 14 пункта 1 статьи 217 НК РФ в редакции Закона № 147-ФЗ, а вторая – освобождаться от налогообложения на основании абзаца 11 пункта 1 статьи 217 НК РФ.

Пример расчета окончательной суммы выплат при увольнении по собственному желанию

Входящие данные:

• сотрудник Иванов В.К. увольняется 13.09.;
• всего неоплаченных дней — 10 дней;
• оклад работника равен 20 000 руб.;
• надбавка за стаж — 30%;
• в регионе действует районный коэффициент — 1,15;
• период для расчета отпускных — с 01.07. по 31.06.;
• за период 2019-2020 г. отпуск не использовался;
• среднедневной заработок — 975,61 руб.;
• сотрудник выплачивает алименты в размере 25%.

Рассчитываем оплату труда:

20 000 / 21 * 10 = 9 523,81 руб. — отработанные дни

9 523,81 * 30% = 2 857,14 руб. — надбавка за стаж

(9 523,81 + 2 857,14) * 1,15 = 14 238,09 руб. — зарплата с учетом РК

Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск:

с 01.07. по 13.09. сотруднику положена компенсация за 4,66 дн.

4,66 * 975,61 = 4 546,34 руб.

Рассчитываем итоговую сумму начисленной зарплаты:

14 238,09 + 4 546,34 = 18 784,43 руб.

Удерживаем НДФЛ:

18 784,43 * 13% = 2 442 руб.

Удерживаем алименты:

(18 784,43 — 2 442) * 25% = 4 085,61 руб.

Выплачиваем сотруднику окончательный расчет:

18 784,43 — 2 442 — 4 085,61 = 12 256,82 руб.

Выплаты при увольнении в связи с ликвидацией компании

Работник может быть уволен в связи с ликвидацией компании (ст. 81 ТК РФ). В этом случае работодатель обязан уведомить сотрудника в письменном виде не позднее, чем за 2 месяца до расторжения трудового договора.

При увольнении в связи с ликвидацией компания должна выплатить сотруднику:

• заработную плату за неоплаченное время до момента расторжения трудового договора;

• компенсацию за неиспользованный отпуск;
• выходное пособие в размере среднемесячной зарплаты;
• компенсацию в размере среднемесячного заработка до окончания 2-х месячного срока в том случае, если работник увольняется по личной инициативе до истечения этого срока;
• среднемесячный заработок на период трудоустройства (не более 2-х месяцем с момента увольнения).

Все указанные суммы, за исключением последней, должны выплачиваться работодателем при окончательном расчете в последний день работы сотрудника. Оплата на период трудоустройства выплачивается, только если бывший работник напишет заявление и предоставит соответствующее решение из службы занятости. При этом он должен иметь статус безработного, то есть встать на учет в центре занятости населения в течение 2-х недель с момента увольнения.

Организация может предусмотреть в локальной документации дополнительные компенсационные выплаты и их размеры. Необходимо учесть, что для директоров, их заместителей и главных бухгалтеров государственных или муниципальных учреждений величина таких выплат не может быть больше 3-х кратного среднемесячного заработка.

По некоторым категориям сотрудников существуют особые моменты проведения окончательного расчета при ликвидации компании:

• если трудовой договор заключен на срок до 2-х месяцев, выходное пособие обычно не выплачивается;
• если увольняется сезонный работник, то выходное пособие равно двухнедельному среднему заработку;
• если внешний совместитель трудоустроен на основной работе, ему не полагаются выплаты на период трудоустройства.

Выходное пособие рассчитывается по следующей формуле:

Зарплата за предшествующий год / число отработанных дней в периоде * число оплачиваемых дней

Как рассчитать средний дневной заработок

Средний дневной заработок за 12 месяцев перед увольнением нужен, чтобы узнать размер компенсации за оставшиеся дни отпуска. Если сотрудник пришел в организацию меньше года назад, рассчитывайте средний заработок с момента его приема в штат (Постановление правительства № 922 от 24.12.07).

Складываем суммы заработка за нужный период: сюда входят доходы в денежном и натуральном виде — зарплата и доплаты, премии, надбавки. В сумму не входят больничные, отпускные и другие выплаты, для расчета которых уже использовался средний заработок.

Далее определяем число календарных дней за период, рассматриваем рабочие месяцы:

• если сотрудник отработал полный месяц, берем среднее число календарных дней в нем — 29,3;
• если в месяце были пропуски рабочих дней (отпуск или больничный), то число дней находим по формуле: (Число календарных дней месяца — Дни отпуска или больничного) * 29,3 / Число календарных дней месяца.

Теперь найдем средний дневной заработок по формуле: Сумма выплат за расчетный период / Календарные дни за расчетный период.

Пример расчета выходного пособия

Входящие данные:

• сотруднику Иванову В.К. начислена зарплата за предыдущий год — 253 800 руб.;
• всего рабочих дней в периоде — 247 дней;
• количество рабочих дней, приходящихся на период отпуска — 20 дней.

Рассчитываем среднедневной заработок:

247 — 20 = 227 — отработанные дни

253 800 / 227 = 1 118,06 руб. — среднедневной заработок

Рассчитываем пособие за 3 месяца:

1 118,06 * 20 дн. = 22 361,20 руб. — выходное пособие за 1 месяц

1 118,06 * 21 дн. = 23 479,26 руб. — среднемесячный заработок за 2 месяц

1 118,06 * 22 дн. = 25 597,32 руб. — среднемесячный заработок за 3 месяц

Выходное пособие и среднемесячный заработок не облагаются НДФЛ, поскольку они относятся к выплатам компенсационного характера. Однако это правило действует только в том случае, если выплаты не превышают 3-х кратный размер среднемесячной зарплаты (для районов Крайнего Севера 6-ти кратный размер среднемесячного заработка). В противном случае с суммы превышения необходимо удержать и перечислить НДФЛ.

Страховые взносы на выходное пособие и среднемесячный заработок начисляются в том же порядке, что и при расчете НДФЛ, то есть с учетом установленного законодательством лимита.

Важно! Хотя компенсация отпуска при увольнении и называется компенсацией, но с нее нужно удержать НДФЛ, а также начислить страховые взносы.

Подсчет компенсации за неиспользованный отпуск

Комп. = Зкомп.*Дкомп.,

где:

• Комп. — компенсация;
• Дкомп. – компенсируемые дни отпуска.

Определяем компенсацию Синельникову на 17.09.2018. Сокращаемому установлено 28 календарных дней отпуска. Дата приема — 10.12.2015. Работник отдыхал за счет средств работодателя с 10 мая по 6 июня 2016, с 3 по 30 июля 2022. С 4 по 8 декабря 2016 (5 дней) брал отгулы.
С 10.12.2015 по 09.12.2017 – 2 года;

с 10.12.2017 по 09.09.2018 – 9 месяцев;

с 10.09.2018 по 17.09.2018 – 8 дней, отбрасываем их: это меньше 15.

Число отгулов равное 14 и меньше за год не исключается из времени работы (у нас 5).

Синельников заработал:

2*28 + 9*2,33 = 76,97 дней отпуска, округляем до 77.

Израсходовано 56 дней.

Осталось неиспользованных дней:

77 – 56 = 21.

Рассчитываем компенсацию (берем полученный ранее среднедневной заработок):

21*1824,73 = 38319,33.

Сделаем полный расчет: суммируем зарплату, выходное пособие и компенсацию:

28765 + 57870,34 + 38319,33 = 124954,67.

Выплаты при увольнении по сокращению штата или должности

Если сотрудника увольняют в связи с сокращением штата или его должности, окончательный расчет производится аналогичным образом, как и при ликвидации компании. Необходимо помнить, что работодатель обязан не только уведомить работника о сокращении, но также предоставить ему на выбор подходящие вакансии, имеющиеся в организации.

Кроме того, работодатель должен учесть, что некоторые категории сотрудников не могут быть уволены по сокращению штата, например, беременные сотрудницы, женщины с детьми до 3-х лет, матери-одиночки с детьми до 14 лет, сотрудник в отпуске или на больничном (ст. 81 ТК РФ).

Когда выплачивается компенсация за неизрасходованный отпуск

Возмещение положено за все невостребованные дни (часть 1 ст. 127 ТК РФ). За отработанный год трудящемуся полагается 28 оплачиваемых календарных дней отдыха, за полный месяц 28:12 = 2,33.

Если установлена иная длительность отдыха, нужно разделить ее на 12. Получившееся дробное можно увеличить до целого (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005).

Если после подсчета количества лет, месяцев и дней неиспользованного отдыха осталось меньше 15 дней, их отбрасывают. Количество равное или больше 15 учитывают, как целый месяц.

Рабочий год сотрудника начинается с даты поступления в организацию.

Из времени труда исключаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

• отсутствие без уважительной причины;
• недопуск к работе по вине работающего;
• присмотр за ребенком до 1,5, 3 лет;
• неоплачиваемое отсутствие с разрешения руководства, превышающее две недели в году.

Эти интервалы сдвигают окончание года на соответствующее количество дней.

Особые моменты

При увольнении сотрудника необходимо оформить такие документы:

• приказ об увольнении;
• трудовую книжку с записью об увольнении по соответствующему основанию;
• записку-расчет;
• справку 2-НДФЛ за текущий год;
• справку № 182н за текущий и два предшествующих года (для расчета пособий социального характера);
• формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ о заработке и стаже работы.

Если работодатель не выплатит окончательный расчет сотруднику в день увольнения или на следующий день после предъявления работником требования о такой выплате (при отсутствии сотрудника в последний день на работе), он должен заплатить компенсацию за задержку зарплаты. Она рассчитывается следующим образом:

1/150 ключевой ставки ЦБ * сумма задолженности * кол-во дней просрочки

Плата за задержку

Следует напомнить, что работодатель в случае нарушения установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, несет материальную ответственность (ст. 236 ТК РФ).
При этом материальная ответственность установлена в виде денежной компенсации за каждый день задержки выплат, причитающихся работнику (при увольнении – заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск), начиная со следующего дня после установленного срока выплаты (после дня увольнения) по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Размер компенсации устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором и не может быть ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации (далее – ЦБ РФ) от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки.

При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер компенсации исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм.
В случаях увольнения работников по основаниям, которые относятся к дисциплинарным взысканиям (ч. 3 ст. 192 ТК РФ), или прекращения трудовых договоров с работниками по установленным ТК РФ, другими федеральными законами основаниям, если это связано с совершением работниками виновных действий (бездействия) выплата выходных пособий, компенсаций и (или) назначение им каких-либо иных выплат в любой форме не может предусматриваться коллективным договором, трудовым договором, соглашениями и (или) иными локальными нормативными актами (ст. 181.1 ТК РФ).

Кроме того, на основании статьи 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате:

• задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
• внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», установлено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Выплата, которую работодатель должен произвести уволенному работнику в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается также исходя из среднего заработка, что следует из статьи 139 ТК РФ. Это подтверждается и пунктом 62 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

При этом днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.