в 2022 году
в 2022 году (бланк)
в 2022 году (сведения о работе)
Трудовая книжка — важный документ, на страницах которого содержится информация о занятости человека на протяжении всей его жизни. Стандартная трудовая книжка (ТК) действующего образца содержит десять разворотов страниц для внесения сведений о работе ее владельца. Иногда этого объема недостаточно для записи всех данных, а использовать с этой целью страницы, предназначенные для «сведений о награждениях», категорически запрещено. Для продолжения записей об истории занятости используется отдельный специальный вкладыш, форма которого до 1 сентября 2022 года регламентировалась утратившим силу постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». А с указанной даты актуальный бланк вкладыша в трудовую книжку содержится в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Правила из постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» утратили силу.
ВАЖНО!
Вложение старого образца состояло из 9 разворотов для сведений о работе и 8 для сведений о награждениях. Документ нового образца состоит из 12 и 5 разворотов соответственно.
В Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н содержится новый бланк ТД, состоящий из 14 разворотов для внесения сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях. Но новые бланки вступят в силу только с 1 января 2023 года (постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).
ВАЖНО!
Обратите внимание, что бланки старого образца не утратят юридическую силу. Это касается и уже выпущенных в работу, и новых, имеющихся в запасе у работодателя (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250).
Как выглядит
Если разбираться, что такое вкладыш в трудовую книжку, то это дополнительный бланк для занесения сведений о работе, который используют, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК. Хотя фактически это продолжение ТК, вложение имеет отдельные серию и номер, является документом строгой отчетности и недействителен без основной ТК. Если заканчивается место для записей о работе и на страницах вкладыша, то используют еще один.
Приобрести, учесть и заполнить новый документ обязан работодатель, у которого сейчас хранится ТК работника. Впоследствии стоимость бланка удерживается из заработной платы работника (с обязательным предварительным уведомлением). Сведения о выданных приложениях регистрируют в книге учета движения трудовых книжек, указав их серии и номера.
Приобретение бланка вкладыша
Бланки вкладышей, как и бланки трудовых могут приобретать только работодатели юридические лица.
Работодателю непозволительно:
- Принимать от работника чистый бланк вкладыша.
- Требовать от него чистый бланк вкладыша.
Каждый специалист, имеющий отношение к кадровой работе должен понимать, что бланки вкладышей, как и бланки трудовых – документ строгой отчётности. Вкладыш может быть приобретён у посредников, специализирующихся на реализации продукции, выпускаемой Гознаком Минфина РФ, имеющих специальную доверенность на её реализацию, с указанием серийных номеров книжек или вкладышей.
Такие фирмы должны иметь лицензию и сертификат, подтверждающие правомочность совершаемых ими сделок. В других местах их приобретение может привести к серьёзным проблемам, вплоть до постановки вопроса о подделке трудовых.
Бланки вкладышей приобретаются организацией по договору с компаниями распространителями. Лицо, осуществляющее их приобретение в организации, должно быть обеспечено доверенностью.
После их приобретения бланки хранятся в бухгалтерии или у уполномоченного за ведение трудовых, лица. Бухгалтерия, после внесения приобретённых бланков в реестр приходно-расходной книги, передаёт их в работу под расписку лица, ведущего записи трудовых.
Каждая организация, выдавая вкладыш работнику, опирается на Правила, утверждённые на правительственном уровне от 16.04.2003 г. за № 225. Работодатель имеет право на следующие условия их выдачи:
- Выдать безвозмездно, принимая расходы на приобретение под свою ответственность, в соответствии с п.п.44 и 48 Правил.
- Взимая соразмерную компенсацию, не превышающую стоимость бланка, на основании п.47.
Если ко времени внесения записи во вкладыш, бланки у продавцов продукции выросли в цене, работодатель имеет право взимать плату лишь равную той, которую оплатил при приобретении именно этого бланка. Завышение стоимости, указанной в накладной на приобретение бланка будет являться грубым нарушением.
Можно компенсировать часть стоимости бланка, тогда сотрудник будет выплачивать его неполную стоимость. Но этот момент нужно оформить особым приказом. При условии его оглашения, он может стать интересным и не обременительным для работодателя, маркетинговым ходом.
Образец оформления титульного листа
Трудовая книжка и титульный лист вкладыша содержат одинаковую актуальную информацию. В этом вопросе необходимо следовать официальной инструкции. В центральной части титула находится несколько граф для записи имени, отчества, фамилии работника, которому принадлежит ТК. Ниже указывается дата рождения и специализация работника. Здесь же уточняют информацию о месте учебы сотрудника либо указывается полученное образование, поскольку образование — это (в некоторых случаях) основание для принятия работника на соответствующую должность.
Покажем конкретный пример — образец, как оформить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году с соблюдением действующих правил.
Заполнять титульный лист следует аккуратно. Помарки и исправления не допускаются, в случае ошибки бланк считают испорченным и уничтожают. Поскольку речь идет о документах строгой отчетности, номер испорченного бланка обязательно фиксируется в журнале учета.
ВАЖНО!
Запись о наличии вложения, его серию и номер в ТК рекомендуется заносить уже после вшивания правильно заполненной вкладки. Если надпись все-таки сделали заранее и она ошибочна, то необходимо исправить сведения.
Обязательно ставится дата заполнения титульного листа и печать организации-работодателя (при наличии).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить в бухгалтерском учете операции по получению и расходованию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Используйте эти инструкции бесплатно.
Общий порядок заполнения
Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.
Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как в ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.
Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.
Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.
Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки.
Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей. Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы.
ВАЖНО!
Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вложения в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК.
Вшивание: поэтапный процесс
Нередко возникает вопрос, как правильно закрепить дополнение. Здесь уже упоминалось о запрете его вклеивать либо скреплять степлером. Предполагается, что каждое новое вложение будет вшито в основной документ с помощью ниток и иголки либо на специальном станке. При проведении процедуры можно использовать белые либо чёрные нитки.
Дальше приведено пошаговое руководство для вшивания дополнения с помощью иглы и ниток:
- Развернуть её на последней странице перед обложкой.
- Открыть вкладыш посередине, так чтобы можно было протянуть иглу.
- Сделать шилом нужное количество отверстий, и протянуть в них иглу с нитками.
- Через проделанные отверстия пришить с помощью иголки с нитками новый документ к обложке уже имеющегося.Стежком необходимо сделать столько, чтобы он крепко держался.
- Вывести нитки в середину вкладыша, крепко их завязать и отрезать лишнее.
Внимание! Отделять вкладыш от обложки категорически запрещается. Он должен быть подшит вместе с обложкой. Её отсутствие может служить причиной признания недействительности приложения.
Образец записи в ТК, что выдан вкладыш
Вопросы оформления вложения оговорены в п. 32 раздела VI приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н. По этим правилам в ТК указывают наличие вложения. Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш. Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой. В обязательном порядке указываются серия и номер документа. Надпись или штамп ставится на титульном листе (стр. 1) ТК. Если на первой странице места нет, то ее делают на титульном листе первого вложения (п. 33 раздела VI приложения 2 к Приказу Минтруда № 320н). Ничто не должно эту отметку скрывать, запись заметна и понятна, информация с оттиска читаемая.
Так выглядит образец записи «выдан вкладыш в трудовую книжку», сделанный от руки.
Инструкция по вшиванию
С 1 сентября 2022 года вшивать вкладыш в ТК необязательно. Порядком ведения и хранения ТК из Приказа Минтруда № 320н такая необходимость не предусмотрена. Но вкладыш без основной ТК недействителен, т.е. одно от другого неотделимо. Для качественного и надежного скрепления бланков на практике все равно используется метод вшивания.
ВАЖНО!
Обратите внимание, что, несмотря на то что формально вшивать вложения не нужно, проверяющие органы щепетильно относятся к правильному хранению ТК. То есть документы, заведенные до 1 сентября 2022 года, должны быть подшиты по всем правилам.
Вкладыш вставляется в развернутом виде между последней страницей и обложкой ТК. Для расположения вкладки специального регламента нет. Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.
Это схема — образец, как вшить вкладыш в трудовую книжку в 2022 году.
А так выглядит правильно вшитый вкладыш.
ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько необходимо для внесения актуальных сведений. Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии. Отрывать бумажную обложку с них нельзя.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, должен ли работник платить за вкладыш или организация обязана предоставить его бесплатно. Используйте эти инструкции бесплатно.
Электронный формат трудовой книжки
Обратите внимание! С 2022 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно.
В соответствии с законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, до конца 2020 года каждый сотрудник должен был подать заявление о том, в каком варианте вести его трудовую книжку — бумажном или электронном. Если выбран первый вариант или заявление по какой-то причине не было подано, то в 2022 году его ТК ведется в бумажном виде. Однако право выбора по-прежнему за работником. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой, вести ее в бумажном виде работодатель перестанет.
Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2022 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки в течение 3 рабочих дне. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.
Порядок внесения записи о выборе сотрудником электронной трудовой книжки следующий:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата выдачи трудовой книжки на руки работнику;
- в графе 3 делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- в графе 4 указывается заявление работника, а также отражается дата и номер его регистрации.
Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.
После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.
Краткая памятка
После подробного рассмотрения всех правил повторим основное.
Не допускается:
- Отрывать обложку вкладыша.
- Исправлять ошибки при первичном заполнении титульного листа.
- Вклеивать новый бланк ТК в закончившуюся старую книжку.
- Дополнять актуальную ТК отдельными чистыми листами.
- Вместо использования вставки вычеркивать в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».
Важно помнить, что трудовая книжка обязательно хранится вместе со вложением. Без нее вкладыш, даже заверенный подписями и печатями, недействителен. Из этих документов в комплексе узнают о работе и навыках владельца. Нумерация записей на страницах вкладки не начинается заново, а продолжает уже начатую в основном документе. Разрешено делать переносы для записей со страниц ТК на вшитый лист с того места, на котором запись обрывается.
Особенности заполнения трудовой книжки
При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:
- Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
- После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
- В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
- В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.
