Забалансовые счета 17, 18
На основании п. 42 Инструкции № 33н в форме 0503737 «Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности» показатели граф 5, 6, 7 раздела «Доходы учреждения» заполняются на основании бухгалтерских операций по видам доходов, отраженных на забалансовых счетах 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения», которые открываются к счетам 201.11 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства», 201.21, 201.23, 201.27, 201.34 «Касса».
Согласно п. 43 Инструкции № 33н в графах 5, 6, 7 раздела «Расходы учреждения» показатели отражаются на основании аналитических данных по видам расходов, отраженным на забалансовых счетах 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения», открытых к тем же самым счетам, что и 17 счет.
В плане счетов в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1, предусмотрен целый ряд субсчетов для счетов 17 и 18.
В соответствии с Инструкцией № 157н в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» учет движения денежных средств ведется параллельно со счетом 201.11 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства» на активных забалансовых счетах:
- 17.01 Поступление денежных средств на счета учреждения;
- 18.01 Выбытия денежных средств со счетов учреждения.
Также параллельно со счетом 201.34 «Касса» ведется учет по счетам:
- 17.34 Поступление денежных средств в кассу учреждения;
- 18.34 Выбытия денежных средств из кассы учреждения.
Помимо этого, к счету 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» открыты забалансовые счета:
- 17.30 Поступления денежных средств на счет 40116;
- 18.30 Выбытия денежных со счета 40116.
По всем кодам финансового обеспечения, кроме КФО 1, операции по забалансовых счетам можно разделить на группы:
1 группа
– отражение перечислений и восстановления кассовых расходов с помощью счета 18.ХХ.
2 группа
– отражение поступлений и возвратов доходов с помощью счета 17.ХХ.
3 группа
– формирование бухгалтерских записей по счету 17.30 при движении между счетами, счетами и кассой.
В проводках применяются КЭК 510 «Поступления на счета бюджетов» по дебету и 610 «Выбытие со счетов бюджетов» по кредиту счета 17.
Основанием является Письмо Минфина РФ от 26.06.2012 № 02-06-07/2335, п. 4 и 5 Приложения.
4 группа
– отражение возврата субсидий и дебиторской задолженности прошлых лет.
5 группа
– отражение операций по средствам, находящимся во временном распоряжении.
Как делать проводки по счетам 17 и 18
В соответствии с правилами пп. 365, 367 Единого плана счетов з/с 17 и 18 открываются к основным счетам 020100000 и 021003000, а также 030406000 (только для денежных расчетов). Чтобы понять, как использовать з/с 17 и 18, необходимо изучить учет денежных средств (далее — ДС).
Применение счета 020100000
Счет 020100000 «Денежные средства учреждения» используется для записей по движению денежных средств. На примере кодировки, применяемой в бюджетных учреждениях (План счетов, утвержденный приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н), рассмотрим, какие комбинации синтетических и аналитических кодов возможны для создания счетов по учету ДС.
| Наименование счета | Синтетический счет объекта учета | ||||
| коды счета | |||||
| синтетический | аналитический | ||||
| ДС на лицевых счетах учреждения в органе казначейства | |||||
| ДС учреждения на лицевых счетах в органе казначейства | |||||
| ДС учреждения в органе казначейства в пути | |||||
| ДС учреждения в кредитной организации | |||||
| ДС учреждения в кредитной организации в пути | |||||
| ДС учреждения на специальных счетах в кредитной организации | |||||
| ДС учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации | |||||
| ДС в кассе учреждения | |||||
| Касса | |||||
| Денежные документы | |||||
Все типовые проводки по счетам приведены в инструкциях к частным планам счетов — приказы Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н, от 06.12.2010 № 162н, от 23.12.2010 № 183н.
О том, как отражать в учете движение наличных ДС, читайте в статье «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».
Применение счета 021003000
Счет 021003000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» используется как промежуточный счет при операциях движения денег с лицевых счетов в кассу и наоборот, а также при использовании работниками учреждения банковских карт. Посмотрим это на примерах проводок.
| Название операции | Дт | Кт |
| Подана заявка на выдачу наличных с лицевого счета в казначействе | ||
| Наличные получены в кассу учреждения по чеку | ||
| Оплачены материалы дебетовой банковской картой | ||
| Сданы наличные ДС из кассы на лицевой счет | ||
| Зачислены ДС на лицевой счет |
Одновременно с проводками по счетам 020100000 и 021003000 учреждение должно вести забалансовый учет движений ДС по счетам 17 «Поступления ДС» и 18 «Выбытия ДС». На схеме отражены случаи применения этих з/с.
Рассмотрим примеры применения счетов 17 и 18.
Пример 1
Учреждение получило субсидию на выполнение гос. задания 75 000 руб. Из них 20 000 руб. было выдано подотчетному лицу через кассу для оплаты услуг сторонней организации, 17 000 руб. было переведено на банковскую карту и также потрачено подотчетником на покупку материалов. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи.
| Название операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| На лицевой счет поступила субсидия | 020111510, з/с 17 | 75 000 | |
| На основании заявки на выдачу наличных с лицевого счета списаны 20 000 руб. | 021003560, з/с 17 | 020111610, з/с 18 | 20 000 |
| Наличные по чеку получены в кассу учреждения | 020134510, з/с 17 | 021003660, з/с 18 | 20 000 |
| Выданы из кассы наличные подотчетнику на оплату прочих услуг | 020134610, з/с 18 | 20 000 | |
| На основании заявки на выдачу ДС с лицевого счета на счет в кредитной организации списаны 17 000 руб. | 021003560, з/с 17 | 020111610, з/с 18 | 17 000 |
| Материалы оплачены банковской картой учреждения | 021003660, з/с 18 | 17 000 |
В следующем примере покажем отражение некассовых транзакций.
Пример 2
Учреждение оказывает платные услуги населению. В текущем месяце доход по таким услугам составил 187 000 руб. Выплаченная зарплата работникам составила 113 000 руб. Также учреждение понесло расходы на транспортные услуги, которые были оплачены через подотчетника, в размере 15 000 руб., а также были оплачены прочие работы, выполненные сторонней организацией в прошлом месяце на суму 23 000 руб. В бухучете были сделаны следующие записи.
| Название операции | Дт | Кт | Сумма, руб. |
| На лицевой счет поступили доходы от коммерческой деятельности | 020111510, з/с 17 | 187 000 | |
| Выплачена зарплата | 020111610, з/с 18 | 113 000 | |
| Перечислены ДС подотчетнику на оплату транспорта | 020111610, з/с 18 | 15 000 | |
| Оплачены прочие работы | 020111610, з/с 18 | 23 000 |
Проводки по счетам 17 и 18 являются базой для составления некоторых форм отчетности государственных учреждений. В соответствии с приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н данные этих счетов используются:
- в отчете об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
- отчете об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
- отчете о движении денежных средств (ф. 0503723);
- справке к балансу (ф. 0503730) о наличии имущества и обязательств на з/с.
О нюансах составления отчета о движении ДС читайте статью «Заполняем форму 723 бюджетной отчетности (нюансы)».
А для учреждений, попадающих под действие приказа Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н, данные этих счетов используются:
- в отчете о движении денежных средств (ф. 0503123);
- отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127);
- отчете о бюджетных обязательствах (ф. 0503128);
- справке к балансу (ф. 0503130) о наличии имущества и обязательств на з/с.
Отметим также, что в конце финансового года остатки по счетам 17 и 18 обнуляются.
Отражение операций в первой группе
Если учреждению необходимо отразить расход текущего года по соответствующему коду вида расхода (КВР), то параллельно с отражением выбытия денежных средств с лицевого счета или же выбытия наличных денежных средств из кассы, необходимо формировать проводку по счету кредиту 18.01 или 18.34 по соответствующему аналитическому кода расхода.
Пример.
За счет средств на выполнение государственного задания Учреждение А приобрело материальные запасы у поставщика. Оплату произвели перечислением на счет поставщика денежных средств.
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 1, необходимо сформировать документ «Заявка на кассовый расход», «Расходный кассовый ордер» или же «Кассовое выбытие», при проведение которых будут отражены бухгалтерские записи:
Дебет 4.00000000000000244.302.34 – Кредит 4.00000000000000000.201.11.610
Кредит 4. 00000000000000244.18.01.340
На основании данных записей в ф. 0503737 в разделе 2 «Расходы учреждения» графе 5 «Через лицевые счета» по коду вида расхода 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» отразится данная сумма. Схема отражения расходов учреждения текущего года, исполненных через лицевой счет, универсальна для других кодов видов расхода, например, таких, как «111- Фонд оплаты труда», «119 — Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений», «112-Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и т.п.
Рассмотрим отражение кассовых расходов через кассу учреждения. Например, подотчетному лицу были выданы денежные средства на приобретение материальных запасов:
Дебет 4.00000000000000244.208.34 – Кредит 4.00000000000000000.201.34.610
Кредит 4. 00000000000000244.18.34.340
Кредит 4. 00000000000000244.НД.340
В данном случае расход попадет в раздел 2 ф. 0503737 графу 7 «Через кассу учреждения» по КВР 244.
Также в практике учреждения довольно часто приходится восстанавливать кассовый расход текущего года. В таком случае раздел 2 ф. 0503737 будет формироваться с учетом восстановления таких расходов.
Пример.
Учреждение А перечислило сотруднику заработной платы больше, чем положено. Сотрудник вернул денежные средства в кассу учреждения.
В таком случае будут сформированы проводки:
Дебет 4.00000000000000000.201.34.510 – Кредит 4.00000000000000111.302.11
Дебет 4. 00000000000000111.18.34.211
Кредит 4. 00000000000000111.НД.211
Если восстановление расхода происходит через лицевой счет учреждения формируется дополнительная проводка по Дебету счета 18.01.ХХХ по соответствующему коду расхода.
Отражение операций во второй группе
Если учреждению необходимо отразить поступление доходов текущего года по соответствующему аналитическому коду дохода, то параллельно с отражением поступлений денежных средств на лицевой счет или же поступлению наличных денежных средств в кассу учреждения, необходимо формировать проводку по счету дебета 17.01 или 17.34.
Рассмотрим ситуацию поступления доходов в Учреждение А от оказания платных услуг. Для отражения данной хозяйственной операции в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения», ред. 1.0 можно сформировать документы «Кассовое поступление» или «Приходный кассовый ордер». При проведении документа будут отражены такие проводки:
Дебет 2.00000000000000000.201.11.510 (201.34) – Кредит 2.00000000000000130.205.31
Дебет 2. 00000000000000130.17.01.130
Кредит 2. 00000000000000130.НД.130 (в случае формирования поступления доходов в кассу учреждения)
Сумма по данной операции попадет в раздел 1 «Доходы учреждения» ф.0503737 в соответствующую графу 5 или 7 по аналитическому коду доходов 130. Если учреждение обязано будет сделать возврат излишне полученного дохода от реализации (документ «Кассовое поступление», «Заявка на возврат») отражение операций будет следующим:
Дебет 2.00000000000000130.205.31 – Кредит 2.00000000000000000.201.11.610 (201.34)
Кредит 2.00000000000000130.17.01.130
Кредит 2.00000000000000130.НД.130 (в случае формирования возврата доходов через кассу учреждения)
Раздел 1 ф. 0503737 будет формироваться по данным о поступлении доходов с учетом их возвратов в текущем году. Данное отражение поступления доходов учреждения и их возврат также использоваться по другим аналитически кодам доходов.
Отражение операций в третьей группе
В данных операциях нужно учитывать, что дополнительные проводки по забалнсовым счетам формируются не только к счету 201.11 и 201.34, но и к счету 210.03. Операции по движению наличных денежных средств между кассой и лицевым счетом попадают в раздел 3 «Источники финансирования дефицита средств учреждения» в строках 710, 720 (как «общий оборот» по счетам 201.11 и 210.03) и в строках 731 и 732 (как «внутренний оборот» между счетами и кассой).
Пример.
Учреждением А сняты наличные денежные средства с лицевого счета.
Данную операции, возможно, оформить документом «Заявка на наличные», «Кассовое выбытие». Будут сформированы записи по счетам:
Дебет 4.00000000000000000.210.03 – Кредит 4.00000000000000000.201.11.610
Кредит 4.00000000000000000.17.01.610 (проводка к счету 201.11, обратите внимание на КЭК 610)
Дебет 4.00000000000000000.17.30.510 (проводка к счету 210.03, обратите внимание на КЭК 510)
Далее денежные средства поступаю в кассу учреждения. Операцию необходимо отразить документом «Приходный кассовый ордер»:
Дебет 4.00000000000000000.201.34.510 – Кредит 4.00000000000000000.210.03
Кредит 4.00000000000000000.17.30.610 (проводка к счету 210.03, обратите внимание на КЭК 610)
Дебет 4.00000000000000000.17.34.510 (проводка к счету 201.34, обратите внимание на КЭК 510)
Обратите внимание на КЭК «510 – поступления на счета бюджетов» и «610 – выбытие со счетов бюджетов», используемых к счетам 17.ХХ.
Некорректно указанный КЭК в проводках будет влиять на внутреннее контрольное соотношение ф. 0503737.
Отражение показателей забалансовых счетов 17 и 18 в бюджетной отчетности
Аналитические данные о поступлениях и выбытиях денежных средств, сформированные на забалансовых счетах 17 и 18, указываются казенными учреждениями в соответствии с Инструкцией N 191н <6> в следующих формах бюджетной отчетности:
| Номер раздела, строки, графы | Показатели |
| Справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах в составе баланса (ф. 0503130) (периодичность представления формы отчетности — годовая) | |
| Строки 170 — 173, графы 4, 5 | Отражаются итоговые суммы по забалансовому счету 17 по доходам, расходам, источникам финансирования дефицита бюджета |
| Строки 180 — 182, графы 4, 5 | Приводятся сведения по забалансовому счету 18 в разрезе итоговых сумм по расходам, источникам финансирования дефицита бюджета |
| Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) (периодичность представления формы отчетности — месячная, квартальная, годовая) | |
| Раздел 1 «Доходы бюджета», графа 6 | Указываются данные о поступлениях, отраженных на забалансовом счете 17, открытом к счетам 1 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации», 1 201 23 000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути» и 1 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», в разрезе кодов КДБ |
| Раздел 2 «Расходы бюджета», графа 7 | Приводятся данные о выбытиях, отраженных на забалансовом счете 18, открытом к счетам 1 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации» и 1 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», в разрезе кодов КРБ |
| Раздел 3 «Источники финансирования дефицита бюджета», графа 6 (при формировании строк 520 и 620) | Указываются данные о поступлениях и выбытиях, отраженных на забалансовых счетах 17 и 18, открытых к счетам 1 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации», 1 201 23 000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути» и 1 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», в разрезе кодов КИФ. Дебетовый остаток по забалансовым счетам отражается в положительном значении, кредитовый — в отрицательном значении |
| Отчет о бюджетных обязательствах (ф. 0503128) (периодичность представления формы отчетности — квартальная, годовая) | |
| Раздел 1 «Бюджетные обязательства текущего (отчетного) финансового года по расходам, всего», графа 10 | Формируются в том числе данные о выбытиях, отраженных по забалансовому счету 18, открытому к счетам 1 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитных организациях» и 1 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», в разрезе КБК, а также показателей исполнения бюджетных обязательств некассовыми операциями |
| Раздел 2 «Бюджетные обязательства текущего (отчетного) финансового года по выплатам источников финансирования дефицита бюджета, всего», графа 10 | Приводятся в том числе данные о выбытиях, отраженных по забалансовому счету 18, открытому к счетам 1 201 21 000 «Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации» и 1 201 27 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации», в разрезе КБК, о суммах исполненных денежных обязательств по выплатам источников финансирования дефицита бюджета |
<6> Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н.
В представленном материале подробно рассмотрен порядок применения забалансовых счетов 17 и 18 и приведены примеры. Кроме того, поименованы формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности, в которых нужно отражать показатели, сформированные на этих счетах.
И.Зернова
Эксперт журнала
«Учреждения образования:
бухгалтерский учет и налогообложение»
