Как с 1 марта организовать службу охраны труда по новому порядку

Немного терминологии

На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:

• нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
• плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
• среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
• фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
• штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
• явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.

Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.

Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Кого не включают в списочную численность

Не включают в списочную численность работников:

• принятых по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);
• выполняющих работу по гражданско-правовым договорам (подряда, об оказании услуг и др.);
• привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие наказание в виде лишения свободы). Причем их учитывают в среднесписочной численности;
• написавших заявление об увольнении и не вышедших на работу до того, как истек срок предупреждения об увольнении (их исключают из состава работников с первого дня невыхода на работу);
• собственников фирмы, не получающих на ней зарплату;
• переведенных на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата по прежнему месту работы, а также направленных на работу за границу;
• направленных на обучение с отрывом от работы и получающих за счет направившей их фирмы стипендию;
• с которыми заключен ученический договор на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ) и которые за время обучения получают стипендию;
• адвокатов;
• членов кооператива, не заключивших трудовых договоров с фирмой;
• военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы.

Численность работников по списочному составу приводят не только на определенную дату (например, на первый или последний день месяца), но и за отчетный период (например, за месяц, квартал).

ПРИМЕРВ марте отчетного года в списочном составе АО «Спектр» состояли:– с 1 по 12 марта – 88 человек;– с 13 по 26 марта – 92 человека;– с 27 по 31 марта – 90 человек.Итого: 270 человек.

Списочный состав уточняют по табелю учета рабочего времени, в котором фиксируют явку или неявку сотрудника на работу, а также на основе приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении работника.

Штат организации: цели и нормативы расчета

Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.

Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.

Методики расчета штатной численности

На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:

• времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
• нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
• времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
• численности — число работников, которых может организовать один менеджер.

Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:

Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.

Явочная и списочная численность работников: пример расчета

Рассмотрим условный пример: на предприятии 50 станков, для обслуживания одного станка необходимо 4 человека. Работа производится круглосуточно в 4 смены. Среднегодовое рабочее время одного работника — 325 дней. Рассчитаем явочную и списочную численность.

Минимальное количество рабочих, необходимых для обеспечения процесса – это явочная численность. Предприятие имеет 50 станков, на которых трудится по 4 человека одновременно в 4 смены. Таким образом: Чя = 50 х 4 х 4 = 800.

Списочный состав включает всех работников, которые числятся на предприятии. По формуле определить списочную численность будет несложно:

• Чсп = Чя х Ксп,
• Ксп = 365 / 325 = 1,123,
• Чсп = 800 х 1,123 = 898.

Списочная численность составит 898 человек, а для обеспечения непрерывности рабочего процесса необходима явка 800 человек.

Данная формула определяет потребность в персонале, с учетом отпусков и болезней рабочих. Анализ численности помогает грамотно спланировать управление персоналом, просчитать затраты и предотвратить простои в рабочем процессе.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как рассчитать штатную численность работников

Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:

Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)

где Ов — плановый объем работ или выручки;

Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);

Впл — плановая выработка на одного работника;

Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.

Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).

Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2022 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2022 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.

Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).

Решение задачи 2.

Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.

Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.

Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.

Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.

Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).

52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов

Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.

Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.

Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.

Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора

Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:

Кн = 1 + Дн

где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;

Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.

С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.

Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2022 года.

В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).

Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2022 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.

Показатели численности и состава работников промышленного предприятия

Персонал– совокупность работников различных профессионально – квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.

Целью статистического анализа персонала предприятия является получение обобщающей качественной оценки его состава и оценки уровня эффективности его использования с целью разработки рекомендаций по повышению уровня производительности труда и качества использования рабочего времени.

Основными задачами статистики рабочей силы являются:

• изучение состава работников промышленности и распределение их численности по полу, возрасту, уровню образования и другим признакам;
• анализ выполнения плана по численности работников и обеспеченности рабочими соответствующих профессий и квалификации;
• изучение подготовки квалифицированных рабочих кадров;
• характеристика движения численности работников;
• анализ использования рабочего времени;
• анализ производительности труда и поиск резервов ее повышения.

Источниками информации для анализа: «Отчет по труду» — форма № 12-т, «Отчет о составе ФЗП и прочих выплат» — форма № 6-т, «Отчет о составе календарного фонда времени» — форма № 4-труд, данные табельного учета и отдела кадров.

Категории персонала предприятия при проведении его статистического анализа подробно изучаются в группировках по отдельным признакам: профессиям и занимаемым должностям, стажу работы, образованию, полу, возрасту, квалификации и др.

В расчетах используют следующие показатели численности персонала:

1. Списочная численность персонала включает всех принятых на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок от 1 дня и более, со дня зачисления их на работу. Она определяется за каждый день по данным табельного учета путем суммирования всех явок и неявок на работу: ТС = ТЯ + ТН

2. Явочная численность определяется численностью работников, вышедших на работу. Она меньше списочной численности на число неявок.

3. Численность фактически работающих отражает число явившихся и приступивших к работе лиц. Она меньше явочной численности на число целодневных простоев.

4. Среднесписочная численность () — определяется суммированием списочной численности работников за каждый календарный день, включая праздничные и выходные, и делением полученной величины на число календарных дней в периоде:

5. Среднеявочная численность () – определяется делением числа явившихся на работу на число рабочих дней в периоде :

6. Средняя численность фактически работающих () – рассчитывается делением численности работающих за период на число рабочих дней в периоде:

7. Коэффициент использования рабочей силы характеризует степень использования рабочей силы и представляет отношение средней численности фактически работающих к среднесписочной численности:

При проведении анализа изучают динамику данных показателей и их влияние на показатели эффективности функционирования предприятия.

Для проведения анализа составляются аналитические таблицы, содержащие группировку персонала по изучаемому признаку, а также показатели их структуры и динамики.

Персонал– совокупность работников различных профессионально – квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.

Целью статистического анализа персонала предприятия является получение обобщающей качественной оценки его состава и оценки уровня эффективности его использования с целью разработки рекомендаций по повышению уровня производительности труда и качества использования рабочего времени.

Основными задачами статистики рабочей силы являются:

• изучение состава работников промышленности и распределение их численности по полу, возрасту, уровню образования и другим признакам;
• анализ выполнения плана по численности работников и обеспеченности рабочими соответствующих профессий и квалификации;
• изучение подготовки квалифицированных рабочих кадров;
• характеристика движения численности работников;
• анализ использования рабочего времени;
• анализ производительности труда и поиск резервов ее повышения.

Источниками информации для анализа: «Отчет по труду» — форма № 12-т, «Отчет о составе ФЗП и прочих выплат» — форма № 6-т, «Отчет о составе календарного фонда времени» — форма № 4-труд, данные табельного учета и отдела кадров.

Категории персонала предприятия при проведении его статистического анализа подробно изучаются в группировках по отдельным признакам: профессиям и занимаемым должностям, стажу работы, образованию, полу, возрасту, квалификации и др.

В расчетах используют следующие показатели численности персонала:

1. Списочная численность персонала включает всех принятых на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок от 1 дня и более, со дня зачисления их на работу. Она определяется за каждый день по данным табельного учета путем суммирования всех явок и неявок на работу: ТС = ТЯ + ТН

2. Явочная численность определяется численностью работников, вышедших на работу. Она меньше списочной численности на число неявок.

3. Численность фактически работающих отражает число явившихся и приступивших к работе лиц. Она меньше явочной численности на число целодневных простоев.

4. Среднесписочная численность () — определяется суммированием списочной численности работников за каждый календарный день, включая праздничные и выходные, и делением полученной величины на число календарных дней в периоде:

5. Среднеявочная численность () – определяется делением числа явившихся на работу на число рабочих дней в периоде :

6. Средняя численность фактически работающих () – рассчитывается делением численности работающих за период на число рабочих дней в периоде:

7. Коэффициент использования рабочей силы характеризует степень использования рабочей силы и представляет отношение средней численности фактически работающих к среднесписочной численности:

При проведении анализа изучают динамику данных показателей и их влияние на показатели эффективности функционирования предприятия.

Для проведения анализа составляются аналитические таблицы, содержащие группировку персонала по изучаемому признаку, а также показатели их структуры и динамики.