Немного терминологии
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников нужной специальности и квалификации, которые обеспечивают предприятию успешную работу и выполнение планов.
Начисляйте зарплату и ведите кадровые документы в Контур.Бухгалтерии. Учет, налоги, зарплата, отчетность с отправкой через интернет в одном сервисе. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Кого не включают в списочную численность
Не включают в списочную численность работников:
- принятых по совместительству из других фирм (их учет ведут отдельно);
- выполняющих работу по гражданско-правовым договорам (подряда, об оказании услуг и др.);
- привлеченных для работы по специальным договорам с государственными структурами на предоставление рабочей силы (военнослужащие или отбывающие наказание в виде лишения свободы). Причем их учитывают в среднесписочной численности;
- написавших заявление об увольнении и не вышедших на работу до того, как истек срок предупреждения об увольнении (их исключают из состава работников с первого дня невыхода на работу);
- собственников фирмы, не получающих на ней зарплату;
- переведенных на работу в другую фирму, если за ними не сохраняется заработная плата по прежнему месту работы, а также направленных на работу за границу;
- направленных на обучение с отрывом от работы и получающих за счет направившей их фирмы стипендию;
- с которыми заключен ученический договор на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ) и которые за время обучения получают стипендию;
- адвокатов;
- членов кооператива, не заключивших трудовых договоров с фирмой;
- военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы.
Численность работников по списочному составу приводят не только на определенную дату (например, на первый или последний день месяца), но и за отчетный период (например, за месяц, квартал).
ПРИМЕРВ марте отчетного года в списочном составе АО «Спектр» состояли:– с 1 по 12 марта – 88 человек;– с 13 по 26 марта – 92 человека;– с 27 по 31 марта – 90 человек.Итого: 270 человек.
Списочный состав уточняют по табелю учета рабочего времени, в котором фиксируют явку или неявку сотрудника на работу, а также на основе приказов (распоряжений) о приеме, переводе и увольнении работника.
Штат организации: цели и нормативы расчета
Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Явочная и списочная численность работников: пример расчета
Рассмотрим условный пример: на предприятии 50 станков, для обслуживания одного станка необходимо 4 человека. Работа производится круглосуточно в 4 смены. Среднегодовое рабочее время одного работника — 325 дней. Рассчитаем явочную и списочную численность.
Минимальное количество рабочих, необходимых для обеспечения процесса – это явочная численность. Предприятие имеет 50 станков, на которых трудится по 4 человека одновременно в 4 смены. Таким образом: Чя = 50 х 4 х 4 = 800.
Списочный состав включает всех работников, которые числятся на предприятии. По формуле определить списочную численность будет несложно:
- Чсп = Чя х Ксп,
- Ксп = 365 / 325 = 1,123,
- Чсп = 800 х 1,123 = 898.
Списочная численность составит 898 человек, а для обеспечения непрерывности рабочего процесса необходима явка 800 человек.
Данная формула определяет потребность в персонале, с учетом отпусков и болезней рабочих. Анализ численности помогает грамотно спланировать управление персоналом, просчитать затраты и предотвратить простои в рабочем процессе.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как рассчитать штатную численность работников
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2022 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2022 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
Решение задачи 2.
Рассчитываем, сколько сотрудников склада должны выходить в смену при шестидневном режиме работы с одним выходным днем.
Сначала нам нужно рассчитать объем работы на одну смену.
Это несложно — при шестидневной неделе склад работает в сентябре 26 дней.
Делим месячный объем на количество смен, получаем объем отгрузки за одну смену — 39288/26=1511 — столько единиц товара склад должен отгрузить в сентябре за одну смену.
Смена длится 8 часов, для того чтобы понять, какой объем сотрудник склада осилит за 8 часов, умножаем норму выработки (52 единицы товара в час) на количество часов в смену (8).
52*8=416 единиц товара сотрудник успеет отгрузить за 8 часов
Ну а дальше все совсем просто — есть объем на смену (1511 единиц товара), есть норма выработки на смену (416 единиц товара на одного сотрудника) — 1511/416=3,6 сотрудников на смену, из чего следует, что целесообразно выводить в смену 4-х сотрудников склада.
Возможно, нагрузка будет неравномерно распределена по сменам, тогда в какие-то дни нам хватит 3-х, а в другие дни будут загружены 4 сотрудника.
Итак, задача решена — в смену длительностью 8 часов при шестидневной рабочей неделе, в зависимости от нагрузки, нам нужно 3 или 4 сотрудника.
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2022 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Доля «не работы» (Дн) равна отношению: 280 (невыходы) / 1 047 (фонд рабочего времени). Результат — 0,27. Коэффициент невыхода за июль-декбрь 2022 года: 1+0,27=1,27. Оптимальное число работников составит 10,9 × 1,27 = 13,8 или 14 человек. Следовательно, отдел продаж можно сократить на 1 сотрудника.
Показатели численности и состава работников промышленного предприятия
Персонал– совокупность работников различных профессионально – квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.
Целью статистического анализа персонала предприятия является получение обобщающей качественной оценки его состава и оценки уровня эффективности его использования с целью разработки рекомендаций по повышению уровня производительности труда и качества использования рабочего времени.
Основными задачами статистики рабочей силы являются:
- изучение состава работников промышленности и распределение их численности по полу, возрасту, уровню образования и другим признакам;
- анализ выполнения плана по численности работников и обеспеченности рабочими соответствующих профессий и квалификации;
- изучение подготовки квалифицированных рабочих кадров;
- характеристика движения численности работников;
- анализ использования рабочего времени;
- анализ производительности труда и поиск резервов ее повышения.
Источниками информации для анализа: «Отчет по труду» — форма № 12-т, «Отчет о составе ФЗП и прочих выплат» — форма № 6-т, «Отчет о составе календарного фонда времени» — форма № 4-труд, данные табельного учета и отдела кадров.
Категории персонала предприятия при проведении его статистического анализа подробно изучаются в группировках по отдельным признакам: профессиям и занимаемым должностям, стажу работы, образованию, полу, возрасту, квалификации и др.
В расчетах используют следующие показатели численности персонала:
1. Списочная численность персонала включает всех принятых на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок от 1 дня и более, со дня зачисления их на работу. Она определяется за каждый день по данным табельного учета путем суммирования всех явок и неявок на работу: ТС = ТЯ + ТН
2. Явочная численность определяется численностью работников, вышедших на работу. Она меньше списочной численности на число неявок.
3. Численность фактически работающих отражает число явившихся и приступивших к работе лиц. Она меньше явочной численности на число целодневных простоев.
4. Среднесписочная численность () — определяется суммированием списочной численности работников за каждый календарный день, включая праздничные и выходные, и делением полученной величины на число календарных дней в периоде:
5. Среднеявочная численность () – определяется делением числа явившихся на работу на число рабочих дней в периоде :
6. Средняя численность фактически работающих () – рассчитывается делением численности работающих за период на число рабочих дней в периоде:
7. Коэффициент использования рабочей силы характеризует степень использования рабочей силы и представляет отношение средней численности фактически работающих к среднесписочной численности:
При проведении анализа изучают динамику данных показателей и их влияние на показатели эффективности функционирования предприятия.
Для проведения анализа составляются аналитические таблицы, содержащие группировку персонала по изучаемому признаку, а также показатели их структуры и динамики.
Персонал– совокупность работников различных профессионально – квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.
Целью статистического анализа персонала предприятия является получение обобщающей качественной оценки его состава и оценки уровня эффективности его использования с целью разработки рекомендаций по повышению уровня производительности труда и качества использования рабочего времени.
Основными задачами статистики рабочей силы являются:
- изучение состава работников промышленности и распределение их численности по полу, возрасту, уровню образования и другим признакам;
- анализ выполнения плана по численности работников и обеспеченности рабочими соответствующих профессий и квалификации;
- изучение подготовки квалифицированных рабочих кадров;
- характеристика движения численности работников;
- анализ использования рабочего времени;
- анализ производительности труда и поиск резервов ее повышения.
Источниками информации для анализа: «Отчет по труду» — форма № 12-т, «Отчет о составе ФЗП и прочих выплат» — форма № 6-т, «Отчет о составе календарного фонда времени» — форма № 4-труд, данные табельного учета и отдела кадров.
Категории персонала предприятия при проведении его статистического анализа подробно изучаются в группировках по отдельным признакам: профессиям и занимаемым должностям, стажу работы, образованию, полу, возрасту, квалификации и др.
В расчетах используют следующие показатели численности персонала:
1. Списочная численность персонала включает всех принятых на постоянную, сезонную, а также временную работу на срок от 1 дня и более, со дня зачисления их на работу. Она определяется за каждый день по данным табельного учета путем суммирования всех явок и неявок на работу: ТС = ТЯ + ТН
2. Явочная численность определяется численностью работников, вышедших на работу. Она меньше списочной численности на число неявок.
3. Численность фактически работающих отражает число явившихся и приступивших к работе лиц. Она меньше явочной численности на число целодневных простоев.
4. Среднесписочная численность () — определяется суммированием списочной численности работников за каждый календарный день, включая праздничные и выходные, и делением полученной величины на число календарных дней в периоде:
5. Среднеявочная численность () – определяется делением числа явившихся на работу на число рабочих дней в периоде :
6. Средняя численность фактически работающих () – рассчитывается делением численности работающих за период на число рабочих дней в периоде:
7. Коэффициент использования рабочей силы характеризует степень использования рабочей силы и представляет отношение средней численности фактически работающих к среднесписочной численности:
При проведении анализа изучают динамику данных показателей и их влияние на показатели эффективности функционирования предприятия.
Для проведения анализа составляются аналитические таблицы, содержащие группировку персонала по изучаемому признаку, а также показатели их структуры и динамики.