Акт о списании материальных запасов ф 0504230. Образец,бланк 2021-2022

Что может послужить основанием

Основание для формирования акта всегда должно быть, т.к. каким-либо образом нужно аргументировать то, что материальные запасы списываются.

Если, например, это строительные материалы, которые идут на текущий ремонт, для подтверждения акта списания должен быть издан приказ от имени главного директора о проведении ремонтно-отделочных работ в каком-либо помещении.

Если акт выписывается после проведенной инвентаризации, то основанием для бумаги должны быть ее результаты, а точнее, документы, которые были получены в результате инвентаризации. Также основаниями могут служить:

требование-накладная;
лимитно-заборная карта;
накладная на отпуск на сторону;
ведомость о выдаче запасов и пр.

По каким причинам списывают ТМЦ

Акт представляет собой документ для списания с баланса ТМЦ по целому ряду обстоятельств.

Причины, по которым товары не могут быть реализованы в дальнейшем:

порча товара;
выход из строя;
поломка;
лишение свойств;
истечение времени хранения.

В период хранения, товары теряют потребительские свойства и приходят в непригодное состояние вследствие поломки. Акт и оформляется в связи с отсутствием возможности их дальнейшего использования.

Бланк акта на списание товаров составляется по форме ТОРГ-16. Данная форма бланка ратифицирована постановлением №132 Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. и используется при обнаружении в материалах дефектов или брака.

В данном документе нужно прописать весь перечень информации с характеристиками изделий:

наименование;
артикул;
цена;
количество;
масса;
единица измерения;
причина списания данного товара.

Что касается регламентированного бланка документа на изъятие ТМЦ по иным аргументам, ее просто не существует. Такой акт может быть свободной формы.

Однако, для доказательства выполненных сотрудниками затрат, составление документа на изъятие товарных ценностей является обязательным независимо от того, какая накладной была оформлена для отпуска материала со склада.

Документ, предусмотренный учетной политикой предприятия, подтвердит факт использования материалов в организационных целях.

Составные части

Акт о списании материальных запасов имеет две страницы в бланке. Первая должна содержать подпись руководителя учреждения. Вторая – «автографы» всех членов созванной по поводу списания материалов комиссии. Таблица, которая начинается на первом листе и заканчивается на втором, может быть более продолжительной. Также на первой странице, в правом верхнем углу, отведено отдельное место под подпись директора с датой подписания. Прямо под ней находится миниатюрная таблица, в которой содержатся коды. В доступном для скачивания бланке документа на этой странице код формы по ОКУД сразу отмечен – 0504230. При заполнении остается только прописать дату списания материальных запасов, код по ОКПО и КПП.

Сколько бы ни было страниц в конкретном акте о списании материальных запасов, в нем обязательно должны содержаться шапка, основная табличная часть и заключение.

В верхней части акта всегда прописывается:

Номер документа и дата его принятия.
Название учреждения.
Его ИНН.
Наименование структурного подразделения (при его наличии).
Материально ответственное лицо (должность, ФИО).
Должность, фамилия и инициалы председателя и членов комиссии, в присутствии которых заполнялся документ.
Ссылка на номер и дату приказа (или распоряжения) о созыве комиссии руководителем учреждения.

После продолжительной вводной части идет таблица, которая должна содержать конкретную и достоверную информацию о:

Наименовании материала, который подлежит списанию (был израсходован) с его кодом.
Единицах измерения упомянутого материала.
Нормах расхода.
Сколько фактически израсходовано: количество, цена и сумма (только цифрами).
Причинах списания.

Два последних столбца посвящены бухгалтерским записям: дебету и кредиту. Они заполняются только после поступления акта в бухгалтерию.

Важно! Данные о разных материалах должны находиться в разных строках таблицы.

Отдельно прописываемый нюанс – общая сумма списания. Она выписывается в отдельно вынесенном фрагменте таблицы. Кроме того, прописывается сразу после нее цифрами и прописью. Она является основной при проведении дальнейших бухгалтерских операций.

В конце оставлено пять строчек для формулировки заключения комиссии. Председатель и члены комиссии ставят свои подписи в подтверждение того, что проверка на складе была произведена и выявила фактическое расходование указанных материалов в указанном количестве.

На бланке также находится отметка бухгалтерии о том, что акт был отражен в журнале операций за конкретную дату. О факте проведения акта должны свидетельствовать печать и подпись главного бухгалтера с расшифровкой.

Правила списания ТМЦ

Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:

сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.

Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.

Где используется акт списания товаров

В компаниях, занимающихся торговлей, периодически обнаруживаются факты порчи продуктов или иные случаи потери качества товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Если в дальнейшем реализовать такие товары уже нельзя, то их снимают с учета и утилизируют. Для оформления факта списания непригодных для использования ТМЦ применяется бланк формы ТОРГ-16, утвержденный постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Хотя с 2013 года аналогичную форму можно разрабатывать самостоятельно.

Списание испорченных товаров может быть произведено только при условии оформления акта в присутствии членов комиссии, утверждаемой специальным распоряжением руководителя компании. Все входящие в комиссию члены устанавливают факт потери товарами качественных и потребительских характеристик и фиксируют это в ТОРГ-16. При необходимости привлекаются представители иных инстанций (санитарных органов, потребнадзора и пр.).

Форму также применяют при списании тваров с истекшим сроком годности, например, лекарств в аптеках. Какие документы оформить при списании медикаментов с истекшими сроками, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.

Список действий, которые потребуется совершить после оформления акта на списание

Для фактического признания изъятия запасов, по окончании формирования акта бухгалтер должен оформить учет для производства.

Поступление материалов на предприятие имеет следующую классификацию:

От поставщиков за плату.
Из собственного производства (изготовление материала собственными силами).
От учредителей.
При демонтаже оборудования.
По бартерным операциям.
Безвозмездное получение.

Исходя из информации, которая указана в акте изъятия и балансовой справке, составляются нижеследующие проводки:

проводка Д94 К10– отражает бухгалтерскую стоимость запасов, которые подлежат изъятию;
проводка Д20 К94 – показывает величину денежной стоимости ухудшения или недостачи запасов (в границах разумной естественной убыли);
проводка Д20/2 К73 – показывает сумму возмещения недостачи на виновное лицо (в случае, когда количество единиц списанных запасов превышает лимит естественной убыли);
проводка Д99 К10 – отражает уничтожение запасов в результате стихийного бедствия;
проводка Д99 К68 – восстанавливает НДС (налог на добавленную стоимость), который был уплачен ранее;
проводки Д91/2 К10 и Д91/2 К68 – списание запасов по договору безвозмездного пользования.

Причем, перед тем, как бухгалтер оформит указанную в последнем пункте проводку, нужно составить большое количество документов.

А именно:

заявление на выдачу материалов;
договор;
товарно-транспортную накладную.

Что будет, если не составлять акт

Как упоминалось ранее, если ценности, которые подлежат изъятию, списаны со склада на основании истекшего срока амортизации либо вследствие морального устаревания, форму ТОРГ-16 можно не использовать. В данной ситуации акт составляется в произвольной форме с указанием порядкового номера товара и даты оформления документа.

Также в обязательном порядке прописывается название юридического лица, ФИО директора и название отдела, из которого эти ценности списывают.

Далее по порядку перечислить:

наименование всех единиц списания;
их серийные номера;
количество;
стоимость за единицу продукции;
причину списания.

Последней строкой станет бухгалтерская стоимость складских запасов и итоговая цифра, которая подлежит изъятию. Акт должен быть завизирован всеми участниками состава комиссии, подписан директором организации и закреплен гербовой печатью предприятия.

Однако, во многих организациях сроки осуществления данного мероприятия могут затянуться. Поэтому в исключительных ситуациях руководитель может принять решение о том, что такой документ нет необходимости составлять вовсе. Тогда рекомендуется брать в пример систематические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (МПЗ) и по оформлению первоначальной документации на выдачу ТМЦ в различные филиалы и отделы организации.

Для этого факт передачи внутри структуры предприятия фиксируется в заборной карте лимитов формы М-8 либо с помощью накладной форм Ф-11 и Ф-15.

Подводя итог, следует отметить, что правильные, вовремя составленные акты по списанию ценных запасов в существенной мере облегчает диалог руководства организации и сотрудников налоговой службы. Последствия проверок, конечно же, лучше предотвратить, ведь представители налоговых органов достаточно щепетильно рассматривают действия, которые связаны с расходами компании.

Аудит материально-производственных запасов в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Опубликовано 09.11.2021 08:59 Автор: Administrator Материально-производственные запасы (МПЗ) являются распространенным видом активов на многих предприятиях. Значительная доля имущества организаций — производственные запасы. Они нужны не только для расширения деятельности, но и для стабильного существования. Казалось бы, участок учета материалов не самый сложный, однако и здесь аудиторы находят кучу ошибок и недочетов! В этой статье расскажем о самых распространенных.

Учет МПЗ регулируется следующими нормативными документами: ФЗ «О бухгалтерском учете», ФСБУ 5/2019 «Запасы»; Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности; Налоговый кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, а также другими нормативно-правовыми документами.

Аудит МПЗ проводится с целью формулирования независимого мнения о полноте и достоверности отражения в бухгалтерской отчетности данных об МПЗ.

Проведение аудита запасов является трудоемким в силу, как правило, большой номенклатуры и значительного документооборота по движению этой группы активов. Кроме того, существует большое разнообразие видов МПЗ, способов их поступления и использования, в силу чего порядок их проверки также будет различаться.

Кроме того, специфика деятельности конкретного предприятия в значительной степени отражается на учетном процессе, поэтому универсальные процедуры, которые могут быть использованы при любом типе проверок, являются весьма общими и должны быть в обязательном порядке дополнены процедурами, характерными для проверок подобного типа предприятий.

Именно поэтому в первую очередь в ходе подготовки аудита получают информацию какие именно МПЗ используются в организации, где и как долго они хранятся, какую роль играют в производственном процессе и т.п.

Аудит запасов предполагает осуществление проверки на предмет соответствия фактических показателей сведениям бухгалтерского учета и проходит в несколько этапов. Проверка проводится на основании документации предприятия.

При проверке проводятся следующие аудиторские процедуры в отношении:

— правильности отнесения поступивших материальных ценностей к категории материально-производственных запасов;

— верного и своевременного документального оформления операций по движению МПЗ;

— количественного учета, процедур пересчета количества (при необходимости) материальных ценностей при поступлении МПЗ и в процессе их использования в деятельности;

— проверки точности количественной и стоимостной оценки поступивших (созданных) и выбывших запасов;

— оценки готовой продукции;

— оценки товаров при поступлении и списании;

— правильности и своевременности отражения в учете операций по поступлению МПЗ при их приобретении (изготовлении), внутреннем перемещении и их выбытии;

— фактов недопоставки МПЗ, предъявления претензий по поводу недопоставки или поставки некачественных материальных ценностей;

— проверки учета неотфактурованных поставок МПЗ;

— операций по списанию материалов в производство и ином выбытии;

— определение излишков и недостачи при осуществленной инвентаризации, контроль над их правильным отражением.

Проверка правильности учета МПЗ, как правило, носит выборочный характер. Объем выборки определяют на основе оценки аудиторских рисков, проведенной на стадии планирования аудита.

При проведении аудита операций по учету МПЗ используют различные методы: аналитические процедуры, пересчет, инвентаризация, устный опрос, проверка документов, и т.д.

Самые распространённые ошибки, выявляемые при проверке:

1. Отсутствуют договоры о материальной ответственности с сотрудниками, которые причастны к операциям с материальными активами; договоры купли-продажи МПЗ с поставщиками, покупателями;

2. Имущество стоимостью более 40000 руб. (до 2022 года, позже — стоимостной лимит устанавливается в учетной политике) и по критериям, соответствующее основным средствам, учтено в составе товарно-материальных ценностей.

Организации могут признать несущественной стоимость малоценных основных средств и запасов, таких как компьютеры, оргтехника, мебель, спецодежда. Для них в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0 следует установить Вид номенклатуры – Малоценное оборудование и запасы, для корректного отражения в учете.

3. Отсутствуют оформленные надлежащим образом первичные документы по поступлению МПЗ.

• При оприходовании материалов не составляют следующие документы:

— приходный ордер (форма № М-4) — если качество и количество материалов соответствуют документам поставщика;

— акт о приемке материалов (форма № М-7) — если выявлены расхождения.

• Распространенная ситуация, когда первичные документы (товарные накладные, УПД) не оформлены, или в них заполнены не все обязательные реквизиты.

• Дата отражения в бухгалтерском учете поступления материальных ценностей не соответствует дате их фактического получения.

• Бывают случаи включения организациями, применяющими общую систему налогообложения, в стоимость приобретаемых материалов налога на добавленную стоимость.

4. Не установлен или не применяется на практике способ оценки материалов при выбытии, закрепленный в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

• Например, в учетной политике при отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится по средней себестоимости. Фактически же применялся способ ФИФО;

• Не установлен способ списания МПЗ. Выбранный способ закрепляется в учетной политике организации.

Чтобы посмотреть какой способ установлен в программном продукте 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0 следует перейти в раздел «Главное» и выберем пункт «Учетная политика».

5. Нарушен порядок формирования себестоимости материально-производственных запасов.

Например, в учетной политике для целей бухгалтерского учета закреплен способ отражения затрат на приобретение материалов, включая транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) на счете 10 «Материалы».

В ходе аудиторской проверки были выявлены случаи несоблюдения требований учетной политики, отражения ТЗР в себестоимости соответствующих материалов.

6. Не создаются резервы под обесценение материалов в бухгалтерском учете

В учетной политике для целей бухгалтерского учета информация о резервах под снижение стоимости отсутствует. Организацией счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» не применялся, оценочные резервы не создавались.

При этом нормами действующего законодательства предусмотрено обязательное создание резерва под снижение стоимости запасов, если на отчетную дату выявлены признаки обесценения материалов.

Следует разработать и закрепить в учетной политике случаи создания резерва и порядок расчета текущей рыночной стоимости запасов. Игнорирование требования законодательства может привести к недостоверности бухгалтерской отчетности.

Механизм отражения снижения стоимости материальных ценностей реализован пока только в конфигурации 1С: Бухгалтерия 3.0 КОРП, при этом в 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0 можно сформировать отчет «Остаткам товаров по срокам хранения», для этого перейти в раздел «Склад» и выбрать «Остатки товаров по срокам хранения».

7. Не оприходованы какие-либо материалы, в частности металлолом при выбытии основных средств в следствие физического износа.

Материальные ценности, оставшиеся от списания основного средства, приходуются по текущей рыночной стоимости на дату списания объектов ОС.

8. Нарушен порядок учета горюче-смазочных материалов

• Не ведутся путевые листы, или в отдельных путевых листах отсутствуют обязательные реквизиты, в частности отметка о предрейсовом медосмотре, данные спидометра, а на оборотной стороне не заполнена з информации о конкретном месте следования, что не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

• Не организован аналитический учет по местам хранения топлива (бак автомобиля или водители).

9. На счете 10 «Материалы» числятся ценности только в стоимостном выражении без количества.

10. Нарушен порядок отражения в учете списания материалов:

• случаи отражения в составе затрат на производство (счета 25, 26) себестоимости МПЗ, списанных по причине их непригодности к дальнейшему применению и без оправдательных документов;

• при списании материалов оформлены только требования-накладные, или акты на списание в которых не отражена информация о причине списания, нет подписей членов комиссии;

• при осуществлении ремонтных работ не отражена информация о наименовании ремонтируемого объекта, нет данных о перечне, объеме и необходимости произведенных работ (причине производимого ремонта).

В 1С: Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0 реализована возможность формирования акта на списание. Необходимо зайти в раздел «Склад» выбрать «Требования-накладные».

В созданном документе необходимо указать цель расхода и выбрать комиссию.

Готовый документ записать и вывести на печать «Акт на списание материалов».

• Расхождения данных о количестве израсходованных МПЗ при выполнении различных строительно-монтажных работ, отраженных в актах о приемке выполненных работ (форма КС-2) с данными отчетов материально-ответственных лиц и регистров бухгалтерского учета.

11. Нарушен порядок проведения инвентаризации МПЗ

• Не проводится инвентаризация перед составлением годовой отчетности или при смене материально-ответственных лиц;

• ненадлежащим образом оформлены результаты инвентаризации ТМЦ;

• отсутствие утвержденной комиссии по инвентаризации МПЗ.

12. Нарушен порядок отражения операций по реализации материалов

• При реализации товарно-материальных ценностей, списание их фактической себестоимости отражено Обществом по счету 90 «Продажи». Следовало отражать реализацию ТМЦ с применением счета 91 «Прочие доходы и расходы».

• В бухгалтерском учете выручка от реализации материалов признана прочим доходом, исчислен НДС. При этом фактическая себестоимость материалов не отражена в прочих расходах. В программе 1С: Бухгалтерия предприятия произведены «ручные» корректировки.

Ошибки в учете запасов возникают довольно часто. Если их много, это может серьезно сказаться на деятельности предприятия и достоверности бухгалтерской отчетности.

Проведение аудита МПЗ позволит организациям регулярно принимать меры по устранению допущенных упущений. Соблюдение требований законодательства позволит предприятию своевременно выявлять допущенные ошибки, как в организации учета запасов, так и в организации эффективности производственных процессов.

Автор статьи: Евгения Тарасова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Форма 0504230. Акт о списании материальных запасов