Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Какова периодичность инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
при составлении годовой отчетности;
при реорганизации или ликвидации учреждения.

Учреждение вправе определять в локальных правовых актах, в которых устанавливается порядок инвентаризации, в соответствии с п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, дополнительные основания для проведения соответствующей процедуры.

Порядок проведения инвентаризации обычно входит в состав учетной политики учреждения. Образец учетной политики вы можете посмотреть в «КонсультантПлюс». Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В случае если учреждение автономное или бюджетное, инвентаризация в нем должна проводиться по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным, поскольку в соответствии с п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, данным организациям необходимо предоставлять распорядителю сведения по задолженностям (форма 0503769), которые, в свою очередь, выявляются в ходе инвентаризации.

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: подготовка и документальное оформление

Необходимость проведения инвентаризаций предусмотрена ст. закона «О бухучете» от 06.12.2011№ 402-ФЗ. Правила проведения инвентаризации имущества и финобязательств установлены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина от 13.06.1995 № .

Проверке в плановом порядке подвергаются все активы и обязательства, имеющиеся в компании.

К имуществу относят:

ОС и НМА;

финансовые вложения;
производственные запасы – материалы, топливо, сырье;
готовую продукцию;
товары;
инвентарь;
деньги и прочие активы.

Обязательства фирмы обычно представлены:

задолженностью перед кредиторами – поставщиками, бюджетом, банками, персоналом, фондами;
дебиторской задолженностью;
сформированными резервами.

Читайте также: Порядок проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности

Порядок и сроки осуществления инвентаризации имущества и финансовых обязательств устанавливается руководителем фирмы, кроме ситуаций, когда проводится проверка, инициированная следственными органами, вышестоящими организациями и т.п. Обязательными считаются инвентаризации, проводимые перед составлением годовой бухотчетности, а также по какому-либо поводу – например, при смене материально-ответственных сотрудников, злоупотреблениях ответственных или должностных лиц, при передаче активов в аренду или при их продаже, после стихийных бедствий или хищений.

Процедура инвентаризации начинается с распоряжения руководителя (приказа об инвентаризации), в котором:

определяется перечень видов имущества, подлежащих инвентаризации;
назначается инвентаризационная комиссия с перечислением должностей и ФИО участвующих (для каждой из групп проверяемых активов или расчетов). Подобные постоянно действующие комиссии создаются на предприятии приказом администрации, в их состав входят специалисты разных отделов – технологи, финансисты, инженеры, при необходимости – независимые аудиторы. При проведении инвентаризации обязательным является присутствие всех членов комиссии;
определяется круг лиц, ответственных за оформление и подготовку документов по инвентаризации;
назначаются сроки проведения проверок и представления оформленных результатов.

Проведение инвентаризации любых активов предваряется выведением их учетных остатков на дату проверки. Процедура инвентаризации представляет собой сравнение имеющихся в наличии активов с данными бухучета.

Каков алгоритм инвентаризации финансовых обязательств в бюджетных структурах?

Алгоритм инвентаризации финансовых обязательств учреждения в целом будет схожим с тем, что характеризует инвентаризацию любых других пассивов, а также активов хозяйствующего субъекта. Он предполагает реализацию рассматриваемой процедуры в рамках следующих этапов:

Издание приказа руководством учреждения о проведении инвентаризации.

Для этого используется унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Проверь себя: как провести инвентаризацию Время прохождения около 5 мин. Пройти тест

Посредством рассматриваемого приказа утверждается также комиссия по инвентаризации — внутренняя структура бюджетного учреждения, без которой инвентаризация не может быть проведена.

В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.

Отражение сведений о приказе в журнале.

Данный журнал также составляется с применением унифицированного источника — ИНВ-23.

Оформление расписок материально ответственными лицами (далее — МОЛ).

Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.

Заполнение унифицированных инвентаризационных описей, иных документов — например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, отражающих наличие у учреждения финансовых обязательств.

В данном случае речь идет о заполнении как минимум:

описи по форме 0504083 (опись задолженностей по займам), утвержденной в приложении № 1 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н;

описи по форме 0504089, также утвержденной приказом № 52н (опись расчетов с покупателями, поставщиками).

Можно отметить, что в структуре обеих форм присутствуют формулировки, с юридической точки зрения аналогичные тем, что могут приводиться в расписках МОЛ.

Если учреждение бюджетное или автономное, то оно должно, как мы отметили в начале статьи, также заполнять форму 0503769 по приказу № 33н по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным.

Кроме того, могут составляться иные описи, предусмотренные локальным нормативом учреждения, который регламентирует инвентаризацию.

Заполнение отчетных документов:

всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
бюджетными и автономными учреждениями — сведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Рассмотрим более подробно работу с указанными формами.

Инвентаризация активов и обязательств организации

Цель регулярной проверки, пересчета имущества, выявления точных размеров обязательств — обеспечение достоверности бухгалтерского учета и составленной отчетности фирмы. В ходе проверки проверяется реальное наличие имущества и оценка обязательств, соответствие данным бухучета.

Обязательность проведения инвентаризаций установлена ст. закона «О бухучете» от 06.12.2011№ 402-ФЗ, а основная инструкция по инвентаризации активов и обязательств, регулирующая алгоритм проведения проверки — «Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств», утвержденные Приказом Минфина № от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010). Учетные формы итогов проверки утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № (ред. от 03.05.2000) – это формы с аббревиатурой «ИНВ». Хотя унифицированные формы с 2013 года являются необязательными, многие компании применяют их. Если для итогов инвентаризации не применяются типовые формы, компании придется разработать и утвердить собственные бланки, с учетом всех обязательных реквизитов.

Другим нормативным документом является «Положение о ведении бухгалтерского учета и отчетности», утв. приказом Минфина № 34н от 29.07.1998 (ред. от 11.04.2018). Порядок, сроки ревизий, перечень проверяемого имущества компании утверждает непосредственно ее руководитель. Согласно п. данного Положения, инвентаризация должна проводиться минимум 1 раз в год перед подведением годовых итогов и сдачей годовой отчетности. Исключение может делаться для:

основных средств: их проверяют 1 раз в 3 года;
библиотечных фондов — проверяют раз в 5 лет;
имущества, инвентаризированного между 1 октября и 31 декабря отчетного года.

Также существуют случаи внеплановой обязательной инвентаризации:

при смене материально ответственных сотрудников;
при обнаружении фактов кражи, намеренных повреждений активов, злоупотребления ими;
при стихийных бедствиях;
при реорганизации и ликвидации компании;
в других случаях: например, при продаже фирмы как целого имущественного комплекса (ст. 561 ГК РФ).

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться на 31 декабря текущего года (включительно), об этом сказано в Письме Минфина № 07-02-18/01 от 09.01.2013.

Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23

Итак, первый этап инвентаризации финансовых обязательств учреждения — составление приказа о проведении соответствующей инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-22. В данном случае в документе принципиально важно отразить:

перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).

В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.

Ознакомиться подробнее со спецификой заполнения формы ИНВ-22 вы можете в статье:

Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.

Узнать больше об особенностях заполнения формы ИНВ-23 вы можете в статье:

«Унифицированная форма № ИНВ-23 — бланк и образец».

Инвентаризация расчетов с бюджетом в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Опубликовано 19.02.2020 16:51 Автор: Administrator Продолжаем серию публикаций по проведению инвентаризации имущества и обязательств в организациях. И сегодняшняя наша статья будет посвящена инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами.

В программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 для проведения инвентаризации расчетов с бюджетом не предусмотрено специальных документов. Но как и в случае с инвентаризацией ТМЦ начать процедуру нужно с издания приказа. Для этого создайте новый документ «Акт инвентаризации расчетов», который можно найти в разделах Покупки/Продажи. Далее действуем по аналогии с инвентаризацией ТМЦ.

Первым делом необходимо заполнить вкладки «Проведение инвентаризации» и «Инвентаризационная комиссия»:

Распечатываем форму ИНВ-22 «Приказ о проведении инвентаризации» и даем ознакомиться с ним всем участникам под роспись (подробнее о том, как это сделать, читайте в статье Инвентаризация ТМЦ в 1С: Бухгалтерии). После этого приступаем непосредственно к проведению самой инвентаризации.

Здесь следует понимать, что данные об остатках по счетам расчетов с бюджетом (счет 68 и счет 69) в программе не будут соответствовать информации, предоставленной вам по запросу ИФНС и фондами. Это связано с тем, что данные о начислениях налогов и взносов попадут в ваши лицевые счета не ранее того, как вы сдадите соответствующие налоговые декларации и расчеты. Поэтому для инвентаризации вам необходимо взять информацию по остаткам из ИФНС и фондов на близкую к отчетной дату, запросив у них сверку. Налоговики и фонды проведут сверку расчетов по заявлению от организации.

Заявление на сверку можно представить в налоговую лично, по почте или через личный кабинет на сайте ФНС. Если вы используете сервис 1С-Отчетность, то запросить различные виды сверок можно прямо из программы по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Для этого зайдите в раздел «Отчеты», далее «Регламентированные отчеты». На вкладке «Сверка» нас интересует кнопка «Запросить сверку».

При предоставлении заявления лично в ИФНС налогоплательщик в течение пяти дней получит акт сверки (утв. приказом ФНС от 16.12.2016 г. № ММВ-7-17/[email protected]). Бухгалтер организации сверит данные в акте. Если разногласий нет, то подпишет его и отправит обратно.

Если запрос на сверку направлен по ТКС, то налоговики пришлют акт сверки для информирования. Его подписывать и возвращать налоговикам не нужно (п. 2.22 приложения № 1 к приказу ФНС от 13.06.2013 г. № ММВ-7-6/[email protected]). Если организация обнаружит в акте расхождения, то она подаст в инспекцию заявление на бумаге. Если при получении акта компания не согласится с ним, она в графе 4 разд. 1 акта укажет свои суммы. После этого инспекторы проверят данные по своей базе.

Когда расхождения возникли из-за ошибки ИФНС, то инспекторы должны ее устранить (п. 3.1.5, 3.1.6 регламента, утв. приказом ФНС от 09.09.2005 г. № САЭ-3-01/[email protected]). Если же расхождения образовались из-за Вашей ошибки, то ИФНС известит Вас об этом, направив уведомление, в котором укажет, какая именно ошибка повлекла за собой расхождение данных (п. 3.4.6 Регламента ФНС). Организация должна отразить свои данные в графе «Данные заинтересованного лица» разд. 2 акта и написать запрос в свободной форме с указанием причин ошибки и просьбой ее исправить. Вместе с копиями подтверждающих документов передайте все это в инспекцию. Контролеры повторно проверят информацию, исправят ошибки и оформят новый разд. 1 с учетом изменений.

ВАЖНО! Наличие акта сверки расчетов без представления первичных документов (платежных поручений, первоначальных и уточненных деклараций) не может служить доказательством излишней уплаты налога.

После того как у вас на руках будет подписанный акт сверки, вам нужно составить дополнительные справки-расчеты, которые подтвердят суммы остатков на 31 декабря, отраженных в учете:

Как уже говорилось выше, в типовой 1С: Бухгалтерии ред. 3.0 не предусмотрено формирование формы ИНВ-17 и справки к акту ИНВ-17 по счетам 68 и 69. Поэтому заполнить их придется вручную.

Для Вашего удобства скачать вышеуказанные формы документов можно здесь:

Справка к акту ИНВ 17

Инв-17

Сначала заполняем Справку к форме ИНВ-17. В ней подробно отражаются данные дебитора/кредитора и «история задолженности»: за что возник долг, реквизиты документа, образовавшего задолженность:

Данные, указанные в справке, подтверждаются актами сверки с бюджетом и внебюджетными фондами и другими первичными документами, обосновывающими суммы задолженности.

Затем данные из справки в сжатом виде переносим в акт:

Распечатанные документы подписываются членами инвентаризационной комиссии.

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Добавить комментарий

JComments

Инвентаризация финансовых обязательств: описи

Рассматриваемый документ применяется в целях отражения итогов инвентаризации о долгах учреждения перед контрагентами в соответствии с учетными сведениями. Форма 0504083 позволяет отразить, в частности:

величину долга — в целом, по основной части, процентам;
величину неуплаченных процентов, штрафных санкций, пеней;
подтвержденные и неподтвержденные суммы долгов;
просроченную задолженность.

Рассматриваемый документ должен быть подписан главой комиссии по инвентаризации и всеми ее представителями.

Следующий важный документ при инвентаризации финансовых обязательств учреждения — опись расчетов с контрагентами по форме 0504089. В нем фиксируются:

сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
сведения о контрагентах;
суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
подтвержденные и неподтвержденные долги;
суммы с истекшим сроком исковой давности.

Аналогично рассматриваемый документ подписывается главой комиссии и ее членами.

Сведения о задолженности бюджетного и автономного учреждений

Бюджетные и автономные учреждения заполняют на соответствующем этапе инвентаризации сведения о задолженности учреждения по форме 0503769. В данном документе фиксируются:

данные о дебиторской и кредиторской задолженности;
данные о просроченных задолженностях;
аналитические сведения о движении обоих типов задолженностей.

Можно отметить, что рассматриваемая форма задействуется в рамках инвентаризации финансовых обязательств, прежде всего в целях удостоверения корректности освоения учреждением бюджетных средств. В случае если в форме 0503769 будут отражены не предусмотренные контрактом долги или их размер превысит тот, что предусмотрен контрактом, у распорядителя бюджетных средств обязательно возникнут вопросы к руководству учреждения.

Акт сверки с контрагентами

Заполняется соответствующий акт на основе тех сведений, которые отражены в описях по задолженностям, рассмотренным выше.

Главная цель его составления — получить подтверждение текущего состояния задолженности от контрагента.

Кроме того, акт полезен с точки зрения:

выявления ошибок в учете финансовых обязательств учреждения;
отражения отсутствия разногласий по задолженностям со стороны контрагента;

Обязательно составление соответствующего документа в 2 экземплярах при условии подписания обоих компетентными представителями учреждения, а также представителями контрагента.

Подписанный акт может быть основанием для инициирования взыскания долга с обязанной стороны в суде.

Ознакомиться с порядком заполнения формы ИНВ-17 вы можете в статье «Унифицированная форма № ИНВ-17 — бланк и образец».

Сведения об инвентаризациях по таблице № 6

Бюджетные и автономные учреждения составляют еще один отчетный документ — таблицу № 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» по приказу № 33н. В ней отражаются сведения о результатах проведенных в рамках отчетного периода инвентаризаций обязательств учреждения.

В графах 1–4 Таблицы № 6 отражаются причины инициирования инвентаризации, дата ее проведения, а также реквизиты приказа о ее проведении.

В графах 5 и 6 фиксируются расхождения результатов инвентаризации со сведениями бухучета.

В графе 7 указывается перечень мер, которые приняты учреждениями в целях устранения обнаруженных расхождений.

Таблица № 6 предоставляется распорядителю бюджетных средств 1 раз в год.

Итоги

Финансовые обязательства бюджетного учреждения перед заемщиками и контрагентами отражаются в документах бухгалтерского учета и периодически подлежат проверке в рамках инвентаризации. Для удостоверения различных типов финансовых обязательств применяются унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина России № 33н (в его юрисдикции — бюджетные и автономные учреждения) и № 52н (в его юрисдикции — все госучреждения, в т. ч. казенные). Конечная цель проведения инвентаризации соответствующих обязательств — предоставление распорядителю сведений, отражающих факты корректного получения и расходования средств бюджетным учреждением.

Ознакомиться с иными сведениями об инвентаризации обязательств вы можете в статьях:

«Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности»;
«Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств

Процедура инвентаризации довольно сложная, емкая и требующая немалых затрат рабочего времени. Она проводится в несколько последовательных этапов.

1 этап. Создание проверяющей комиссии

Члены комиссии назначаются приказом руководителя (обычно по форме ИНВ-22), ими могут быть специалисты различных отделов, а не только бухгалтерии: экономисты, инженеры, менеджеры, техники, администраторы и т.д. Также в состав комиссии могут быть включены сотрудники-эксперты независимой специализированной аудиторской фирмы. О начале инвентаризации издается специальный приказ, в котором перечисляется имущество и обязательства, подлежащие проверке, а также дата начала и сроки проведения.

2 этап. Фактическое проведение инвентаризации активов и обязательств

При инвентаризации необходимо стопроцентное присутствие всех членов комиссии, иначе результаты проверки считаются недействительными. Проверка материальных активов происходит путем их фактического пересчета, взвешивания, обмера с занесением полученных данных в инвентаризационные описи. Присутствие материально ответственных лиц при этом строго обязательно.

Инвентаризация имущества, не имеющего материальной формы (НМА, РБП, финвложения и т.п.) проводится путем осмотра и проверки имеющихся в наличии документов, подтверждающих права компании на эти активы (пп. 3.8, 3.14 Методических указаний). Также проверяется правильность отнесения каждого актива к данной группе имущества и ежемесячных списаний стоимости на текущие затраты.

Инвентаризация обязательств включает в себя проверку дебиторской/кредиторской задолженности и обоснованности отражения сумм на счетах бухгалтерского учета. Правильность отраженных сумм подтверждается актами сверки с контрагентами фирмы, с проверяющими государственными органами (ИФНС, ФСС и т.д.). Проверка начинается с составления справки о задолженностях, числящихся в бухучете: для этого рекомендуется применять Приложение к форме ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами». Согласование сумм задолженности перед контрагентами осуществляется путем составления и взаимного подписания актов сверок. С момента подписания актов сверки начинает отсчитываться срок исковой давности согласно ст. 203 ГК, поэтому по результатам инвентаризации долги с истекшим сроком исковой давности могут быть списаны на финансовые результаты.

Сверка с бюджетом и фондами производится на основании актов сверки расчетов и справок о состоянии задолженности.

Инвентаризация расчетов включает также проверку начислений и выплат зарплаты, пособий, материальной помощи персоналу, наличие депонированных или излишне выплаченных сумм. Проверке подлежат и подотчетные средства, выданные сотрудникам, а также предоставленные ими подтверждающие первичные документы.

3 этап. Оформление результатов.

Данные о фактическом наличии материальных и нематериальных активов, а также сумм учтенных обязательств фиксируются в инвентаризационных описях, актах. Они составляются минимум в 2 экземплярах и заверяются подписями каждого участника проверки. Пустых строк в этих документах быть не должно, если данные отсутствуют, строка прочеркивается.

Обнаруженные отклонения записываются в сличительные ведомости. Суммы обнаруженных недостач или, наоборот, излишков ценностей оцениваются по их стоимости в бухгалтерском учете фирмы. Решение о списании недостач и приходовании излишков принимает руководитель компании.

Данные проверки всех активов и обязательств обобщаются в общей Ведомости формы ИНВ-26. Документы проверки взаиморасчетов и обязательств при годовой проверке датируются 31 декабря. Все результаты ежегодной инвентаризации отражаются в годовой бухгалтерской отчетности проверяемого текущего года, а при проверке внутри года в данных того отчетного периода, когда была проведена инвентаризация.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.