Бухгалтерский учет по корпоративной банковской карте

Корпоративная карта может оформляться для осуществления мелких покупок для текущих нужд предприятия или для пользования ею в служебных поездках. Карты выпускаются в трех вариантах:

1. Дебетовые – этот платежный инструмент позволяет пользоваться деньгами, которые были предварительно зачислены на привязанный к пластику счет. Если имеющегося остатка пользователю недостаточно, у него не будет возможности взять дополнительные средства у банка взаймы.
2. Кредитные – обслуживающим банковским учреждением устанавливается лимит по карте, в пределах которого пользователи могут производить оплату покупок.
3. Дебетовые карты с возможностью получения овердрафта. Рассчитываясь такой карточкой, корпоративные клиенты могут использовать не только имеющиеся на счете ресурсы, но и выделенный банком кредитный лимит. Займы будут погашаться автоматически при первом поступлении средств на карту.

Каков порядок оформления корпоративной карты?

Какую карту лучше завести — дебетовую или кредитную?

Для корпоративных целей возможен выпуск различных вариантов банковских карт:

• только дебетовой (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);
• кредитной (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);
• дебетовой с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка — как правило, тоже лимитированная).

Какую карту выбрать — зависит от целей, для которых она выдается, а также от определенной степени доверия сотруднику, который будет ею пользоваться. К примеру, если карту оформляет на себя руководитель для использования в командировках, в т. ч. зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту («лишние» деньги могут оказаться кстати). Если же карта выдается хозяйственнику для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если по кредитной карте установлен период беспроцентного пользования кредитными средствами, экономическую выгоду от такого пользования для целей налогообложения вычислять не нужно (см. письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность, но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

Как следует регламентировать операции с картой?

Если корпоративные карты применяются в организации, целесообразно утвердить локальным нормативным актом порядок использования карт и представления отчетов по израсходованным средствам.

Подобный регламент в том числе поможет в случаях:

• Урегулирования возможных претензий налоговых органов по порядку отражения израсходованных средств по корпоративным картам в бухгалтерском учете. Например, если во внутренних регламентах не установлен четкий порядок отчета сотрудника по средствам, снятым с карты через банкомат, налоговики могут посчитать, что в таком случае следовало все снятые с карты суммы проводить через кассу организации (оприходовать по ПКО и сразу же оформлять РКО на выдачу под отчет). Разумеется, подобная претензия имеет под собой достаточно слабые основания, ведь фактически деньги в кассу предприятия не попадали. Но во избежание таких нюансов лучше все варианты расходования средств с карты и отчетов по ним прописать во внутреннем регламенте.
• Предъявления претензий сотруднику в случае нецелевого использования карточных средств или выявления недостач и злоупотреблений. При правильном оформлении внутреннего регламента возможно будет не только удержать из зарплаты виновного сотрудника убытки от нецелевого использования средств, но и применить к сотруднику дисциплинарное взыскание по ст. 192 и ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за нарушение положений о дисциплине в организации).

Об оформлении приказа на взыскание читайте в статье «Приказ о дисциплинарном взыскании — образец и бланк».

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Нужно ли представлять сведения о корпоративных картах в налоговую?

Законом «О внесении изменений…» от 02.04.2014 № 52-ФЗ с мая 2014 года отменена обязанность налогоплательщиков представлять в налоговые органы сведения об открытии (закрытии) счетов в банках.

Как уже отмечалось выше, сама выдача банковских карт тоже относится к операциям выдающего банка, а не предприятия.

Таким образом, сообщать налоговой о том, что вы выпустили корпоративную карту, не требуется.

Как учесть затраты на выпуск корпоративных карт для налога на прибыль, смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

…и с сотрудниками компании

Корпоративная карта – это именное платежное средство, предназначенное для оплаты сотрудниками товаров или услуг, а также для получения денег в банкоматах и банках.

Банк списывает деньги с карточного расчетного счета предприятия по мере того, как проводятся расчеты по операциям держателей. Считается, что списанные со счета средства выданы под отчет сотруднику организации. В магазинах, гостиницах и прочих местах расчета сотрудник организации получает документы, подтверждающие расходы, произведенные по карте. Таким документами считаются счета за проживание в гостинице, билеты на проезд, квитанции, чеки, накладные и т. д. К ним должны быть приложены оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов и банкоматов. Все эти документы сотрудник организации представляет в бухгалтерию предприятия вместе с авансовым отчетом. Если он этого не сделал, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денег, бухгалтер организации отражает задолженность работника организации следующим образом:

Дебет 73 Кредит 55

– отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

При получении авансового отчета осуществленные расходы (связанные с производственной деятельностью организации) отражаются в общем порядке. Если же произведенные работником организации расходы не связаны с производственной деятельностью, то последний обязан их возместить.

Возмещение работником указанных сумм может быть произведено двумя путями: либо работник организации вносит наличные денежные средства в кассу организации, либо организация сумму ущерба удерживает из заработной платы работника. Бухгалтер оформит в этом случае следующие проводки:

Дебет 50 Кредит 73

– внесение работником наличных средств для возмещения расходов;

Дебет 70 Кредит 73

– удержание из заработной платы работника денежной суммы, потраченной по корпоративной карте в личных целях.

Как сотрудник отчитывается за израсходованные с карты средства?

Деньги на карте принадлежат компании и находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате.

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы. Соответственно, порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации (например, внутренний регламент по использованию корпоративных карт может содержать и специальную форму отчета).

Все подробности оформления авансового отчета, когда расходы оплачены корпоративной банковской картой, изложены в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т. п.
• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Банки периодически (обычно ежемесячно) составляют и направляют клиентам отчеты-выписки по своим карточным продуктам. Таким образом, отчеты сотрудников, использующих карты, достаточно легко проверить в части безналичных расчетов и снятия средств через банкоматы.

Особенности расчетов по корпоративной карте

Выпущенная финансовой организацией корпоративная карта остается у нее в собственности, а деньги на ней принадлежат компании, для которой выпущен пластик. Клиент получает полномочия только по использованию пластика карты в расчетах, осуществлению операций по зачислению и расходованию средств по картсчету. Выданный банком пластик карты не приходуется предприятием в учете.

ВАЖНО! В налоговую инспекцию сообщать об открытии корпоративной карты (дебетовой или кредитовой) предприятие не обязано. Эта функция возложена на банковские учреждения, которые оказывают услугу по выпуску и обслуживанию таких платежных продуктов.

Работники должны представлять работодателю письменные отчеты о движении по корпоративной карте в каждом случае обналички средств с нее или проведения расходных операций с ее помощью. Денежные ресурсы, переводимые на такой тип карт, отражаются в учете компании в составе подотчетных сумм. Ответственные работники, которым предоставлено право распоряжения корпоративной картой, обязаны:

• с установленной на предприятии периодичностью составления отчетов по движению средств по корпоративным картам представлять итоговый отчет (организация может разработать собственный шаблон отчета или предлагать сотрудникам заполнить форму АО-1);
• сохранять все подтверждающие проведение каждой операции документы и прикладывать их к отчету (чеки, акты, накладные).

В какой момент работники получают средства под отчет по корпоративной карте?

Бухгалтерия после получения отчетов от ответственных должностных лиц о расходовании средств с корпоративных карт сверяет данные с банковскими выписками. При выявлении недостач, связанных с необоснованным или нецелевым расходом средств с корпоративной карты, сумму ущерба предприятие может удержать с сотрудника при выполнении ряда условий:

• величина причиненного действиями ответственного лица ущерба может быть достоверно определена;
• виновность конкретного работника доказана документально;
• руководителем компании по итогам внутреннего расследования издан приказ об удержании суммы недостачи;
• с момента фиксации факта возникновения недостачи или ущерба до дня издания приказа об удержании из зарплаты виновного определенной суммы прошло не более месяца;
• предполагаемые удержания не оспариваются виновным лицом.

ВАЖНО! При помощи корпоративных карт нельзя выдавать сотрудникам заработную плату и социальные пособия.

Количество корпоративных карточек для одного предприятия не ограничивается. Организация может заказать в банке несколько именных карт или неименных, привязать их к одному или разным счетам. Для каждого пластика существует возможность ограничения суммы расходов путем установки индивидуальной величины лимита.

Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой?

При помощи корпоративной карты можно осуществлять такие расходные операции:

• оплата затрат работников, находящихся в командировке;
• представительские виды расходов;
• реализация переводов в пользу коммунальных служб;
• проведение расчетов с контрагентами;
• закупка малоценных активов;
• оплата счетов за услуги, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью компании.

Вопрос: Как отражаются в учете расчеты за приобретаемые материалы для хозяйственных нужд, которые оплачиваются работником организации с использованием корпоративной банковской карты? Посмотреть ответ

Можно ли удержать ущерб с сотрудника за расходование средств не по назначению?

Да, можно. При соблюдении ряда условий:

• размер ущерба может быть оценен;
• вина работника в ущербе доказана (например, подтверждено приобретение товаров для личных нужд выпиской банка по именной карте и копиями расчетных документов продавца);
• оформлено распоряжение (приказ) руководителя предприятия об удержании сумм ущерба из зарплаты сотрудника в срок не позднее 1 месяца с момента установления факта ущерба и вины (ст. 137 ТК РФ);
• размер производимого удержания соответствует нормам, установленным в ст. 138 ТК РФ;
• работник не оспаривает удержание (ст. 137 ТК РФ).

Подробнее с условиями удержаний из зарплаты знакомьтесь здесь.

Какие типовые проводки по операциям с корпоративными картами?

В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:

О видах мошенничества, связанных с банковскими картами, читайте в статье «Мошенничество с использованием платежных банковских карт».

Учет расчетов с банком…

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете является выдаваемый банком реестр платежей, или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по карточным операциям осуществляется обычно не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в банк реестра платежей, или электронного журнала из единого расчетного центра. Впоследствии эти документы могут быть получены фирмой.

При открытии или закрытии счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить инспекцию в течение семи рабочих дней со дня его открытия или закрытия.

Перечисление средств на карточные счета нужно отражать в учете следующим образом:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

– перечислены денежные средства на банковский карточный счет с расчетного (валютного)счета.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, является в бухгалтерском учете операционными расходами и учитывается следующим образом:

Дебет 91 Кредит 55

– оплачены услуги банка.

Однако сложнее всего организовать аналитический учет по субсчету «Специальный карточный счет». Ведь учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования банковских карт, предлагаемых финансовым учреждением. Так, например, при заключении договора банк может выдвигать условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). В этом случае целесообразно использовать субсчета второго порядка, например «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет – платежный лимит».

Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты необязателен до момента выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Когда каждой расчетной карте соответствует отдельный счет, то при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт. При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности (ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).

Возникающие курсовые разницы учитываются для целей бухгалтерского и налогового учета, причем в обоих видах учета суммы курсовых разниц считаются внереализационными доходами (расходами). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются следующим образом:

Дебет 55 Кредит 91

– отражена сумма положительной курсовой разницы;

Дебет 91 Кредит 55

– отражена сумма отрицательной курсовой разницы.

Если организация заключила договор на выпуск кредитных корпоративных карт, то в учете будут сделаны следующие операции:

Дебет 55 Кредит 66

– сумма кредита поступила на специальный карточный счет на дату расходования денежных средств;

Дебет 91- 2 Кредит 66

– начислены проценты по кредиту (проводка делается периодически, в сроки, установленные договором для оплаты процентов. – Примечание автора);

Дебет 66 Кредит 51

– перечислены проценты по кредиту;

Дебет 10 Кредит 55

– оприходованы ТМЦ (в случае, если средства с корпоративной карты были потрачены на приобретение ТМЦ. – Примечание автора).

Итоги

Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется по общим правилам. При этом для целей учета открываемые в банках карточные счета классифицируются как специальные счета в банках, а израсходованные сотрудниками средства с карт — как подотчетные суммы. Порядок применения карт рекомендуется утвердить отдельным внутренним документом, в котором зафиксировать все аспекты их использования, обратив особое внимание на процедуру отчета по расходованию средств.

Источники:

• Письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-03-10/38
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какие виды услуг можно оплачивать корпоративной картой?

Корпоративными картами принято оплачивать услуги контрагентов (разного рода поставки), покупку канцелярских товаров, оргтехники, инструментов для осуществления хозяйственной деятельности, покупку запасных частей для автомобилей компании. Также корпоративными картами оплачиваются услуги корпоративной связи, обслуживания копировальной техники, доставка грузов, аренда транспорта. Как уже упоминалось выше, корпоративные карты используются главным образом для учета расходов, связанных с командировками, в число которых входят билеты, проживание в отеле, услуги такси, затраты на бензин. Суточные лучше начислять либо на личные карты сотрудников, либо выдавать наличными, во избежание разного рода казусов.