Как заполнить оборотную ведомость (бланк, образец)

Классификация оборотных ведомостей

Оборотная (оборотно-сальдовая ведомость) показывает, за счет каких сумм дебетовых и кредитовых оборотов по счету (или счетам, или определенной аналитике, выделяемой в конкретном счете) за определенный период из суммы начального сальдо сформировалось значение конечного остатка.
То есть такой документ, как оборотная ведомость, может создаваться в трех основных вариантах:

• ОСВ по общей совокупности синтетических счетов;
• оборотная ведомость по отдельному синтетическому счету или по нескольким синтетическим счетам;
• оборотная ведомость по конкретной аналитике, выделяемой на синтетическом счете, или по нескольким таким аналитикам.

Несмотря на наличие вариантов, структура оборотных ведомостей окажется одинаковой. В ней будут присутствовать:

• сальдо на начало периода;
• обороты по дебету;
• обороты по кредиту;
• сальдо на конец периода.

Алгоритм составления оборотной ведомости удобнее рассматривать на примере отдельного синтетического счета. Пусть это будет счет 71, на котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

О том, какие еще счета могут быть использованы при ведении бухучета, читайте в статье .

Электронная библиотека

Финансы и кредит / Бухгалтерский учет и анализ / 4.4. Оборотно-сальдовые ведомости по аналитическим и синтетическим счетам

Рис. 4.7. Синтетический счет 10 «Материалы» (пример 2)

В бухгалтерском учете важно знать не только остатки хозяйственных средств и источников их образования на начало и конец отчетного периода, но и движение их в течение месяца. Для обобщения движения хозяйственных средств и источников в течение месяца составляются оборотные ведомости по счетам аналитического и синтетического учета. Оборотные ведомости по аналитическим счетам могут иметь следующие формы:

1) контокоррентную (суммовую);

2) количественно-суммовую (товарно-материальную).

Для аналитических счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др. составляется суммовая оборотная ведомость. Данные для ее заполнения берутся непосредственно из аналитических счетов, а итоговые данные оборотной ведомости сверяются с синтетическим счетом.

Составим суммовую оборотно-сальдовую ведомость (табл. 4.3) по данным примера 1 (см. подразд. 4.3).

Таблица 4.3 Оборотно-сальдовая ведомость по аналитическим счетам

Количественно-суммовая оборотная ведомость составляется для тех счетов, на которых учет ведется в натуральных и денежных измерителях, например для счетов 01 «Основные средства», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция» и т.д. Данные для заполнения этой ведомости берутся также из аналитических счетов.

Составим товарно-материальную ведомость (табл. 4.4), используя данные примера 2 (см. подразд. 4.3).

Таблица 4.4 Оборотно-сальдовая ведомость по аналитическим счетам

В оборотной ведомости (см.

табл. 4.4) итоги считаются только по сумме, так как количество может измеряться в разных единицах (метрах, килограммах, штуках).

Итоговая сумма сверяется с синтетическим счетом 10 «Материалы».

Оборотная ведомость по синтетическим счетам (табл. 4.5) составляется в конце отчетного периода, и данные для ее составления берутся из синтетических счетов. При составлении оборотно-сальдовой ведомости по синтетическим счетам должно выполняться правило Пачоли

:
ведомость имеет три пары равных итогов.
Таблица 4.5 Оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам

Данные графы «Сальдо на начало месяца» (см. табл. 4.5) должны совпадать с валютой вступительного баланса, данные графы «Обороты за месяц» – с итогом шахматной ведомости. Данные графы «Сальдо на конец месяца» оборотной ведомости по синтетическим счетам используется для составления сальдового баланса. Дебетовые остатки из ведомости переносятся в актив сальдового баланса, а кредитовые – в пассив сальдового баланса.

Промежуточное положение между синтетическим и аналитическим счетами занимают субсчета

. Их записывают через дробь, например: счет 10 «Материалы» субсчет 1 «Сырье и материалы» – 10/1 и т.д.

Синтетические счета являются счетами первого порядка, аналитические счета – счетами второго порядка…

Оборотная ведомость по синтетическому счету 71: особенности формирования

Предположим, сотрудник организации Иванов получил от своего работодателя наличные деньги в размере 10 000 руб. на хозяйственные нужды, а его коллега Петров — командировочные в сумме 20 000 руб.

Через неделю Иванов отчитался об использовании денежных средств, предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 9 000 руб. Петров принес работодателю аналогичный комплект на сумму 19 000 руб.

Об особенностях оформления авансового отчета читайте здесь.

Как будет выглядеть оборотная ведомость по счету 71, отражающая указанные хозяйственные операции?

Оборотная ведомость представляет собой таблицу, графы которой имеют следующие наименования:

В первом столбце оборотной ведомости фиксируются, таким образом:

• синтетический счет;
• субсчет, по которому учитываются операции, если он введен в применяемый план счетов (в нашем случае он введен и имеет обозначение 71.01);
• аналитические признаки данного субсчета (могут быть любыми; для 71 счета это фамилии сотрудников, которым выдаются наличные).

Заполнение граф оборотной ведомости происходит на основании данных первичных учетных документов по отвечающим этим документам бухгалтерским проводкам. Если бухучет ведется вручную, то в оборотную ведомость в хронологическом порядке вносится каждая из фиксируемых в бухучете операций. В бухгалтерских программах этот регистр формируется автоматически.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили, какие счета нужно использовать в бухучете и как правильно вести аналитический бухгалтерский учет:

Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Оборотно-сальдовая ведомость: компактная

Большие отчеты, к которым относится отчет ОСВ, в стандартном виде могут быть неудобны для работы. Они не помещаются на страницы при печати, а при просмотре — на экран: нужно перемещать мышку из одного места отчета в другое. В результате что-то пропадает из обзора, и целостной картинки не складывается.

Как тут поступить?

Можно перемещать границы отчета вручную. Для этого нужно подвести курсор к границе колонки, нажать правую клавишу CTRL на клавиатуре и, не отпуская ее, вести мышкой влево, если мы хотим уменьшить ширину колонки, или вправо — если увеличить.

Передвигая границы, мы получаем более компактный отчет.

Однако при каждом новом формировании отчета приходится двигать границы повторно. Хотелось бы сделать так, чтобы полученный формат программа запоминала. Можно это сделать? Можно!

Вызов настройки Условного оформления

Откройте форму Редактирование элемента условного оформления по кнопке Показать настройки — вкладка Оформление — Добавить.

Вкладка Оформление

Выставите:

• Размещение — Переносить.
• Минимальная ширина — 9.
• Максимальная ширина — 12.

Указанная настройка для всех граф отчета будет ограничивать ширину колонок от 9 до 12 символов. Если данные будут не помещаться в этот формат — они будут переноситься на другую строку.

Формирование отчета

Сформируем отчет по кнопке Сформировать.

Сохранение настройки

Сохраните настройку в вариантах отчета под именем ОСВ:Компактная по кнопке Сохранить настройки.

Теперь при выборе этого отчета автоматически будет формироваться отчет с заданными настройками.

ОСВ по счету 71: образец заполнения с проводками

Для нашего примера сначала фиксируется факт выдачи Иванову и Петрову денежных средств в размере соответственно 10 000 и 20 000 руб. Данным операциям соответствуют проводки:

• Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 10 000 руб.;
• Дт 71.01 Кт 50 — на сумму 20 000 руб.

Отразим их в оборотной ведомости:

• вписываем суммы 10 000 и 20 000 руб. в столбец «Дебет» напротив соответствующих аналитических признаков субсчета (таковыми выступают фамилии сотрудников Иванов и Петров);
• складываем 2 имеющиеся цифры, формирующие дебет субсчета 71.01, и указываем в оборотной ведомости получившуюся итоговую сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив данного субсчета;
• если иных операций по синтетическому счету 71 не осуществлялось (условимся, что это так), дублируем сумму 30 000 руб. в столбце «Дебет» напротив счета 71.

Как только Иванов и Петров принесут свои авансовые отчеты и чеки, оформляем проводки:

• Дт 10 Кт 71.01 — на сумму 9 000 руб.;
• Дт 26 Кт 71.01 — на сумму 19 000 руб.

В оборотной ведомости:

• вписываем 9 000 и 19 000 руб. в столбец «Кредит» напротив фамилий сотрудников;
• складываем цифры по кредитовым операциям, а получившееся значение 28 000 руб. вписываем в столбец «Кредит» напротив субсчета 71.01, а также основного синтетического счета 71.

Если начальное сальдо равно нулю, то для того, чтобы определить сальдо на конец периода и указать его в оборотной ведомости, нужно вычесть из больших значений, указанных в столбцах под ячейкой «Обороты на конец периода», меньшие. Если 1-е зафиксированы в столбце «Дебет», а 2-е — в столбце «Кредит» (как в нашем сценарии), результаты фиксируются в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода». В данном случае оно состоит:

• из 1 000 руб. по отчетам Иванова (вписываем данную сумму напротив фамилии Иванов);
• 1 000 руб. по отчетам Петрова (фиксируем напротив фамилии Петров).

В свою очередь, в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив субсчета 71.01 суммируются показатели всех аналитических признаков субсчета. То есть в нашем случае мы зафиксируем здесь сумму 2 000 руб. Дублируем это значение в столбце «Дебет» под ячейкой «Сальдо на конец периода» напротив синтетического счета 71.

Таким образом, по итогам операций в оборотной ведомости фиксируется дебетовое сальдо по счету 71. Его общая сумма — 2 000 руб.

Готовый образец оборотной ведомости с отражением вышеприведенных операций будет выглядеть так:

Об иных нюансах заполнения ОСВ читайте в материале «Как можно проверить оборотно-сальдовую ведомость».

Аналитический и синтетический учёт: заполнение «шахматки»

Некоторые бухгалтеры предпочитают оборотной ведомости так называемую шахматную ведомость. Это разновидность ОСВ, которая отличается по форме заполнения. По вертикали рисуются все счета по кредиту, а по горизонтали — по дебету. Суммы операций указываются на пересечении строк и столбцов.

Цель «шахматки» та же, что и у обычной ОСВ. Такая структура позволяет анализировать доходную и расходную части баланса, определять налоговую базу за любой промежуток времени. Пример определения кореспондирующего счета по любой из проводок приведён ниже.

Шахматная ведомость позволяет представить информацию об остатках на счетах в наглядном виде

Иногда составлению оборотно-сальдовой ведомости предшествует заполнение карточки счетов (т. н. рисование самолётиков). По каждому счету рассчитывается дебет и кредит. Это выглядит как крылья самолёта: дебет слева, кредит справа. В теории такой рисунок позволяет легче заполнять ОСВ и находить ошибки. На практике, чтобы выполнять операцию, не нужно заполнять карточки счетов. Опытные бухгалтеры стадию «самолётиков» всегда пропускают.

Кем это регулируется

Если обратиться к действующему законодательству, выяснится, что термин «оборотно-сальдовая ведомость» в нормативно-правовых актах не зафиксирован. Это значит, что фактически бумага используется неофициально. На деле документ широко распространен. Использование ведомости косвенно базируется на положениях статьи 10 ФЗ №402.

N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Нормативно-правовой акт предусматривает, что:

• данные, которые фиксируются в первичных документах, должны регистрироваться и накапливаться в регистрах бухучета;
• в структуре регистра должна содержаться группировка объектов бухучета и величина денежного изменения каждого из них;
• формы регистров для частных субъектов экономики утверждаются государством, а для тех, которые принадлежат стране, — бюджетными НПА.

Нужно помнить, что оборотно-сальдовая ведомость — это первичный документ. Она используется в качестве регистра бухучета. Эта особенность связана с правовой традицией, возникшей во времена СССР. Кроме того, МинФин РФ 28 декабря 2001 года осуществил выпуск приказа №119н. Документ утвердил методические указания, которые касались бухгалтерского учета МПЗ компаний РФ.

Если ознакомиться с приказом, выяснится, что оборотная ведомость – документ, предназначенный для фиксации приходов и расходов. Кроме того, в нем отражается взаимосвязь расходов с движением материалов и товаров на складе и присутствуют остатки на начало и конец отчетного периода.

Сальдовая ведомость очень похожа на оборотную. Однако в первой бумаге не отражается расход и приход товаров и материалов. Из-за присутствия подобных определений НПА и практики бухгалтерского обмена получили распространение оборотно-сальдовые ведомости.

ФНС часто истребуют их для проведения проверок. Так, если обратиться к тексту приказа ФНС РФ № ММВ-7-15/184, выяснится, в регламенте должна быть зафиксирована обязанность налогоплательщика в предоставлении оборотно-сальдовой ведомости для проведения мониторинга.