Как правильно провести выплату материальной помощи к отпуску

Как регулируется предоставление материальной помощи при очередном отпуске (статья ТК РФ и пр.)?

Трудовой кодекс (далее — ТК) не раскрывает понятия материальной помощи в случае оказания ее при отбытии работника в очередной ежегодный оплачиваемый отпуск. Данный термин применяется на практике и закрепляется иными правовыми актами, носящими, как правило, локальный характер. В то же время регулирование таких выплат следует из ряда норм трудового законодательства, в том числе ТК.
См. подробнее в материале «Положение об оказании материальной помощи работникам».

Если такая помощь фактически не является социальной выплатой и устанавливается в качестве дополнения к окладу и иным надбавкам, то ее регулирование осуществляется в соответствии с ч. 1 ст. 129 ТК, т. е. как составной части заработной платы. В таком случае эта выплата устанавливается локальным правовым актом или следует из ведомственных нормативных актов и зависит от результатов трудовой деятельности работника либо имеет фиксированный размер и выплачивается в любом случае при уходе работника в ежегодный отпуск.

В то же время ст. 40 ТК предусматривает возможность использования на конкретном предприятии или в иной организации коллективного договора, который заключается между представителями работодателя и трудового коллектива. Данный акт регулирует не просто трудовые, а социально-трудовые отношения. Согласно ст. 41 ТК, в такой договор помимо прочего могут включаться условия, регулирующие возможность предоставления работникам материальной помощи в силу тех или иных обстоятельств. В этой ситуации помощь является социальной выплатой и предоставляется в случае нуждаемости сотрудника.

Кроме того, регулирование подобных выплат в определенной степени осуществляется нормами налогового законодательства, касающимися правил исчисления налоговой базы и сумм, на которые начисляются страховые выплаты, — ст. 217 и 422 Налогового кодекса (далее — НК). По ряду вопросов имеет смысл применение практики, выработанной судами. Одним из наиболее значимых в регулировании рассматриваемого вопроса является постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 по делу № А62-1345/2012.

Лимит матпомощи, не облагаемой НДФЛ и страхвзносами, составляет 4 тыс. руб. в год.

Правила расчета налога и страховых взносов с материальной помощи, а также порядок отражения выплаты в бухгалтерском учете, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Типовой ситуации с расчетным примером.

Как отразить материальную помощь в 6-НДФЛ читайте здесь.

На какую сумму рассчитывать

Суммы, которые подчиненные получают в качестве дополнительных премий к дням отдыха, будут отличаться в зависимости от организации. Крупные компании с большой годовой прибылью могут позволить себе доплачивать на отдых сотрудникам и по 10 000, и по 30 000 рублей. Небольшие предприятия таких денег не имеют, поэтому при желании могут ограничиться 3000–5000 рублей, поскольку в законе не установлены лимиты на материальную помощь.

Вместе с тем действующая нормативная база заставляет некоторых работодателей экономить на налогах. Так, согласно нормам НК РФ, суммы до 4000 рублей, оформленные как материальная помощь работникам, не облагаются НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). С дополнительного дохода, превышающего этот предел, придется удерживать и налог, и взносы на страхование. Поэтому во многих компаниях максимальной суммой матпомощи будет именно 4000 рублей.

Форма и содержание заявления на материальную помощь к отпуску, образец

Заявление на материальную помощь к отпуску не имеет законодательно установленной формы. В связи с этим его форма может быть как свободной, так и закрепленной во внутреннем правовом акте организации. При этом в любом случае не следует забывать о соблюдении правил делопроизводства и требований трудового и налогового законодательства, т. к. это важно, например, для правильного исчисления налога на прибыль организаций и подлежащих уплате страховых взносов, а также удержания налога на доходы физических лиц с работников.

С учетом практики трудовых отношений и правил кадрового делопроизводства заявление должно содержать:

• данные адресата (должностного лица, компетентного принимать решение о выплате материальной помощи);
• сведения о работнике, направившем заявление (имя, данные о рождении, адрес регистрации, занимаемая в организации должность, номер страхового пенсионного свидетельства и номер налогоплательщика);
• основания осуществления выплаты — причины, по которым работник просит оказать помощь (зависят от особенностей ее установления на предприятии);
• указание размера выплаты (если это допускается внутренним актом);
• сведения об отпуске, предоставленном сотруднику, в том числе его временные рамки и дата отбытия (выплата осуществляется исключительно при предоставлении ежегодного отпуска);
• дату направления и подпись работника.

Конкретные правила составления подобного заявления должны содержаться в инструкции по делопроизводству в организации, а также в документе, регламентирующем вопросы осуществления материальной выплаты. С образцом заявления об оказании помощи при отбытии в очередной отпуск вы можете ознакомиться на нашем сайте (скачав, можно использовать его в качестве основы при составлении своего варианта).

Порядок оформления и составление заявления

Выплата материальной помощи к отпуску, предусмотренная во внутренней документации учреждения, должна происходить на основании письменного заявления работника. Именно составление этого документа и является первым этапом оформления выплаты.

В законодательстве не предусмотрено установленной формы заявления на выплату материальной помощи, поэтому в большинстве случаев оно составляется произвольно или же по образцу, предоставленному руководителем. Специфика матпомощи к отпуску состоит в том, что сотрудник вообще вправе не писать отдельное заявление — просьба о ее выплате может быть указана в заявлении на отпуск.

Как составить заявление?

Например, основной текст документа может быть такой: «Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с 20.06.16 на 28 календарных дней и материальную помощь в размере двух окладов, предусмотренную коллективным договором». Однако более подробную формулировку лучше все же уточнить у работодателя.

Кроме этого, о необязательном характере написания заявления говорит и тот факт, что выплата материальной помощи предусмотрена локальными актами учреждения.

Поэтому перечисление этой суммы работнику вместе с отпускными должно происходить в обязательном порядке, независимо от того, просил он об этом в письменной форме или нет.

Основные правила составления заявления:

• заявитель должен указать не только свое имя и фамилию, но также должность и место работы (например, конкретное структурное подразделение);
• документ составляется на имя руководителя учреждения, главного бухгалтера или председателя профсоюза (это определяется внутренними документами организации);
• после основного текста ставится дата составления документа и подпись работника.

После заявление рассматривается ответственным лицом, которое принимает решение о выплате помощи или отказе в ней. Если в результате рассмотрения было принято положительное решение, то дальше распоряжение о выплате передается в бухгалтерию. После проведения расчетов помощь выплачивается в порядке, предусмотренном и для отпускных, то есть минимум за три дня до начала отпуска.

Размер пособия по безработице зависит от размера средней заработной платы с прошлого места работы. О преимуществах для пенсионеров, живущих в Москве и области, читайте здесь. Вы считаете, что достойны лучшей зарплаты? Тогда пора писать служебную записку о повышении заработной платы. Образец вы найдете в этой статье.

Когда производится выплата материальной помощи к отпуску?

Работодатель осуществляет материальную выплату к отпуску согласно правилам, утвержденным внутренним документом предприятия (коллективным договором или положением об оплате труда). При этом в любом случае для осуществления выплаты важно соблюдения ряда условий, определенных действующим законодательством и судебной практикой (пример — апелляционное определение Красноярского краевого суда от 03.09.2014 по делу № 33-8545/14), согласно которым необходимо:

• установление такой выплаты в письменном документе, обладающем юридической силой (либо готовность представителя работодателя осуществить такую выплату при достаточности на то полномочий);
• нахождение получателя такой помощи в штате организации;
• предоставление работнику ежегодного оплачиваемого отпуска (как правило, выплата носит разовый характер и при разделении отпуска выплачивается при предоставлении первой его части);
• написание работником соответствующего заявления;
• наличие оснований для получения, если выплата носит социальный характер, а не устанавливается для всех сотрудников без исключения в качестве дополнительной выплаты к окладу.

В том случае, когда обязательность выплаты матпомощи к отпуску закреплена в нормативном правовом акте и/или внутреннем акте организации (включая коллективный договор), работодатель не может отказать в ее предоставлении.

Узнайте также «Входит ли материальная помощь к отпуску в расчет отпускных?».

Если документы компании не предусматривают выплату матпомощи

Работодатель может принять решение о назначении выплаты, даже если в локальных документах компании матпомощь не упоминается в составе выплат. Решающее значение имеет финансовое состояние организации.

Чтобы получить матпомощь к отпуску, когда она не предусмотрена для сотрудников в обязательном порядке, работнику необходимо:

• написать заявление на имя руководителя, изложив в нем просьбу о материальной поддержке;
• обосновать необходимость получения матпомощи, приложить документы (при их наличии), подтверждающие необходимость получения дополнительных денежных средств.

Если руководитель, рассмотрев заявление сотрудника, примет положительное решение и подпишет приказ о выделении определенной суммы, бухгалтерия должна начислить и выдать работнику причитающуюся матпомощь вместе с отпускными.

Размер выплат

Когда в документах компании размер матпомощи не зафиксирован, сотрудник может составить заявление о выделении необходимой суммы, исходя из своих потребностей. Руководитель вправе как одобрить просьбу, так и отказать в ее удовлетворении.

Если матпомощь к отпуску закреплена в локальном акте, то и размер подобной выплаты обычно фиксируется. Он может зависеть от:

• периода работы на предприятии;
• квалификации;
• должности;
• оклада сотрудника;
• прочих условий.

В любом случае будут учитываться текущие финансовые возможности компании.

Доплата может не назначаться, например, если работник отработал менее 6 месяцев (так как право на отпуск еще не наступило), или при увольнении (так как формально увольнение не признается отпуском, а сотруднику при этом выдают компенсацию за неиспользованные дни отдыха).

Приказ на материальную помощь к отпуску

Приказ руководителя организации (равно как и филиала или обособленного подразделения), на основании которого осуществляется начисление работнику полагающейся финансовой помощи, выплачиваемой к отпуску, должен соответствовать правилам делопроизводства. При этом важно проследить, чтобы он содержал:

• перечень правовых актов, на основании которых издается приказ и производится выплата (от этого будет зависеть налогообложение и исчисление страховых взносов);
• информацию о заявлении работника, а также описание обстоятельств (материальное положение, отбытие в отпуск и т. п.);
• точное указание суммы причитающейся помощи;
• перечень распоряжений для бухгалтерии (необходимость начисления, сроки выдачи, порядок осуществления выплаты и т. п.);
• реквизиты внутреннего акта, позволяющие его индивидуализировать (как правило, дата и порядковый номер);
• подпись руководителя или иного уполномоченного лица;
• печать (при наличии и необходимости).

В целом приказ о матпомощи соответствует форме любого иного приказа по кадрам, отличаясь лишь содержанием.

Образец приказа на материальную помощь см. здесь.

Как учесть материальную помощь к отпуску при подсчете налогооблагаемой прибыли? Ответ на этот опрос узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.

Положена ли материальная помощь к отпуску при увольнении?

Вопросы о предоставлении/непредоставлении материальной помощи, которая предусматривается к отпуску, часто вызывают споры между сторонами трудовых отношений, о чем свидетельствует обширная практика судов различных уровней. Судебные органы в целом выработали единую позицию в отношении подобных споров, которая и позволяет сказать определенно, положена ли такая выплата, если человек увольняется.

В частности, Верховный суд Республики Северная Осетия — Алания в апелляционном определении от 12.08.2014 по делу № 33-943/14 однозначно указал, что истцы не могут требовать выплаты им материальной помощи к ежегодному отпуску, т. к. они в нем не были, правила же денежной компенсации отпусков, установленные в соответствующем правовом акте, подобной выплаты не предусматривают. Аналогичная позиция следует и из апелляционного определения Калининградского областного суда от 07.10.2015 по делу № 33-4953/2015, согласно которому истица имела право на получение единовременной помощи к отпуску, хотя и находилась в нем всего 1 день, т. к. право на такую выплату установлено рядом нормативных актов, касающихся оплаты труда государственных гражданских служащих региона.

Из вышесказанного следует ряд выводов:

1. При увольнении с работы сотрудник может получить материальную помощь лишь в том случае, если она предусмотрена правовыми актами или трудовым договором.
2. По общему правилу материальная помощь к отпуску при увольнении может быть предоставлена, если лицо фактически отбывает в отпуск (хотя бы на 1 день), что следует из самого наименования выплаты.
3. Лишь в том случае, если правовым актом или соглашением сторон устанавливается возможность получения матпомощи к отпуску вместе с компенсацией за неиспользованный отпуск, такая выплата может быть получена и увольняющимся (увольняемым) сотрудником.

Кроме того, следует учесть, что ч. 2 ст. 127 ТК предусмотрена возможность предоставления по соглашению сторон увольняемому работнику (по его личному заявлению) неиспользованных отпусков, после окончания которых и происходит юридическое прекращение трудовых отношений. В таком случае материальная помощь, которая выплачивается именно к отпуску, должна быть предоставлена в обязательном порядке.

Подробности читайте в материале «Материальная помощь при увольнении по собственному желанию».

Итоги

Таким образом, материальная помощь при предоставлении очередного ежегодного оплачиваемого отпуска выплачивается в соответствии с локальным правовым актом или (в ряде случаев) на основании нормативных правовых актов (например, в случае с муниципальными или государственными гражданскими служащими). Она может иметь форму социальной выплаты и зависеть от наступления определенных обстоятельств или выступать в качестве составной части заработной платы, выплачиваемой в любом случае работнику при отбытии в отпуск. По общему правилу такая помощь может быть предоставлена лишь в случае фактического нахождения в отпуске, поэтому при увольнении с работы и получения компенсации за неиспользованные отпуска ее получить невозможно.

Источники:

• Налоговый кодекс РФ
• Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.