Компенсация ГСМ в 2022 году: кому, что и как компенсировать

Важность ведения учета и списания топлива

Основная статья расходов автопарка — топливо. И грамотный, продуманный учет ГСМ в транспортной организации — приоритетная задача. Продуманная учетная политика, параллельно с непрекращающимся анализом расхода ГСМ по факту, помогут снизить потери топлива и уменьшить издержки на его покупку в среднем на 10–50%.

Разумеется, налоговый, бухгалтерский учет топлива и смазочных материалов имеет массу тонкостей и охватить все детали этого процесса в одном материале невозможно. Поэтому сосредоточимся на самом важном и разберемся, как организовать учет топлива и горюче-смазочных материалов таким образом, чтобы он был предельно точным и простым для владельца автопарка.

С чего начать работу с системой контроля ГСМ

Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.

Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.

Сделав это, вы решите ряд важных задач:

• введете новые правила списания – после получения фактических показателей;
• сравните информацию о плане работ, расходах ГСМ, передвижении автомобиля за разные периоды времени;
• зафиксируете остатки топлива после рабочей смены на основе информации о километраже на одометре;
• получите учет выполненной работы всех сотрудников предприятия.

Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.

Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.

В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.

Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.

Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.

Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:

а) ведомостях, предназначенных для материальных затрат предприятия;

б) документах, регламентирующих дополнительные траты.

В бумаги вписывается фактическая сумма затрат на покупку ГСМ.

Учет топлива и ГСМ: расход по факту и по норме

Учет ГСМ в организации ведется с обязательным применением заранее установленных норм расхода. Эти нормы используются в качестве экономических обоснований для налоговой и бухгалтерской отчетности. И несмотря на то, что Налоговый Кодекс Российской Федерации не содержит прямых норм по списанию ГСМ, представители Налоговой Службы все же могут потребовать обоснование затрат топлива. Предприятиям же выгодно опираться на установленные нормы, ведь так можно снизить размеры уплачиваемых налогов (зависит от налоговой нагрузки и формы собственности).

Со стороны бухгалтерского учета лучше указывать фактические расходы ГСМ, ведь такой подход положительно скажется на финансовых показателях. Оптимальный выход из ситуации — вести комбинированный учет топлива автотранспорта. Но независимо от выбранного варианта учета, важно понимать, соответствуют ли установленные нормы реальности, ведь только так можно увидеть максимально полную и точную картину по учету топлива.

Два метода расчета норм топлива

Итак, учет ГСМ на транспорте в автопарках ведется по рассчитанным заранее нормам, которые прописаны в документации, разработанной Министерством транспорта России. Отражены эти нормы в распоряжении N AM-32-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ все время редактируется и обновляется — последний раз правки вносили в 2022 году.

Актуальный документ содержит информацию для разных типов спецтехники и автомобилей (легковых и грузовых). Там же отражены формулы для расчета норм и поправочные коэффициенты. Последние учитывают состояние трасс, пору году, длительность использования транспортного средства, население конкретного региона, в рамках которого перемещается авто и многие другие факторы. Также для каждого типа автомобиля предусмотрены поправочные коэффициенты, учитывающие объем цилиндра и тип используемых ГСМ. Все это значительно упрощает учет топлива на автомобиле.

Применяя вышеописанные нормативы, расход топлива можно определить при помощи 2-х методов:

1. Наиболее простой
   . Литры топлива делятся на километры пройденного пути, а затем умножаются на 100. После применяются коэффициенты для поправок.
2. Наиболее точный
   . Учет ГСМ в транспортной компании ведется на основе формулы с нормами расхода, прописанными в N AM-32-р по отношению к определенным транспортным средствам.

Вариант 2 более сложный, но позволяет вести учет топлива транспорта максимально точно. Если речь идет о легковом авто, расчетная формула согласно 2-му варианту будет такой:

Qh = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D)

, где:

• Qh — принятая норма;
• Hs — базовая норма расхода на каждые 100 км. пути;
• S — пробег легкового авто;
• D — поправочный коэффициент относительно нормы, в процентах.

Чтобы все время документировать максимально точный учет ГСМ по автомобилю, стоит использовать не только эту формулу, но и техническую документацию для конкретной марки автомобиля, после чего применять коэффициенты для поправок. У такого метода учета есть весомый плюс — все нормы Министерства транспорта были тщательно просчитаны и продуманы. Также они все время пересматриваются и актуализируются.

Но не обошлось здесь и без минусов:

• как и «паспортные» нормы, показатели Минтранса крайне обобщенные;
• на расход ГСМ влияет масса факторов, которые в свою очередь по-разному влияют на каждое тс;
• чем больше у авто пробег и чем дольше машина работает, значения в нормах будут все сильнее расходиться с реальностью;
• при различных факторах (погодные условия, техническое состояние авто и т. д.) расход топлива одной и той же машины (даже с одинаковыми поправки) будет отличаться.

Перерасход топлива на автотранспорте: бухгалтерский и налоговый учет

Акценты этой статьи:

• нормы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
• к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
• при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный расход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

• базовая линейная норма на пробег автомо­биля;
• норма на выполнение транспортной работы;
• норма на тонну снаряженной массы;
• норма на одну поездку с грузом;
• норма на пробег при выполнении специальной работы;
• норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
• базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1
Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/3284-0

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

• расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
• прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были понесены.

Из этого следует вывод:

• стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выполненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
• затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налогообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

Пример

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн= 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/3284-1

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/3284-2

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

Индивидуальный расчет расхода топлива

Альтернатива вышеописанных вариантов — учет топлива в резервуарах (или в баках автомобилей) по уникальной, разработанной системе, которая будет учитывать все нормы, технические особенности, условия эксплуатации авто и другие важные параметры.

Стоит еще раз отметить, что нормы, опубликованные Минтрансом — это лишь методические, сравнительно-сопоставимые данные. То есть, они не рассматриваются, как обязательные к применению, и каждый автопарк имеет право самостоятельно определять коэффициенты поправок, опираясь на особенности своей техники. При таком подходе ничего не помешает в будущем применить коэффициенты, предложенные ведомством.

Чтобы разработать собственную систему учета топлива в баке автомобилей для автопарка, необходимо сформировать специальную комиссию, в которую должны входить руководители компании, технические специалисты, обязательно водители.

Эта комиссия проводит контрольные замеры расхода топлива, которые базируются на:

• технических параметрах машины;
• состоянии автомобиля;
• условиях использования тс;
• поры года;
• и т. д.

Нормы, которые будут получены по итогам работы такой комиссии, оформляются документально на каждое транспортное средство. Эти же нормы будут применяться для списания ГСМ в транспортной компании. Такие внутренние локальные документы можно редактировать, например, когда предприятие приобретает новые автомобили. Но главное — нужно не забывать документировать все изменения в актах.

Конечно, в реальности совсем немногие автопарки разрабатывают собственные нормы расхода топлива. Или у руководства отсутствует желание, или есть нехватка опыта и понимания всех тонкостей процесса. Хотя в этом деле довольно просто найти тех, кто сможет оказать грамотную поддержку и помощь. Отчасти с этой задачей справится даже сотрудник СТО.

Максимально серьезно к задаче подходят специализированные компании, которые занимаются установкой систем спутникового контроля топлива (например, ГЛОНАСС учета топлива). В любом случае нужно понимать, что при грамотно организованном учете и списании ГСМ спецтехники можно избежать перерасхода топлива на целых 20%.

Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

• поступления;
• распределения (если ГСМ закупается централизованно);
• расходования;
• списания.

Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Методы замера топлива

Среди наиболее распространенных методов измерения топлива в баке транспортного средства встречаются следующие:

• установка мерного бака на топливную систему;
• применение щупа со шкалой;
• слив ГСМ в специальные мерные емкости.

На результаты измерений выбранным методом всегда будут влиять допустимые погрешности. А чтобы всегда получать максимально точные результаты замеров, стоит использовать комбинацию вышеописанных методов и учет ГСМ по данным ГЛОНАСС для сравнения полученных данных. При этом, каждое транспортное средство должно оснащаться датчиком уровня топлива и БК (бортовым контроллером), чтобы вести точный учет ГСМ. Оборудование такого плана обязательно должно быть сертифицированным.

Выводы

1. ) Ведение учета за расходом ГСМ – важное дело для развития бизнеса. От этого зависит, получится ли у вас избежать чрезмерных расходов.
2. ) После изменения системы учета топлива вы устраните воровство со стороны водителей и халатность со стороны менеджеров, бухгалтеров. Все затраты на покупку ГСМ будут под контролем. Затраты сократятся.
3. ) Перед тем как контролировать расход горюче-смазочных материалов, выберите подходящий вариант решения этого вопроса. Например, установите на машины навигаторы, поддерживающие навигацию GPS или ГЛОНАСС. Они зафиксируют километраж, маршрут. Можно выбрать датчики давления или уровня топлива в бензобаке. Вариантов – много. Главное, чтобы они подходили под ваш бюджет.
4. ) Работу по внедрению системы учета топлива начинайте с упорядочивания бухгалтерских документов – ведомостей, накладных.
5. ) Попробуйте поработать с программой 1С. Фиксируйте в ней все расходы, сравнивайте данные за неделю, месяц, квартал, анализируйте информацию.
6. ) Если вы сделаете все правильно, то буквально за один месяц полностью решите проблему излишнего списания топлива.

Разработка индивидуальных норм измерения расхода и списания ГСМ — ГЛОНАСС/GPS

Чтобы провести эксплуатационный замер, необходимо:

1. Долить топливо в бак до его заполнения.
2. Опломбировать и сфотографировать систему подачи топлива, чтобы перестраховаться от несанкционированного доступа к ней недобросовестных водителей.
3. После этого транспортное средство нужно «прогнать» в обычном режиме, в условиях плохой дороги и т. п.
4. Затем необходимо вновь долить топливо в бак до его заполнения, предварительно посчитав его объем каким-либо измерительным прибором (обязательно сертифицированным).

В результате вышеописанной процедуры будут получены фактические показатели расхода топлива, скорости автомобиля, пройденного им расстояния. Эти показатели и нужно сравнить с данными от спутниковой системы учета.

Если отклонения в пределах допустимых, полученный результат можно брать за норму списания ГСМ по системе ГЛОНАСС (измеряется в литрах на каждые 100 км. пройденного пути или в литрах/моточасах).

В случае, если погрешность в процессе сопоставления результатов составит более 5%, тогда важно найти причину этому — проверить корректность функционирования штатных систем транспортного средства, ГЛОНАСС-оборудованияи т. д.

После полученной информации необходимо составить приказы для всех тс и расписать в них нормы расхода ГСМ. При таком подходе списание ГСМ по данным ГЛОНАСС будет выполняться по факту, на базе данных со спутникового оборудования, но лишь в том объеме, который не превышает установленные нормы.

Если же списание ГСМ на предприятии будет выполняться исключительно по принятым нормам, то информация о расходе топлива по факту будет рассматриваться для расследования различных внештатных (спорных) ситуаций.

Основное преимущество подхода, когда используется ГЛОНАСС списание топлива, заключается не только в эффективном отслеживании реального расхода ГСМ, но и в том, что метод позволяет оптимизировать учет ГСМ (автоматизация на высшем уровне), а особенно в случае, когда используется интеграция спутникового оборудования и программное обеспечение для оперативного и удобного учета. Вот как вести учет ГСМ максимально продуктивно.

Зачем нужен учет ГСМ

Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!

Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.

Обратите внимание на следующие подразделения:

• бухгалтерия: уточните, сколько бензина расходуется в течение месяца. Сверьте показания на одометрах автомобилей и в бухгалтерских ведомостях. Нередко в учет вписываются данные с чеков, которые не имеют отношения к вашему предприятию. Выходит, что вы оплачиваете чужие расходы;
• автопарк: если в конце дня у водителя остается топливо, то он обязан отчитаться об этом. Но так происходит не всегда. Некоторые водители «сливают» горючее. Они заправляют личный автомобиль. Используйте скрытые камеры, чтобы установить факт хищения. Введите правило: делать отчет в конце рабочего дня о наличии топлива в бензобаке;
• менеджмент: этот отдел следит за тем, сколько выездов выполняет водитель. Он заполняет путевые листы после каждого рейса. Но бывает, что сотрудник по бумагам выходит на дополнительные задания, а по факту это поездка в личных целях.

Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».

Как нормировать?

Общий принцип нормирования расходов основывается на сравнении нормативных затрат на ГСМ с фактически списанными расходами, и как следствие, управляющее воздействие на выявляемые экономию и главное — перерасход.
Существует два метода списания ГСМ:

1. На основании данных о фактически выработанном топливе. При этом следует ежемесячно в специальном акте подтверждать остатки бензина в баках автотранспорта.
2. По нормам расхода, утвержденным руководителем организации, с учетом марки и модели эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы. Или же при списании ГСМ можно использовать «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», установленные распоряжением Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р.

Проще использовать нормы и поправочные коэффициенты Минтранса, однако можно разработать собственные нормы для организации. Чаще всего собственные нормы принимают организации с большим парком транспортных средств, поскольку процесс разработки собственных норм является достаточно трудозатратным:

• издается приказ директора о необходимости провести замеры расхода топлива по маршрутам и в различных условиях;
• оформляются актами по каждому автомобилю результаты замеров;
• утверждаются внутренние нормы расхода топлива, например, в форме Положения о контроле за расходом бензина.

Чтобы при этом избежать вопросов со стороны налоговиков, необходимо подтвердить, что принятые в учетной политике нормы учитывают реальные транспортные условия и техническое состояние транспортных средств. Ведь только таких подробных расчетов расхода топлива по каждой автомашине будет достаточно, чтобы у проверяющих не возникло сомнений в обоснованности затрат.
Чтобы списать затраты на ГСМ, они должны быть экономически обоснованы. Под этим налоговики понимают ситуацию, когда фактический расход ГСМ не превышает нормы расхода топлива, утвержденной в организации. Это действует и для общей, и для упрощенной системы налогообложения.