Каков срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Что такое личное дело?

Личное дело

– это первичный документ, папка, в которой собраны все документы, касающиеся работы в организации. Нет установленного регламента ведения личных дел сотрудников на предприятии, поэтому у сотрудников кадровых и бухгалтерских служб возникают трудности.

В папке хранится информация обо всех трудовых достижениях конкретного сотрудника, о перемещениях внутри предприятия. Здесь хранятся копии приказов, заявлений и прочие документы, которые имеют непосредственное отношение к конкретному человеку.

Здесь содержится личная информация, поэтому кадровый работник обязан обеспечить сохранность информации.

В каждом личном деле должна храниться опись.

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Это тоже важно знать:
Уведомление о сокращении должности: образец, порядок составления документа

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Как сформировать папку по каждому сотруднику?

Когда новый человек устраивается на работу, сотрудник кадровой службы должен оформить личное дело. У коммерческих предприятий такой обязанности нет, все данные могут храниться в компьютере. На работников государственных учреждений, финансируемых из бюджета, обязаны заводить папку на каждого.

Чтобы сформировать личное дело, необходимо предпринять следующие действия:

• взять чистую папку, на титульном листе написать «Личное дело», дать ему порядковый номер, указать ФИО работника;
• начать формировать дело.

Каждый документ должен храниться отдельно. Личные документы вновь принятого сотрудника складываются в отдельный конверт, ему даётся порядковый номер как отдельному листу. Каждое вложение должно быть пронумеровано по очереди. Документы в папке должны располагаться в хронологической последовательности — от приёма к увольнению.

Например, первым вложением будет приказ о зачислении на должность с определённой календарной датой, а последним – приказ о прекращении служебных отношений в определённую календарную дату.

Какая документация включается в личное дело?

Состав личной папки работника на законодательном уровне не закреплён. Каждый работодатель самостоятельно принимает решение, какие бумаги вкладывать в папку. Условно, документацию, хранящуюся в деле, можно разделить на 3 составляющие:

• первичная, которая оформляется при приёме на работу;
• документы, которые появляются во время трудоустройства и выполнения непосредственных должностных обязанностей;
• документы, конкретизирующие факт прекращения отношений с этим работодателем.

К первой «ветке» можно отнести:

• резюме или анкета;
• «образовательные» документы — дипломы, аттестаты, сертификаты, прочее;
• копии личных документов — СНИЛСа, ИНН, паспорта;
• копия военного билета, если он есть на руках у соискателя;
• рекомендации от предыдущего работодателя, если таковые имеются;
• справка о том, что у кандидата на должность нет судимости и он не находится под следствием (необходима для принятия на некоторые должности);
• карта медосмотра;
• заявление с просьбой о принятии на работу на данное предприятие;
• приказ о приёме на конкретную должность с конкретной календарной даты — должен содержать подпись вновь принятого человека, свидетельствующую об ознакомлении с документом;
• трудовой договор, подписанный обеими сторонами отношений.
• прочие бумаги, на усмотрение руководства предприятия.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

• проверить наличие всех документов;
• проверить хронологию бумаг в папке;
• сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Что делать с документацией, когда человек увольняется?

Личное дело — это первичный документ конкретной организации, по местам трудоустройства с человеком не перемещается. Поэтому на руки его отдавать нельзя. Контролирующий или надзорный орган может проверить, как хранятся дела, но доступа к информации в папках у него нет.

У коммерческих предприятий нет единой обязанности по ведению личных дел на сотрудников. Как правило, папки формируются только для работников руководящего состава. Поэтому каждый руководитель самостоятельно принимает решение и отражает его в локальном акте.

Также в локальном акте прописываются такие нюансы, как:

• где будут храниться документы, пока человек работает на предприятии;
• место хранения после увольнения;
• срок хранения в архиве после увольнения.

Когда человек увольняется, кадровый сотрудник обязан закрыть личное дело.

Как происходит закрытие?

Закрыть личное дело нужно в тот же день, когда и происходит разрыв трудовых отношений. Календарные даты должны совпадать. Ответственный кадровый работник должен придерживаться регламента:

1. внимательно проверить опись, сопоставить её с содержимым папки, проверить порядковую нумерацию;
2. закрыть опись;
3. в конец папки вложить отдельный лист — заверитель;
4. папку прошить и опломбировать;
5. на титульном листе поставить календарную дату, на которую он закрывает дело;
6. убрать на хранение до официальной архивации;
7. по истечении срока дело передаётся в архив.

Храниться должны в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Порядок хранения — по номерам. Если предприятие небольшое, то можно в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Если человек работал в государственном учреждении, а потом уволился, его дело будет храниться в отделе кадров ещё 10 лет. Если уволенный вновь устроиться на работу в государственное учреждение, он обязан будет указать предыдущее место трудоустройства. Ответственный сотрудник отдела кадров сделает специальный запрос по месту предыдущей работы, личное дело «приедет» вслед за вновь трудоустроенным. На прежнем месте трудоустройства будет сделана соответствующая запись в регистрационном журнале.

Сколько лет нужно хранить?

Как правило, до архивации личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров.

Коммерческие фирмы должны хранить у себя личные дела в течение 3 лет после увольнения, государственные предприятия — в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений.

После этого документация сдаётся в архив. Каждый год ответственный кадровый сотрудник создаёт опись работников, с которыми в текущем году был расторгнут трудовой контракт. Дела этих работников хранятся именно по дате прекращения трудовых отношений, а не по дате открытия.

Согласно ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ, документы уволенных сотрудников должны храниться в архиве:

• 75 лет, если дело было закрыто до 01.01.2003 года;
• 50 лет, если дело было закрыто после 01.01.2003 года.

В папке могут быть бумаги разного срока хранения. Выбор по сроку определяется в пользу более длительного временного промежутка. По истечении указанного срока, дела проверяются на ценность. Если руководитель архива принимает решение об их уничтожении, документы уничтожают. Необходимо оформить приказ и опись. По факту уничтожения оформляется соответствующий акт.

Как хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве? Им обеспечивают оптимальные условия — влажность, температура, количество солнечного и искусственного света. Это необходимо для того, что данные не потерялись, чернила не выцвели.

По истечении срока хранения на предприятия, дела уволенных работников передаются в архив. Правом хранение таких документов обладают только государственные учреждения.

Периоды хранения по категориям дел и работников

Согласно Приказу № 558, установлены следующие периоды хранения личных дел:

• 75 лет хранится документация тех сотрудников, которые ушли со службы до 2003 года;
• 50 лет для личных карточек тех сотрудников, которые покинули место работы после 2003 года;
• 75 лет должны храниться личные дела наёмного персонала, который хоть раз за свою карьеру выезжал за границу в командировку;
• 75 лет должны находиться в архиве сведения о личных доходах госслужащих, а также данные об их имуществе;
• 5 лет хранятся резюме и анкеты;
• 75 лет данные о вопросах по реабилитации;
• 3 года данные о тех людях, которым по тем или иным причинам было отказано в трудоустройстве;
• 75 лет должны хранить в архиве подлинные экземпляры таких документов, как аттестаты, трудовые книжки, дипломы, свидетельства;
• 5 лет хранятся документы, которые не вошли в личное дело – справки, заявления, докладные, служебные записки;
• 75 лет для актов приёмки-передачи личных дел государственных служащих при переводе их на другую работу;
• 75 лет должны находиться в архивном помещении документы о субъекте персональных данные – уведомления, согласия.

Когда начинается время срока хранения?

Течение временного промежутка для хранения личных дел уволенных сотрудников начинается с 1 января календарного года, следующего за тем, в котором были прекращены служебные отношения. Так, если человек уволился в 2022 года, то 3 года для хранения дела на предприятии начнутся с 01.01.2021 года. В государственный архив дело нужно будет передать после 01.01.2024 года.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. сколько хранить личные дела уволенных сотрудников?

Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Как пользоваться архивной информацией?

Работники кадровой службы, ответственные за хранение личных дел, должны обеспечить нахождение документов в помещении, которое удалено от места работы основного наёмного персонала. Если человеку необходимы сведения из личного дела, он должен сделать официальный письменный запрос. Если дело хранится у работодателя, то документ составляется имя руководителя организации. Если дело уже ушло в архив, то запрос на имя руководителя архивной организации.

По запросу человека ему могут предоставить только те данные, которые принадлежат ему. Сведения о прочих лицах не разглашаются. Получить доступ к информации о других людях могут только официальные лица в рамках расследований. Например, работники следствия или дознания для установления истины по уголовному делу.

Сведения из отела кадров предоставляются на безвозмездной основе. Сотрудники кадровой службы не имеют права взимать плату за предоставление копий документов из личного дела. Из архива данные могут быть переданы в электронном виде.

Существуют определённые правила пользования архивной информацией:

• юридические лица обязаны хранить личные дела уволенных сотрудников в течение установленных временных промежутков;
• ответственные работники отдела кадров обязаны обеспечить безопасное хранение на местах;
• получить архивную информацию можно, но только о себе и только по официальному запросу — отказать не имеют права, взимать плату за предоставление копии документов также не могут;
• сведения из государственного архива могут быть переданы в электронном виде.

Как хранятся дела в отделе кадров

Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.

Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.

У кого есть доступ к архивным данным?

Руководитель предприятия должен оформить приказ, в котором дать список сотрудников, у которых есть доступ к личным делам. Каждый ответственный работник должен расписаться в приказе.

Для государственных предприятий прописана такая обязанность — не реже одного раза в год ответственный сотрудник кадровой службы должен знакомить наёмный персонал организации с содержанием их личных дел. После ознакомления следует оформить специальную карточку, в которой прописывается дата ознакомления и личная подпись государственного служащего. Карточка ознакомления подшивается к личному делу.

Для коммерческих предприятий такой обязанности не установлено.

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Доступ третьих лиц к личной информации запрещен и классифицируется как нарушения законодательства РФ.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Задать вопрос

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

• дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• административная (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
• уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Согласно ч.2 ст. 13.11 КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).

Как выдать дело на руки?

При необходимости, человек может получить доступ к своему делу и получить его на руки. Ответственный работник кадровой службы должен оформить этот факт в учётной карточке. Она будет содержать в себе следующую информацию:

• номер личного дела, выданного на руки;
• дата, когда произошла выдача;
• ФИО работника, его должность;
• номер телефона для связи;
• подпись сотрудника, который взял дело на руки;
• дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
• подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Это тоже важно знать:
Выдача трудовой книжки при увольнении по ТК РФ: когда выдается трудовая книжка

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

• паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
• диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
• СНИЛС, ИНН;
• военный билет;
• трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

• справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
• персональное заявление специалиста о приеме на работу;
• автобиография, трудовой договор;
• документация о прошедшей аттестации;
• фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

Личные дела в электронном виде

На многих российских предприятиях внедряется электронный документооборот. Это касается не только бухгалтерского, но и кадрового учёта. С помощью специализированной программы можно вести личные дела в электронном виде. Коммерческие предприятия не обязаны делать бумажный дубликат, а государственные — пока обязаны.

Это необходимо для того, чтобы обеспечить безопасность данных о государственных служащих. Когда дела переходят в государственный архив, их оцифровывают, делают электронную копию.

Учет и регистрация данных

Порядок учета обязательно производиться согласно нормативным актом в трудовой сфере. Естественно, что все изменения должны регистрироваться в кадровом отделе и в определенном порядке. Чтобы было удобно вести такой учет заводиться специальный журнал. В момент регистрации могут быть внесены такие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет, отметка о снятии с учета.

Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусматривается возможность внести изменения в папки с личными делами. Такие изменения обязательно должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места жительства и при переводе на другое место работы.

Для того чтобы были внесены изменения сотрудник должен сам обратиться в кадровый отдел, после чего начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно проходить по такому алгоритму:

1. Сотрудник должен написать заявление, в котором будет просьба о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и фактическом их подтверждении.
2. Далее выдается приказ о том, что новшества должны быть внесены в учетную документацию.
3. Приказ регистрируется в журнале.
4. Непосредственно фиксируется вся информация.

Это тоже важно знать:
Ведомость начисления заработной платы — образец

Таким образом, можно сделать выводы, что регистрация документов, их хранение и утилизация персональных данных регламентируется законодательством.

Выводы

При увольнении сотрудника существуют определенные правила, которые требуется соблюдать:

1. Дело должно быть закрыто в тот день, когда трудовые отношения были прекращены.
2. Папка сотрудника в архив должна передаваться через три года после ее завершения.
3. Ответственность за хранение несет кадровик.

Хранить документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) необходимо в отдельном помещении, которое недоступно для третьих лиц. Все бумаги размещаются в сейфе, для предотвращения их потери или кражи. Бывший сотрудник имеет право отправить запрос на предприятие о предоставлении ему всех документов. Если организация от них уже к тому времени избавилась, то руководитель будет нести наказание по ст. 13.20 КоАП РФ.

Подпишитесь на свежие новости

Дополнительные вопросы

Могут ли сроки хранения сотрудников сократить

Срок хранения личных дел уволенных работников составляют 50 лет. При этом все изменения обязательно учитываются и вносятся в папки. Существует специальный лист-заверитель, который находиться в конце и лист опись в начале. На титульном листе выносится дата закрытия дела и срок его хранения.

Если работник оставил документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и также крепится к делу. Каждый такой конверт имеет свою нумерацию, что также очень важно при правильном делопроизводстве.

Что делать с делами сотрудников, которые были уволены

Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, то его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит всю информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут вноситься данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые. Лист-заверитель клеится на обложку изнутри, и работник кадров должен поставить подпись. Работник имеет право в последний день своей работы попросить выдать ему копии всех необходимых бумаг.