Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2022 году?

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

• Обособленных подразделений.
• Доверительных менеджеров.
• Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2022 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
ВНИМАНИЕ! С 1 июля 2022 года счета-фактуры оформляются по новой форме (см. постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534).Это связано с окончанием эксперимента по прослеживаемости товаров. При этом новый бланк обязаны применять все налогоплательщики НДС, даже если товары не подлежат прослеживаемости. Подробнее о новой форме счета-фактуры читайте здесь, а о системе прослеживаемости здесь.

Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению. Это бесплатно.

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

• Месяц.
• Квартал.
• Год.

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Неясность в нумерации

Номер является первым реквизитом счета-фактуры. В подпункте “а” пункта 1 раздела 2 приложения 2 к упомянутому в письме постановлению № 1137 сказано, что счета-фактуры (как первоначальные, так и корректировочные) надо нумеровать в общем хронологическом порядке. Если организация выставила покупателю счет-фактуру под номером 1, затем направила другим контрагентам счета-фактуры с номерами 2–9, а затем составляет корректировочный счет-фактуру к первому документу, то ему надо присвоить номер 10.

В постановлении № 1137 не сказано, когда компании должны прерывать нумерацию и следующему счету-фактуре давать первый номер. Логично, что организации так поступают: ведь если несколько лет присваивать счетам-фактурам номера в общем порядке, то цифры получатся слишком большими.

Для крупных компаний такая нумерация крайне неудобна. Поэтому некоторые компании начинают новую нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Но в комментируемом письме Минфин высказал позицию, что ежедневная нумерация счетов-фактур постановлением № 1137 не предусмотрена.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

• Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
• Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Ошибки, которые не помешают налоговому вычету

Какие недочеты в счете-фактуре не препятствуют признанию налогового вычета:

• ФИО предпринимателя без указания «ИП»;
• Опечатки в наименовании покупателя или продавца: лишние символы (запятые, тире), заглавные буквы заменены строчными;
• некорректный КПП при правильном ИНН;
• неполная информация, недочеты, технические ошибки в указании адресов покупателя и продавца по сравнению с адресом в ЕГРЮЛ (ЕГРИП): сокращения («ул.» вместо «улица», «г.» вместо «город»), замена прописных букв строчными, иная последовательность реквизитов адреса, указание страны и т.д.;
• в строке «код валюты» вместо наименования «рубль» указан его графический символ;
• вместо национального условного обозначения единицы измерения приведено кодовое буквенное обозначение или запись (например, «тыс.»);
• в счет-фактуре при реализации вместо указания «без акциза» проставлен прочерк;
• в графе «налоговая ставка» отсутствует знак «%»;
• по произведенным в России товарам в графе 10 «страна происхождения товара» вместо прочерков отражен код РФ «643», а в графе 10а – указано «Россия»;
• цифровой код страны происхождения товара (графа 10) не соответствует наименованию страны происхождения товара ( в графе 10а);
• нарушение нумерации счетов –фактур.

Во всех спорных случаях полезно цитировать проверяющим пункт 2 статьи 169: «Ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.»

Если все же ошибка существенная, не принимайте к учету дефектный счет-фактуру. Пусть продавец внесет исправления.

Если вы в роли продавца – не игнорируйте просьбу покупателя. Даже если вдруг вам покажется, что ошибка несущественна. Не вздыхайте , не высказывайте и не отказывайте. Пойдите навстречу. Это ж совсем не сложно. Мы ж коллеги! В одной лодке, на тех же волнах бурь и потрясений…

И не забудьте отразить в учете и отчетности: «зазеркалить» для налогового контроля — это очень важно!

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Подписи лиц

Подписание счетов-фактур неустановленными или неуполномоченными лицами – основание для отказа в принятии налоговых вычетов.

Как правило, счет-фактуру от имени компании подписывают руководитель и главный бухгалтер. От имени ИП – сам ИП. Могут и иные, именно уполномоченные лица.

Допускается подписать счет-фактуру одним уполномоченным лицом, наделенным правом подписи: как за руководителя, так и за главного бухгалтера. Минфин выразил согласие в письме от 24 июля 2022 г. № 03-07-11/55067.

Счет-фактура в электронной форме подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью первого лица (руководителя компании, ИП) или уполномоченного.

Факсимиле в счет-фактуре влечет отказ в вычете НДС. Это — существенная ошибка. Позиция Минфина – однозначна. Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено. Позиция Минфина изложена в письмах от 10 апреля 2022 г. № 03-07-14/25364, от 8 декабря 2022 г. № 03-03-06/1/81951.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Как вносить счета-фактуры на аванс в книги продаж и покупок

Выписать счет-фактуру на аванс – обязанность продавца/исполнителя. Он регистрирует счет-фактуру на аванс в книге продаж в обычном порядке.

Код вида операции для авансового сч-ф – 02. Там отражают общую сумму с налогом и сумму налога. Графу с показателем «стоимость продаж без НДС» прочеркивают.

При получении счета-фактуры на аванс от поставщика налогоплательщик вправе принять НДС к вычету и включить этот авансовый счет-фактуру в книгу покупок.

Следует иметь в виду, что на авансовый сч-ф не распространяется право использовать вычет в течение 3-х лет. То есть, если НДС по обычному сч-ф можно принять к вычету в течение 3-х лет с момента выставления сч-ф, то НДС по авансовому сч-ф принимают к вычету только в том квартале, в котором он выставлен.

При отгрузке, в счет которой был выплачен аванс, поставщик снова выписывает сч-ф (уже отгрузочный) и регистрирует его в книге продаж с кодом вида операции – 01. Чтобы не произошло задвоение налога, одновременно поставщик регистрирует счет-фактуру на аванс в книге покупок с кодом вида операции – 22.

Покупатель принимает от поставщика отгрузочный сч-ф и регистрирует его в обычном порядке в книге покупок. Если ранее принятый сч-ф на аванс покупатель внес в книгу покупок и принял НДС к вычету, то для того, чтобы вычет по налогу не задвоился, необходимо восстановить прежде принятый к вычету НДС по авансу.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

• Пропуск номеров.
• Игнорирование необходимости хронологии.
• Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Сведения о продавце и покупателе – четко и однозначно

Ошибки в наименовании продавца или покупателя, ИНН и адресе, из-за которых ревизоры не смогут однозначно установить продавца или покупателя – одни из основных причин для отказа в вычете по НДС.

Полное или сокращенное наименование продавца и покупателя указываются в соответствии с учредительными документами. Проверьте – у вас же есть такие данные. Вы же проверяете с пристрастием своих контрагентов?

Если ИНН указан неверно, не соответствует названию компании или вообще не указан – налоговики постараются отказать в праве на вычет. Лучше исправить.

Адреса продавца и покупателя должны соответствовать данным в ЕГРЮЛ ( ЕГРИП). Но если они приведены с сокращениями, опечатками и неточностями в виде замены заглавных букв строчными и наоборот; с отсутствием кавычек; указанием лишних символов: тире, точек, кавычек, запятых — это не будет считаться ошибкой, из-за которой налоговая откажет в вычете. Это подтверждено многочисленными разъяснениями Минфина.

Еще можно — быстро и бесплатно –сверить адрес в счет-фактуре с выпиской из госреестра на сайте ФНС по ссылкеhttps://egrul.nalog.ru.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

• идентификации сторон договора;
• названию ТРУ, их стоимости;
• ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.

Внимание! Счет-фактура!

Любой бухгалтер знает, что и сама процедура исправлений утомительна и противна. Найти поставщика: объяснить – просить – исправить. И чтобы обязательно «зазеркалить». Верно и в срок внести исправления в учетные регистры и налоговые декларации. Не упустить, держать на контроле…

А если документов — поток, и менеджеры отдела закупок и отдела продаж в этих документах разбираться отказываются, а поставщики нудные, и бухгалтеров меняют, да еще и разбросаны по стране. Или вообще — просьбы не слышат, исправлять не торопятся — обращаться в суд? И да, и в судах приходится бороться за право на вычет. Если цена вопроса стоит того, конечно.

Но на самом деле — в своем большинстве — ошибки в счетах-фактурах действительно незначительны и непринципиальны. Поэтому если они не препятствуют вычету – не стоит добавлять себе работы и морочить голову ничего не решающими исправлениями. Ни себе, ни другим.

ФНС с 2011 года пытается разграничить дефекты счетов-фактур, выделив простецкие недостатки в оформлении и критичные ошибки, из-за которых в налоговом вычете будет отказано. Но на практике при проверках встречается всякое. Потому что отклонить вычет, признав счет-фактуру ущербным – это легко и просто. А вдруг прокатит? И наша задача – остановить настырный порыв ревизоров: не дать разыграться их фантазии, когда правомерность вычета очевидна.

Но для этого надо понимать на что обращать внимание при оформлении счетов-фактур: какие ошибки серьезны и критичны, а какие не очень. На что точно можно не обращать внимания и не тратить время на исправления.

Обсудим?

Общее, уже набившее оскомину правило, такое: если ошибки и неточности в счет-фактуре не мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг, имущественных прав, их стоимость,налоговую ставку, сумму предъявленного налога вычету по НДС она не угрожает. Это из пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса.

И опять эта скользкая норма: мешают/ не мешают — ну очень субъективно. Толковому инспектору — не помешают, а пришедшему доставить вам проблемы — помогут. Для этого давайте рассмотрим каждую из критичных ошибок подробно.

Итак, дефекты счета- фактуры, из-за которых откажут в вычете:

• отсутствие номера и даты для идентификации документа;
• ошибки или неверные сведения, не позволяющие определить, кто именно является продавцом или покупателем: ошибки в наименовании, адресе, ИНН продавца или покупателя;
• неточности для определения, какой именно товар или услуга приобретены;
• ошибки, не позволяющие определить, сколько стоят товары (работы, услуги), имущественные права;
• неверная ставка НДС;
• отсутствие подписей уполномоченных лиц.

Общие требования

Нумерация для счетов-фактур должна быть:

• непрерывной;
• последовательной в хронологическом порядке;
• не повторяющейся – каждому документу должен быть присвоен свой уникальный номер (приказ Минфина РФ № 119н от 2001 г. и Правила заполнения).

Требования о хронологическом порядке применяются в отношении как основных, так и корректировочных счетов-фактур.

Во всём остальном организация свободна в выборе системы нумерации для первичных учётных документов.

Справка. Если номера возрастают в хронологическом порядке, поводов для претензий со стороны ФНС РФ быть не должно. Главное при этом – правильно заполнять остальные графы бланка счёта-фактуры.

Нормативные акты допускают возможность отдельной нумерации для счетов-фактур. Но эта возможность, согласно Правилам заполнения, может применяться только:

• для организаций, действующих через филиалы или представительства;
• для участников товарищества;
• для доверительных управляющих.

В этом случае порядковый номер делится на две части:

1. Общий номер.
2. Через косую черту – цифровой индекс подразделения или индекс договора между товарищами.

В целом же можно сделать вывод: организация вправе принять свою учётную политику в отношении счетов-фактур, указав в них правила нумерации. Главное, чтобы номера шли по возрастанию. При этом отдельная нумерация для особого рода счетов-фактур (например, только для авансовых) на предприятии законодательством не предусмотрена – но и не запрещена. Главное – не допускать ситуаций, при которых один и тот же номер может быть присвоен разным документам, касающимся разных контрагентов и разных обязательств.

Пропуски в номерах счетов-фактрур не являются существенным нарушением, и такие документы должны быть приняты налоговыми органами к вычету по НДС.

Подробнее о заполнении полей в счёт-фактуре вы узнаете в этой статье.

Какой способ регистрации счетов-фактур на аванс выбрать в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0?

Обратимся к основам законодательства. Согласно пункту 3 статьи 168 НК РФ, плательщик НДС при получении аванса от клиента в счёт предстоящих отгрузок или оказания услуг обязан выставить авансовую счёт-фактуру. Срок ему на это даётся пять дней с момента получения денежных средств.

При этом зачастую бухгалтеры не выписывают счёт-фактуру, если в течение этих пяти дней была произведена отгрузка, закрывшая предоплату. На это есть две точки зрения.

ФНС России в своих письмах №КЕ-4-3/3790 от 10.03.2011 г. и №КЕ-3-3/[email protected] от 15.02.2011 г. разъясняет, что зачёт предоплаты в пятидневный срок в одном налоговом периоде не является основанием для несоставления счёт-фактуры.

А Минфин России неоднократно высказывал иную точку зрения в письмах № 03-07-08/28182 от 12.04.2019 г. и № 03-07-09/1695 от 18.01.2017 г.

Получается, что данное решение ложится на плечи налогоплательщика, который либо готов, либо не готов отстаивать свою точку зрения перед налоговыми органами.

Обратимся к настройке программы 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакция 3.0 в части выставления счетов-фактур на аванс.

Для этого перейдём в раздел «Главное» и выберем пункт «Налоги и отчёты».

В открывшемся окне перейдём на вкладку «НДС» и раскроем список вариантов регистрации счетов-фактур на аванс.

Рассмотрим каждый из них.

Как уже говорилось ранее, счета-фактуры должны выписываться в пятидневный срок с момента получения предоплаты, соответственно второй метод их регистрации полностью совпадает с действующим законодательством и точкой зрения Минфина РФ, но не с точкой зрения ФНС. Данный пункт следует выбирать лишь тем, кто готов оспаривать мнение ФНС.

Также данный пункт настройки не удобен для тех организаций, у которых за период большое количество операций, и из-за этого им сложно отслеживать на какие авансы уже выписана счёт-фактура, а на какие нет.

Исходя из этого, мы бы рекомендовали выбирать самый первый пункт выпадающего списка «Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса». При таком выборе, программа будет производить регистрацию счетов-фактур на все предоплаты, кроме тех, которые зачлись в тот же день.

Идём дальше: третий и четвёртый пункты противоречат законодательству, но удобны для тех, кто оказывает услуги всегда в конце периода. Например, сдача в аренду помещений. В течение месяца, такие компании получают арендную плату за текущий месяц, а в последний день месяца готовят акты выполненных работ. То есть, им заранее известно, что авансы закроются до конца периода и НДС, не исчисленный с аванса на итоговую сумму налога не повлияет. Данные пункты настройки опять же рекомендованы лишь тем, кто готов отстаивать свою позицию.

И последний пункт — его выбирают лишь те организации, длительность производственного процесса которых составляет более 6 месяцев. Такая позиция изложена в пункте 13 статьи 167 НК РФ.

Перейдём непосредственно к регистрации счетов-фактур на аванс. Это осуществляется двумя способами: ручным и автоматическим.

Вручную ввести счёт-фактуру можно, встав на документ регистрации предоплаты, например, на «Поступление на расчётный счёт», и нажав на кнопку «Создать на основании» — «Счёт фактура выданный».

Но данный метод является крайне неудобным и занимает много времени. Намного привлекательнее второй способ. На вкладке «Банк и касса» есть пункт «Счета-фактуры на аванс».

При выборе этого пункта открывается обработка, в шапке которой необходимо установить период, а затем последовательно нажать на кнопки «Заполнить» — и программа заполнит список предоплат выбранного периода и «Выполнить» — для регистрации всех счетов-фактур с указанных авансов.

При этом в программе есть два варианта присвоения номеров авансовым счетам-фактурам — это либо единая нумерация со счетами-фактурами на отгрузку, либо с указанием префикса А. То есть, при отгрузке счета-фактуры будут иметь номера 1, 2, 3, а на аванс — А1, А2, А3. Таким образом их будет легко отличить.

Важным моментом при регистрации авансовой счёт-фактуры является наименование услуги или товара, за который поступила предоплата. В программе автоматически указывается наименование — «Предварительная оплата», но зачастую в договоре с клиентом указывается иное обобщённое наименование, например, «Арендная плата». Изменить содержание операции можно как в самой счёт-фактуре на аванс:

Так и в договоре с контрагентом. В разделе «Справочники» выберем пункт «Контрагенты», перейдём в необходимого нам и на вкладке «Договоры» «провалимся» в договор.

Развернём зелёный раздел «НДС» и в графе «Обобщённое наименование товаров для счёта-фактуры на аванс» введём необходимое нам.

Давайте разберём конкретный пример, когда мы получаем предварительную оплату от покупателя, выписываем на неё счёт-фактуру, а затем производим отгрузку, и посмотрим, как данные операции будут отражены в книгах покупок и продаж, а также декларации по НДС.

Предположим, что в 3 квартале мы получили аванс от заказчика, а в четвёртом произвели реализацию. Для отражения получения предоплаты перейдём в раздел «Банк и касса» и выберем пункт «Банковские выписки». В открывшемся окне нажмём на кнопку «Поступление» и введём реквизиты входящего платёжного поручения.

После проведения данного документа откроем проводки и проверим, действительно ли это предоплата. Счёт по кредиту при авансе должен быть 62.02, 62.22 или 62.32.

Затем перейдём в раздел «Банк и касса» — «Счета-фактуры на аванс» и произведём регистрацию счетов-фактур за 3 квартал.

Зарегистрированные счета-фактуры мы можем увидеть в журнале «Счета-фактуры выданные» в разделе «Продажи»:

Результатом их проведения является получение проводки Дт 76.АВ Кт 68.02 и запись в книге продаж.

Перейдём в раздел «Отчёты» и выберем пункт «Книга продаж». В открывшемся окне введём период и нажмём на кнопку «Сформировать».

В данном отчёте мы увидим строку, сформированную выписанной ранее счёт-фактурой на предварительную оплату. Код вида операции — 02, в графе номер и дата документа, подтверждающего оплату, будут указаны входящие реквизиты платёжного поручения.

Сформируем декларацию по НДС, для этого перейдём в раздел «Отчёты» — «Регламентированные отчёты».

В открывшемся окне нажмём на кнопку «Создать» и из списка отчётов выберем нужную нам декларацию. Суммы предварительных оплат, полученных в счёт будущих отгрузок, будут отражены в строке 070 Раздела 3.

Переходим к 4 кварталу и отгрузке. Для оформления реализации следует перейти в раздел «Продажи» и выбрать пункт «Реализации (акты, накладные)». Затем нажать на кнопку «Реализация» и выбрать соответствующий ей пункт, в нашем примере это будет «Услуги (Акт)».

После заполнения и проведения документа обязательно нужно проанализировать проводки. Важной проводкой в нашем случае будет зачёт аванса, ведь если он не произойдёт, то программа не поймёт, что оплата в 100 000 рублей и отгрузка в 200 000 — это одна и та же сделка.

На основании данной продажи в подвале документа мы также выставляем счёт-фактуру на реализацию с кодом 01. Обратите внимание, что если вы регистрируете счёт-фактуру на продажу, по которой ранее были оплаты, то данные платежи заполняются в счёт-фактуре.

Счёт-фактура на реализацию, также, как и авансовая, попадает в книгу продаж.

Таким образом, получается, что мы увеличили НДС к уплате сначала в момент поступления денежных средств, а затем и в момент продажи.

Соответственно, чтобы не заплатить дважды, сумму зачтённого аванса нам необходимо отразить в книге покупок. Для этого в разделе «Отчёты» пункте «Отчётность по НДС» необходимо заполнить документ «Формирование записей книги покупок».

В данном документе следует нажать на кнопку «Заполнить документ», а затем проверить заполнение вкладки «Полученные авансы». Там должны быть суммы авансов, зачтённые в этом периоде.

Проведённый документ создаст проводку Дт 68.02 Кт 76.АВ, таким образом счёт 76.АВ будет закрыт, что означает, что он не будет иметь сальдо на конец периода.

Сформируем «Книгу покупок» в разделе «Отчёты».

Обратите внимание, что при получении вычета за ранее выставленную авансовую счёт-фактуру, в книге покупок в графе «Наименование продавца» отражается наименование нашей организации, а не организации, сделавшей предоплату. Код вида операции указывается 22.

Посмотрим декларацию по НДС за 4 квартал.

Сумма НДС с аванса, которая ранее была заявлена в книге продаж, теперь отражена в книге покупок и в декларации по строке 170 Раздела 3.

И в заключении основные моменты:

1. Счета-фактуры на аванс лучше всего регистрировать всегда при получении аванса, если вы являетесь плательщиком НДС, а местом реализации является территория РФ.

2. За отсутствие счетов-фактур на аванс проверяющие могут оштрафовать вас по статье 120 Налогового кодекса РФ, как за грубое нарушение правил учёта. Штраф при этом составит от 10 000 до 40 000 рублей.

3. Если отсутствие счетов-фактур на аванс повлекло за собой несвоевременную уплату НДС, то помимо пени также возможен штраф по статье 122 Налогового кодекса РФ в размере от 20 до 40 процентов от суммы платежа.

4. Примером того, как происходит доначисление НДС вам будет Решение Арбитражного суда Московской области от 28 ноября 2022г. по делу №А41-77939/2016.

Давайте также сразу разберём, какие ошибки совершаются чаще других и к чему они приводят.

Ошибка 1. Те, кто считает, что выставление авансовых счетов-фактур целесообразно только по не зачтённым предварительным оплатам на конец периода, так как именно эти суммы влияют на сумму налога к уплате, выбирают в настройке «Налогов и отчётов» пункт «Не регистрировать счета-фактуры, не зачтённые до конца налогового периода». При этом, как говорилось в начале статьи, ФНС неоднократно разъясняла, что к выставлению подлежат счета-фактуры на все полученные авансы. И если у вас, предоплата и отгрузка были совершены в одном квартале, то счет-фактуру на аванс всё равно надо регистрировать.

Предположим, вы этого не сделали и это выяснилось при проверке. Конечно же, данная ошибка не повлекла несвоевременную уплату налога, но нарушение в документообороте всё же имеется. В таком случае вы получите штраф в размере от 10 до 40 тысяч рублей. На сумму в данном случае будет влиять количество периодов, в которые было обнаружено данное нарушение.

Ошибка 2. Мы неоднократно слышали мнения бухгалтеров «А зачем нам счета-фактуры на аванс? Наши покупатели их не требуют». В таком случае, они выбирают вариант настройки «Не регистрировать счета-фактуры на аванс».

К чему это приводит? Возвращаясь к вышеописанному примеру, когда мы в 3 квартале получили предоплату в размере 100000 рублей, мы не выписали авансовую фактуру и не начислили НДС к уплате в размере 20000 рублей. И в декларацию на уплату данная сумма попадёт лишь в 4 квартале.

Итого мы имеем пени за период с 25 октября текущего года по 25 января следующего года в размере 4000 рублей и штраф в размере 10000 рублей, если данное нарушение совершено вами впервые. Или пени в размере 8000 рублей и штраф 40000 рублей при нахождении нескольких фактов подобных ошибок.

Ошибка 3. В настройке вы выбрали пункт «Не регистрировать счета-фактуры, зачтённые в течение 5-ти календарных дней», при этом не проследили за одной или несколькими сделками, которые не вписались в указанный период. В таком случае, ошибки будут однократными, но в любом случае на вас будут наложены штрафные санкции.

Выбор за вами!

Привет Гость! Предложение от «Клерка»

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 15 марта.

Записаться

Законодательное обеспечение

В том случае, когда дело касается нормативных актов, касающихся нумерации счетов-фактрур, руководствоваться нужно:

1. НК РФ – статьи приведены выше.
2. Правилами заполнения, утверждёнными постановлением Правительства РФ №1137 от 2011 года (далее – Правила заполнения).
3. Письмом Минфина РФ № 03-07-09/411 от 2022 года, которое подтверждает, что вычет по НДС не связан с нумерацией счетов-фактур.

Это лишь основные нормативные акты. В конкретных случаях необходимо руководствоваться и иными. Кроме того, положения регулярно пересматриваются – и потому нужно ориентироваться на текущее законодательство.

Более подробно о требованиях к оформлению читайте здесь.