Образец служебной записки на командировку 2022

Время нахождения сотрудника в поездке определяется проездными документами, которые сотрудник предоставляет работодателю по факту своего возвращения.

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта.

Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения.

Кто и когда должен составлять

В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели. Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.

В приказе нужно указать, что работник едет в командировку на автомобиле

Командировка работника начинается с приказа работодателя (абз. 2 п. 3 Положения № 749). Составлять служебное задание и командировочное удостоверение больше не нужно, так как эти документы исключены из числа обязательных. За основу приказа о направлении в командировку можно взять форму № Т-9, но ее придется немного доработать, добавив как минимум одну строку. Она пригодится для командировок, в которые работники ездят на автомобиле (своем, работодателя или третьих лиц). Ведь такая поездка осуществляется на основании письменного решения руководителя (абз. 2 п. 7 Положение № 749). Чтобы не множить похожие документы, упомянуть о виде транспорта целесообразно в приказе, а не разрабатывать отдельный бланк.

Если до места командирования работнику предстоит добираться на самолете или поезде, такого уточнения в приказе не требуется.

В приказе нужно указать срок поездки, ее цель и другие важные нюансы. Выгоднее, если поездка начнется и завершится в рабочий день сотрудника. За выезд в командировку и возвращение из нее в выходной день ему придется заплатить в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п.п. 4, 5 Положения № 749).

Обосновать отказ в такой оплате тем, что фактически работник не трудится в пути — не получится. Сотрудник, который, несмотря на выходной, находился в дороге, взыщет через суд не только основную сумму, но и проценты за просрочку выплаты, и компенсацию морального вреда (апелляционное определение Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015). Если же он пропустит 3-месячный срок для обращения в суд, ему откажут в удовлетворении требований (ст. 392 ТК РФ, апелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 по делу № 33-10015/2014).

Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.
Поставьте дату составления и подпишите ее.

Образец служебной записки о направлении в командировку

Как направить работника в служебную командировку

Ничипор Лариса Александровна, юрисконсульт центра правовых решений ООО «ЮрСпектр»

Нанимателю может понадобиться направить работника для исполнения трудовой функции за пределы места постоянной работы. В таком случае нужно оформить этому работнику служебную командировку (далее — командировка). В небольших организациях данная обязанность может быть возложена на бухгалтера.

1. Как определить, является ли поездка командировкой

Прежде чем оформлять поездку как командировку, необходимо определить, соответствует ли она всем признакам командировки. Так, командировка — это поездка, которая осуществляется (абз. 13 ч. 1 ст. 1, п. 2 ст. 6, ч. 1 ст. 91 ТК, абз. 2, 3, 6 ст. 1 Закона об административно-территориальном устройстве):

— в рамках исполнения своих трудовых обязанностей работником, оформленным по трудовому договору (контракту). Лиц, выполняющих в организации работы по договору подряда, договору оказания услуг и другим договорам, предусмотренным гражданским законодательством, а также практикантов, проходящих практику в организации без заключения трудового договора, в командировку направить нельзя, поскольку эти отношения не подпадают под действие трудового законодательства;

— по инициативе нанимателя (например, директора организации, начальника структурного подразделения);

— на определенный срок, т.е. командировка не может быть бессрочной. Однако минимальный и максимальный сроки командировки законодательством не установлены. Полагаем, конкретный срок командировки определяется нанимателем в зависимости от объема и сложности служебного задания;

— в другую местность (вне места постоянной работы), в том числе за границу. В не определено, что является другой местностью для целей направления работника в командировку. По-нашему мнению, другую местность следует определять с учетом существующего административно-территориального устройства. То есть другой местностью является другой населенный пункт по отношению к тому, в котором наниматель находится;

— для выполнения служебного задания. Причем оно должно выполняться именно для нанимателя, а не, например, для организации, в которую направляется работник. Целями командировки могут быть заключение договора (контракта, соглашения), в том числе предварительного договора; проведение деловых переговоров с контрагентами; презентация продукта; присутствие на конференции, семинаре, рабочей встрече; представление интересов в суде, обмен опытом; прохождение курсов повышения квалификации; проверка бухгалтерии филиала и др.

Эти признаки отличают командировку от иных служебных поездок работников, когда постоянная работа протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер либо когда поездка происходит в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. Иные служебные поездки нельзя оформлять как командировки (ч. 2 ст. 91 ТК).

Пример 1Заместителю директора нужно приехать в организацию, находящуюся на другом конце города, для заключения с ней договора. Такая поездка не будет являться командировкой, поскольку осуществляется в пределах того же населенного пункта, где находится наниматель.

Пример 2Курьеру в трудовом договоре установлен разъездной характер работы. Его служебные поездки в другой город, осуществляемые при исполнении трудовой функции, не будут считаться командировками.

Пример 3Работник-надомник из г. Молодечно приглашен для участия в совещании в офис нанимателя в г. Минске. Такая поездка будет являться служебной командировкой.

2. Как оформить направление работника в командировку

До начала командировки нужно оформить следующие документы (ч. 1 — 4 ст. 93, ч. 2 ст. 263, ч. 5 ст. 271, ч. 6 ст. 287 ТК):

1) предложение нанимателя о направлении в командировку, если требуется получение письменного согласия работника на направление в командировку. Данное письменное согласие следует получать:

— у женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет) без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам);

— одиноких родителей, воспитывающих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— инвалидов (независимо от группы инвалидности);

— любого работника, направляемого в командировку на срок более 30 календарных дней.

Беременных женщин запрещено направлять в командировку даже с их согласия (ч. 1 ст. 263 ТК).

Пример формулировки предложения нанимателя о направлении в командировкуВ связи с необходимостью участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к ним предлагаем Вам отправиться в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022.В соответствии с частью 2 статьи 263 Трудового кодекса Республики Беларусь, учитывая наличие у Вас ребенка в возрасте 10 лет, направить Вас в служебную командировку возможно только с Вашего письменного согласия.Просим Вас указать Ваше отношение к предложению о направлении в указанную служебную командировку.

Согласие может быть выражено работником письменно в тексте предложения в специально предусмотренном для этого месте либо отдельным заявлением.

Пример формулировки заявления работника о согласии на направление в командировкуЯ, Шилова Елена Павловна, на направление в служебную командировку в г. Борисов с 16.02.2022 по 17.02.2022 согласна;

2) приказ о командировании. Он оформляется на основании следующих документов:

— предложения нанимателя о направлении в командировку с письменным согласием работника на направление в командировку, упомянутыми выше;

— докладной записки о командировании (например, составленной непосредственным руководителем работника — начальником отдела и направленной директору организации);

— плана служебных командировок;

— приглашения другой организации;

— других документов, обосновывающих необходимость поездки.

Также, если работник добирается до места командировки и обратно на служебном, личном автомобиле или автомобиле, управляемом по доверенности, это следует отразить в приказе.

Пример формулировки приказа о командировании работникаДля участия в деловых переговорах с ООО «Максимум» и ОДО «Яркая планета» по вопросам согласования проектов договоров оказания услуг и приложений к нимПРИКАЗЫВАЮ:1. Командировать ШИЛОВУ Елену Павловну, менеджера отдела по работе с клиентами, в г. Борисов сроком на 2 календарных дня с 16.02.2022 по 17.02.2022 на служебном автомобиле (модель Nissan Almera, регистрационный номер 1234 АВ-7).2. Бухгалтеру Радевич О.А. произвести расчет и выплату командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

Отметим, что направление в командировку руководителя организации не имеет особенностей.

Пример формулировки приказа о командировании руководителя организацииДля участия в XXVIII Международной выставке-конгрессе HI-TECH 2022КОМАНДИРОВАТЬ:НЕГОДУ Андрея Борисовича, директора ООО «Старт», в г. Санкт-Петербург (Российская Федерация) на 3 календарных дня с 15.02.2022 по 17.02.2022.Оплата командировочных расходов за счет средств ООО «Старт».

Поскольку приказ о командировании относится к приказам по личному составу, его регистрационный номер нужно дополнить соответствующей литерой в зависимости от продолжительности командировки, которая влияет на срок хранения такого приказа: литерой «л», если срок командировки менее 1 месяца (срок хранения приказа — 3 года), либо литерой «к», если срок командировки более 1 месяца (срок хранения приказа — 75 лет) (подп. 142.3, ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3, 21.4 п. 21 Перечня N 140).

Командируемого работника с приказом о командировании следует ознакомить под подпись, чтобы работник был осведомлен о цели (задании) и сроке (продолжительности) командировки.

На основании данного приказа командируемому работнику оплачиваются командировочные расходы. Так, наниматель обязан выдать такому работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п. 5 Положения N 176, ч. 2 ст. 95 ТК):

— по проезду к месту командировки и обратно;

— по найму жилого помещения;

— за проживание вне места жительства (суточные);

— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

3. Нужно ли оформлять задание на командировку и командировочное удостоверение

До начала командировки могут быть оформлены и такие документы, как задание на командировку и командировочное удостоверение.

В задании на командировку, как правило, указываются цель и задачи командировки, а также сведения, необходимые для их реализации (место назначения командируемого работника, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) — предмет этого договора (контракта, соглашения) и др.).

В командировочном удостоверении указываются отметки о выбытии командированного работника из места постоянной работы и прибытии в него, а также о прибытии командированного работника к месту командировки и выбытии из него.

Отметим, что оформление этих документов не является обязательным, что сокращает «командировочный» документооборот.

Поскольку срок (продолжительность) и цель командировки определяются в приказе о командировании, можно сказать, что командировочное удостоверение и задание на командировку в этой части повторяют приказ о командировании. Кроме того, срок и факт пребывания работника в месте командирования определяются по проездным документам, квитанциям о проживании, кассовым чекам и другим документам, подтверждающим маршрут следования и представляемым по возвращении из командировки.

Однако возможна ситуация, когда у работника не будет ни проездных документов, ни документов, подтверждающих его проживание в месте командирования, а командировочное удостоверение при этом не оформлялось. Полагаем, что работник в этом случае должен представить по возвращении из командировки документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (выбытия) работника к месту командирования (из места командировки). Если такие ситуации происходят регулярно, то целесообразно оформлять командировочное удостоверение.

Необходимость выдачи командировочного удостоверения, а также его форма может быть установлена, например, в Положении о командировках или ином ЛПА нанимателя (ч. 2, 3 ст. 93 ТК). Полагаем, что таким же образом может быть установлена необходимость оформления задания на командировку и его форма.

ПримечаниеНаниматель при разработке формы собственного командировочного удостоверения может использовать для примера действовавшие ранее формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35. А при разработке собственной формы задания на командировку — действовавшие ранее формы заданий согласно приложению 1 к постановлению МИД N 3 и приложению к приказу Мининформа N 175.

Читайте этот материал в ilex >>* *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Записка по итогам служебной поездки

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Образец служебной записки на командировку 2020

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Какие пункты и формулировки должна содержать

Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.