Кому нужно использовать печать
Использование печати организации в настоящее время необязательно. Это право общества с ограниченной ответственностью или акционерного общества, а не обязанность, и следует оно из соответствующих федеральных законов. В частности, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», а также п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
А вот для некоммерческих организаций и унитарных предприятий печать обязательна в силу закона.
П. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» говорит, что некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.
П. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» содержит указание на то, что унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Печать унитарного предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
ДОКУМЕНТЫ «БЕЗ ПЕЧАТИ» или почему ООО и АО могут не ставить печать
В связи с возникающими до настоящего времени вопросами относительно необходимости проставления печати на документах организации представляем соответствующие разъяснения.
1. В настоящее время хозяйственные общества вправе не иметь печати. Еще 7 апреля 2015 года вступил в силу закон, позволяющий ООО и АО отказаться от использования печати[1].
Принятый федеральный закон снял с них такую обязанность и сделал применение печатей правом общества. В законах об ООО и АО теперь используется следующая формулировка: «Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества»[2].До вступления указанного закона в силу законодательство обязывало организации иметь круглые печати с указанием наименования и места нахождения.
Поправки внесены в законы о хозяйственных обществах и, соответственно, к индивидуальным предпринимателям отношения не имеют. Законодательство, как и прежде, не обязывает ИП иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати ИП решают самостоятельно.
Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение печати является обязательным «при ее наличии» (См. Приложение 1).
< >Если печать есть, то надо записать это в устав.Желательно, чтобы из устава хозяйственного общества можно понять, есть ли у общества печать. Так, если общество намерено использовать печать, в его уставе будет соответствующая формулировка. В этом случае на общество распространяется обязанность проставлять печать в определенных случаях, предусмотренных законом (См. Приложение 1). В остальных случаях общество проставляет печать по своему усмотрению.
Если же общество отказывается от печати, то для удобства заинтересованных лиц можно прямо прописать в уставе: «Общество не имеет печати».
< > Необязательность печати на первичных учетных документах.Требования, которым должны соответствовать первичные учетные документы, перечислены в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Среди обязательных реквизитов не упоминается оттиск печати организации. Это означает, что налоговая инспекция не сможет предъявить претензии по причине отсутствия оттиска печати в первичных учетных документах.
Такой вывод подтверждается письмом Минфина РФ от 6 августа 2015 г. N 03-01-10/45390.
< >Необязательность печати на договорах.Печать компании, даже при её наличии, может не ставиться на договоре. Достаточно подписи лица, совершившего сделку (ст. 160 ГК РФ). Обязательна она будет только в случаях, когда это прямо предусмотрено законом. В таких случаях проставлять печать на документах обязаны только те общества, которые не отказались от применения печати.
Кроме того, стороны отдельного договора могут самостоятельно взять на себя обязательство проставлять оттиск печати на подписываемых документах. Таким образом, во избежание наступления негативных последствий следует проверить все действующие договоры и продолжать использовать печать там, где этого требует договор.
Выводы:
1) ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать.
2) Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Отсутствие таких сведений означает, что общество не имеет печати.
3) Первичные учетные документы можно оформлять без печати.
4) Даже если печать есть, ее можно не проставлять на договорах.
Приложение 1
случаи, когда применение печати является обязательным
при ее наличии
| Акт о несчастном случае на производстве | ст. 230 ТК РФ |
| Двойное складское свидетельство | ст. 913 ГК РФ |
| ст. 61 АПК РФ |
| ст. 53 ГПК РФ | |
| ФЗ от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54). |
| Доверенности от имени организации (при обжаловании действий таможенного органа), копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, «бумажная» отчетность, выписка из системы учета товаров, представляемых должностным лицам таможенных органов. | ФЗ от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1ст. 184) |
| Доверенность, прилагаемая к заявкам на участие в открытом конкурсе, закрытом аукционе, доверенность, в целях получения аккредитации участников электронного аукциона, заявка на участие в закрытом аукционе. | ФЗ от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг…» (ст. ст. 51, 61, 88). |
| Журнал учета проверок | ФЗ от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юр. лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)…» (ч. 10 ст. 16). |
| Копии учредительных документов при представлении в регистрирующий орган | ФЗ от 21.07.97 № 122-ФЗ «О гос. регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (п. 4 ст. 16). |
| Копии извещения об уплате авансового платежа | ФЗ от 22.11.95 № 171-ФЗ «О гос регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции…» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2). |
| Выписки по счету депо, закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства. | ФЗ от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке» (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25). |
| Решения об эмиссии ценных бумаг, сертификаты эмиссионной ценной бумаги, решения о выпуске российских депозитарных расписок | ФЗ от 22.04.96 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3). |
| Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица, документы, представляемые претендентами на покупку имущества. | ФЗ от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации гос. и мун. имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16). |
| Трудовая книжка | Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», п. 2.2, 2.3. |
[1] Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ».
[2] п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»
На каких документах печать обязательна
Есть несколько нормативно-правовых актов, в которых прописано обязательное использование печати.
Так, согласно ч. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации, доверенность от имени организации должна быть подписана её руководителем или иным уполномоченным на это её учредительными документами лицом и скреплена печатью организации. До 1 октября 2022 года такое требование было обязательным, затем в статью добавили фразу «при её наличии», что делает проставление печати на доверенности обязательной в случае, если печать предусмотрена уставом.
Подп. 6 п. 5 ст. 186.1 Налогового кодекса Российской Федерации требует, чтобы информационное сообщение, представленное налогоплательщику одного государства — члена Евразийского экономического союза налогоплательщиком другого государства — члена Евразийского экономического союза либо налогоплательщиком государства, не являющегося членом Евразийского экономического союза, реализующим товары, ввезённые с территории другого государства — члена Евразийского экономического союза, было подписано руководителем или индивидуальным предпринимателем и заверено печатью организации с указанием ряда сведений, отражённых в данной статье.
В ч. 4 ст. 24.10. Федерального закона от 11.11.2003 № 138-ФЗ «О лотереях» сказано, что заявка на участие в конкурсе и том заявки на участие в конкурсе должны быть скреплены печатью участника размещения заказа.
В ч. 7 ст. 11 Федерального закона от 29.07.1998 № 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в Российской Федерации» говорится о том, что отчёт об оценке объекта оценки должен быть пронумерован постранично, прошит, подписан оценщиком или оценщиками, которые провели оценку, а также скреплён личной печатью оценщика или оценщиков либо печатью юридического лица, с которым оценщик или оценщики заключили трудовой договор.
Ч. 5 ст. 22 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» обязывает кредитную организацию при открытии на территории Российской Федерации филиалов и представительств в уведомлении указывать почтовый адрес филиала (представительства), его полномочия и функции, сведения о руководителях, масштабы и характер планируемых операций, а также представлять оттиск его печати и образцы подписей его руководителей.
Нужно ли на приказе ставить печать организации?
Нередко у делопроизводителей и специалистов кадровых подразделений возникают сомнения, нужно ли на приказе ставить печать организации. Здесь есть два совершенно четких правила: 1. Приказ – это документ организационно-распорядительного назначения, издаваемый руководителем компании для ее сотрудников. Он может быть следующего содержания:
- о приеме на работу;
- о предоставлении очередного, ученического или декретного отпуска;
- о переводе работника на другую должность;
- о выплате премий по результатам работы;
- об увольнении.
Поскольку приказ является документом внутреннего пользования, созданным в самой компании, печать на него не ставится. 2. Однако в случае, когда работником компании, другим юридическим лицом или государственными органами запрашивается копия приказа, документ приобретает статус исходящего. В этом случае его необходимо заверить печатью организации.
Привет Гость! Предложение от «Клерка»
Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 15 марта.
Записаться
Печать на первичных документах
Нужна ли печать организации на первичных учётных документах? Формы первичных учётных документов организации разрабатывают самостоятельно. Реквизит, которым обозначалось место для печати «М.П.» на первичных документах, можно не проставлять, так как согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» оттиск печати не является обязательным.
Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.
Нужно ли ставить печать на заявлении о подтверждении вида деятельности?
По российскому законодательству юридические лица обязаны ежегодно направлять в Фонд социального страхования заявление о подтверждении вида экономической деятельности. Поскольку оно пишется на бланке установленной формы с внесением в специальные графы всех реквизитов компании, заверять документ печатью не нужно – достаточно подписи руководителя (с обязательной расшифровкой). При подаче заявления ответственным лицом территориального органа ФСС ставится штамп и подпись, подтверждающие прием документа. К заявлению необходимо приложить справку-подтверждение основного вида экономической деятельности. Этот документ также оформляется на специальном бланке и, помимо подписей руководителя и главного бухгалтера, заверяется печатью организации. Печать ставится в левом нижнем углу, захватывая оттиском наименование должностей лиц, подписывавших документ. В том случае, если вы утратили печать или она вышла из строя, можно легко на бумаге менее чем за 1 час.
Основные требования к печати
Если ваша организация всё-таки решила работать с печатью, то основное требование к ней – наличие информации о наименовании общества. В остальном можете указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации. Цвет печати может быть любой, так как законодательством не установлены требования к цвету оттиска печати организации.
Важно, что организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение государственного герба Российской Федерации. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 000 рублей.
Такую же ответственность влечёт размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с государственным гербом Российской Федерации (ст. 4 Закона от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации», ст. 17.10 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2012 года, утверждённый Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).
Михаил Заплатников, преподаватель ООО «Что делать Консалт»
Если отказаться от печати
Если вы решите от печати отказаться, то вместо нее нужно будет использовать электронные документы, голографические печати или специально подготовленные бланки. Собственно, именно по причине развития электронного документооборота. Ситуация с внесением изменений в устав такая же: не хотите использовать печать – убирайте соответствующий пункт о ней из устава. В налоговую надо принести те же документы, что и при внесении информации о печати в устав.
Что может получиться, если с изменением устава затянуть? Ситуация будет похожа на предыдущий вариант: проверяющие органы будут требовать поставлять печать на документах, так как пункт о ней из устава не исключен. Такие же требования могут выдвигать и контрагенты компании.
Даже если вы от печати отказались, изменения в устав внесли, выкидывать ее не стоит – она вам еще может пригодиться, например, если нужно будет внести изменения в старые документы. Еще неплохо издать приказ за подписью руководителя, где указать, что с такого-то числа компания печать не использует. Соответственно, на документах, датированных ранее этой даты, печать должна быть, а на новых уже нет. Это исключит претензии со стороны третьих лиц.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
- к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
- к декларациям в ФНС, ФСС;
- к договору на подпись контрагентам;
- к коммерческому предложению;
- к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
ВИДЫ БЛАНКОВ
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
