Электронный документооборот в организации

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

утеря документов;
их излишнее дублирование;
длительное время согласования;
затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

удобный механизм поиска;
оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

входной и выходной регистрационный контроль документов;
перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
обмен документами между структурными единицами компании;
классификацию документов по группам;
оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
создание резервных и архивных копий;
возможность управления правами доступа;
решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
контролировать исполнителей по срокам;
протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

закрепляются основные правила работы системы;
определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
утверждаются их шаблоны и форматы;
описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
детализируются правила доступа к документам;
расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе.

Требования к системам документооборота СЭД

Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

указывается дата начала работы системы;
закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
обязательное обучение задействованных сотрудников;
наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
необходимость регулярного резервного копирования;
поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

масштаб и структура организации;
специфика ее деятельности;
географическая разрозненность структурных подразделений;
текучка кадров;
иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Положительные и отрицательные стороны использования ЭДО для бизнеса

Положительные стороны:

Экономия. Конечно же, это самый первый и очевидный плюс электронного документооборота. Для традиционных документов нужны бумага, принтер, печати, степлеры, файлы, папки, дыроколы. Кажется, что это всё – мелочи, но если посчитать, сколько на эти мелочи тратит компания, получится кругленькая сумма. Электронные версии документов тоже требуют своих затрат, но это в разы меньше, чем бумажные носители.
Занимают меньше места. Этот пункт связан с первым. Не секрет, что многие документы компании обязаны хранить 3, 5 и более лет. Чтобы хранить такой объём бумаг, организации снимают помещения, которые могут занимать не один этаж. Электронные документы хранятся на серверах, которые тоже занимают место, но оно в разы меньше.
Надёжность хранения и поиска. Бумага не самый долговечный материал, он может выцвести, сгореть, порваться. Также из-за постоянной транспортировки между кабинетами некоторые листы могут потеряться, перепутаться. Бумажные носители слишком сильно зависят от человеческого фактора. У электронных хранилищ есть резервные копии, которые не дадут потерять данные. Искать бумажные носители тоже непросто. Нужно надеяться, что Зинаида Петровна из бухгалтерии понятно подписала ту или иную папку с материалами и положила их на ту полку, которая соответствует теме. В противном случае на поиск документов потребуется много времени. В электронных архивах есть функция поиска, которая поможет найти документ.
Ускоренный процесс обработки документов между сотрудниками. Если сотруднику нужен бумажный документ, ему придётся идти туда, где он хранится. Если компания маленькая, это может показаться не очень долго. Однако у крупных компаний есть архивы или стеллажи в кабинетах, куда придётся идти и искать бумагу. За электронным документом никуда идти не нужно. Он есть на компьютере любого сотрудника. Также виртуальные документы не нужно носить на подписание. Достаточно просто отправить и подождать ответа.
Скорость работы с клиентами. Клиентам могут быть нужны не только чеки, но и акты выполненных работ, налоговые документы и многое другое. Клиент будет рад, если у него будет возможность получить необходимые документы в короткие сроки и не вставая с дивана.
Безопасность. Представим, что один документ понадобился сразу нескольким людям. В век технологий можно отсканировать его и разослать всем нуждающимся, но так у этого документа будет много копий. Чтобы ни одна копия с коммерческой или другой тайной не утекла в сеть, нужно потратить много сил и средств на защиту всех пересылок. ЭДО ― это единая сеть, в которой один документ могут просматривать сразу несколько сотрудников без лишней пересылки.
Можно следить за эффективностью работников. Электронные документы могут хранить историю изменения документа: когда и кому он поступил, сколько понадобилось времени на его обработку. Если какая-то работа не была выполнена в срок, сразу будет видно слабое звено. Один сотрудник не сможет оклеветать другого, так как все действия зафиксированы.

Без минусов здесь тоже не обошлось, но их намного меньше, чем плюсов.

Трудность и дороговизна внедрения. Несмотря на то, что сама система экономит много денег, для её внедрения нужно много средств. Нужно приобрести и настроить ПО, купить электронные подписи для всего персонала, обучить сотрудников работе с программой, также перевести все существующие документы в электронный вид. Всё это недёшево и долго.
Потребуется администратор. Даже если вы будете использовать систему, которую предлагает оператор, вам всё равно нужно будет кастомизировать некоторые настройки под нужды компании и поддерживать работоспособность системы.
Контрагент тоже должен быть подключён к ЭДО. Нельзя рандомно отправлять официальные документы. Физическое или юридическое лицо, с которым вы хотите обменяться документами, тоже должно быть зарегистрировано в системе ЭДО. Если же у контрагента нет ЭДО, вам придётся вести смешанный документооборот (бумажно-электронный) для таких партнёров.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить (п. 15 Требований):

безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
сохранность носителей персональных данных;
доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
использование средств защиты информации;
выполнение иных обязательных мероприятий.

Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

Формируемые в электронном виде.
Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

сроки подписания работниками электронных документов и ознакомления с ними. Периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем через ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных в электронный формат, на бумажном носителе.

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Минфин планирует провести эксперимент с электронными кадровыми документами. Как участвовать в эксперименте и какие преимущества он дает, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Узнайте все подробности данной процедуры, получив пробный демо-доступ к системе К+.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Про электронные трудовые книжки разговоры на законодательном уровне ведутся не первый год.

Подробнее об этом см. по ссылке.

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

учитывается рабочее время;
работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
информируют о начале отпуска;
оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

трудовых книжек;
актов о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказов (распоряжений) об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

1С:Кабинет сотрудника – электронный документооборот между организацией и сотрудниками

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

формировать список лиц для согласования;
контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
была реализована возможность внесения корректировок;
все этапы работы с документом можно было проследить;
отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

когда запрос получен исполнителем;
сколько есть времени на его исполнение;
дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

Внедрение СЭД в документооборот

Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.

Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Проблемы внедрения

Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Виды электронных документов

Если разделить электронные документы на крупные категории, получится два вида:

внутренние,
внешние.

К внутренним электронным документам относятся бумаги, которыми обмениваются только внутри компании. Это могут быть служебные записки, приказы, заявления, инструкции и другие. Например, каждый год по несколько раз работники пишут заявление на отпуск. Почему бы не настроить электронный обмен внутренними бумагами, чтобы каждый сотрудник прямо с рабочего места отправлял заявление?

Небольшой факт. Наша компания не так давно тоже перешла на электронные внутренние документы. Теперь сотрудники не привязаны к определённому городу. Во времена вынужденной удалённой работы этот инструмент позволил почти полностью перевести людей на удалённую работу.

Внутренние документы слабо регламентируются законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила. Организовать ЭДО такого вида проще, чем внешний. Для внутренних документов достаточно простой электронной подписи (ПЭП). ПЭП просто выпускается и стоит недорого.

Также электронный обмен внутренними документами делает процесс работы прозрачнее. Отправитель всегда может посмотреть, увидел ли его запрос адресат или нет. Делал он что-то с документом или нет. Руководство, в свою очередь, может отслеживать эффективность сотрудников: много ли он времени тратит на обработку документов, требуются ли правки после проверки его документов и какого рода эти правки.

К внешним ЭДО относятся электронные документы, которые предназначены только для контрагентов. Для большей части таких документов есть стандартизированные шаблоны. Так как эти документы едины для всех компаний, можно настроить систему так, чтобы те или иные документы получали специализированные отделы (бухгалтеры получали только финансовые документы, юристы – судебные запросы). Для использования внешнего ЭДО нужно, чтобы обе стороны использовали одну систему электронного документооборота.

Расходы работодателей

Работодатели и работники могут бесплатно использовать сервис «Электронный кадровый документооборот» на платформе «Работа в России».

В федеральном бюджете до 2023 года вкл. заложено на обеспечение работы указанного сервиса и подключение к нему более 600 млн руб., выделяемых в рамках реализации проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика РФ».

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Формирование электронного медицинского документа

Борис Зингерман:

«В части формирования электронного медицинского документа в приказе есть очень важные для нас слова:

Форм первичной медицинской документации федеральным органом власти утверждено за последние 70 лет, по разным оценкам, до семисот, и среди них, все мы знаем, есть огромное количество форм, которые невозможно адаптировать для компьютера. На этот счет предусмотрен пункт номер 8: «Допускается изменение внешнего вида, взаимного расположения полей и других элементов оформления электронного медицинского документа относительно утвержденной формы медицинского документа на бумажном носителе…при сохранении содержания документа».

Также указано, что даже в утвержденный документ вы можете добавлять дополнительные поля, которые вам нужны, включить qr-код в стандартизованную форму 70-го года, когда никто и не знал о том, что такие коды бывают, добавить какие-то идентификаторы – то есть все дополнительные параметры, которые важны для клиники, но отсутствуют в утвержденной форме. Это можно сделать и это закреплено в приказе».

Нюансы для новичков

Лица, поступающие на работу к применяющему кадровый ЭДО работодателю, вправе (ст. 22.2 ТК РФ):

для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

Лица, поступающие на работу (как и действующие сотрудники) могут подписывать электронные кадровые документы УКЭП, которая была получена ими ранее самостоятельно.

Если у работника нет электронной подписи, расходы на ее получение и использование оплачивает работодатель.

Всегда ли нужно работать через операторов ЭДО

В теории, закон не запрещает обмениваться документами с контрагентом по электронной почте. Но этот способ создаёт риски. Если дело дойдёт до суда, контрагент может доказать: его почту взломали, он не отвечает за письмо с документом. И наоборот: контрагент боится, что в подобной роли окажетесь вы. Поэтому пользуются специальными сервисами.

Например, Диадок принимает документы от пользователя, шифрует и отправляет контрагенту по защищённым каналам связи. Опровергнуть факт передачи документа невозможно. В сервисе удобно работать, его интерфейс напоминает электронную почту.

Способы работы с ЭДО

Веб-версия

Самый простой способ, т.к. при этом не нужно устанавливать ПО, а нужно лишь зарегистрироваться в веб-сервисе оператора ЭДО. Вы заводите личный кабинет, регистрируете в нём сотрудников с правом согласования и подписания документов. Ответственный работник загружает документ на сайт, проводит через цепочку согласования, руководитель подписывает его своей ЭП и документ уходит контрагенту.

Если партнёр в системе не зарегистрирован, ему автоматически отправляется предложение присоединиться к ЭДО.

Отправка одного документа обойдётся в 5-8 рублей.

С веб-версией можно работать с любого мобильного устройства. Это идеальный вариант для тех, у кого небольшой объём документов и кому не нужна интеграция с бухгалтерскими программами. Например, если ИП работает в основном с населением, а заказы от юрлиц поступают редко. Все документы, прошедшие через сайт, хранятся на удалённых серверах компании-оператора. Их можно найти и скачать в любое время.

В интернет-бухгалтерию «Моё дело» встроен электронный документооборот. Вы сможете настроить ЭДО с контрагентами, разослать им приглашения и обмениваться документами прямо из сервиса. Электронную подпись для пользователей мы выпускаем бесплатно.

Локальное программное обеспечение

У операторов ЭДО есть коробочные решения — программный продукт, который обеспечивает обмен документами не только с внешними, но и с внутренними пользователями посредством СЭД — системы электронного документооборота. Сервис ЭДО можно интегрировать с программами для бухгалтерского, складского и кадрового учёта.

СЭД позволяет автоматизировать движение документов внутри организации:

организовывать совместный доступ к документам;
формировать задания и планы;
определять процедуры и маршруты согласования;
сканировать и распознавать бумажные документы;
обеспечивать безопасное хранение и структурирование баз документов;
выстраивать иерархии процессов и делегировать задачи;
контролировать сроки выполнения задач.

Стоимость лицензии на право пользования ПО зависит от запросов заказчика, и варьируется от 3 до 20 тысяч рублей за 1 пользователя. Кроме покупки лицензии нужно будет оплачивать техническое обслуживание и сопровождение работы системы.

Для чего нужна электронная подпись

Все документы нужно подписывать, электронные — тоже. В этом случае в роли подписи выступает специальная программа, которая защищена от взлома. Она гарантирует, что документ «подписал» именно её обладатель. Это и есть «усиленная квалифицированная подпись». Она необходима для любого электронного документооборота: для сделок, отчётности и работы с сотрудниками.

С 1 июля 2022 ИП и директора юрлиц могут получить подпись в налоговой бесплатно: понадобится только токен (специальная флешка) и криптографическая программа (например, КриптоПро).

Кстати, для сдачи отчётности недостаточно выпустить подпись. Необходимо работать со специальным оператором, например с той же Эльбой. Это правило придумали, чтобы обезопасить базу данных госорганов. Вдруг злоумышленники будут бомбардировать сервер налоговой запросами или подсовывать в отчёты вирусы.

Что даёт переход на ЭКДО

В частности, вот какие новые возможности и преимущества возникают с переходом на электронные документы по кадрам:

удаленное трудоустройство – соискатель может подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор;
работники могут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью;
быстрый доступ к необходимой документации;
упрощение процедуры и повышение оперативности оформления трудовых отношений;
сокращение рутинных операций кадрового делопроизводства;
экономия трудовых и материальных ресурсов организации;
большая сохранность документов;
повышение эффективности защиты прав работников за счет прозрачности и открытости кадровых процедур.

В итоге, Закон № 377-ФЗ оптимизирует взаимодействие между работодателями и работниками, а также их представительными органами. Кроме того, он позволяет работникам оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где нужны данные от работодателя: необходимые сведения можно запросить через его информационную систему.