Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС

Для чего необходим

Это двухсторонний (как минимум) документ, который составляется с целью передать товар от одного лица к другому. Вариантов, между кем составляют документ, множество:

• два работника бюджетной организации;
• учреждение и его сотрудник;
• две организации, заключившие договор о покупке или передаче на хранение.

Для всех этих операций хозяйственной жизни понадобится заполнить акт приема-передачи.

Бланк акта приема-передачи товара

В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.
О форме документа, применяемой для приемки товара покупателем, читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-1 — Акт о приемке товаров».

О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.

Как оформлять и сколько хранить

Правильнее передавать купленный товар по унифицированному документу ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Но если составить его не представляется возможным, а условия договора позволяют или даже настаивают на составлении акта передачи материальных ценностей, то помните, что он является первичным учетным документом, передаваемым в бухгалтерскую службу. Это означает, что в нем необходимо указать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Также в нем должны присутствовать следующие данные:

• наименование и дата составления;
• наименование организации и сотрудника, который составляет;
• содержание факта хозяйственной жизни (что передаем, на каком основании);
• единицы измерения передаваемых предметов, их количество, цена;
• наименование должности, подпись и расшифровка подписи того, кто принимает ТМЦ.

Оформляется в двух экземплярах, а затем передается по экземпляру каждой из сторон сделки. Как и другие первичные бухгалтерские документы, он хранится пять лет после отчетного года.

ВАЖНО!

Помните, что такой акт не заменяет договор, а составляется на его основании!

Что отразить в акте приемки-передачи товара

Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:

1. Название (акт приема-передачи товара), дата и место его составления.
2. В преамбуле необходимо отразить, в рамках исполнения какого договора составляется акт приема-передачи товара, а также наименования его сторон. В случае если акт составляется между юридическими лицами, то указываются их наименования, Ф. И. О. представителей и делаются ссылки на документ, на основании которого представители участвуют в составлении и подписании акта (если это руководитель, то его полномочия закреплены в уставных документах, а если представителем является работник организации, то его полномочия могут быть специально отражены в этих же документах, либо на его имя выдается доверенность, данные, которые необходимо отразить в акте). Если сторонами договора являются физлица, то в акте отражаются их имена, паспортные данные, место регистрации.
3. Полное описание передаваемого товара (артикул, марка, модель, количество, стоимость единицы и общая стоимость товара).
4. Сведения о выявленных его недостатках либо отсутствии таковых, о нарушении сроков передачи товара (следует отметить, что указание на отсутствие выявленных недостатков товара не лишает получателя возможности предъявлять претензии по качеству после приемки в сроки, установленные законом или договором).
5. Завершается текст акта приема передачи товара личными подписями участников процедуры приемки-передачи, а также печатями (при их наличии).

акта можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:

О форме, которую необходимо составить, если в момент приемки товара выявлены расхождения в его количестве и качестве с данными, указанными в товаросопроводительных документах, читайте в материале «Унифицированная форма Торг-2 – бланк и образец».

Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Комиссионный акт приема материалов

Если принимающая товар сторона считает, что поставленный товар не соответствует условиям договора, или бумаги, переданные с ТМЦ, расходятся по качеству или количеству с поставкой, она оформляет бумагу по форме 0504220. Его подписывает комиссия по поступлению и выбытию активов учреждения в присутствии материально ответственного лица и представителя организации – поставщика или иного незаинтересованного представителя.

Как составить акт ТОРГ-15 о списании товаров

Образец документации по форме ТОРГ-15 используется в ситуациях выявления порчи, боя или лома каких-либо материальных ценностей. ТОРГ-15 относится к первичной бухгалтерской документации, но использование конкретно такой формы считается не обязательным еще с 2013 года. Поэтому компания может оформлять порчу ТМЦ в свободной форме или утвердить собственный образец. Однако на практике для облегчения процессов документооборота, используется ф. ТОРГ-15.

Факт! Чтобы составить ТОРГ-15 привлекается комиссия, утвержденная в организации. В нее входят как минимум 3 человека: представитель администрации, материально-ответственное лицо и любой третий представитель. Зачастую это может быть работник санитарного надзора.

В результате составления бумаги оценивается причиненный ущерб, и виновное лицо за порчу или лом матценностей. С него и списывается сумма ущерба.

Форма состоит из двух листов, составляется ф. ТОРГ-15 следующим образом:

• вверху указывается блок информации об организации и структурном подразделении;
• в правом верхнем углу – приводятся коды, форма утверждается руководителем;
• после названия в верхней строке указывается причина составления акта;
• в основной таблице прописываются ТМЦ, их характеристика (артикул, сорт и т. д.), цена до и после оценки, характер дефектов;
• после таблицы комиссия указывает причину порчи и виновное лицо.

На обратной стороне комиссия прописывает информацию об оприходовании лома и утиля, а также об уничтожении того, что нельзя больше использовать. Акт подписывается всеми членами комиссии, устанавливается, за счет кого покрывается ущерб порчи.

Как составить для приема-передачи материальных ценностей

Следующий вариант — передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее – МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае необходимо составить документ. Это разрешается сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества и лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.

Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.

Применение документа

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

• расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
• поступление товара без документов;
• передача материальных ценностей на ответственное хранение;
• передача активов по договору комиссии;
• передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
• передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведенный ниже акт сдачи-приемки товара допускается применять одновременно с формой МХ-1 приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение.

Форма акта передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приема-передачи дел, но в определенных ситуациях приведенный пример акта приемки-передачи ТМЦ применять разрешено: например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Акт приемки-передачи имущества между материально ответственными лицами

В связи со сменой материально ответственного лица [должность], по результатам инвентаризации, проведенной на основании приказа руководителя №___ от [число, месяц, год], освобождаемый(ая) от занимаемой должности [должность, Ф.И.О.] сдала, а заступающий(ая) на [должность, Ф.И.О.] в присутствии членов комиссии принял(а) следующее имущество:

1. Ценности полностью осмотрены и приняты материально ответственным лицом.
2. Расхождение по качеству и количеству не выявлено.
3. Стороны взаимных претензий и замечаний не имеют.
4. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.
5. Подписи Сторон:

В каких ситуациях нужно составлять акт

Практика показывает, что необходимость составить акт передачи материальных ценностей возникает в следующих ситуациях:

• если у одной стороны есть претензии к другой по количеству продукции, составу, качественным характеристикам (например, обнаружены бракованные изделия);
• продукция направлена на ответственное хранение или во временное пользование;
• стороны работают по договору комиссии;
• происходит движение ТМЦ между подразделениями одной компании.

Также см. «».

Утверждение в компании образца акта приемки-передачи товара обязательно, если передаются высокотехнологичные изделия – машины, механизмы и т. п. Это обусловлено необходимостью проведения проверки работоспособности такой продукции, ее внешнего осмотра.

При передаче ТМЦ на временное хранение в документе фиксируют:

• состав и текущее состояние ценностей;
• условия их дальнейшего нахождения;
• Ф.И.О. специалиста, несущего за них материальную ответственность.

Также см. «Договор о полной индивидуальной материальной ответственности».

Зачем нужен акт?

Акт приема – передачи товара представляет собой документ, подтверждающий исполнение ранее заключённого договора и наделенный юридической силой, вместе с основным договором: акт является его важным дополнением, на основании которого осуществляется определенная сделка по товарообороту.

По всем правилам составленный и подписанный акт — это важнейший документ, помогающий избежать конфликтов (связанных с обязательствами по возмещению убытков, необходимостью устранения выявленных недостатков и дефектов товара и проч.), а также справедливо разрешить возникающие споры между контрагентами: продавцом и покупателем, поставщиком и получателем товара и т.д.

Акты приемки по качеству и количеству

Акт приемки по качеству и количеству рекомендуют составлять к каждому договору поставки. В дальнейшем, бумага станет доказательной базой в суде, если у получателя товаров возникнут претензии к поставщику.

Единого образца документа не существует, поэтому можно утвердить собственный образец или каждый раз составлять акт в свободной форме в зависимости от ситуаций.

Важно! Бумага составляется и подписывается обеими сторонами сделки. Односторонний порядок не считается законным.

В акте прописываются:

• сведения об участниках (получателе и поставщике);
• информацию о месте приемки;
• время начало и окончания приемки;
• информация о таре, качестве, комплектности и количеству товаров;
• полная адресная информация об обеих сторонах;
• указание сведений о сопроводительных документах товаров (накладные, счета-фактуры);
• найденные отклонения от документов, наличие дефекта и брака.

Акт подписывается обеими сторонами.