Обязанности бухгалтера по материалам и основным средствам

Устанавливающий документ

Обязанности, как и права, не могут быть необоснованными. Предприятие, принимая на работу сотрудника, выдает ему документ, который именуется должностной инструкцией. Согласно его положениям, работник обязан организовывать свои трудовые действия. Если рассматривать работу бухгалтера, то должностная инструкция вне зависимости от области учета содержит следующую информацию:

общие положения;
права сотрудника;
обязанности бухгалтера (по материалам, ОС, заработной плате);
материальная ответственность.

Документ подписывает начальник подразделения, новоиспеченный сотрудник и главное лицо юридического отдела предприятия. Заверяя свое согласие с условиями работы, бухгалтер должен выполнять обязанности и нести за недочеты материальную ответственность. Кроме того, при обнаружении нарушений законодательства специалист может быть привлечен к административной или уголовной ответственности.

Требования к квалификации

Обязанности бухгалтера по материалам бюджетного учреждения или коммерческого предприятия начинаются с соответствия необходимым требованиям квалификации. Специалист материального стола – должность достаточно серьезная. Для качественного ведения учета на этом участке финансовой деятельности предприятия бухгалтеру потребуется опыт работы и соответствующий уровень образования. Большинство работодателей согласны принять на должность специалиста по учету материалов со средне-специальным или высшим экономическим профильным образованием.

Однако главным требованием к кандидату является стаж работы бухгалтером в любой или выбранной области. Обычно этот срок составляет 3 года. За это время специалист успевает приобрести необходимый для работы опыт. В качестве подтверждения работодатель направляет запрос к бывшему начальнику соискателя или полагается на записи в трудовой книжке.

Должность бухгалтера по первичке и ее особенности

Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные и акты, транспортные документы, товарные чеки, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел.

Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов.

Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В конце отчетного квартала, когда в учетную систему нужно внести полученные первичные документы от поставщиков, часто копится много первички. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.

Знание – сила?

Обязанности бухгалтера по материалам были бы невыполнимы без определенного багажа знаний. Профессия требует постоянного обучения: законодательство вносит поправки ежегодно, а то и чаще. Требования к ведению бухучета также активно совершенствуются, чем бухгалтер, несомненно, должен искренне интересоваться в целях повышения собственной квалификации. Должностная инструкция, устанавливающая обязанности бухгалтера по материалам в бюджете или на коммерческом предприятии, прежде всего содержит пункт «Должен знать».

Какими знаниями нужно обладать, чтобы справиться с учетом МПЗ? Перечислим основные из требований. Бухгалтер по материалам (или ОС) должен владеть актуальными знаниями о:

законодательных актах, постановлениях, распоряжениях и прочих документах, регулирующих организацию бухучета активов и составления отчетности;
методах и формах ведения бухучета в коммерческих предприятиях или бюджетных учреждениях;
плане счетов и правилах его использования по учету материалов (ОС);
порядке оформления и отражения на счетах прибытия материалов (ОС) и их отпуска (списания);
методах анализа хозяйственной и финансовой деятельности юридического лица или бюджетного учреждения;
организации документооборота на участке учета материалов (ОС);
порядке проведения ревизий документов;
положениях финансового, хозяйственного и трудового законодательства.

Работодатель вправе дополнить перечень требований к знаниям бухгалтера о ведении учета МПЗ.

Должностные обязанности бухгалтера по первичке

Для бухгалтера по первичной документации есть должностная инструкция, в которой перечислены основные ежедневные обязанности специалиста. Во многом эти обязанности зависят от участка учета, который поручен бухгалтеру. Вот их приблизительный список:

заполнение исходящих первичных документов;
своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
контроль над правильностью документооборота;
формирование комплектов документации;
передача в архив бумажных оригиналов первички;
участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.

Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:

законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
внутренние документы компании;
нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
правила хранения документов и правила ведения архива.

Обязанности бухгалтера по материалам

Специалист материальной группы, в зависимости от условий и требований работодателя, может заниматься учетом не только МПЗ, но и основных средств, товаров, нематериальных активов, т. е. всей группой МПЗ и ТМЦ или отдельной категорией. Конечно, если предприятие небольшое, то справиться с обязанностями сможет и один бухгалтер. На обширном производстве материальную группу составляют несколько специалистов.

Какие действия должен осуществлять бухгалтер по материалам? Это ежемесячное и непрерывное ведение учета МПЗ с выполнением всех действий, которые требует его организация:

прием материалов и его документальное оформление;
расчет себестоимости МПЗ;
контроль экономного расхода материалов;
подготовка первичной документации к обработке;
отражение данных о движении материалов на бухгалтерских счетах;
начисление платежей в бюджет;
формирование и ведение баз данных о бухучете на участке МПЗ.

Кроме того, как и специалист другой области учета, бухгалтер по материалам должен соблюдать и общие требования, такие как действие согласно закону, четкое соблюдение ПБУ и инструкций по ведению бухучета, а также внутренних распоряжений предприятия.

Образец должностной инструкции бухгалтера по материалам

Утверждаю [название должности, подпись, расшифровка уполномоченного для утверждения лица – обычно это руководитель] [дата визирования]

М. П.

Должностная инструкция бухгалтера по материалам [наименование организации, учреждения]

Основанием для разработки и утверждения настоящей должностной инструкции служат нормы ТК РФ, приказ Минтруда № 1061н от 22.12.2014. При составлении задействованы и другие нормативные акты, определяющие правоотношения между работодателем и работником.

Общие положения

1.1. Основанием для назначения является приказ руководителя учреждения. 1.2. К соискателю выдвигается обязательное требование о среднем профессиональном образовании в сфере финансов, подтверждённое дипломом. Стаж и опыт работы в сфере учёта значения не имеют. 1.3. Специалист находится в подчинении главного бухгалтера предприятия. 1.4. Теоретическая подготовка бухгалтера по материалам должна включать общие вопросы права и экономики, а также специальные вопросы:

по работе в специализированных программах учёта;
по корреспонденции счетов в соответствии с учётной политикой фирмы при отражении операций с материалами;
по особенностям документационного обеспечения процесса (накладные, акты списания, требования на выдачу и т.д.);
по правилам приёмки, оприходования и обеспечения сохранности материалов, получаемых или отправляемых контрагентам;
по правилам взаимодействия с дебиторами и кредиторами;
по нюансам инвентаризационного процесса в части материалов, полученных от поставщиков или переданных потребителям.

Должностные обязанности

Функционал бухгалтера по материалам [наименование организации, учреждения] представлен:

2.1. Ведением бухгалтерского учёта по принадлежащим предприятию материалам. 2.2. Расчётом фактической себестоимости материалов. 2.3. Приёмом и обработкой первичной документации. 2.4. Отражением на счетах бухучёта всех операций с материалами. 2.5. Калькуляцией по фактической стоимости материалов с учётом произведённых затрат. 2.6. Составлением актов сверки с контрагентами. 2.7. Подготовкой отчётов в рамках своей деятельности. 2.8. Решением вопросов дебиторской и кредиторской задолженности. 2.9. Инвентаризацией материалов. 2.10. Ведением и хранением документации. 2.11. [Иной функционал с учётом специфики работы учреждения].

Права

Бухгалтер по материалам правомочен требовать и получать:

3.1. Полный социальный пакет, предусмотренный нормами трудового права РФ. 3.2. Отчёты и другую информацию о функционировании компании, необходимую для выполнения возложенных обязанностей, от своего начальника или от других подразделений напрямую. 3.3. Поддержку руководителя в осуществлении функционала и реализации предусмотренных настоящим документом прав. 3.4. Проекты распорядительных документов и локальных актов организации, затрагивающие его деятельность. 3.5. Участие в совещаниях, рассматривающих вопросы операций с материалами. 3.6. Оборудование и соответствующее нормативам СанПиН рабочее место, а также другие условия для реализации функционала в полном объёме. 3.7. Повышение квалификации через участие в курсах, семинарах и других обучающих формах. 3.8. [Иные права, предусмотренные внутренними локальными актами учреждения].

Ответственность

Действующие нормы ТК, УК, КоАП, ГК РФ позволяют привлечь бухгалтера по материалам к ответственности:

4.1. За халатное отношение или полное пренебрежение своими обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.2. За нарушение норм права в процессе выполнения возложенных функций. 4.3. За причинение ущерба имуществу работодателя.

Разработка должностной инструкции выполнена на основании [наименование, номер и дата документа]. Руководитель отдела кадров: [расшифровка] [подпись] [дата составления] Согласовано: [должность] [расшифровка] [подпись] [дата согласования] С инструкцией ознакомлен: [расшифровка] [подпись] [дата ознакомления]

Обязанности бухгалтера по ОС

Основные средства напрямую влияют на производственный процесс, его эффективность и общее качество работы организации. Обязанности бухгалтера по материалам и основным средствам достаточно похожи, т. к. обе группы – это основные активы предприятия. Учет ОС происходит несколько иначе, чем для МПЗ, но в корне не сильно отличается от него. Зачастую специалист одновременно занимается и материалами, и основными средствами.

Бухгалтер по ОС должен выполнять следующие обязанности:

проводить работу по бухгалтерскому и налоговому учету имущества;
контролировать первичную документацию на своем участке;
своевременно отражать изменения на соответствующих счетах учета;
составлять расчеты по фактической себестоимости ОС;
предоставлять отчетность по ОС и подготавливать данные для ее составления.

Структура должностной инструкции бухгалтера по учету основных средств (ОС)

Как и любая другая, инструкция бухгалтера по ОС (основным средствам), разрабатывается кадровыми и юридическими службами, утверждается руководителем предприятия/организации. Общепринятая структура такого документа предполагает наличие 4 основных разделов:

Общие положения.
Обязанности бухгалтера по ОС.
Права бухгалтера по ОС.
Ответственность бухгалтера по ОС.

Первый раздел содержит лишь общую информацию о требованиях, предъявляемых к такому специалисту (образование, опыт и т. п.), поэтому на нем останавливаться не будем. Остальные же разделы играют более важную роль — вот о них и далее и поговорим.

Ответственность

Обязанности бухгалтера по материалам на производстве или в другой отрасли должны выполняться. При их нарушении возможно наступление разных видов ответственности: дисциплинарной, материальной, административной или даже уголовной. Финансовые преступления в современном обществе наказываются строго. Бухгалтер – лицо, которое призвано не допускать нарушений в экономических отношениях юридического лица и других субъектов. При обнаружении недостач специалист по материалам ответственен за их погашение.

Бухгалтер по материалам – квалифицированный специалист, эрудированный в областях закона и права, бухгалтерского учета и экономики. Заинтересованный в своей компетентности и профессионализме сотрудник соблюдает все требования по учету МПЗ или ТМЦ, успешно осуществляя контроль за движением и использованием активов этой группы.