Инвентаризация материальных ценностей – это сверка того, что отражено в регистрах бухгалтерского учета, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д., включая обособленные подразделения фирмы.
Инвентаризация обязательств – это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т. д.
Все об инвентаризации есть в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
- Как подготовиться к инвентаризации
- Как провести инвентаризацию
- Как оформить результаты инвентаризации
Начинаем инвентаризацию
Прежде всего оформите приказ руководителя о проведении инвентаризации. Затем создайте инвентаризационную комиссию.
Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние активов и обязательств фирмы.
В приказе укажите, какие именно активы и обязательства будет инвентаризировать комиссия.
Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгалтерского учета, в которых зафиксированы перечень и стоимость активов и обязательств фирмы.
В регистрах учета должны быть следующие записи:
- дата и наименование той или иной хозяйственной операции;
- ее сумма;
- остатки по счетам бухгалтерского учета на дату начала инвентаризации.
Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы и сделать в них запись «до инвентаризации на (дата)».
На основании названных документов комиссия определяет стоимость активов и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).
Ранее по теме:
Инвентаризацию можно провести дистанционно
Инвентаризационная опись (акт)
– это документ, в котором отражают результаты инвентаризации. Для каждого вида активов и обязательств оформляют свою форму.
Например, при инвентаризации наличных денег заполняют акт по форме №o ИНВ-15, товаров или материалов – опись по форме № ИНВ-3 и т. д.
Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
Когда необходима инвентаризация
Так как мы говорим о годовой проверке, то внештатные ситуации, когда внезапно потребуется проверить тот или иной объект, отсутствуют. В этом случае инвентаризацию за 12 месяцев проводят в промежуток с 01.10 до 31.12. Стоит заметить, что окончание и фиксация результатов процедуры должны быть не позже сданной отчетности.
Длительность инвентаризации могут увеличить по независящим обстоятельствам, к примеру, большой объем проверки. Пролонгация фиксируется руководством в соответствующем приказе.
Причины промежуточной проверки:
- смена материально ответственного сотрудника;
- передача любой собственности в аренду либо лизинг;
- обнаружение фактов порчи, нанесения вреда, кражи имущества;
- обстоятельства, которые не зависят от компании, например, стихийные бедствия, военное положение;
- ликвидация или реорганизация фирмы в любой форме.
С учетом нюансов устава предприятия возможны другие поводы для проведения внеплановой инвентаризации.
Как сверить наличие основных средств
До начала инвентаризации надо проверить:
- заполнены ли инвентарные карточки, книги и описи;
- имеется ли техническая документация на основные средства;
- есть ли документы на сданные либо взятые в аренду основные средства.
Если этих документов нет, необходимо их срочно оформить или восстановить.
Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен, в описи надо сделать запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен.
Такие объекты надо оценить по рыночным ценам.
Всю информацию по основным средствам инвентаризационная комиссия записывает в опись (форма № ИНВ-1).
Кроме того, отдельно оформите опись по не принадлежащим фирме (арендованным) ОС. В ней сделайте ссылки на документы, на основании которых эти основные средства находятся у вас.
В какие сроки проводится годовая инвентаризация на предприятии
Строго до даты баланса и в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008, согласно Приказу Минфина РФ № 106н от 06 октября 2008 года.
Начало работ зависит от вида имущества:
1. Если это доходы, расходы, задолженности, обязательства (не считая нереализованных обеспечений, обязательных страховых отчислений, бюджетных расчетов), текущие биологические объекты, запасы, необоротные средства (в последних двух случаях исключение составляют предметы, временно находящиеся за пределами владения компании) – стартовать нужно за 3 месяца до дня подведения итогов.
2. Если это деньги, отчисления под целевое финансирование, инвестиции, незавершенные капитальные вложения, полуфабрикаты или неоконченная продукция – то за 60 календарных суток до подбития баланса.
3. Если это активы, отправляемые куда-либо на длительные сроки (допустим, уходящие в рейсы корабли и автомобили) или материальные ценности, которые совершенно точно будут за пределами фирмы – то вплоть до временного выбытия.
Да, причина инвентаризации – годовая отчетность, но все-таки есть три исключения:
- допустимо не подвергать осмотру то имущество, которое уже было проверено в период с октября по декабрь еще не истекшего года;
- периодичность выполнения всех работ актуализации имеющихся данных составляет 1 раз в 36 месяцев для основных средств и 1 раз в 5 лет – для библиотечных фондов;
- те компании и организации, которые ведут свою деятельность на Крайнем Севере, вправе осуществлять инспекцию хранящихся на балансе материалов, товаров и сырья в те периоды, когда их наличие подходит к концу (при наименьшем остатке).
Обратите внимание, по желанию собственника можно заниматься этим вопросом чаще, но никак не реже положенных норм.
Этапы проведения ежегодной инвентаризации
В общем случае процедуру можно разделить на 4 шага – они просты, логичны и понятны, поэтому рассмотрим их вкратце.
Подготовительный
На этой стадии назначают членов комиссии, которые принимают предварительные меры – пломбируют складские помещения и так далее. Более полный список действий мы представим отдельно, ниже.
Проверочный
Здесь происходят непосредственные работы: подсчет количества запасов, установление состояния активов, измерение габаритов товаров или оборудования (если это необходимо) и составление ведомостей. Последние особенно важны, заполняются они раздельно и в двух экземплярах – уполномоченным ревизором и материально ответственным лицом.
Сравнительно-аналитический
На этой стадии составленные ранее описи сличаются, между собой и/или с уже имеющимися документами. Это делается для выявления несоответствий, ошибок или даже случаев обмана. То, чем именно вызвано несовпадение данных, как раз и выясняется в ходе рассмотрения каждого проблемного случая.
Заключительный
Заполняется протокол, в котором указываются все спорные моменты и меры по их урегулированию – необходимость в проведении повторной проверки, показания материально ответственных лиц, заявления в правоохранительные органы по факту кражи или хищения. Если никаких сложностей нет, данный документ тоже подготавливается. И в обоих случаях он идет на рассмотрение руководителю предприятия. Как только глава компании поставит свою подпись, деловая бумага приобретает распорядительную силу, и статистическая информация из нее переносится в финансовую отчетность.
Подготовительные мероприятия
Прежде чем проводить непосредственно инвентаризацию по итогам года, нужно:
- издать приказ о проверке – это делает начальник фирмы;
- установить сроки выполнения всех работ в зависимости от объемов и видов осматриваемого имущества;
- сформировать комиссию, распределив роли и обязанности между ее членами, проинструктировать их;
- запастись бланками для заполнения описей и протоколов;
- вывести остатки активов за предыдущий отчетный период.
Кое-что нужно сделать и самим ревизорам, например, ограничить общий доступ к хранилищам – опломбировать их – и собрать расписки с ответственных лиц. Такая подготовка займет буквально пару дней (а при грамотном планировании даже меньше), зато существенно упростит дальнейшие этапы процедуры.
Как сверить наличие материально-производственных запасов
Данные о товарах, материалах, полуфабрикатах и готовой продукции отражают в описи по форме № ИНВ-3. Там указывают их виды, группы, артикулы и сорта. Все ценности в присутствии членов комиссии пересчитывают, перемеривают, перевешивают. Опись составляют в двух экземплярах:
- один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;
- второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.
По отгруженным товарам, которые не находятся на складе фирмы, оформите отдельную опись.
Сделайте в ней записи о покупателях, наименовании товаров, их стоимости и дате отгрузки.
Заключительная часть годовой инвентаризации
По завершении председатель и члены комиссии проводят заседание, где фиксируют результаты мониторинга в соответствующий протокол. Унифицированного формата для акта нет, но его можно утвердить локальным документом, и включить в устав фирмы. Кроме основной информации, в акт рекомендуется включить:
- предложение по пересортице;
- при выявлении несоответствий четко обосновать причину произошедшего;
- если есть испорченное имущество, то нужно подробно описать его состояние и оценить рентабельность;
- суммы непогашенного дебиторского долга;
- выводы и предложения по итогам инвентаризации.
В заключение необходимо грамотно сформулировать вердикт и запротоколировать по форме ИНВ-26. У описей, в которых зарегистрированы результаты проверок, есть срок годности. Так, их содержат в архиве на протяжении 5 лет начиная с 1 января отчетного года. По требованию длительность хранения разрешено увеличить.
Как сверить наличность в кассе и денежные документы
В процессе инвентаризации комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с остатком на конец дня в кассовой книге.
Помимо денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории и т. д.
К денежным документам относятся оформленные векселя или облигации вашей фирмы, предназначенные к выдаче. В кассах часто хранят и документарные ценные бумаги третьих лиц (векселя, облигации), но денежными документами они не являются. Что касается акций, то эти ценные бумаги документарной формы не имеют.
При инвентаризации используют типовые бланки по форме № ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и № ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
Если в результате инвентаризации была выявлена недостача, руководитель может принять одно из решений:
удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира или если руководитель отказался от взыскания недостачи с кассира).
Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта.
Сроки проведения
Вообще, организация самостоятельно определяет сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности. Но важно опираться на те сроки, которые есть в законе:
- инвентаризацию активов надо провести в IV квартале текущего года — с 1 октября по 31 декабря;
- инвентаризацию обязательств организации — по состоянию на 31 декабря года, за который готовится отчетность.
Прямо сейчас на «Клерке» набираем группу на курс повышения квалификации по теме «ФСБУ 5/2019: «Запасы»!
После курса вы:
- научитесь понимать и применять на практике требования нового стандарта;
- будете знать, что делать при поступлении заказов, обесценивании материалов и отпуске в производство;
- сможете выбрать нужный именно вашей компании способ применения новых стандартов;
- будете делать только нужные проводки.
Программу курса посмотреть можно здесь.
Как оформить результаты инвентаризации
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Как оформить результаты инвентаризации
После инвентаризации оформленные описи и акты передайте в бухгалтерию фирмы. Если в них зафиксированы расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, суммы отклонений занесите в сличительные ведомости. Для этих ведомостей предусмотрены унифицированные формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме № ИНВ-19 – товарно-материальных ценностей и т. д.
Что подлежит инвентаризации перед годовой отчетностью
Согласно первому пункту 11 статьи все того же ФЗ № 402, это объекты четырех категорий. Каждую из них рассмотрим прямо сейчас.
Материальные активы
Обширная группа, в которую входят:
- офисные и промышленные здания, подсобные помещения, земельные участки и остальная недвижимость;
- производственное оборудование, используемая спецтехника, автомобильные и иные транспортные средства;
- уже выпущенная продукция и сырье для ее производства, а также имеющиеся в наличии товары под реализацию;
- любые другие запасы, не подпадающие ни под один случай из вышеперечисленных.
Внимание, учету подлежит как собственное имущество, так находящееся на ответственном хранении или взятое во временное пользование, то есть те же арендованные фирмой легковые машины также входят в данную подкатегорию.
Финансы компании
Годовая инвентаризация – это обязательная проверка денег, причем как наличных в кассе, так и средств, лежащих на счетах организации. И не только их, а вообще всех активов схожей природы: акций, инвестиций, депозитов.
Отдельного внимания заслуживают дебиторские задолженности. Необходимо удостовериться, что они подтверждены соответствующими деловыми бумагами, например, заключенными и действующими контрактами или составленными по всем правилам расписками.
Собственные долги фирмы
С особенной тщательностью нужно взглянуть на свои текущие кредиторские обязательства: на займы, финансовые средства в резерве, еще не произведенные выплаты контрагентам, партнерам, поставщикам. Также следует сверить последние банковские платежи, чтобы убедиться в объеме остатка и актуальности начисляемых процентов.
Нематериальные активы
Действительно, грамотная ежегодная инвентаризация имущества должна учитывать все то, на что компания тратила деньги (и продолжает владеть этим на текущий момент). В том числе и:
- зарегистрированные товарные знаки, бренды, фирменные названия;
- лицензионные копии программных продуктов, допустим, все установленные версии «1С: Бухгалтерия».
Обратите внимание, имущество и обязательства всех четырех из вышеописанных групп подлежат проверке вне зависимости от фактического места их нахождения. Даже если какие-то объекты (допустим, транспортные средства или промышленные станки) будут перевезены в филиал, расположенный в другом городе, их все равно потребуется отразить в результатах, так как они состоят на балансе организации.
Как приостановить деятельность на время инвентаризации
У фирмы с небольшим штатом может быть большое количество запасов или большая номенклатура. Кроме того, у мелкого и среднего бизнеса любой покупатель или клиент «на счету». Поэтому, закрывать на несколько суток, к примеру, магазин или точку общепита (особенно в пред-и посленовогодние дни) не хотят ни владельцы, ни руководство.
Как выполнить условие Указаний о приостановке движения материальных ценностей на время инвентаризации?
Для этого до начала мероприятия следует составить продуманный план инвентаризации.
ПРИМЕР
Если у фирмы есть отдельный магазин (магазины) и товарный склад, можно в одну дату пересчитывать склад, позволяя магазину работать в обычном режиме (сделать заранее соответствующий завоз товара со склада), а в следующую дату считать магазин, выбрав для этого наиболее подходящее время.
На практике пересчет торговой точки часто назначают за пределами времени ее обычной работы или таким образом, чтобы накладка времени инвентаризации на время работы была небольшой. Как правило, при пересчете точки можно уложиться в меньшее время, чем при пересчете склада, потому некоторую временную подвижку можно организовать.
При этом фирме, проводящей пересчет, следует помнить о правилах привлечения сотрудников к сверхурочной работе. Например, если продавец отработал обычную смену, а затем остается для участия в инвентаризации, то для продавца это будет сверхурочка.
В ситуации, когда невозможно полностью остановить работу на время пересчета, можно применять правила прибытия и убытия ценностей при инвентаризации. Делают это следующим образом:
- если в ходе инвентаризации что-то поступило на склад (например, пришла машина с товаром), то допустимо, чтобы материально ответственное лицо в присутствии членов комиссии провело приемку. При этом поступление фиксируют в отдельном документе – описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». При сличении остатков на начало инвентаризации по документам с фактическими остатками ТМЦ по этой отдельной описи не учитывают;
- если в ходе инвентаризации нужно что-то отгрузить (например, заказ покупателю, сделанный до начала пересчета), для такой операции надо оформить письменное разрешение руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ так же должно производить мат. ответственное лиц в присутствии членов комиссии. Для выбывших таким образом ТМЦ тоже есть отдельная опись «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформление выбытия мат. ответственным лицом в присутствии комиссии в данном случае приравнено к пересчету. То есть, результаты отпущенных в ходе инвентаризации ТМЦ могут участвовать в подведении итогов инвентаризации.
ПРИМЕР
Если товар А на момент отгрузки еще не был пересчитан комиссией, по описи отпустили 5 штук, в инвентаризационную опись внесли после подсчета 10 штук, всего по документам остаток был 15 штук, то по товару А нет ни недостачи, ни излишка.
Если во время инвентаризации идут внутренние перемещения (например, товар с уже пересчитанного собственного склада приехал в магазин, когда там идет инвентаризация), оформлять это нужно аналогично – отдельной описью на приход ТМЦ во время инвентаризации. Чтобы результаты инвентаризации (особенно с внутренними перемещениями) не содержали ошибок, бухгалтеру нужно заранее обеспечить корректный раздельный учет по местам хранения ТМЦ.
Как сформировать инвентаризационную комиссию
Согласно Методическим указаниям по инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, далее будем называть просто Указания), её должна проводить инвентаризационная комиссия.
К составу такой комиссии эти Указания предъявляют условия:
- количество членов – не менее 3-х человек;
- в комиссии не могут участвовать сотрудники, на которых возложена материальная ответственность.
Соответственно, у организаций с малым количеством работников возникает вопрос: как быть, если из имеющихся сотрудников невозможно составить инвентаризационную комиссию – так, как того требуют Указания? Например, в фирме всего 5 работников, из которых материально ответственных трое.
Сразу отметим, что подобные обстоятельства – не причина не проводить инвентаризацию. В п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и п. 26, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности подобные исключения для общего порядка инвентаризации не предусмотрены.
Выход в таких обстоятельствах только один – привлекать к инвентаризации специалистов со стороны. Например, п. 2.3 Указаний допускает привлечь к инвентаризации работников независимых аудиторских компаний.
Если уже назначенный член инвентаризационной комиссии не явился на инвентаризацию (например, заболел), возможны 2 варианта выхода из ситуации:
- Приостановить инвентаризацию.
- Назначить замену отсутствующему отдельным приказом руководства.
Проводить инвентаризацию с неполным составом комиссии не рекомендуем. Если впоследствии проверяющие обнаружат, что кто-то из участников физически не мог присутствовать при пересчете (например, в документах есть его больничный или отчет о командировке), проведение инвентаризации будет признано формальным, а ее результаты – недействительными.
Это грубое нарушение правил ведения бухучета. Оно карается по ст. 15.11 КоАП РФ штрафом 5000 – 10 000 рублей за нарушение, налагаемым на должностных лиц компании. Если же нарушение происходит повторно, штраф удваивается, а должностные лица, ответственные за бухучет в организации, могут быть дисквалифицированы на срок до 2-х лет.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Значение инвентаризации
Инвентаризация в хозяйственной деятельности фирмы имеет немаловажное значение. Эта процедура обеспечивает достоверность данных ее бухучета и бухгалтерской отчетности, так как в ходе данного мероприятия проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка:
- имущества — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, производственных запасов, готовой продукции, товаров, прочих запасов, денежных средств и прочих финансовых активов;
- финансовых обязательств — кредиторской задолженности, кредитов банков, займов и резервов.
Основные цели инвентаризации — это выявление фактического наличия имущества; сопоставление его фактического наличия с данными бухучета; проверка полноты отражения в учете обязательств.
Внимание
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в отношении имущества, инвентаризация которого проводилась позже 1 октября отчетного года, инвентаризацию можно не проводить.
