Как происходит инвентаризация кассы

Любое юридическое лицо, осуществляющее свою деятельность на территории России, независимо от подчинённости и формы собственности в соответствии с ФЗ «О бухучёте» должно производить инвентаризацию кассы, материальных ценностей, денежных поступлений и расходов. Кто обязан проводить такую ревизию, с какой периодичностью она осуществляется, из каких этапов состоит и какой итоговый документ по её результатам составляется? Ответы на эти вопросы можно получить после ознакомления с нашим материалом.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию.

Для чего нужна инвентаризация кассы

В кассе могут находиться не только наличные средства, но и разные ценные бумаги, санаторные или туристические путёвки, авиа или ж/д билеты, зарплатные и иные ведомости и БСО.

Проверка проводится для:

выявления возможных финансовых нарушений;
анализа отражённых в документации данных и их сопоставление с фактически обнаруженными наличными деньгами;
установления правильности ведения учётных документов;
недопущения хищения или растраты налички.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса! Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Кто проверяет

Для этой цели формируется специальная комиссия, назначаемая на основании письменного приказа руководителя юридического лица. Вместо приказа аналогичную юридическую силу приобретает и единоличное решение учредителя предприятия или протокол собрания его собственников.

В комиссию, кроме директора или его заместителя, входят:

главбух (его заместитель);
представитель экономической службы;
сотрудник юр. отдела;
независимый аудитор (по усмотрению руководства компании).

Обратите внимание! Приказ оформляется в произвольной письменной форме, а в мероприятии должны участвовать все члены комиссии. Нарушение этого правила влечёт недействительность всего процесса в целом.

Что устанавливают

Во время проверки ревизоры устанавливают:

сотрудников, с которыми заключался договор об ответственности за полученные материальные ценности;
размер появившейся недостачи и возможные варианты её сокращения;
причины появившихся излишних сумм;
причины недостачи.

После установления фактов нарушения сотрудники предприятия, взявшие на себя ответственность за хранение наличных денежных средств и ценных бумаг, должны дать подробные письменные объяснения.

Кто проверяет наличные денежные средства?

Любая проверка кассы предприятия осуществляется его внутренней структурой – специальной инвентаризационной комиссией. Как правило, такая комиссия действует в организации на постоянной основе.

Состав комиссии и ее полномочия утверждаются особым распорядительным актом руководства организации.

Кроме того, законодательством предусматривается возможность создания на предприятии, так называемых, рабочих ревизионных комиссий, осуществляющих значительный объем работ по одновременной проверке активов и обязательств компании.

Деятельность рабочей ревизионной комиссии хозяйствующего субъекта также регламентируется соответствующим приказом руководителя.

В комиссию по инвентаризации денежных средств кассы предприятия обычно включаются следующие лица:

представители руководства;
сотрудники бухгалтерии;
работники подразделения организации, осуществляющего финансовый контроль и внутренний аудит;
независимые аудиторы (специалисты компаний, предоставляющих услуги аудита), если существует необходимость (целесообразность) их привлечения;
работники отдела безопасности предприятия;
специалисты иных подразделений организации (по необходимости).

Если конкретный состав такой комиссии утвержден приказом руководства, то отсутствие одного участника является основанием для отклонения результатов её работы.

Что изучается?

Проверка кассы предусматривает контроль следующих аспектов соблюдения кассовой дисциплины:

Правильность бухгалтерского учета кассовых транзакций, корректность формирования корреспонденции счетов.
Легальность совершаемых транзакций в рамках одной сделки.
Хранится ли чековая книжка за пределами кассы.
Присутствуют ли подписи главного бухгалтера и руководителя на чеках, которые пока еще не были заполнены.
Своевременность и правильность оформления кассовых бумаг.
Своевременность и полнота возврата (депонирования) остатка невыплаченной зарплаты на банковский счет.
Обоснованность и документальное подтверждение произведенных кассовых записей.
Соответствует ли дата совершения сделки по данным расходного ордера и кассы.
Использовалась ли израсходованная наличность по целевому назначению.
Соблюдение лимита по остатку наличных денежных средств.
Прочие моменты, имеющие существенное значение.

Порядок проведения

Проверка кассовой наличности подразумевает определенную последовательность действий, предусмотренную общеобязательным порядком и логикой инвентаризации.

Так, к началу данной процедуры в распоряжение ревизионной комиссии предоставляется вся актуальная документация, удостоверяющая поступление/расходование наличности.

Кассиры предприятия, которые являются субъектами с материальной ответственностью, в письменной форме подтверждают, что все нужные бумаги переданы проверяющим, имеющиеся наличные денежные средства полностью приняты и оформлены, а израсходованные (выданные) средства надлежащим образом списаны и учтены.

Уполномоченная комиссия пересчитывает кассовую наличность.

Полученная сумма сопоставляется с документально подтвержденными сведениями кассового учета.

Кроме того, обязательной ревизии подлежит информация ККТ предприятия.

Инвентаризация наличных денег предприятия проводится уполномоченной комиссией в соответствии со следующими методическими правилами:

Фактическое присутствие в составе комиссии всех её утвержденных участников. Это необходимое условие для признания итогов ревизии.
Любые бумаги, составляемые в процессе и по окончании инвентаризации, заполняются минимум в двух экземплярах. Это касается всех описей, протоколов, актов.
Кассиры – по сути, материально ответственные субъекты – обязательно участвуют в процедуре пересчета кассовой наличности.
Инвентаризационная документация подписывается всеми участниками комиссии, а также ответственными кассирами. Ошибки и помарки не допускаются – их необходимо корректно исправлять (неверные записи перечеркиваются с последующим проставлением правильных формулировок над ними). Исправления заверяются всеми участниками комиссии.

Инвентаризационный акт, составленный по результатам проведенной проверки, содержит сведения о реальном и учетном остатках кассовой наличности.

По итогам сопоставления этих данных делается вывод о полном их соответствии или о наличии расхождений – как в большую (излишек), так и в меньшую (недостача) сторону. В акте приводится список всех участников комиссии, имеются их подписи.

Информация о проведенной ревизии направляется главному бухгалтеру, а также руководителю, который принимает нужные решения.

Соответствие реальных и учетных сведений, подтвержденное инвентаризацией, свидетельствует о качественной работе кассира и правильном ведении кассовых транзакций.

Обнаружение излишка/недостачи указывает на наличие проблем, требующих скорейшего устранения. Выявленные расхождения по кассовому остатку подлежат адекватному бухучету. Причины обнаруженных несоответствий выясняются и отражаются в акте проверки.

Документальное оформление

Проверка кассы хозяйствующего субъекта сопровождается оформлением ряда обязательных документов.

Как документально оформить инвентаризацию, чтобы правильно ее провести:

Приказ руководства о выполнении инвентаризации кассы и утверждении состава ревизионной комиссии.
Опись денежных бумаг кассы и БСО.
Опись кассовой наличности (помогает установить факт соответствия или расхождения между фактом и учетом).
Ведомость, в которой фиксируются обнаруженные несоответствия между реальным кассовым остатком и данными учета наличности.
Инвентаризационный акт, обобщающий итоги проведенной ревизии (стандарт ИНВ-15).

В какие сроки проводится плановая инвентаризация кассы

Сроки, в какие проводят плановую инвентаризацию кассы, разрабатываются на основании утверждённого руководителем юридического лица регламента.

Каждое предприятие должно проверять кассовую дисциплину перед составлением годовой бухготчётности не менее одного раза в 12 месяцев. Дата начала и окончания контрольно-ревизионных мероприятий доводится до всех заинтересованных лиц.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи. 2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов! 3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Такой вид ревизии проводится не только при выявлении факта недостачи денег, но и в случаях:

увольнения или замены кассира;
возникновения чрезвычайных или аварийных ситуаций, приведших к возможному хищению или утрате материальных ценностей;
принятия решения собственниками или руководством компании о продаже своего имущества;
выкупа имущества другой организацией;
передачи материальных ценностей во временное пользование или в аренду;
составления разделительного (при проведении реорганизации) или ликвидационного (при проведении ликвидации) баланса;
преобразования УП государственного или муниципального подчинения.

2 отзыва
Кассовый аппарат ПТК MSPos-K
21 653 ₽ Добавить в избранное
Читайте также: Как правильно составлять бухгалтерские проводки
21 653₽
https://online-kassa.ru/kupit/kassovyj-apparat-ptk-mspos-k/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии
84 отзыва
Меркурий 185Ф
8 000 ₽ Добавить в избранное
8 000₽
https://online-kassa.ru/kupit/merkurij-185f/
ЗаказатьПодробнее Есть в наличии

Внеплановая инвентаризация кассы

Кроме руководителя юридического лица, планирующего выявить недостачу или несоответствия учёта, этот процесс вправе инициировать:

представители ревизионной комиссии вышестоящей организации;
представители следственного органа или ФНС.

Регистрация в ФНС всего за 1 день без посещения налоговой!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Причина проведения

Внеплановое мероприятие проводится внезапно для того, чтобы:

усилить систему внутреннего финансовой дисциплины организации;
выявить причину возможных ошибок или преднамеренных действий, приведших к материальному ущербу предприятия;
деятельность юридического лица могла быть проконтролирована следственными или налоговыми органами, у которых имеются сведения о возможных нарушениях со стороны финансовых служб предприятия.

Конкретных промежутков времени в этом случае законодательство не предусматривает. В приказе о проведении этого мероприятия руководитель организации или должностное лицо контролирующего органа указывает причину, послужившую поводом для начала контрольно-ревизионных действий.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Перед началом контрольно-ревизионных действий объект закрывается, а все финансово-расчётные операции прекращаются. Если до начала мероприятия у кассира на руках были документы, которые не вошли в отчёт, то они в этот же момент передаются проверяющим. Сдача всех документов ревизорам или главбуху компании подтверждается подписью сотрудника, деятельность которого подлежит контролю.

В процессе проведения инвентаризации кассы наличные деньги пересчитываются сплошным способом. Присутствовать при этом должны все ревизоры. Фактическое наличие сопоставляется с остатком денежных средств, проведённых по проводкам бухгалтерии.

Обратите внимание! Если организация использует в своей работе ККТ, то ревизию начинают после осмотра всех документов, подтверждающих законность использования каждого аппарата.

Если было обнаружено большое количество налички, то составляется опись, в которой указывается номинал купюр и их общее количество. Полученные данные сопоставляют с предоставленными на начало проведения ревизии цифрами.

На следующем этапе проверяются:

талоны на предусмотренное законом спецпитание;
путевые и маршрутные листки;
талоны на получение автомобильного топлива;
лотерейные билеты;
другие ценные бумаги.

На каждый отдельный вид ценных бумаг кассир должен предоставить пронумерованную и прошнурованную регистрационную книгу, в которой фиксируется приходно-расходные мероприятия и остаток материальных ценностей. Кроме этого, во время контроля учитываются условия выдачи и хранения ценных бумаг и денежной наличности, а также правильность установки и работы ККТ.

Результат оформляется соответствующим актом.

Кассовая дисциплина: основы

Осуществление любой предпринимательской деятельности предполагает получение, расходование и хранение денежных средств (далее ДС) организацией. Свод правил, регламентирующих порядок оформления подобного рода операций, называется кассовой дисциплиной. Последняя не предполагает в обязательном порядке наличия у организации кассового аппарата. Не зависит она и от выбранной системы налогообложения. Важно одно – если на предприятии имеется движение ДС, кассовую дисциплину необходимо соблюдать в соответствии с установленными нормами.

Она сводится к:

оформлению кассовых документов, с помощью которых отслеживается движение ДС в кассе;
установлению и соблюдению лимита кассы (см. ниже);
выдаче подотчет работникам n-ой суммы денег согласно установленным правилам;
соблюдению движения наличных денег по одному договору не более 100 тыс.руб.

Кассовая инвентаризация – проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Бланки инвентаризации кассы

Постановлением Госкомстата РФ №88 18 августа 1998 года была утверждена новая форма бланка инвентаризации кассы, который можно заполнять не только от руки синими или чёрными чернилами, но и при помощи ПК.

Обратите внимание! Несмотря на важность формы бланка ИНВ-15, не был утверждён конкретный образец его заполнения. Ревизоры, заполняющие имеющуюся у них форму бланка, должны оформить его правильно и аккуратно, без ошибок, подчисток или помарок.

Что указывают в акте инвентаризации кассы

Первый экземпляр акта инвентаризации кассы получает под роспись кассир, а второй остаётся у руководителя. В случае проведения внезапной проверки, у представителя контролирующего органа остаётся третий экземпляр.

Кроме порядкового номера, в акте обязательно указывается:

наименование предприятия, проводившего ревизию и его подразделение;
ссылка на приказ или иной документ, ставший основанием для назначения контрольно-ревизионного мероприятия;
дата и время проведения;
фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг;
расписка кассира, который ознакомился с результатами ревизии;
объяснения ответственного сотрудника о причине избытка наличных средств или их перерасхода;
вывод руководителя компании и его решение по дальнейшим действиям в отношении виновного лица;
вывод представителя контролирующего или следственного органа в случае обнаружения нарушений законодательства и его решение по возможным штрафным санкциям.

Обратите внимание! Этот документ подписывается каждым членом комиссии. Только это делает результаты проверки соответствующими закону.

Нормы естественной убыли

Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.

В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.