Премирование: учет, отчетность и налоговые последствия

Получение премии всегда приятное событие. А если эта премия по итогам работы за год, то по факту получается, что это 13-я заработная плата. И особенно приятно получать годовую итоговую премию до наступления нового года.

Но у бухгалтера при расчете и выплате годовой премии помимо радостных эмоций присутствует и некоторая озабоченность: как правильно учесть и отразить эту премию в учете? Как потом ее учитывать при расчете отпускных и больничных пособий? И может, есть какие то варианты учета и отражения премиальных выплат по итогам года? Обсудим эти вопросы в нашей статье.

Понятие единовременной премиальной выплаты

Порядок и условия, по которым осуществляется выплата премии сотрудникам, зафиксированы в локальных нормативных актах (ЛНА). Вознаграждение выплачивают за успешный труд, по итогам работы и прочим производственным основаниям. Обычно такие выплаты периодические: поквартальные, помесячные и т. д. Но если произошло знаменательное событие, например досрочно завершен важный проект, премиальные начисляются разово.
Бывают основания непроизводственные — юбилеи, праздничные даты. Денежные поощрения тоже выплачивают конкретно к произошедшему случаю. Таким образом, разовая премия приурочивается как к производственным, так и к не производственным событиям и имеет разовый характер. Четкой системы премирования в законе не предусмотрено, предприятие само определяет структуру начисления поощрительных выплат.

Варианты настройки премий в 1С 8.3 ЗУП

Можно выделить 3 основных вида премий, с точки зрения порядка их отражения в 1С ЗУП 3.1:

• Плановые – это премии, которые начисляются ежемесячно или в определенных месяцах. Такие премии назначаются сотрудникам в плановом порядке, рассчитываются в документах Начисление зарплаты и взносов или Увольнение и могут быть выплачены только вместе с заработной платой или расчетными при увольнении.
• «Выстреливающие» — этот вид премий рассчитывается в документах Начисление зарплаты и взносов или Увольнение, только если отдельным документом Данные для расчета зарплаты (Зарплата – Данные для расчета зарплаты) введено значение показателей премирования. «Выстреливающие» премии не требуется назначать сотрудникам в плановом порядке, а их выплата предусмотрена также только в составе заработной платы или расчетных при увольнении.
• Премии, выплачиваемые по отдельному документу – эти премии начисляются в отдельном документе Премия (Зарплата – Премии). Выплата таких премий возможна, как в составе заработной платы, так и по отдельному документу Ведомость… (Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты). Такой вариант выплаты удобен для премий, учитываемых для целей НДФЛ по дате выплаты, в случаях, когда организация стремится сблизить бухгалтерский учет с учетом НДФЛ и отражает такие премии в месяце их выплаты. Однако при необходимости определения расчетной базы для премий, выплачиваемых по отдельному документу, нет возможности учитывать начисления текущего месяца.

В настройках Начисления (Настройки – Начисления) вид премии описывается значением реквизита Начисление выполняется.

Плановым премиям соответствуют значения Ежемесячно и В перечисленных месяцах, «выстреливающим» — Только если введено значение показателя, а премиям, выплачиваемым по отдельному документу — По отдельному документу.

Сравнительная характеристика перечисленных видов премий представлена в таблице.

Рассмотрим примеры настройки каждого вида премии в 1С 8.3 ЗУП.

В каких случаях назначается

Назначение разовых стимулирующих платежей отражается в локальных нормативных актах предприятия. Это коллективный договор, чаще всего положение о премировании. В нем предусматриваются случаи, за что можно премировать сотрудников, среди них:

• значимые даты работника;
• важные даты для организации;
• успешное выполнение задания руководства;
• незапланированные инициативы и внедрения, которые привели к значимым положительным результатам, и так далее.

Основанием, по которому производится начисление премии работнику, является приказ директора. В нем указывается повод для премирования и ссылка на пункт положения или другого ЛНА.

Пример 2. Настройка «выстреливающего» начисления квартальной премии в 1С ЗУП

В организации сотрудникам начисляется квартальная премия процентом от Оплаты по окладу за предшествующий квартал. Однако начисление данной премии происходит не каждый квартал, а только при достижении организацией определенных показателей прибыли. Процент премии при каждом расчете премии может принимать новое значение и устанавливается индивидуально для сотрудников. Необходимо настроить сотруднику Василькову И.Б. расчет квартальной премии в размере 15% от Оплаты по окладу за 3 квартал 2022 года. Начисление премии будет производиться в декабре.

По условию задачи квартальная премия начисляется не каждый квартал. Настройка плановой премии в данном случае не подходит, т.к. придется достаточно часто назначать сотрудникам премию в плановом порядке и затем отменять ее. Начислять квартальную премию каждый раз отдельным документом также достаточно трудозатратно. Наиболее удобный вариант в данной ситуации – настройка «выстреливающей» премии.

В первую очередь настраиваем новый Показатель. Он также будет назначаться для сотрудника, но его значение будет Вводится единовременно документом данных для расчета зарплаты.

Далее настроим новый Шаблон ввода исходных данных (Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). Этот шаблон будет определять вид документа Данные для расчета зарплаты, которым будет вводиться значение Процента квартальной премии. На вкладке Показатели зарплаты отметим флажком созданный нами на предыдущем шаге показатель.

Для того чтобы в одном документе Данные для расчета зарплаты можно было указать Процент квартальной премии для списка сотрудников на вкладке Дополнительно устанавливаем флажок В документе используется несколько сотрудников.

Настроим новое Начисление для отражения квартальной премии. На вкладке Основное укажем назначение начисления Квартальная премия, способ выполнения – Только если введено значение показателя. После того, как в формулу будет включен Процент квартальной премии, его можно будет указать в качестве показателя, определяющего начисление премии.

На вкладке Расчет базы укажем базовое начисление согласно условию задачи (Оплата по окладу) и период расчета базы – Предыдущий квартал.

Введем для сотрудника Василькова И.Б. значение Процента квартальной премии в размере 15% документом Данные для расчета зарплаты в декабре 2022 г.:

Начислим заработную плату Василькову И.Б. за декабрь документом Начисление зарплаты и взносов и проверим расчет Премии квартальной процентом. Размер показателя Расчетной базы за 3 квартал составила 105 000 руб.

Сумма квартальной премии рассчитывается как:

• 15 (процент премии) /100 * 105 000 (оплата по окладу) = 15 750 руб.

Какие документы составить

Основным документом, определяющим основания для назначения премиальных выплат, является положение о премировании сотрудников. В нем указываются:

• основания и критерии премирования;
• расчет и размер выплаты;
• документальное сопровождение премирования;
• перечень сотрудников;
• основания депремирования;
• источники финансирования.

Например, при начислении 13 зарплаты в положении указываются формулировки оснований для премирования сотрудников, например, такие:

• отработавшие на предприятии больше года;
• все сотрудники — рассчитывается пропорционально отработанному времени;
• все работники получают 100% оклада.

Критерии начисления целесообразно разрабатывать с учетом мнения коллектива.

Одно из условий — служебная записка непосредственного руководителя работника с предложением премирования. Общим основанием для премирования является приказ руководителя организации. Документ содержит ссылку на положение, дополнительные документы (если есть), перечень премируемых работников, размер премиальных.

Пример того, как рассчитать премию за год

Программисту Кнопкину Р.А. выплачивается оклад в сумме 56 тыс. рублей в месяц. Данная зарплата начислялась ему все 12 месяцев за прошедший год. Работодатель поручил бухгалтеру рассчитать годовую премию. Коллективный договор фирмы содержит информацию о проценте премии по итогам года — он составляет 12%.

За прошедший год программист заработал: 56 000 руб. х 12 мес. = 672 000 руб.

Премия по итогам года составит: 672 000 руб. х 12% = 80 640 рублей.

Бухгалтер обязан удержать с премиальных выплат НДФЛ в размере: 80 640 руб. х 13% = 10 483 руб. 20 коп.

Работодатель из собственных средств перечислит страховые взносы в размере: 80 640 руб. х 22% = 17 740 руб. 80 коп.

Итого, Кнопкин Р.А. получил на руки: 80 640 руб. — 10 483,2 руб. = 70 156 рублей 80 копеек.

Налогообложение премии

В соответствии с НК, налогообложение премии к празднику носит обязательный характер. Для целей уплаты НДФЛ не имеет значения, производственный или нет характер выплаты, — они все считаются доходом.

В вопросе уплаты страховых взносов у чиновников и судов нет согласия. Налоговики ссылаются на то, что упоминания о выплатах, не связанных с трудом, нет в НК, соответственно, взносы платить надо. Суды придерживаются противоположной точки зрения — определение ВС от 06.04.2017 № 306-КГ17-2349. Верховный Суд указывает, что единовременные суммы, выплачиваемые к юбилейным датам, не относятся к результатам труда и не являются вознаграждением за труд. В связи с этим они исключаются из базы для начисления страховых взносов.

Не облагаются налогом на доход премии, перечисленные в перечне правительства (п. 7 ст. 217 НК).

Каким образом осуществляется учет премий в налоговом учете организации? В состав расходов на оплату труда при расчете налогооблагаемой базы включаются стимулирующие и поощрительные выплаты, если они:

• указаны в ЛНА;
• напрямую зависят от результатов труда, трудовой функции;
• не предусмотрены ст. 270 НК РФ;
• соответствуют условиям п. 1 ст. 252 НК РФ, оформлены подтверждающими документами.

Учет годовой премии при расчете среднего заработка для отпускных и командировочных

Включать годовую премию в расчет среднего заработка для целей расчета отпускных и командировочных выплат обязывают ст. 139 и 167 ТК РФ, а также положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Однако вознаграждение за год в этом расчете будет учтено в своем особом порядке. Годовое вознаграждение попадет в расчет среднего заработка независимо от времени фактического исчисления. Но есть ряд условий: премия должна относиться к году, предшествующему году, в котором делается расчет. Причем если к моменту расчета премия за год еще не начислена, то после ее исчисления придется делать перерасчет среднего заработка и, соответственно, суммы выплаты, зависящей от этого заработка (п. 15 положения № 922, письмо Роструда от 03.05.2007 № 1253-6-1).

Включение в расчет полной или неполной суммы вознаграждения за год, так же как и для иных премий, будет зависеть:

• от полноты отработки работником расчетного периода;
• соответствия периодов исчисления премии и расчетного;
• учета или неучета времени фактической работы работника при исчислении премиальных.

Подробнее о том, как учитывают вознаграждение по итогам года при определении среднего заработка, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Проводки

Денежная выплата, не относящаяся к поощрению за труд, например, премия к юбилею, отличается основанием, не связанным с работой, нерегулярностью.

Премии за трудовые достижения отражаются в бухгалтерском учете такой проводкой: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70. Для налогового учета (при определении базы для уплаты налога) такие премиальные включаются в расходы.

Единовременные вознаграждения, не связанные с трудовой деятельностью, не уменьшают налоговую базу по прибыли, в соответствии с письмом Минфина России от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283. Их надо относить на чистую прибыль. Проводки могут быть такими:

1. Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70. Расходы относятся к затратам, не учитываемым для налогообложения.
2. Дт 84 Кт 70. Списываются с прибыли прошлых лет.
3. Дт 91 Кт 70. Если прибыль за прошлые годы отсутствует, затраты включаются в расход этого года, но не учитываются для налогообложения.

Что такое премия (определение по ТК РФ) и как она относится к зарплате

Понятие премии присутствует в ст. 129 ТК РФ, где она упоминается в числе выплат стимулирующего характера, которые могут составлять одну из частей зарплаты. То есть премия — это выплата поощрительного характера, входящая в структуру применяемой системы оплаты за труд.
О том, в каких еще формах может осуществляться поощрение работников, читайте в материале «Какие бывают виды премий и вознаграждений работникам?».

Разработать структуру системы оплаты труда и установить правила ее применения работодатель должен сам, согласовав с представителями трудового коллектива (ст. 135 ТК РФ). При разработке этой системы для коллективов ГУП и МУП необходимо руководствоваться также едиными рекомендациями, утвержденными на очередной год Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений.

Таким образом, у работодателя должен иметь место внутренний документ, содержащий описание применяемойдля оплаты труда коллектива системы (структуры зарплаты работников). Этот документ может одновременно содержать и описание всех правил, установленных для начисления каждой из составных частей зарплаты. Но возможна и разработка самостоятельных нормативных актов (положений) для каждой составной части оплаты за труд.

Небольшим трудовым коллективам (микропредприятиям) с 2022 года разрешено не создавать внутренние нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права (ст. 309.2 ТК РФ). Однако принятие такого решения требует детально прописывать все правила начисления зарплаты в трудовом соглашении с каждым из работников. Причем для составления этого документа должна применяться его типовая форма. Такая форма уже утверждена постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Внутренний документ, разрабатываемый для коллектива в целом (или для большей его части), позволяет в трудовом соглашении с каждым из работников не перечислять подробно все правила установленной для него оплаты труда, а ограничиться лишь отсылкой к ряду внутренних актов. Поэтому создание такого рода актов существенно упрощает оформление трудовых договоров. Тем более что нормативные акты могут действовать без изменений в течение нескольких лет. И трудозатраты по их разработке и принятию даже для микропредприятий могут оказаться заметно меньшими, чем внесение всех деталей, относящихся к начислению зарплаты, в каждый трудовой договор.

УСН

Организации, которые платят единый налог с доходов, на суммы годовых премий налоговую базу не уменьшают (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Организации, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, годовые премии, предусмотренные трудовым (коллективным) договором, включают в состав расходов. Сделать это можно, если премии выплачены за трудовые показатели. Такой вывод следует из подпункта 6 пункта 1, пункта 2 статьи 346.16 и статьи 255 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: когда годовая премия считается предусмотренной трудовым договором?

Годовая премия считается предусмотренной трудовым договором, если соблюдается одно из двух условий:

• в трудовом договоре прописаны сумма и условия начисления премий (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

• трудовой договор содержит ссылку на локальный документ организации, регулирующий порядок начисления и выплаты премий (например, на Положение о премировании).

Ссылку на локальный документ можно оформить так: «Сотруднику выплачиваются премии, предусмотренные Положением о премировании (утверждено приказом № ___ от ______)».

Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 5 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/81. Подтверждает ее арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 апреля 2006 г. № Ф04-10064/2005(20874-А27-37), Дальневосточного округа от 25 января 2006 г. № Ф03-А51/05-2/4903).

Сумму премий по итогам работы за год включите в расходы в момент их выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Пример налогообложения премии по итогам работы за год. Организация применяет упрощенку, единый налог платит с разницы между доходами и расходами

ООО «Альфа» применяет упрощенку. Единый налог организация платит с разницы между доходами и расходами.

Положением о премировании «Альфы» и трудовыми договорами с сотрудниками предусмотрена выплата годовой производственной премии в сумме 13 000 руб. всем сотрудникам организации, отработавшим рабочий период полностью. Премия начисляется вместе с зарплатой в январе года, следующего за отчетным. Премия выплачивается в сроки, установленные для выплаты зарплаты за январь.

В январе кладовщику П.А. Беспалову была начислена годовая премия. Она была выплачена 5 февраля.

Сумма премии войдет в налоговую базу по НДФЛ в феврале. Прав на вычеты по НДФЛ у Беспалова нет.

НДФЛ с суммы премии равен: 13 000 руб. × 13% = 1690 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация рассчитывает по основному тарифу. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – по тарифу 0,2 процента.

Сумма начисленных с премии взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила: 13 000 руб. × 0,2% = 26 руб.

Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование равна 3900 руб., в том числе:

• взносы на обязательное пенсионное страхование – 2860 руб. (13 000 руб. × 22%);
• взносы на обязательное социальное страхование – 377 руб. (13 000 руб. × 2,9%);
• взносы на обязательное медицинское страхование, зачисляемые в ФФОМС, – 663 руб. (13 000 руб. × 5,1%).

5 февраля бухгалтер перечислил в бюджет НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

В феврале бухгалтер учел в составе расходов:

• сумму премии – 13 000 руб.;
• сумму страховых взносов – 3926 руб. (26 руб. + 3900 руб.).

Как начислить премию с учетом районного коэффициента и северных надбавок

Районный коэффициент и северная надбавка — доплаты компенсационного характера, учитывающие факт работы в особых климатических условиях. Они также представляют собой часть зарплаты, обязательную к выплате. Различие между ними заключается в том, что районный коэффициент платится с первого дня работы, а право на получение северной надбавки и ее увеличение зависит от продолжительности стажа работы в соответствующей местности. Размер коэффициента и надбавки для каждого региона устанавливает Правительство РФ, но на региональном уровне возможно повышение этих значений (ст. 316, 317 ТК РФ, ст. 10, 11 закона РФ «О государственных гарантиях и компенсациях…» от 19.02.1993 № 4520-1).

Увеличивать за счет районного коэффициента сумму начисленной премии обязательно, когда премиальные рассчитывают от оклада и в районе действует соответствующий коэффициент. Во всех иных случаях вопрос применения коэффициента остается законодательно неурегулированным. С одной стороны, начислять премию с учетом его не нужно, поскольку:

• в фактически начисленном за период заработке он уже учтен;
• начисление премии в фиксированной величине или от суммы оцененных в рублевом эквиваленте показателей премирования не привязывается к окладу, требующему увеличения на соответствующий коэффициент.

С другой стороны, в действующем законодательстве не закреплен порядок применения районного коэффициента к премиальным. Поэтому правилами премирования можно предусмотреть начисление их с использованием этого коэффициента во всех ситуациях расчета стимулирующих выплат, входящих в оплату за труд. Оправданием здесь послужит то, что премия входит в состав зарплаты.

Процедуру начисления северных надбавок регулирует инструкция, утвержденная приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 № 2. Она содержит запрет на начисление надбавки на следующие выплаты премиального назначения (п. 19 инструкции):

• единовременное вознаграждение за выслугу лет;
• вознаграждение по итогам работы за год;
• поощрения разового характера и не предусмотренные системой оплаты за труд.

При этом инструкция подразумевает возможность начислять надбавки на премии по итогамработы за квартал, сезон или год, но с условием, что для проведения расчета месячной величины надбавки премиальные будут распределены по месяцам соответствующего периода в пропорции к отработанному времени.

Решением Верховного суда РФ от 01.12.2015 № АКПИ15-1253 положения п. 19 инструкции, запрещающие начисление надбавки на вознаграждения, выплачиваемые за выслугу лет и по итогам работы за год, были признаны недействительными как противоречащие действующему ТК РФ. Таким образом, северная надбавка должна начисляться на все премиальные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.