Ведомость учета ГСМ. Образец и бланк 2021-2022 года

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

ФАЙЛЫ

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Бланк ведомость учета выдачи гсм

Документирование движения ГСМ Документооборот в автотранспортном предприятии во многом зависит от наличия склада ГСМ, автозаправочной станции (АЗС), наличие специальных емкостей для хранения ГСМ в гараже, автозаправочных машин (передвижных автозаправок) и других условий.

Независимо от условий, только четко построенная система документооборота и оформлена первичная документация может обеспечить достоверный учет и контроль за использованием горюче-смазочных материалов.

Учет горюче-смазочных материалов регламентируется нормами расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Приказом Министерства транспорта Украины и Государственного департамента автомобильного транспорта Украины от 10.02.98 г.

К ним относят: «Путевой лист легкового автомобиля» (ф.

N 4-с), «Путевой лист грузового автомобиля» (ф. N 4-п), «Путевой лист автобуса» (ф.

N 6) и др. Для учета работы сельскохозяйственных машин, механизмов используются отраслевые формы, утверждаемые организацией в установленном порядке в рамках их учетной политики.

Горюче-смазочные материалы для других производственных нужд (для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования) выдаются с нефтесклада на основании требований, по лимитно-заборным картам (типовые междуведомственные формы N М-10, М-8) или по накладным (внутрихозяйственного назначения) при наличии на них подписей лиц, которым приказом руководителя организации предоставлено право разрешать отпуск этих материалов.

Бланкер.ру

Законные основания Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

Важно

На основании чего выдается топливо Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя.

Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа.

Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика.

Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п.

Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов

Внимание

Учет движения запасов в автотранспортном предприятии осуществляется на основе первичных документов, которыми оформляются операции по приему материальных ценностей на склад, отпуска со склада на осуществление деятельности и использование их в процессе деятельности в общеустановленном для учета запасов в порядке.В автотранспортных предприятиях (и в любых других предприятиях, имеющих собственный автотранспорт) особое место занимает учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), запасных частей и автомобильных шин.

Правовые ресурсы
Подборки материалов
Ведомость учета выдачи ГСМ

Подборка наиболее важных документов по запросу Ведомость учета выдачи ГСМ (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Ведомость учета выдачи ГСМ «Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных материалов в гражданской авиации»(утв. МГА СССР 28.06.

1991) Приложение 14 «Методические рекомендации по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях»(утв.

Гсм

Выдача водителям ГСМ производится с измерением выданного количества топлива — в единицах объема (литрах), смазок — в единицах массы (килограммах) при предъявлении водителем путевого листа или других документов, разрешающих получение.

Бухгалтерия осуществляет контроль за правильностью выдачи топлива и масел.

Количество выданных нефтепродуктов записывается в Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов, в которой за полученные указанные материалы расписывается водитель, а в Путевых листах — расписывается материально ответственное лицо, отпустившее указанные материалы.

Для путевых листов применяют типовые межотраслевые формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Ведомость учета выдачи дизельного топлива и бензина

Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер выдано ».Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
для спецтехники – рапорты о работе;
документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78.

В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ.

К ним относят: Для учета работы сельскохозяйственных машин, механизмов используются отраслевые формы, утверждаемые организацией в установленном порядке в рамках их учетной политики.

Источник: //vipkonsalt.ru/blank-vedomost-ucheta-vydachi-gsm/

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Приобретение ГСМ

Обычно схема приобретения ГСМ по талонам выглядит так.

Организация заключает договор купли-продажи с поставщиком ГСМ.
Поставщик ГСМ выставляет в адрес организации счет на оплату талонов.
Организация оплачивает счет и выдает своему представителю доверенность на получение талонов.
Представитель организации получает талоны и передает их сотруднику, ответственному за учет талонов и их выдачу водителям. Обычно в день выдачи талонов поставщик оформляет накладную (акт приемки-передачи) и счет-фактуру на ГСМ.
Водитель, получивший талоны, предъявляет их на АЗС и заправляет автомобиль. Объем отпущенного топлива должен соответствовать номиналу талона. Водителю выдается отрывной купон погашенного талона со штампом АЗС.

Ситуация: можно ли оприходовать ГСМ, приобретенные по талонам, на основании отрывных купонов к талонам?

Ответ: да, можно, при условии, что количество полученного топлива соответствует номиналу талона.

Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС.

Приобретенные ГСМ можно оприходовать на основании первичных документов, которые содержат обязательные реквизиты, указанные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если отрывной купон к талону отвечает этим требованиям, то его можно принять к учету в качестве первичного документа. Однако так следует поступать, лишь если водитель заправил в бак столько же топлива, сколько указано в талоне. Если топлива по талону отпущено меньше, его фактическое количество может подтвердить только кассовый чек, выданный АЗС (письма Минфина России от 3 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/209 и УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636). Причем при отпуске ГСМ по талонам АЗС вправе выдавать кассовые чеки, в которых фиксируется только объем топлива без указания цены и общей стоимости (см., например, письма УФНС России по Московской области от 4 августа 2005 г. № 22-19/0156, УМНС России по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 29-12/29514).

Совет: если срок действия талонов истекает, а бензобаки автомобилей полностью заправлены, слейте бензин в свободные пожаробезопасные емкости. Например, в металлические канистры. Выбрав оплаченное топливо полностью, организация избежит финансовых потерь.

На практике лучше не допускать ситуаций, в которых организация будет получать ГСМ в количестве меньшем, чем номинал талона. Дело в том, что независимо от фактического объема отпущенного топлива, предъявленный талон АЗС погасит полностью. При этом невыбранное количество бензина нельзя будет отразить ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
для спецтехники – рапорты о работе;
документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Списание топлива

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 10-3 (10 субсчет «Талоны в бензобаках автомобилей)

– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Пример отражения в бухучете ГСМ, приобретенных по талонам. Право собственности на ГСМ переходит к организации в момент получения талонов

1 июня ООО «Альфа» приобрело денежный талон на бензин стоимостью 510 руб. (в т. ч. НДС – 78 руб.). Поставщик оформил накладную и выставил «Альфе» счет-фактуру.

4 июня талон был выдан водителю служебного автомобиля Ю.И. Колесову. В книге учета движения талонов об этом сделана соответствующая отметка. В этот же день водитель приобрел по талону 30 литров бензина АИ-92 по цене 17 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,59 руб.). Для оценки материалов в бухучете учетной политикой организации предусмотрен метод средней стоимости.

Согласно учетной политике организации путевые листы составляются за месяц. 30 июня Колесов сдал в бухгалтерию путевой лист. По данным путевого листа весь бензин, полученный по талону (30 л), был израсходован в течение месяца. Фактический расход соответствует нормам, утвержденным руководителем организации.

В учете организации сделаны следующие записи.

1 июня:

Дебет 60 Кредит 51 – 510 руб. – оплачен талон на бензин;

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» Кредит 60 – 432 руб. (510 руб. – 78 руб.) – оприходован талон на бензин;

Дебет 19 Кредит 60 – 78 руб. – отражен НДС по приобретенному талону.

4 июня:

Дебет 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ полученные» – 432 руб. – выдан талон водителю (на основании книги учета движения талонов);

Дебет 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» Кредит 10 субсчет «Талоны на ГСМ выданные» – 432 руб. – оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля (на основании чека АЗС и отрывного купона к талону);

Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 78 руб. – предъявлен к вычету НДС.

30 июня бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости.

На основании путевого листа стоимость ГСМ была списана на расходы в бухучете:

Дебет 26 Кредит 10 субсчет «ГСМ в бензобаках автомобилей» – 432 руб. – списан фактически израсходованный бензин.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.