Что относится у доходу в натуральной форме
Статья 211 НК РФ устанавливает перечень доходов в натуральной форме, к ним относятся:
- оплаченные работодателем товары (услуги) в полном размере, либо частично (питание, обучение, которые не предусмотрены по законодательству);
- бесплатные или оплаченные частично работодателями товары (услуги), предоставленные работодателем (подарок, сертификат или подарочные карты, дороже 4000 рублей в год);
- товары (услуги) выдаваемые работодателем в счет зарплаты.
Товары (услуги), которые работодатель в собственных интересах оплачивает за своих сотрудников под налогообложение не попадает, если их получение связано с трудовыми обязанностями сотрудника. Например, оплата проживания за сотрудника, которого работодатель отправил в другой город для целей организации. Еще одним примером может служить оплата счета в ресторане, который сотрудник посещал при деловой встрече, организованной работодателем. Для того, чтобы такие расходы имели законное основание для освобождения от НДФЛ, организация должна издать приказ, в котором прописаны подобные мероприятия, а также перечень сотрудников, принимающих в них участие.
Законодательство по вопросу о подарках в натуральной форме
Работодатель в качестве мотивации по улучшению производительности труда персонала может использовать такой способ как материальное поощрение. В трудовом законодательстве не содержится такое понятие как «подарок», а потому презент можно понимать как подарок в материальной (неденежной) форме.
Для преподнесения подарка сотруднику компания издает приказ о поощрении, для чего используется форма № Т-11. В случае, когда стоимость подарка больше 3 000 руб., дополнительно нужно оформить договор дарения. При подписании этого документа работодатель освобождается от обязанность начислять страховые взносы на стоимость подарка.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ подарок сотруднику — это его прибыль. Стоимость подарка, полученного физлицом, в т.ч. работником от начальства, освобождается от НДФЛ, но в размере не более 4 000 руб. за налоговый период. Если в течение календарного года стоимость подарков была от 4 000 руб., то с превышения удерживается НДФЛ по ставкам:
- 13% для резидентов РФ;
- 30% для нерезидентов РФ.
Датой получения подарка является день передачи дохода в натуральной форме. Удержанный НДФЛ перечисляется не позднее дня, идущего за днем выплаты работнику дохода, с которого удерживается налог. Если подарок выплачен в виде денежных средств, то НДФЛ удерживается при выплате этих денег, а перечисляется не позднее следующего дня.
Если подарок преподносится на какой-либо праздник, т.е. он не связан с поощрением труда, то его стоимость не нужно учитывать в расходах в целях определения налога на прибыль. Об этом сказано в п. 16 ст. 270 НК РФ.
Как рассчитать НДФЛ
НДФЛ с дохода в натуральной форме рассчитывают в день выдачи. За налоговую базу принимают стоимость передаваемых товаров (услуг, либо имущества). В том случае, если часть стоимости передаваемого товара оплачивает сотрудник, эта сумма в налоговую базу не включается. Либо включается стоимость товара за минусом оплаченной суммы. Исходя из того, что по закону с сотрудника нужно удерживать НДФЛ с подарка стоимостью больше 4000 рублей, то эту сумму учитывать не нужно. Но данную сумму учесть можно только один раз в год.
По каждому сотруднику сумма НДФЛ должна быть учтена персонально. Но не всегда доход в натуральной форме сотрудник получает индивидуально. В некоторых случаях это доход, предусмотренный в коллективном договоре для всех сотрудников организации. В качестве примера можно привести оплату спортзала для сотрудников или предоставление им бесплатного питания. В таких случаях можно рассчитать НДФЛ следующим образом: общую суммы, перечисляемую организацией в спортзал разделить на количество сотрудников, посещающих его. Некоторые организации организовывают выдачу специальных карт или талонов, которые учитывают посещение зала или столовой.
Пример расчета НДФЛ
В сентябре 2107 года руководитель ООО «Континент» на основании приказа подарил сотруднику Петрову П.П. ноутбук. Ноутбук организация приобрела по цене 45 000 рублей в магазине. Заработная плата Петрова составляет 85 000 рублей. В текущем году Петров уже получал подарок от организации, стоимость которого составляла 5000 рублей.
Сумма ранее полученного Петровым подарка превышает 4000 рублей, а значит с ноутбука удерживаем НДФЛ с полной стоимости.
Рассчитаем НДФЛ с ноутбука:
45 000 х 13% = 5 850 рублей.
Данная сумма удерживаем с зарплаты Петрова, а значит зарплата Петрова в сентябре составит:
85 000 – (85 000 х 13% + 45 000 х 13%) = 68 100 рублей
А удерживаемый с Петрова и перечисляемый в бюджет НДФЛ составит:
85 000 х 13% + 45 000 х 13% = 16 900 рублей
Порядок удержания НДФЛ
С любого денежного вознаграждения, выплачиваемого сотрудникам, можно удержать НДФЛ с дохода, выдача которого происходит в натуральной форме. Но общая удерживаемая сумма не должна превышать 50% от общей получаемой сотрудником суммы (п.4 статья 226 НК РФ). Если всю сумму за раз удержать не получается, то остаток можно перенести на последующую выплату. При этом с дохода сначала нужно удержать текущий налог, а с оставшейся суммы 50%.
Пример удержания
20 сентября ООО «Континент» подарило сотруднику Кравцовой А.П. подарок, стоимостью 65 000 рублей. Это первый подарок Кравцовой в этом году. Оклад Кравцовой составляет 25 000 рублей. Выплата зарплаты в ООО «Континент» происходит два раза в месяц, 10 числа основная выплата и 25 – аванс. Аванс Кравцовой составляет 10 000 рублей.
Рассчитаем НДФЛ с подарка, учитывая, что это первый подарок за год:
(65 000 – 4 000) х 13% = 7 930 рублей
Рассчитаем сумму НДФЛ, которую мы сможем удержать с аванса 25 сентября:
10 000 х 50% = 5 000 рублей
Максимально возможный размер удержаний составляет:
(25 000 – 25 000 х 13% ) х 50% = 10 875 рублей
Оставшуюся сумму 2 930 рублей НДФЛ удерживаем с зарплаты 10 числа, значит зарплату Кравцова получит в размере:
25 000 – 3 250 – 10 000 – 7 930 = 3 820 рублей
Дата получения дохода для удержания НДФЛ
Получение дохода и фактическая выплата дохода – это не одно и то же. Получение дохода означает, что у физлица (налогоплательщика) возникла налоговая база по налогу, и его сначала нужно посчитать. Налоговая база определяется с учетом НДФЛ. Фактическая выплата дохода означает, что физлицо получило на руки то, что он заработал. Выдают деньги за минусом НДФЛ. Удержанный налог перечисляют в бюджет.
Особые сроки получения дохода (то есть день, когда нужно рассчитать НДФЛ) установлены:
- последний день месяца, за который человеку был начислен доход, – для заработной платы;
- день увольнения – при расчетах с увольняющимся работником;
- последний день каждого месяца в течение срока, на который выдан льготный займ, при получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах;
- последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.
Заработная плата — это вознаграждение за труд, а также компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в компании (ст. 129 ТК РФ).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантированы сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Нет никаких сомнений в том, что с суммы среднего заработка нужно удержать НДФЛ. А какой день нужно считать датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого за работником на период командировки? Ответ – в письме Минфина России от 9 апреля 2022 года № 03-04-07/23964.
Для расчета средней зарплаты на период командировки учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Это значит, что выплата средней зарплаты за время командировки относится к оплате труда. Таким образом, для целей уплаты НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка признается последний день месяца, за который был начислен указанный доход.
Для всех остальных доходов дата получения дохода, когда нужно рассчитать НДФЛ ― это день его выплаты.
При каждой выплате доходов у агента возникает обязанность удержать НДФЛ и не позднее следующего дня перечислить его в бюджет.
Дата фактического получения дохода определяется как день (п. 1 ст. 223 НК РФ):
- выплаты дохода – при получении доходов в денежной форме (неважно, из кассы или через банк);
- передачи доходов в натуральной форме – при получении таких доходов;
- приобретения товаров (работ, услуг), ценных бумаг – при получении доходов в виде материальной выгоды;
- зачета встречных однородных требований (предположим, у учредителя компании есть долг перед фирмой (например, полученный заем), а у фирмы, в свою очередь, есть долг перед ним (например, невыплаченные дивиденды);
- прекращения заемного обязательства.
В случае прекращения заемного обязательства без его исполнения с должника снимается обязанность по возврату суммы долга, а кредитор не имеет право требовать возврата долга и взыскивать задолженность. В этой связи в момент прекращения обязательства у физлица возникает экономическая выгода в виде экономии на расходах по погашению долга и, соответственно, доход, подлежащий обложению НДФЛ.
Дата получения дохода при прекращении обязательства налогоплательщика перед компанией-кредитором зависит от того, являются ли заемщик и кредитор взаимозависимыми лицами или нет.
Если они не являются взаимозависимыми, то дата фактического получения дохода соответствует дате полного или частичного прекращения обязательства по любым основаниям, предусмотренным законодательством РФ. Это может быть соглашение об отступном, судебное решение, соглашение о прощении долга.
Если налогоплательщик и организация являются взаимозависимыми лицами, датой фактического получения дохода является день списания безнадежного долга с баланса организации (подп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Исчисленную на дату получения дохода сумму налога вы обязаны удержать непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Расчет 6-НДФЛ
По удержанному НДФЛ с сотрудника отчитываться нужно каждый квартал. Как правило, делать это должны работодатели, которые в этом случае выступают в качестве налогового агента.
Важно! Сдавать расчет 6-НДФЛ за квартал нужно только в том случае, если в этот период сотруднику выплачивались доходы, с которых был удержан и уплачен налог.
Если у сотрудника налогооблагаемый доход появился только в середине года, например, в третьем квартале. В этом случае за 1 квартал и полугодие расчет сдавать не нужно, а налог отразить в расчете за 9 месяцев и в годовом.
Сроки сдачи расчета 6-НДФЛ:
- за 1 квартал – до 30 апреля
- за полугодие – до 31 июля
- за 9 месяцев – до 31 октября
- за год – до 1 апреля.
Если последний день сдачи отчета приходится на праздничный или выходной, то перенести его можно на ближайший рабочий день.
Предоставляется отчет в налоговую инспекцию по месту регистрации налогового агента. Соответственно, если в качестве налогового агента выступает организация – то по месту учета фирмы.
Расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. Все листы должны быть заполнены.
1 раздел должен содержать информацию:
- начисленные сотрудникам доходы;
- предоставляемые вычеты;
- количество сотрудников;
- начисленный и удержанный НДФЛ.
Все показатели фиксируются нарастающим итогом по всем сотрудникам.
2 раздел содержит информацию о дате удержания налога. При этом все доходы должны быть сгруппированы по дате выплаты и сроку уплаты в бюджет.
Отражение даты дохода для зарплаты
Датой дохода, получаемого в виде зарплаты, НК РФ (п. 2 ст. 223) требует считать дату его начисления (т. е. последний день месяца, за который он начислен, или последний день работы, если речь идет о расчете при увольнении). Вместе с тем зарплата, как правило, выплачивается позднее той даты, которой ее начисляют, и именно к дате фактической выплаты привязана обязанность удерживать и уплачивать налог с такого дохода (пп. 4 и 6 ст. 226 НК РФ). Одновременно существует запрет на оплату налога за счет средств работодателя (п. 9 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, по совокупности правил, установленных НК РФ в отношении зарплаты, датой получения такого дохода следует считать день ее начисления, и в разделе 1 формы 6-НДФЛ она отразится по этой дате. Но в раздел 2 этот доход попадет только в период возникновения оснований для уплаты налога по нему.
При этом по строке 100 в качестве даты получения дохода будет указана дата начисления зарплаты, соответствующая последнему числу месяца, за который она рассчитана (письма ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/[email protected], от 25.02.2016 № БС-4-11/[email protected], от 15.03.2016 № БС-4-11/[email protected], от 27.04.2016 № БС-4-11/7663), независимо от того, что этот день может относиться к предшествующему кварталу или оказаться выходным (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-3-11/[email protected]).
Особых пояснений требуют следующие ситуации:
- Зарплата выплачивается дважды в месяц (аванс и окончательный расчет). Выплата аванса не влечет за собой уплату в связи с ним налога. В разделе 2 формы 6-НДФЛ налог отразится только при осуществлении платежей по итогам окончательного расчета зарплаты (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/4999).
Подробнее о внесении данных по авансам в отчет 6-НДФЛ читайте в статье «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».
- Зарплата выдана досрочно (до даты ее начисления). В данной ситуации ФНС РФ сначала предлагала отразить данные в разделе 2 формы 6-НДФЛ по общим правилам: момент удержания налога и срок его оплаты будут иметь более раннюю дату, чем дата начисления дохода (письмо ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5106). Однако уже в следующем месяце точка зрения налоговиков поменялась. Теперь они считают, что до истечения месяца доход в виде зарплаты не может считаться полученным и НДФЛ до окончания месяца не может быть исчислен и удержан (письмо ФНС России от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). Если зарплата выдана досрочно, исчислить с нее НДФЛ можно только в последний день месяца, а удержать этот налог — при выплате денег работникам либо в последний день месяца, либо в следующем месяце. Соответственно, перечислить в бюджет удержанный НДФЛ нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода работникам.
Например, если зарплата всем работникам в сумме 300 000 руб. за март была выплачена 29.03.20ХХ, а зарплата за первую половину апреля — 12.04.20ХХ, то в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за I полугодие это следует показать так:
Строка 100: 31.03.20ХХ.
Строка 110: 12.04.20ХХ.
Строка 120: 15.04.20ХХ.
Строка 130: 300 000.
Строка 140: 39 000.
- Аналогичный подход к отражению дохода в разделе 2 отчета 6-НДФЛ применяется и при выдаче зарплаты в последних числах декабря до окончания года. Зарплата за декабрь, выданная 29.12.20ХХ, найдет свое отражение в разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 1-й квартал 20ХХ года. Это связано с тем, что операция в разделе 2 отчета 6 НДФЛ отражается в том периоде, в котором наступает срок перечисления налога (письма ФНС РФ от 21.02.2017 № БС-4-11/[email protected] (вопрос № 3), от 01.11.2017 № ГД-4-11/[email protected]). В последнем квартале отчетного периода отсутствует выплата зарплаты при наличии ее начислений в нем. В разделе 1 формы 6-НДФЛ начисления показать надо, а раздел 2 по выплатам останется незаполненным (письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9194).
См. также «Когда платить НДФЛ, если зарплата за декабрь 2019 года выдается в декабре?».
ПРИМЕР заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ из «КонсультантПлюс»: В 1 квартале 2022 г. начислены доходы: — зарплата за январь, февраль и март. Зарплата за первую половину месяца выплачена соответственно 20.01.2020, 20.02.2020, 20.03.2020, а за вторую — 05.02.2020, 05.03.2020, 03.04.2020; — пособие по больничному, которое выплачено 04.02.2020. В разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2022 г. строки 100 заполнены так: Полностью пример см. в К+.
Ответы на распространенные вопросы
- Вопрос: Будет ли считаться доходом в натуральной форме товар, купленный у работодателя по сниженной стоимости?
Ответ: Если организация делает сотруднику персональную скидку, а другим сотрудникам в схожей ситуации подобная скидка предоставлена не будет, то разница в цене будет считаться доходом в натуральной форме. И с нее нужно будет оплатить налог. Если сотрудник покупает товар по цене уценки, то его покупка происходит на общих условиях, то есть доход он не получает. Но в организации должен быть документ, который подтверждает, что на купленный товар произведена уценка.
- Вопрос: С какой выплаты удержать НДФЛ с подарка сотруднику? С аванса или с заработной платы.
Ответ: С первой выплаты после вручения подарка с учетом 50%, а если всю сумму удержать сразу не получается, то из следующей.
