Инструкция: составляем приказ о проведении инвентаризации

Что представляет собой процедура инвентаризации

Инвентаризация — процедура проверки количественных и качественных характеристик имущества учреждения и состояний его финансовых обязательств на установленную дату, обеспечивающая контроль за сохранностью объектов основных средств. Производится это действие путем сверки фактических данных с регистрами бухгалтерского учета: инвентаризация в бюджетном учреждении в 2021 году с новыми стандартами проводится еще с 2022, после вступления в силу стандарта для госсектора «Основные средства» (Приказ Минфина № 257н от 31.12.2016). У коммерческих организаций стандарты меняются в 2021-2022 гг.: с 01.01.2022 вступают в силу ФСБУ 6/2020 «Основные средства» и 26/2020 «Капитальные вложения», но компании уже применяют их в учете и для отчетности за 2022 год (Приказ Минфина № 204н от 17.09.2020).

Инвентаризационная проверка регулируется:

• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
• Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, утверждающим методические указания по данной процедуре и регламентирующим порядок ее проведения;
• локальным положением организации об инвентаризации.

Сроки инвентаризационного контроля учреждение устанавливает самостоятельно либо в учетной политике, либо отдельными распоряжениями руководства. По общему правилу, опись проводится ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 ноября (регламент для основных средств).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить документы по инвентаризации. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Проводится в 4 квартале. Дата начала, как правило, — 1 октября. Цель — проверить наличие имущества организации и сопоставить его с данными бухучета. Проверяются все активы и обязательства. Для проведения руководитель издает распоряжение.

Если годовую процедуру не провести, то в бухгалтерской отчетности отразится недостоверная информация. За это положен штраф и на организацию, и на должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ).

Обязательно проверьте:

• имущество;
• денежные средства;
• обязательства;
• расчеты с дебиторами;
• резервы;
• остатки по кредитам;
• расчеты с персоналом.

ВАЖНО!

Инвентаризацию основных средств проводите каждые 3 года, а библиотечных фондов — раз в 5 лет.

Порядок проведения инвентаризации основных средств

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Так, по правилам основные средства нужно инвентаризировать не реже чем один раз в три года. Но можно проверять их и чаще, например, ежегодно перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность.

Также можно распределить основные средства по группам и ежегодно, в пределах трехлетнего периода инвентаризировать только часть объектов.

Точные сроки проведения ревизии компании устанавливают самостоятельно. Однако есть случаи, при которых компания обязана провести внеплановую инвентаризацию.

Инвентаризация основных средств обязательна, когда:

• предполагается сдача в аренду, выкуп или продажа объекта ОС;
• сменяются материально ответственные лица;
• вскрыты факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• произошли пожар, потоп или иные экстремальные обстоятельства;
• организация реорганизуется или ликвидируется;
• в других случаях, предусмотренных законодательством и внутренними документами.

Инвентаризацию основных средств проводит специальная комиссия путем осмотра объектов ОС. Перед осмотром следует проверить все имеющиеся документы по учету данных объектов. Это инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и иные регистры аналитического учета, технические паспорта.

По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяют наличие документов, которые подтверждают право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяют наличие договоров аренды и актов приема-передачи.

Если документы отсутствуют или в них выявлены неточности, нужно их оформить заново, а неточности исправить.

Процесс инвентаризации проходит в 4 этапа.

1. Утверждение приказом руководителя состава инвентаризационной комиссии, срока и оснований для поведения инвентаризации.
2. Определение наличия основных средств, а именно наименований ОС, количества, инвентарных номеров, стоимости, возможности использования по назначению.
3. Сверка полученных сведений с данными бухгалтерского учета.
4. Оформление результатов ревизии и отражение в бухучете данных о недостатках и излишках, выявленных при инвентаризации.

Как проходит

Сама процедура проведения имущественной описи проходит в четыре этапа:

1. Подготовка. Во время подготовительного этапа руководитель издает распоряжение о проверке и формирует инвентаризационную комиссию, устанавливает сроки процесса и определяет объекты ОС, которые будут проверены.
2. Непосредственно проверочные мероприятия. Члены комиссии изучают количественные и качественные свойства объектов ОС, проверяют их фактическое состояние и наличие, составляют опись.
3. Аналитический этап, во время которого сопоставляются данные бухгалтерского учета с результатами оценочного процесса. Если членами комиссии обнаруживаются расхождения, составляются ведомости, подводятся итоги.
4. Оформление результатов проверки наличия и текущего состояния имущества. Бухгалтерия приводит данные учета в соответствие с отчетами комиссии, определяются виновные в допущенных ошибках, и устанавливается мера ответственности.

Обратите внимание, что в ходе процедуры оформляют не только приказ о проведении инвентаризации, но и другие распоряжения. О них мы тоже расскажем в статье.

Приказ на проведение инвентаризации ИНВ 22 (бланк)

Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение. Оно может иметь как произвольную форму, так и быть созданным на унифицированном бланке формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Именно его мы и будем рассматривать дальше.

Важно! Если вы используете самостоятельно разработанную форму, рекомендуется отражать в ней все те же показатели, которые содержит унифицированный бланк, в том числе: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.

Бланк приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Распоряжение занимает один лист и имеет структуру, отражающую:

• Реквизиты этого документа: указывается название (приказ, распоряжение или постановление), а также присваивается определенный номер и проставляется дата составления.
• Информацию о предстоящей процедуре: ее причины, элементы пересчета (ОС, НМА, МПЗ, денежные средства или ТМЦ), временной промежуток, который будет охвачен ревизией.
• Состав сотрудников (с указанием должности каждого), которые входят в состав комиссии.

Проверь себя: как провести инвентаризацию Время прохождения около 5 мин. Пройти тест
Приказ визируется руководителем компании или ИП, после чего его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).

Об оформлении ИНВ-23 читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-23 – бланк и образец».

В соответствии с приказом по окончании инвентаризации в бухгалтерию передаются все материалы проверки: сличительные ведомости, инвентаризационные акты и описи.

Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте правильно ли вы отразили результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Как составить распоряжение о проведении проверки

Распоряжение составляют как в произвольном виде на собственном бланке организации, так и с использованием унифицированной формы ИНВ-22 (Постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998). Обязательно укажите номер и дату приказа, сведения об инвентаризационных мероприятиях, причину проведения оценки имущественных объектов. Укажите те ценности, которые проверит комиссия, и установите сроки данного процесса. Определите состав комиссии с поименным и должностным указанием каждого ее члена.

ВАЖНО!

Приведем пример причины инвентаризации в приказе — «необходимость составления годовой бухгалтерской отчетности». А для внеплановой ревизии напишите «контрольная проверка».

Приказ подписывает руководитель учреждения. Затем сведения о распоряжении вносятся в журнал регистрации ИНВ-23.

Каждый работник ставит рядом со своими Ф.И.О. и должностью подпись, подтверждающую факт ознакомления с распоряжением об оценке. Максимальная ответственность за проводимые контрольные мероприятия лежит на председателе инвентаризационной комиссии.

Актуальный образец приказа об инвентаризации товарно-материальных ценностей для 2022 года.

А это образец о проведении годовой инвентаризации в школе перед составлением бухгалтерской отчетности.

Заполнение полей формы ИНВ-22

Оформление приказа (постановления) об инвентаризации — предельно простая процедура. В шапку понадобится внести ОКПО и название структурного подразделения, если речь идет не об общей инвентаризации или переоценке, а об отчетности об имуществе отдельного филиала. Если планируется проводить проверки в нескольких подразделениях, то ИНВ-22, а также сопряженные с ней формы будут составляться для каждого.

Объектом инвентаризации могут выступить основные средства, товарно-материальные ценности, обязательства, объекты завершенного или незавершенного строительства, объекты, находящиеся на ответственном хранении, и т.д.

В качестве причины для плановой инвентаризации указываем «контрольная проверка» или, прямо — «плановая инвентаризация». Если же происходят кадровые изменения — «смена материально ответственных лиц» или «реорганизация». Постановление также заполняется для случаев переоценки.

В случае, смены ответственных лиц указывают кладовщиков, кассиров и иных специалистов, трудоустроенных на момент проведения проверки.

Сроки проведения оценки должны быть точными. Дата начала не может быть раньше даты документа.

После того, как ИНВ-22 заполнена, ее следует занести в журнал по форме ИНВ-23. А вот результаты проверки заносятся в журнал по форме ИНВ-25. Эти документы могут остаться в структурном подразделении или быть переданы (в случае, о котором мы говорили выше).

Как формировать комиссию

В состав комиссии входят:

• представители руководящего состава организации;
• сотрудники бухгалтерии;
• материально ответственные лица.

Если по какой-либо причине у одного из членов комиссионного состава нет возможности исполнять обязанности (болезнь, командировка), то выпускается приказ о внесении изменений в состав инвентаризационной комиссии. Все остальные сотрудники, участвующие в процедуре, должны поставить ознакомительные подписи под распорядительным документом.

Как оформлять результаты проверки

По факту проведения проверочных мероприятий ИК анализирует полученную информацию и составляет на ее основании опись (акт инвентаризации). Под актами должны расписаться материально ответственные лица, засвидетельствовав тем самым свое присутствие и согласие с итогами процесса сверки.

Если в ходе проверки были выявлены излишки или недостачи, ведущие к расхождениям с данными бухучета, формируется сличительная ведомость. Для основных средств унифицированные формы итоговой документации будут фиксироваться в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.

После завершения процесса анализа итоговых сведений проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором фиксируются результаты проведенной оценки и определяются возможные варианты исправления обнаруженных нарушений. После собрания составляются протокол и ведомость (многие используют форму ИНВ-26 из Постановления ГКС № 26 от 27.03.2000), в которой фиксируют отсутствие (наличие) расхождений и варианты устранения ошибок.

Документы, оформленные комиссией, направляются руководителю организации. Директор рассматривает исходные материалы оценки и принимает решения по факту контрольных мероприятий. Руководитель принимает решение по итогам инвентаризации и издает специальный приказ.

Сличительная ведомость инвентаризации основных средств

В случае если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостача основных средств, то для отражения результатов ревизии, помимо описей, составляется сличительная ведомость. Документ можно составить по форме № ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно.

Суммы излишков и недостачи в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Заполненную сличительную ведомость визирует бухгалтер и сотрудник, который отвечает за сохранность инвентаризируемого имущества.

Пример оформления сличительной ведомости по результатам инвентаризации основных средств можно скачать во вложениях к статье.