Бывший работодатель не дает справку 2-НДФЛ: что делать

Выдача справок 2-НДФЛ сотрудникам является обязанностью работодателей, в том числе и в тех случаях, когда человек уже прекратил работу в организации.

Однако нередки случаи, когда обратившись за справкой, гражданин получает от работодателя немотивированный отказ. Как следует действовать в подобных случаях, рассказывается в данной статье.

Отчего такая спешка

Обычно получить справку о доходах работники торопятся для того, чтобы пораньше заявить вычеты — имущественный, социальный — за истекший год и, соответственно, поскорее получить возврат НДФЛ из бюджета. Дело это небыстрое: до 3 месяцев отведено на камеральную проверку декларации 3-НДФЛ и после этого еще до месяца — на возврат денег. Чем раньше человек сдаст декларацию, тем скорее получит из бюджета деньги.

Вообще-то ни НК, ни другие нормативные акты не требуют прикладывать справку о доходах к декларации 3-НДФЛ. По идее, при проверке деклараций физлиц инспекция должна сверять их содержание с данными из форм 2-НДФЛ, которые получила от налоговых агентов (доступны в электронном виде и самим физлицам в их личных кабинетах налогоплательщика).

Однако сейчас, в январе, этих данных еще нет ни у инспекций, ни в личных кабинетах физлиц, потому что вы как налоговый агент сдадите в свою ИФНС формы 2-НДФЛ за 2022 г. позже: крайний срок их представления — 2 марта 2022 г.

Впрочем, даже если вы отчитаетесь раньше, налоговики вряд ли сразу загрузят справки в личные кабинеты физлиц. И при желании инспекция, где стоит на учете работник, в ходе камеральной проверки его декларации может затребовать у него справку. Поэтому работники и запрашивают у работодателей справки сейчас, чтобы сразу сдать их вместе со своими декларациями.

Вдобавок справка о доходах нужна им как основание для заполнения некоторых сведений в декларации 3-НДФЛ:

• код ОКТМО в строке 030 раздела 1;
• суммы предоставленных вами вычетов в приложении 5 к декларации 3-НДФЛ.

Оцените риск

На сегодняшний день сложилось уже достаточно много судебной практики по вопросу доначисления налогов в связи с выплатой заработной платы «в конвертах». Но, справедливости ради, нужно уточнить, что решения судей распределяются как в пользу ИФНС, так и в пользу налогоплательщиков-организаций.

Не всегда суды принимают свидетельские показания в виде доказательств вины работодателя при рассмотрении подобных дел, пример – Апелляционное определение Тульского областного суда от 9 августа 2012 года по делу № 33-2174.

Арбитры будут оценивать доказательства. И таким доказательством может стать та самая справка для банка. Даже если компания не использует печать в своей работе, подписи работодателя, соглашающегося завизировать документ с указанной суммой заработка сотрудника, может быть достаточно для судей.

В том случае, если будет доказан тот факт, что заработная плата фактически составила, допустим, 1000 рублей, а не 100, как заявлял работодатель в отчетных документах, с суммы разницы будет произведено доначисление страховых взносов, удержание НДФЛ и наложение штрафных санкций.

Обратите внимание

Проанализировав несколько форм таких справок, можно однозначно сделать вывод, что одними из обязательных полей в документе являются сумма дохода за минусом НДФЛ и данные о стаже работника. В большинстве случаев бланк, предоставляемый кредитным учреждением, не содержит информации о регистрационных данных организации.

Но это только если размер недоимки не будут приравнен к крупному или особо крупному, ведь в этом случае ответственность предусмотрена уже по статье 199 Уголовного кодекса.

В заключение хочу оговорить отдельно факт наличия у сотрудника, что называется, «на руках» справки по форме банка. Можно предположить, что если документ выдан, то он должен храниться в самой кредитной структуре. Так-то оно так. Однако современные реалии диктуют свои правила.

Большинство банков сегодня принимают к рассмотрению документы в электронном виде: это делает отправку анкет, справок, копий трудовых книжек удобной всем сторонам возможной сделки. Оригиналы документов банкиры запрашивают у заемщика только в случае одобрения кредитной заявки. Также нужно помнить, что такие документы имеют «срок годности». Таким образом, если выслать в банк пакет документов и прождать ответа в течение нескольких недель, справка может потерять свою актуальность. Возможен также вариант, когда заемщик передумает оформлять займ. А значит, вероятность того, что справка по форме банка, подписанная директором компании, может случайно сохраниться у работника, есть, и эта вероятность довольно высокая. А уж дальше… О том, что может быть дальше, мы рассказали выше.

По какой форме выдать работнику справку

Как вы помните, с прошлого года утверждены две формы сведений о доходах:

• форма 2-НДФЛ — для представления налоговым агентом в ИФНС (далее именно ее мы будем называть формой 2-НДФЛ);
• форма справки о доходах и суммах налога физлица — для выдачи налоговым агентом работникам и прочим физлицам, получившим от него доход (далее — справка).

Внимание Срок выдачи справки о доходах при увольнении — последний день работы. Работникам, которые увольняются в январе, выдайте две справки: за 2022 г. и за время, прошедшее с 01.01.2020 по день увольнения.

Вместе с тем справку у вас работник просит именно для того, чтобы сдать в налоговую. Причем на момент ее представления работником у налоговиков, как мы сказали, еще не будет ваших форм 2-НДФЛ. Означает ли это, что составить для работника справку нужно по форме 2-НДФЛ, а не по форме, утвержденной для выдачи работникам? Вовсе нет.

Хотя данные в форме 2-НДФЛ и в справке для работников одинаковые, у этих документов разные назначения и статус. Форма 2-НДФЛ предназначена для контроля за налоговыми агентами. А справка — для сообщения работникам и подтверждения сумм выплаченных им доходов, предоставленных вычетов и удержанного налога. Работник, сдавая декларацию, при помощи справки подтверждает:

• заявляемые им самим от своего имени в декларации доходы;
• исчисленную налоговым агентом с учетом предоставленных вычетов и удержанную сумму налога, которую сотрудник просит вернуть ему из бюджета.

Контроль налогового агента при проверке декларации работника не проводится. Поэтому работникам нужно выдать не формы 2-НДФЛ, а справки по предназначенной для этого форме.

Совет В прошлом году некоторые налоговые требовали от физлиц приложить к декларации именно форму 2-НДФЛ, причем непременно с теми же номером и датой, с которыми налоговый агент представил эту форму в налоговую. Поэтому не удивляйтесь такой просьбе от работника. Если хотите, можете выдать ему, помимо положенной справки, еще и экземпляр формы 2-НДФЛ. Но не советуем делать это раньше, чем вы сами сдадите отчетность по НДФЛ за 2019 г. в свою налоговую.

Вправе ли вы отказать в выдаче справок до марта

Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.

Выдавать справки о доходах физлицам налоговых агентов обязывает п. 3 ст. 230 НК. Однако срок выдачи там не определен. Не установлена в НК и ответственность за невыдачу справки.

В ТК есть срок выдачи работникам копий документов, связанных с работой, в том числе и справок о заработной плате, — 3 рабочих дня со дня подачи работником письменного заявления об этом. Так как здесь сказано о копиях, есть мнение, что этот срок распространяется только на уже имеющиеся у организации документы. А в январе, когда работники приходят за справками, форма 2-НДФЛ у работодателя еще вполне правомерно может и не быть сформирована, так как по НК он обязан сделать и сдать ее только к марту.

Однако работнику вы должны выдать не форму 2-НДФЛ, а справку о доходах. Срок формирования этой справки не установлен, то есть предполагается, что ее можно сделать в любой момент. В ней собраны данные НДФЛ-регистра за прошлый год. Эти данные у вас уже должны быть, так как нужно постоянно вести учет получения физлицом от вас доходов, исчисления, удержания и перечисления НДФЛ.

Таким образом, всем письменно запросившим справки работникам — как нынешним, так и бывшим — вы обязаны выдать их не позднее чем на 3-й рабочий день. За нарушение этого срока возможен штраф. А если справку запросил не имеющий с вами трудового договора человек, которому вы выплачивали в 2022 г. какие-то доходы, например ваш арендодатель, подрядчик либо исполнитель по ГПД? Тогда на выдачу справки у вас есть 30 дней. За отказ тоже предусмотрен штраф.

Кроме того, физлицо может истребовать у вас справку через суд, обратившись туда за защитой своих прав. Это хоть и маловероятно, но не исключено.

Законодательное регулирование

На работодателей возлагается обязанность по выдаче гражданам документов, подтверждающих размер полученной зарплаты (ст. 230 НК РФ).

При этом документ должен быть выдан до истечения 3 дней с момента, когда человек подал соответствующее письменное заявление.

Если же сотрудник покидает должность, все бумаги должны выдаваться в день увольнения (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Как нумеровать справки?

Утвержденная форма не предусматривает номера — нужно поставить только дату выдачи справки. Поэтому не требуется и соответствие номеру формы 2-НДФЛ по этому работнику, которую вы сдадите в инспекцию.

Совет Обнаружив при подготовке справки для работника, что ошибочно недоудержали у него НДФЛ за 2022 г., по возможности сначала удержите и перечислите налог, а потом выдайте справку. Если работник настаивает на соблюдении 3-дневного срока выдачи справки, попробуйте убедить его подождать. Объясните, что это и в его интересах. Ведь иначе потом, после удержания налога, вам нужно будет показать его в форме 2-НДФЛ как удержанный и возникнет расхождение с выданной работнику справкой. У вас инспекция запросит пояснения, а у работника могут возникнуть трудности с возвратом этой суммы налога.

Как указать суммы налога?

Сведения об удержании и перечислении налога отражаются по состоянию на дату подписания справки. Поэтому налог, который исчислен с дохода 2022 г., но удержан и перечислен в бюджет в период с 1 января 2022 г. до даты выдачи справки работнику, показывается как удержанный и уплаченный. Это, например:

• налог с выплаченных в январе декабрьской зарплаты и премии по итогам работы в декабре;
• налог с матвыгоды за декабрь и сверхнормативных суточных по утвержденным в декабре годовым отчетам, удержанный из зарплаты за декабрь, выплаченной в январе. Дата получения всех этих доходов — 31.12.2019;
• налог, который могли удержать в 2022 г., но по ошибке вовремя не удержали.

Как отразить еще не выплаченную зарплату за 2022 г.?

Если на момент выдачи справки работнику зарплата и/или ежемесячная премия за декабрь либо другие месяцы 2022 г. еще не выплачены, то в справке:

• покажите их в качестве дохода за декабрь;
• НДФЛ с них включите в сумму налога исчисленного, но не включайте в суммы удержанного, перечисленного и неудержанного налога.

Имейте в виду, что если к моменту сдачи вами справок 2-НДФЛ в налоговую зарплата уже будет выплачена, то в них этот налог нужно будет показать как удержанный и перечисленный. А работнику придется выдать новую справку, чтобы данные в сданной вами форме 2-НДФЛ и в выданной ему справке о доходах совпадали.

Впрочем, если работник запрашивает справку всего за несколько дней до выдачи этой зарплаты, попробуйте договориться с ним, что выдадите справку после выплаты денег. Объясните, что тогда в справке сразу будет отражен весь удержанный с доходов 2022 г. налог и ему не придется сдавать в инспекцию справку еще раз.

Ответные шаги

В соответствии с действующим законодательством подобные документы должны храниться на предприятии в течение пяти лет, после чего предоставляется возможность полностью уничтожить имеющуюся документацию. Таким образом, если бухгалтер не предоставляет документы спустя этот срок, то в таком случае нет возможности для требования этого документа, так как на налогоплательщике не лежит обязанности выдачи этой бумаги.

Таким образом, если сотрудник не может получить нужную ему справку по той причине, что получил отказ от бухгалтера в выдаче этого документа, то в таком случае для начала стоит оформить заявление в свободной форме с прошением о выдаче этой бумаги.

После этого лучше всего попросить о предоставлении копии с подписью бухгалтера, что будет являться подтверждением того, что данный документ действительно был запрошен у работодателя. Если же в течение трех рабочих дней уполномоченные лица так и не успеют подготовить справку, то в таком случае можно заниматься подготовкой жалобы в Трудовую инспекцию и предпринимать остальные действия.

Сколько действует справка 2-НДФЛ для налоговой? — зависит от периода, за который сдается форма. Образец справки 2-НДФЛ с нулевым доходом можно посмотреть далее.

Как выглядит реестр справок для 2-НДФЛ — мы поясним тут.

Сколько справок выдать при смене инспекции в 2022 г.?

Можно ли работнику выдать для сдачи в инспекцию одну справку, сведя в нее все данные за год и указав новый ОКТМО? Ведь подавать декларацию работник в любом случае должен будет по месту своего жительства. Да и порядок заполнения справок для работников не утвержден.

Нет, несмотря на это, нужно выдать работнику две справки, тогда:

• он сможет правильно внести данные в декларацию 3-НДФЛ. Там в строке 030 раздела 1 указывается ОКТМО места перечисления заявляемой к возврату суммы налога. Соответственно, ему нужно заполнить два блока строк 010–050, показав отдельно суммы налога по каждому из двух ОКТМО;
• не возникнет расхождения с вашей НДФЛ-отчетностью. Ведь в ИФНС вы должны сдать две формы 2-НДФЛ: отдельную с данными по старому ОКТМО и отдельную с данными по новому ОКТМО.

Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?

Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2022 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2022 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания.

Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику.

Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.

Куда обращаться?

Для защиты своих прав гражданин вправе обращаться:

1. Трудовая инспекция (ГИТ). В случае невыдачи справки необходимо составление письменного заявления в ГИТ по месту регистрации организации. К заявлению следует приложить документацию, подтверждающую факт обращения за справкой и отказ в ее выдаче (при наличии).

Рассмотрение и проверка обстоятельств проводится в течение месяца, после чего происходит вынесение предписания работодателю об исправлении допущенного нарушения (ст. 357 ТК).

Кроме того, в полномочия ГИТ входит наложение штрафа на работодателей в размере от 5 до 30 тыс. руб.

2. Судебная инстанция. Если, невзирая на вмешательство ГИТ, документ так и не был выдан работодателем, или гражданин не удовлетворен результатами проверки, проведенной ГИТ, он может обратиться в судебные органы с требованием обязать работодателя выдать нужную бумагу.

Работник вправе обратиться в судебные органы напрямую, не подавая заявления в комиссию. Срок обращения составляет 3 месяца с даты, когда работнику было отказано в выдаче документа.

При этом необходимо представить судье доказательства того факта, что гражданин предпринимал попытки получить справку, и она не была выдана по вине работодателя.

Не следует надолго откладывать обращение в судебную инстанцию, поскольку в случае пропуска срока гражданину придется представлять доказательства того, что он не подал заявление своевременно по уважительным причинам.