Бухучет в автосервисе: автоматизация, нюансы, маркировка шин

Идей для открытия своего дела много. Вы, наконец-то, определились и открыли автосервис. Только что зарегистрировали бизнес, голова идет кругом, и у вас сразу появились вопросы о том, как правильно и как лучше вести бухгалтерский учет автосервиса. Ведь хочется грамотно планировать расходы и, конечно же, оптимизировать налоговую нагрузку.

В ведении бухгалтерского учета в автосервисе есть нюансы. Расскажем о них.

Чаще всего автосервис предоставляет самый разнообразный спектр услуг. При этом есть возможность предоставлять их как физическим, так и юридическим лицам.

Документы, необходимые в работе

Чтобы была возможность отразить реализацию услуг в учете, используются первичные документы:

• договор на оказание услуг;
• акт выполненных работ или;
• счет-фактура, если вы работаете с НДС.

Есть и другие важные документы. Чтобы оформить заказ, например, ремонта ТС в автосервисе физическому лицу, то потребуется заполнить бланк-заказ по форме БО-1.

Чтобы своевременно вести учет оказанных услуг, корректно их отображать и проводить, используйте принятые и утвержденные формы:

• Оказаны услуги авторемонта автосервисом Дт 62.01 Кт 90.01
• Оплачены услуги авторемонта физическими лицами Дт 50 Кт 62.01
• Оплачены услуги авторемонта юридическими лицами Дт 51 Кт 62.01

Когда вы предоставляете услуги по ремонту, после выполненных работ, автосервис должен правильно списать отработанные запчасти:

• Поступили запчасти в автосервис от поставщиков Дт 41 Кт 60
• Оплачены запчасти поставщику по счету и товарной накладной Дт 60 Кт 51
• Списаны запчасти при оказании услуг автосервиса Дт 90 Кт 41.

Налогообложение организаций (ИП), работающих в системе автосервиса

От применяемого налогового спецрежима в организации (ИП) зависят расходы на сборы, взносы и собственно принцип работы в системе автосервиса.

Таким образом, свою деятельность в системе автосервиса организации и ИП могут осуществлять, находясь на системе налогообложения УСН либо ОСН. При этом некоторые виды деятельности могут подпадать под ЕНВД (НК РФ, ст.346.26, п.2, пп.3). Выбор налогового режима следует производить с учетом указанных выше особенностей их применения и налоговой нагрузки.

Организация бухгалтерского учета автосервиса

Бухгалтерия автосервиса обязана не только вести отдельный учет для каждой представленной услуги, но и фиксировать движения денежных средств и платежей с поставщиками.

Таким образом, чтобы соответствовать всем требованиям законодательства, необходимо:

• учитывать уставной капитал сервиса и следить за его изменениями;
• разбираться в расчетных данных с поставщиками;
• уметь работать с основными имеющимися средствами и нематериальными активами.

Если автосервис закупает для работы запчасти и различные материалы, оборудование и другие необходимые инструменты, то использованные ресурсы должны списываться согласно требованиям законодательства.

Неважно, какой именно вид учета будет вестись: учет клиентов, ТС или запчастей. В любом случае, все эти вопросы лучше доверить специалисту.

Первичная документация, используемая в системе автосервиса

Деятельность в автосервисе подразумевает:

• прием заказов;
• приведение в исполнение полученных заказов;
• доведение действительных услуг до клиентуры.

Исходные, начальные документы в этом процессе играют первостепенную роль, поскольку каждая составляющая процесса требует должного оформления. Оплачиваемые услуги могут оформляться как исходными документами, так и при помощи жетонов, кассовых чеков (далее по тексту — КЧ) и т. п.

Подобное документальное оформление, быстрый учет поступающих заказов являются обязательными для осуществления полноценной деятельности в автосервисе, обеспечения контроля над сохранностью, движением заказов и расчетами с клиентурой.

Автоматизация работы автосервиса

В помощь бухгалтеру и собственнику создано большое количество программ для облегчения ведения учета.

Программа БИТ.Автосервис создана на базе 1С:Управление торговлей 8.3., ред. 11. Таким образом, пользователи получают все преимущества и функционал известного продукта 1С. Еще один плюс: бухгалтеру не нужно долго учиться и разбираться в системе, для обмена данными с «1С:Бухгалтерия» используются стандартные механизмы.

Решение БИТ.Автосервис автоматизирует предприятие любого размера: от маленького СТО с двумя подъемниками до сетевых автосервисов.

Какие преимущества дает программа?

Вы сможете:

• видеть подробную историю взаимодействия с каждым клиентом и партнером;
• оперативно получать данные о необходимости и статусе заказа запчастей;
• видеть и анализировать все виды взаиморасчетов с поставщиками.

В решение встроен отдельный блок по отчетности, где есть все отчеты по складу, продажам, поставщикам и клиентам, которые доступны в привычной программе 1С:Управление торговлей.

Учет в автосервисе, из практического опыта

Василий Дудкин [dv19621]

23.08.2016,

За свою жизнь мне удалось поработать на различных автопредприятиях и в нескольких автосервисах, в крупных и мелких. Безусловно, уровень у них отличается значительно – в солидных фирмах куда больше порядка, учет строгий, всякие недоразумения и пропажи случаются нечасто. В мелких конторах может быть и полная анархия, каждый работник предоставлен сам себе.

Таксопарк

В таксопарке я проработал с 1983 по 1995 год, правда, с 1995-го трудился в коммерческом подразделении. Был на сделке и на окладе, но в советское время форма оплаты труда не имела практически никакого значения – таксомоторный парк держался весь на «лапе», и очень часто чаевые за месяц были больше оклада вместе с премией.
Рабочим были положены спецодежда и обувь, но я не помню, чтобы нам выдавали инструмент. Сами мы также ключи покупали нечасто – выручали таксисты, они жили еще зажиточнее автослесарей. В моторном цехе был начальник участка, еще один наш непосредственный руководитель – начальник производства. Наверное, они вели какую-то документацию, но заказ-нарядов я ни разу не видел, да это мне было и неинтересно.

В 1995 году я перешел в цех тюнинга – люксовал «Волги», ремонтировал по рекламации двигатели. Работники получали сдельную оплату, кто сколько сделал, фиксировалось в тетради. Учет запчастей на складе велся ориентировочно, сам видел, как у двух 5-ступенчатых КПП ГАЗ-31029 «выросли ноги». Удивительно, но пропажу никто не заметил, неплохо же жило наше высшее начальство!

Автосервис в Ленинском районе

Проработав около 17 лет на одном месте, я решил сменить место работы и устроился в автосервис, где пообещали сделку – 40% от заработанной выручки. Сервис находился в соседнем Ленинском районе, на работу приходилось ездить с Автозавода. Я привык к какому-то порядку, поэтому эта организация меня очень удивила:

• директора я видел только один раз, когда устраивался;
• начальник участка только принимал деньги, другое его не интересовало;
• оплату за работу автослесарь получал на руки, и лишь затем передавал их начальнику, как высчитывался процент, непонятно;
• никто не заботился поиском клиентов, слесарь должен был сам искать себе работу.

Казалось бы, мне нужно было воспользоваться такой анархией, работать на свой карман. Но меня такое положение дел не устраивало, к тому же никто ни разу даже не поинтересовался моей трудовой книжкой. Я выдержал ровно два месяца, забрал свои вещи и больше не появлялся там.

Учет в своем автосервисе

Так получилось, что в 2003 году мне довелось руководить своим автосервисом, и у нас там были уже свои порядки, свой учет запчастей, проделанной автослесарями работы, полученной выручки. Конечно, до порядка, который существует в солидной организации, было далеко, но мне есть с чем сравнить – такого бедлама, как в автосервисе Ленинского района, конечно, не было.
Всю документацию вела девушка-бухгалтер, позднее, когда появилась авторазборка, мы наняли на работу двух кассиров, четыре кладовщика одновременно являлись и продавцами. Новые запчасти хранились на складе и были учтены, детали б/у учитывались только крупные и значимые, переписать всю мелочь было практически невозможно.

Когда была текучка автослесарей в сервисе, людей трудоустраивать попросту не успевали – не было смысла. Но как только коллектив у нас стабилизировался, всех приняли на работу официально. Испытательный срок у нас был один месяц, и если работник сумел зарекомендовать себя хорошо, он был оформлен – мы очень старались, чтобы у нас все было как положено.

Также старались оформить по всем правилам машину, прибывшую на ремонт. Когда авто попадал в ремонтную зону, мы клиента обязательно отправляли к девушке, она:

• заполняла бланк заказ наряда;
• записывала контакты заказчика (телефон для связи);
• брала предоплату, если материалы или запчасти были наши.

По завершению работ заказ-наряд оформлялся полностью, клиент получал свой экземпляр, в котором запись о гарантии подтверждалась печатью и подписью. Точно не помню, но вроде бы на двигатели у нас гарантия была два месяца, на ремонт коробки передач – один месяц. За это время клиент агрегат мог проверить, и если выявлялись недостатки, предъявить автосервису претензию.

Расценки на авторемонтные работы

У нас имелся на многие виды работ прайс с фиксированными расценками, листок с ценами висел в ремонтном боксе, и со стоимостью ремонта мог ознакомиться каждый желающий. Цены мы никогда не завышали, старались работать максимально честно.
На покраску и рихтовку автомобилей были договорные расценки, мастера предварительно оценивали стоимость предстоящего кузовного ремонта сами. Автоэлектрик брал почасовую оплату по многим видам работ, но стоимость замены и ремонта генератора и стартера была фиксированная. Сейчас уже точные цены не помню, поэтому цифры озвучивать не буду.

Учет рабочего времени

Оплата у нас была преимущественно сдельная, поэтому мы по учету рабочего времени в основном контролировали дисциплину – работник должен был приходить вовремя. Я или мой партнер по бизнесу Андрей говорили бухгалтеру, кого нет на работе или кто опоздал, и девушка заносила все данные в отдельный табель. Хочу отметить, что наши парни нарушали дисциплину нечасто, а если нужно было опоздать или раньше уйти, говорили заранее. Мы тоже почти всегда шли навстречу, но один злостный нарушитель у нас все же был. Александр мог прогулять день после бурного отмечания какого-либо праздника, но нужно отдать должное, о своем отсутствии он всегда предупреждал заранее – сам знал свои слабости. Для нас самое главное было – не подвести клиента, и если Саня собирался «отдохнуть», он и мы планировали работу так, чтобы не было задержки в ремонте.
Надо сказать, что табель учета рабочего времени велся и для работников, которым деньги выдавались за отработанные часы – повременную оплату у нас получали студенты, подрабатывающие в свободное от работы время, рабочие, помогавшие по хозяйству. Например, нам нужно было оборудовать помещение под склад запчастей, установить деревянные стеллажи. Автослесарей и кладовщиков мы к этому делу не привлекали, нанимали временных работников.

Складской учет, учет агрегатов в 1С УАТ

В программе 1С: УАТ возможны следующие четыре варианта учета:

• Складской учет ведется и параллельно ведется учет агрегатов.
• Складской учет ведется, а учет агрегатов не ведется.
• Складской учет в 1С: УАТ отключен, ведется в основной конфигурации. Ведется только учет агрегатов.
• Не ведется ни складской учет, ни учет агрегатов.

На уровне организации можно выполнить настройки для складского учета, а именно указать ведется ли он средствами УАТ и указать способ оценки запасов (Администрирование— Установка прав и настроек).

Документы по складскому учеты выгружаются в основную рабочую базу с помощью типовой синхронизации.

В статье рассмотрим двойной учет, т.е. ведение складского учета совместно с ведением учета агрегатов.

Складской учет

Подсистема складского учета позволяет оприходовать, перемещать материалы и проводить инвентаризацию.

В программе 1С: УАТ поступление ТМЦ отражается документом «Поступление материалов и услуг», из данного документа можно сформировать необходимые печатные формы:

Посмотрим документ инвентаризации, табличную часть можно заполнить:

• учетным количеством (количество, отраженное в программе), в таком случае необходимо вручную проставить фактическое количество материала на складе.
• по остаткам на складе, тогда фактическое количество приравнивается к данным по учету, при необходимости количество по факту можно откорректировать вручную.

На основании инвентаризации можно оформить оприходование излишков или списание недостачи по материалам.

Документ «Оприходование материалов» может использоваться как ввод остатков, если в информационной базе учет ранее не велся, «Списание материалов» может использоваться, например, когда был факт кражи.

В программе предусмотрена возможность ввода минимальны остатков. Минимальный остаток устанавливается вручную для каждой позиции номенклатуры в разрезе подразделений. Параметр используется при формировании документа Заказ поставщику.

Проанализировать, необходимо ли докупить материалы, есть ли остатки меньше минимального можно с помощью отчета «Минимальные остатки номенклатуры».

Для номенклатуры можно указать аналог, чтобы проанализировать остатки товаров и их аналогов на складах в программе есть отчет.

Также есть возможность сформировать отчет Ведомость движения материалов (в которой отображен начальный остаток, приход, расход и конечный остаток материалов) и отчет Остатки товаров на складах (отображает остаток товара на дату).

Переходим к разделу «Ремонт и агрегаты».

Учет агрегатов в 1С УАТ

Начнем с ввода остатков, если учет ранее не велся в программе, то остатки по агрегатам вносятся документом «Ввод начальных данных по агрегатам». В документе два вида операции

• «Установка на ТС» — вводятся «остатки» агрегатов сразу на ТС. В этом случае добавляется реквизит табличной части «ТС», «Состояние» и «Место установки»
• «Ввод остатков по складу» — остатки вводятся как обычно на склад. Реквизиты табличной части, указанные выше, скрываются. Добавляется реквизит шапки «Склад».

Важно! Учет шин, аккумуляторов и прочих агрегатов ведется по серийному номеру. Если агрегат уже был принят к учету с одним серийным номером, то при повторном поступлении такого же агрегата заводится новая карточка с новым серийным номером.

Для поступления шин, аккумуляторов и прочих агрегатов на склад предназначен документ «Поступление агрегатов»

Создадим документ «Поступление агрегатов», видим в наименовании шин отличаются серийные номера 3Ш1 и 3Ш2.

Для автоматического формирования наименования агрегата, можно настроить шаблон, в настроенном шаблоне присутствует серийный номер:

Агрегаты также можно перемещать со склада на склад с помощью документа «Перемещение агрегатов».

Документ «Списание агрегатов». Списание по данным бухгалтерского учета немного отличается, например, когда выдаются шины, запчасти на ремонт, то при проведении ремонтного листа данные материалы списываются на затраты автомобиля. А по данным упр. учета агрегаты будут числиться за конкретным автомобилем и спишутся они, только тогда, когда уже не пригодны для использования (испортились, срок годности прошел и т.д.).

Таким образом, чтобы списать агрегат его необходимо сначала снять с транспортного средства документами «Ремонтный лист» и «Операции с агрегатами» (прочие агрегаты).

Посмотрим документ «Операции с агрегатами» — документ предназначен для операций установки и снятия с ТС агрегатов, отличных от шин и аккумуляторов.

Также можно проводить инвентаризацию по агрегатам. Каждому серийному номеру агрегата соответствует отдельная строка в табличной части. В колонке «Наличие» отражается фактическое наличие данного агрегата. Если выявлена недостача, необходимо снять признак напротив соответствующего агрегата. На основании можно ввести Операции с агрегатами (чтобы снять/установить агрегат), Списание агрегатов и Поступление агрегатов.

Напомним, что параметры для расчета износа шин указываются в элементе справочника Модели агрегатов (рассматривали в прошлой статье).

Параметры выработки указываются в справочнике «Агрегаты».

На основании данных по пробегу ТС рассчитывается текущий износ установленных на нем шин. Это позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.

Посмотрим основные отчеты по агрегатам

:

1. Выработка агрегатов – отражает информацию о типе (шина, аккумулятор), модели и выработке агрегатов.
2. История установки агрегатов на ТС – в данном отчете можно посмотреть какие агрегаты были установлены на автомобиль, проанализировать историю их установки.
3. Карточка работы автомобильной шины – используется в качестве печатной формы карточки, в которой отражена информация по пробегу шины за месяц и с начала эксплуатации.
4. Карточка работы аккумулятора – аналогичный отчет рассмотренному выше.
5. Остатки агрегатов на складах – в данном отчете кроме остатков агрегатов в 1С УАТ можно увидеть информацию о пробеге для шины, если на складе находится шина, для которой ранее был рассчитан пробег. В отчете не отображаются шины, которые находятся на ТС.
6. Остатки и обороты агрегатов на складах — предназначен для анализа оборотов (приход, расход) и остатков агрегатов в разрезе складов.
7. Приближение срока износа агрегатов — позволяет проанализировать список агрегатов, по которым в ближайшее время наступит полный износ. На картинке ниже видим, что, если установить данный отбор, останется один агрегат в списке.
8. Приближение срока износа шин – также позволяет проанализировать шины до полного износа которых осталось заданное количество дней/ пробега.
9. Пробег и износ шин — предназначен для анализа пробега и износа шин за определенный период в разрезе транспортных средств, моделей шин и самих шин.
10. Рейтинг причин списания агрегатов — отражает информацию по причинам списания агрегатов и рейтингу причин в общем списке.
11. Установленные на ТС агрегаты – в данном отчете мы всегда можем быстро получить информацию на какое ТС какие агрегаты установлены.

Мы рассмотрели работу по учету агрегатов в 1С УАТ, переходим к подсистеме Ремонт.