Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты с показаниями в журнале.

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Правила ведения журнала кассира-операциониста

Подробная инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста.

Первый лист:

Второй лист:

Важные моменты

Журнал кассира-операциониста является учетной документацией, его содержание и хранение должно определяться законодательными и локальными актами.

Хранить книгу необходимо недалеко от кассы или в бухгалтерии, но в любом случае, недоступным для посторонних взглядов.

После истечения актуальности документа он передается в архив, где срок его хранения составляет 3 года. По истечении этого срока журнал подлежит утилизации с четким соблюдением регламента подобной процедуры.

До введения онлайн-касс журнал нуждался в обязательной прошивке, нумерации и регистрации в надзорном органе.

Сейчас регистрировать в налоговой инспекции нет необходимости, нумерация и шнуровка осуществляется при личном желании юридического лица.

Данное право возникает при окончательном переходе на онлайн-кассы.

Одним из преимуществ онлайн кассы выделяется возможность оформлять чеки при совершении покупок через интернет-магазины в течении всего лишь нескольких минут, что не всегда осуществлялось обычными кассовыми аппаратами.

Сейчас, после осуществления покупки, покупателю высылается на обозначенный адрес электронной почты чек с указанием реквизитов продавца и информации о товаре.

Подобный документ можно попросить и в обычном магазине, обязанностью продавца является его обязательная выдача.

Специальный программный комплекс онлайн-касс позволяет провести анализ поведения потребителя, учитывать реализацию продукции, а также работать с ценными бумагами.

С его помощью можно определить продукцию, пользующуюся наибольшим спросом, и залежавшийся товар на полках, продажи которого способны увеличиться при снижении на него цены.

Порядок заполнения

Графа 1: Дата (смена)

Ставится дата снятия Z — отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете ( не обязательно ) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).

Графа 2: Номер отдела ( секции).

В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.

Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.

Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать его (евохнюю) фамилию.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).

Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите пример).

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

Здесь копируются данные из графы 4. Это устаревшая форма документа, предполагающая по старинке, что счетчик Z-отчетов будет обнуляться. В современных кассовых аппаратах эта функция убрана.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены)

Эта графа обязательна к заполнению. В ней пишется накопительный итог на начало дня — сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования. Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z — отчетом. Через некоторое время после работы на кассовом аппарате эта сумма может достигать миллионов, а даст Бог и миллиардов рублей. Если кассовый аппарат новый, то первое накопление у вас будет равно 1 руб. 11 коп. — именно эту сумму требует пробить налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата.

Если кассовый аппарат не новый, то данные для этой графы берутся из:

• графы 9 предыдущего дня ( самый распространенный способ)
• из утреннего X-отчета. Правда не каждый кассовый аппарат печатает накопления в Х — отчетах
• сумму в этой графе можно записать в конце дня, путем вычитания из вечерних накоплений (графа 9) суммы выручки за день (графа 10).

Графы 7 и 8: подпись кассира и администратора.

В этих графах должны расписаться кассир и администратор соответственно. Если это одно лицо, то подписи будут одинаковы.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены)

Тут вписываются накопления ( «необнуляемый итог», еще его называют «гросс-итог» ) в конце рабочей смены. Это те же накопления, что были в Графе 6, но к ним прибавлена выручка за прошедший день. Эти накопления списываются из Z — отчета, который кассир снимает в конце смены (пример здесь). Для удобства можно сразу же перенести эту сумму на начало следующей смены в графу 6.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z — отчетах (смотрите пример).

Графа 11: Сдано наличными.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу.

Пример заполнения смотрите ниже.

Графа 14: Сдано всего.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z — отчета. Если вы не проводили возврат из кассы ( так как это не обязательно), то не забудьте оформить акт КМ-3 и впишите сумму из этой формы в графу 15. Подробнее о возвратах читайте здесь.

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет справку-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6), передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

Графа 17: подпись администратора.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные (оприходовать наличность) в кассовую книгу.

Примеры некоторых Z — отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

Примеры заполнения Журнала кассира-операциониста на разных ККМ:

Элвес-МК:

Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Можно ли делать несколько отчетов за день?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

Если кассир забыл снять Z — отчет.

Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами, но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Можно ли восстановить утерянный Z — отчет?

Z — отчет можно восстановить двумя способами:

• Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
• Снять отчет по ЭКЛЗ. В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Исправления в журнале кассира — операциониста.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.

Журнал кассира — операциониста и кассовая книга это одно и то же?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

Штраф за отсутствие журнала кассира — операциониста.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по ст.15.1 КоАП РФ, а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств ( одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Есть еще статья 120 Налогового кодекса, в которой говориться о грубом нарушении правил учета доходов и расходов. Но не ведение журнала кассира-операциониста не является грубым налоговым нарушением. Хотя некоторые налоговики ссылаются и на эту статью при попытках надавить на предпринимателя лишь бы он заплатил штраф.

Правильное заполнение журнала кассира операциониста не избавит вас от штрафов налоговой, если вы ХОТИТЕ их заплатить ))).

Что нужно делать после заполнения журнала кассира — операциониста?

Оформить справку-отчет кассира операциониста и перенести данные в кассовую книгу.

Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата. Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ — теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира.

Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.

В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля МИФНС ( отдел регистрации кассовых аппаратов), в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.

Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

• паспорт (формуляр) на кассу.
• старый журнал кассира-операциониста.
• новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
• регистрационную карточку на кассовый аппарат
• паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.

Первая запись в журнале.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.

Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать должностную инструкцию кассира-операциониста. На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

Типы журналов кассира — операциониста.

Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

1. Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице — хватает на большее количество записей — реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы — большие суммы не помещаются.
2. Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении — широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей — придется часто менять.

На сколько хватает журнала кассира операциониста?

В горизонтальном журнале кассира-операциониста — около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно на тысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).

Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов ( хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3.

С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться в этой статье.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов): Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z — отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет — то есть любыми другими способами:

• банковской картой — пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды: 1 — на самом банковском терминале 2 — на кассовом аппарате
• дорожными чеками
• продажей в кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 — пишется количество чеков по безналу. В графе 13 — общая сумма чеков по безналу. В графе 11 — сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

Обязательна ли регистрация в налоговой службе?

Журнал КМ-4, как и само устройство ККТ, обязательно регистрируется в налоговой службе. Примечательно, что даже начальная запись вносится в этот документальный регистр одновременно с постановкой кассового аппарата на государственный учет.

Налоговый инспектор самостоятельно осуществляет пробитие первого чека через регистрируемое устройство ККТ на сумму, равную 1 (одному) рублю 11 копейкам. Бухгалтер и налоговая служба впоследствии не учитывают это значение.

Чтобы налоговая регистрация устройства ККТ состоялась успешно, хозяйствующий субъект должен предоставить уполномоченным сотрудникам ФНС сам аппарат ККТ, журнал КМ-4, а также следующие важные документы:

• заявление соответствующего содержания (заявка на регистрацию ККТ);
• регистрационную документацию хозяйствующего субъекта (регистрационное свидетельство организации/ИП);
• паспорт регистрируемого устройства ККТ;
• действующее арендное соглашение на используемую торговую площадь (при отсутствии у хозяйствующего субъекта собственной торговой площади);
• сервисное соглашение на кассовый аппарат, заключаемое со специализированной обслуживающей организацией;
• прочие бумаги, полный список которых уточняется непосредственно в территориальном подразделении налоговой службы.

Порядок и правила ведения

Форму журнала кассира-операциониста, составленную по общепринятому стандарту КМ-4, можно свободно приобрести в любом канцелярском магазине.

Журнал ведется только на бумажном носителе, подлежит обязательной шнуровке. На всех листах данного регистра проставляются порядковые номера.

Форма КМ-4 подписывается руководителем хозяйствующего субъекта (как вариант, индивидуальным предпринимателем), главным бухгалтером, а также уполномоченным сотрудником налоговой службы.

Если у хозяйствующего субъекта имеется печать, её оттиск также проставляется на форме КМ-4 в порядке заверения.

Примечательно, что электронный формат ведения и заполнения этого журнала не предусматривается действующим законодательством.

Однако в настоящее время, как известно, происходит массовый переход хозяйствующих субъектов, осуществляющих наличные транзакции и использующих ККТ, на онлайн-кассы.

Если для учета наличности, поступающей от покупателя, применяется аппарат онлайн-кассы, все сведения, которые прежде вносились в журнал кассира-операциониста, автоматически фиксируются теперь в персональном кабинете налогоплательщика на веб-сайте налоговой службы.

Форму КМ-4 следует вести отдельно по каждому аппарату ККТ.

Журнал регистрируется в местном департаменте налоговой службы одновременно с устройством ККТ, для которого он заводится.

Первый такой журнал регистрируется для конкретного устройства ККТ уполномоченным сотрудником ФНС путем осуществления двух процедур:

• формируется Z-отчет для регистрируемого кассового аппарата;
• в КМ-4 вносится первая запись.

Что делать, если заканчивается?

Регистр КМ-4 необходимо заполнять, пока в нем имеются свободные строки. Когда журнал полностью завершится, следует завести новую форму, для регистрации которой нужно будет снова обратиться в налоговую службу.

Чтобы зарегистрировать новую форму КМ-4, потребуется предоставить сотруднику ФНС предыдущую форму этого журнала, а также ряд иных документов, актуальный перечень которых всегда уточняется у специалистов местного отделения налоговой службы.

Срок хранения

Полностью завершенный журнал КМ-4 следует хранить на протяжении 5 (пяти) лет в архиве хозяйствующего субъекта, использующего ККТ, поскольку этот регистр, как уже говорилось ранее, фактически привязан к конкретному устройству ККТ.

Однако хранение заполненного журнала утратило свой практический смысл после внедрения устройства ЭКЛЗ, обеспечивающего электронную регистрацию всех совершаемых транзакций.

С 01.01.2017 во все аппараты ККТ стали устанавливать так называемые фискальные накопители, пришедшие на смену устройствам ЭКЛЗ.

Как вносить исправления?

Какие-либо ошибки, неточности, помарки не допускаются при заполнении данной формы. Если такие несоответствия все же выявляются, их следует исправить надлежащим образом.

Каждая ошибка, обнаруженная и исправленная в регистре КМ-4, заверяется подписью уполномоченного субъекта, ответственного за внесение сведений в этот журнал.

Рядом с откорректированными данными проставляется стандартная формулировка о том, что внесенным исправлениям можно верить. Главбух и руководитель организации также заверяют данное исправление своими личными подписями.