Как организовать обучение сотрудников за счет работодателя

Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ

В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате организацией стоимости обучения сотрудника?

В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:

• Медицинским сотрудникам (статья 79 ФЗ №323).
• Гражданским работникам (статьи 48 и 62 ФЗ №72).
• Нотариусам и их помощникам (статья 30 Основ закона «О нотариате»).
• Аудиторам (статья 11 ФЗ №307).

Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.

Осторожно! Ученик!

Нередко учебные заведения направляют учащихся на практику. Где-то принято работать с конкретными предприятиями. Вузы заключают договора, обязывающие принимать учеников (иногда наоборот – компании борются за то, чтобы будущие специалисты шли к ним работать). Большинство государственных университетов, институтов и профтехучилищ отправляют студентов на вольные хлеба, и те договариваются о практике самостоятельно.

В любом случае в организацию приходит еще не профессионал, а только ученик, который должен испытать теоретические знания на практике, поэтому есть некоторые ограничения. Как правило, за студентом закрепляют наставника, который отвечает за его обучение и руководство. Он же выставляет оценки, пишет замечания в дневнике практикума и характеристику по итогам работы.

Как принять на работу студента

Порядок разный в зависимости от того, сам пришел практикант или по направлению учебного заведения, с которым уже есть договор, и какую именно практику, учебную или производственную, он проходит.

Если студент пришел сам, то можно просто заключить с ним срочный трудовой договор, указав, что он действует на время прохождения практики, в качестве подтверждения студент предоставит сведения об этом с места учебы. В статье 59 ТК есть даже отдельный абзац, подтверждающий это право.

Важно! Субъекты малого предпринимательства, в т. ч. ИП, могут заключать срочные трудовые договора с любыми сотрудниками, если численность персонала работодателя не превышает 35 человек (розница и бытовое обслуживание – 20).

В таком случае ученик оформляется на работу как обычный работник, с определенными ограничениями (поскольку обучение не закончено, как правило, работодатель не дает возможности работать без надзора наставника).

• Заводится (если нет) трудовая книжка, карточка учета Т-2.
• Проводится инструктаж по технике безопасности.
• Выдаются СИЗ и спецодежда при необходимости.
• Если работа подразумевает прохождение обязательного медосмотра, то студент также должен его пройти.

Аналогично нужно поступить, если пункт о принятии студента на работу есть в контракте с вузом или техникумом и если студент проходит производственную практику.

Обратите внимание! Учебная – это практика, не подразумевающая активного участия в работе, она лишь знакомит ученика с рабочим процессом, технологией, методами работы и не требует от него выполнения каких-либо рабочий функций. Производственная – фактически работа в обычном режиме с вовлеченностью в процесс.

Если есть договор с учебным заведением или работодатель готов его заключить, то прием на практику осуществляется на его основе. Причем время стажировки оплачивается в зависимости от установленных условий. Студент приходит с направлением, в котором указана ссылка на контракт, вид практики, ее продолжительность и другие основные данные.

Процесс работы и увольнение

Следует отметить, что на студента распространяются определенные ограничения Трудового кодекса. Например, сокращение рабочего времени.

Несовершеннолетних нельзя направлять в командировки, ставить в ночные смены или на работу в выходные и праздники. Также запрещено привлекать их к сверхурочной, вредной или опасной работе (ст. 268, ст. 96, ст. 99, ст. 265 ТК). Студент увольняется в общем порядке, или практика просто заканчивается в соответствии с выданным ранее направлением, в зависимости от того, заключался с ним трудовой договор или нет.

Виды расходов работодателя на обучение

Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:

• Коллективный договор.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору.
• Отдельный договор об обучении.

Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.

Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:

• Основная профессиональная.
• Дополнительная.
• Профессиональное обучение.

Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы. В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность. Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).

Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:

• Оплата дополнительного отпуска, предоставляемого при обучении.
• Компенсация транспортных расходов, связанных с проездом в учебное учреждение.
• За работником остается его средняя зарплата.

Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена. Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом.

Какие суммы компенсировать (выплатить) работнику, с которым заключен ученический договор?

Виды обучения

Собственно, строгой классификации нет, это условный список, но он позволяет выделить особенности разных видов:

1. Внутренняя аттестация.
2. Прием на работу ученика, практиканта.
3. Подтверждение, повышение квалификации, аттестация или проверка знаний в соответствии с требованиями законодательства.
4. Повышение квалификации, семинары, тренинги, дополнительное образование.
5. Получение образования по новой профессии в связи с производственной необходимостью или карьерным развитием.

Первый, второй и в некоторых случаях четвертый пункт – это внутренние виды обучения. Третий, пятый, шестой и четвертый (чаще всего) – внешние.

Правила и особенности отработки за обучение

ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.

Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.

Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.

Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.

Юридическое оформление отработки

Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:

• Трудовом договоре.
• Дополнительном соглашении.
• Ученическом договоре.

В документе обязательно нужно указать следующую информацию:

• Специальность или направление обучения.
• Сроки и стоимость образовательной услуги.
• Обязанность отработки или компенсации расходов работодателя.

Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:

• Стоимости образовательной услуги.
• Ценности получаемых знаний.
• Продолжительности обучения.

Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.

Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении

С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ. Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики. К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:

• Сокращение штата.
• Работник получил медицинское заключение, по которому он не может продолжать работать на прежней должности, но работодатель не может предоставить подходящую должность.
• Призыв работника на военную службу.

Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.

Риск 2. Договор заключили для повышения квалификации

В ученическом договоре прописывают ряд обязательных условий (схема ниже). В том числе указывают, какую новую квалификацию получит ученик (ст. 199 ТК РФ). При этом работодатель, который сам проводит обучение, или образовательная организация не всегда выдает сотруднику документ о получении новой профессии.

Если в договоре не указали, что работник получает новую специальность, и документ об обучении сотруднику не выдавали, взыскать расходы будет сложно. Суд в таком случае может признать ученический договор недействительным.

Часто работодатель заключает ученический договор, чтобы повысить квалификацию работника. Но это рискованно, так как сотрудника обучают по той же профессии, он лишь обновляет теоретические и практические знания. Суд может прийти к выводу, что повышение квалификации должен оплатить работодатель и возместить эти расходы с сотрудника нельзя (ст. 196, 198 ТК РФ, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 5 ноября 2015 г. № 33-18707/2015).

В одном споре работодатель не смог доказать, что после повышения квалификации сотрудник получил новую специальность, профессию, по которой в дальнейшем работал. В ученическом договоре не указали новую квалификацию, приобретаемую работником. Не отразили ее и в полученном после окончания семинара сертификате. Поэтому суд счел, что ученический договор заключили неправомерно (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 18 марта 2015 г. по делу № 33-1585/2015).

В редких случаях суды занимают сторону работодателя. Так, в одном деле компания дошла до Верховного суда, и тот указал, что можно взыскать с работника затраты на повышение квалификации. Главное, чтобы выполнялись два условия: в договоре об обучении установили срок отработки после обучения и сотрудник уволился без уважительных причин до истечения этого срока (определение от 17 апреля 2022 г. № 16-КГ17-3).

Учет расходов на обучение

Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):

• Образовательная услуга оплачивается в интересах компании, такие расходы экономически целесообразны.
• Сотрудник проходит обучение в компании со всеми необходимыми лицензиями.
• Служащий работает на основании трудового договора.

Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):

• Договор с учебным учреждением.
• Приказ руководителя о направлении служащего на учебу.
• Образовательная программа, в которой прописано количество учебных часов.
• Акт об оказании образовательной услуги.
• Копия документа о прохождении обучения (к примеру, аттестат).

ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.

Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.

Как отразить в бухучете компенсацию стоимости обучения за счет работодателя при увольнении работника?

НДФЛ и страховые взносы

Суммы оплаты фирмой обучения работни­ков иностранному языку по договору, за­ключенному с учебным заведением, могут не облагаться НДФЛ.

Для этого должны выполняться условия, установленные пунктом 21 статьи 217 На­логового кодекса. Требования аналогичны тем, что предъявляются при налогообложении прибыли. А именно, сотрудники долж­ны проходить обучение, профессиональную подготовку и переподготовку в российских образовательных учреждениях, имеющих со­ответствующую лицензию, либо иностран­ных образовательных учреждениях, имею­щих соответствующий статус.

Рекомендации чиновников

Для учета в расходах стоимости обучения сотрудников иностранным языкам необходимо, чтобы получен­ные знания они использовали в работе. То есть важно, чтобы изначально услуги оказывались в интересах организации, а не ее сотрудников. Наличие определенных навыков у обучаемого работника, связанных с предметом обучения, должно быть закреплено в должностной инструкции данного работника. Это сле­дует из писем Минфина России от 10 апреля 2007 г. № 03-04-06-02/64 и УФНС России по г. Москве от 19 августа 2008 г. № 21 -11/[email protected]

Страховые взносы также не уплачивают­ся. Ни в Соцстрах, ни в ТФОМС, ни в ПФР. Это правило распространяется и на соцстра­хование от несчастных случаев на производ­стве и профессиональных заболеваний.

Такие льготы предусмотрены на законо­дательном уровне (п. 12 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и подп. 13 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Не спорят с этим и чиновники. Например, в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985 специалисты Соцстраха указали, что оплата обучения, проводимого по инициати­ве работодателя, с целью более эффективного выполнения трудовых обязанностей, вне за­висимости от формы обучения, не подлежит обложению страховыми взносами.