Расходы на командировки «чужих» работников. Если суммы компенсации не установлены трудовым законодательством

Что входит в командировочные расходы в 2022 году и кто устанавливает нормы возмещения командировочных затрат, говорим в данной статье. Также рассмотрим отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете. И узнаете, как рассчитать командировочные расходы.

Также смотрите:

• Какие суточные при командировке за границу в 2020 году
• Нужно ли командировочное удостоверение

Что входит в перечень командировочных расходов

Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:

• суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
• транспортные расходы;
• расходы на жилье;
• оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
• консульские сборы;
• сборы за право выезда/въезда;
• сбор за платные дороги;
• оформление обязательной страховки;
• обязательные сборы и платежи;
• другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.

Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.

Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Расходы на командировки своих и «чужих» работников

На основании п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:
на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; на наем жилого помещения, при этом подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); суточные или полевое довольствие; оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов; консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Отметим, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Согласно ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ.

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Таким образом, в командировку могут направляться только работники организации, которые состоят с ней в трудовых отношениях. Это подтверждается также и нормой п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749.

Следовательно, организация не вправе учесть затраты на выплату компенсации расходов по проезду и проживанию «чужих» работников в составе расходов при исчислении налога на прибыль организаций в качестве командировочных расходов. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина России от 16.10.07 г. № 03-03-06/1/723, в котором разъяснено, что в соответствии с положениями ст. 166–168 ТК РФ и ст. 255 НК РФ российская организация вправе возмещать затраты по командировкам только в отношении штатных работников, с которыми организация заключила трудовые договоры.

Данный вывод поддерживает и УФНС России по городу Москве в письме от 29.12.08 г. № 19–12/121858, где указано также и на то, что если сотрудники головной иностранной организации не являются работниками российской организации, и расходы на их командировки в Российскую Федерацию непосредственно не связаны с деятельностью российской организации, направленной на получение доходов, то такие расходы не учитываются ею при формировании налогооблагаемой прибыли.

На то, что такие затраты не могут быть учтены, как командировочные расходы, указывают также суды, в частности, в постановлениях ФАС Уральского округа от 19.01.09 г. № Ф09-10311/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 1.10.07 г. № А05-5368/2006–26 и др. В первом из них отмечено, что затраты налогоплательщика, связанные с проездом и проживанием аудиторов — сотрудников контрагента соответствуют критериям, установленным в п.п. 17, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Во втором разъяснено, что если между организациями заключен договор по оказанию консультационных услуг на территории заказчика, при этом договором предусмотрено, что заказчик обязан компенсировать контрагенту расходы на командировку (проезд, проживание, суточные), и данные расходы фактически произведены, документально подтверждены и экономически обоснованы, то они учитываются заказчиком при определении налоговой базы по налогу на прибыль на основании п.п. 15 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Изложенное позволяет сделать вывод о том, что расходы по проезду и проживанию лиц, не являющихся работниками организации, рассматриваются как обоснованные, если такие расходы предусмотрены договором и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом необходимо учитывать и иные критерии, установленные в п. 1 ст. 252 НК РФ, — экономическую обоснованность и документальное подтверждение. Кроме того, указанные расходы следует рассматривать не в качестве расходов на командировки, а как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), относящиеся к прочим расходам.

Оплата командировочных расходов

Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.

Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.

Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).

Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.

Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».

Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.

По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».

Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.

В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».

Понятие служебной командировки

Под служебной командировкой понимается направление сотрудника, по распоряжению его руководства, на конкретный срок, в другую местность, с целью выполнения работником профессионального задания. Служебными командировками признаются только поездки лиц, состоящих с работодателем в официально оформленных трудовых отношениях. Все иные правоотношения по поводу выполнения работ имеют свой механизм регламентирования перемещений и направления сотрудников в другую местность для выполнения работы, и не входят в понятие «служебная командировка».

Закон содержит требование об обязательности командировки для сотрудника, отказ от поездки без веских оснований признается нарушением трудовой дисциплины и влечет ответственность.

Однако, некоторые категории сотрудников освобождены от поездок в командировки или могут быть направлены в командировки только выразив свое письменное согласие. Такие ограничения действуют в отношении сотрудников в период их беременности, воспитания детей, или связаны с возрастом работника.

Поездки работников, суть работы которых состоит в разъездах, не признаются служебными командировками и оплачиваются по другим нормативам.

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

• по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
• по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

Вот примеры проводок:

• Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
• Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
• Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.

Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.

Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.

В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).

Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».

Необходимые документы

Согласно п.1 ст. 172 НК РФ, вычет по НДС можно получить при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствующем порядке.

Это правило легко выполняется при оформлении вычета по расходам на проживание. Основанием для вычета выступает счет-фактура, выставленный гостиницей (отелем, иной организацией, предоставляющей услуги проживания). При этом счет-фактура может быть оформлен как на организацию, так и на сотрудника. В первом случае, на основании счета организация производит безналичный расчет с гостиницей, после чего принимает НДС к вычету. Во втором случае счет оплачивает сотрудник за наличные средства, после чего получает от организации возмещение затрат. Организация, в свою очередь, принимает НДС к вычету на основании счета-фактуры и авансового отчета сотрудника.

Если счет-фактура отсутствует

Однако, зачастую, счет-фактура, выставленный гостиницей и отражающий расходы на проживание сотрудника в командировке, отсутствует. Работник оплачивает стоимость проживания наличным средствами и получает квитанцию без счета-фактуры и каких-либо дополнительных документов.

Также не стоит забывать о проездных документах, получение которые не предусматривает оформление счета-фактуры. Можно ли принять вычет НДС в таком случае? Ответ на этот вопрос является весьма спорным.

С одной стороны представители налоговой службы безапелляционно ссылаются на п. 1 ст. 172 НК РФ, согласно которой основанием для принятия НДС к вычету может выступать исключительно счет-фактура. С другой стороны имеется ряд судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков:

• – ФАС Центрального округа №А62-1547/03 от 21.06.2004 года;
• – ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1 от 09.09.2004 года;
• – ФАС Уральского округа № Ф09-554/04-АК от 02.03.2004 года.

По мнению судебных арбитров, организации могут принять к вычету НДС на основании проездных документов (ж/д, авиа-, автобусных билетов и пр.) и квитанций об оплате стоимости проживания при условии, что оплата данных расходов производилась сотрудником за наличные средства. Обоснование данной позиции судебных органов – п.7 ст. 168 НК РФ, согласно которой реализаций товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет оформление счета-фактуры не предусматривает. Подобные операции сопровождаются выдачей гражданину иного документа на бланке строгой отчетности – проездного билета или кассовой квитанции.

• Таким образом, основываясь на действующей судебной практике, организация может принять НДС по командировочным расходам к вычету без наличия счета-фактуры при одновременном выполнении следующих условий: расходы на проезд/проживание оплачены сотрудником за наличные средства;
• имеется подтверждающий документ (билет, квитанция), оформленная на бланке строгой отчетности

.

Если НДС не выделен

Еще один популярный вопрос, касающийся вычета НДС по командировочным расходам – имеет ли компания право на вычет, если НДС в документах не выделен?

К примеру, сотрудник оплатил услуги проживания в командировке и получил квитанцию на общую сумму, без выделения НДС. Может ли организация получить вычет?

В подобных случаях налогоплательщикам также следует обращаться к судебной практике. В соответствие с позицией арбитров, при наличных расчетах с населением выдача документов с выделением НДС не является обязательной. Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу НДС за счет вычета в случае, если сотрудник оплатил билеты или наем жилья самостоятельно за наличные средства.

В качестве вывода отметим, что во избежание споров с налоговыми органами налогоплательщику следует выбирать один из следующих форматов оформления командировочных документов:

1. Расходы на проезд и проживание организация оплачивает в безналичной форме на основании счета-фактуры с выделенной суммой НДС.
2. Сотрудник приобретает билеты (оплачивает стоимость проживания) самостоятельно наличными средствами. Основываясь на судебной практике, организация может оформить вычет без счета-фактуры, на основании бланка строгой отчетности (проездного документа, квитанции), в котором не выделена сумма НДС.

Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства

Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.

Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.

Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».

Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты. Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.

Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.

Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников. Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом. Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.

При ревизии командировочных расходов необходимо проверить в первую очередь наличие внутреннего положения о командировках, в котором должны быть прописаны все нормы возмещения доп. расходов.

Основные положения

Во многих случаях компенсируемыми расходами, на которых настаивает подрядчик, являются расходы, связанные с командированием его сотрудников. В связи с этим возникает вопрос, может ли заказчик компенсировать командировочные расходы организации-подрядчика без ущерба для себя? Ответим сразу, что обязанность по такой компенсации в соответствии с Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) не возникает, так как в трудовом законодательстве предусмотрено компенсирование расходов на проезд и проживание только «своим» работникам, отправленным в командировку (ст. 166, 168 ТК РФ).
Поэтому если организация как принимающая сторона компенсирует проезд и проживание «чужим» работникам, в том числе иностранных организаций, то данная компенсация является правом этой организации, а не обязанностью.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения по налогу на прибыль организаций является полученная налогоплательщиком прибыль. При этом в целях применения главы 25 НК РФ прибылью признаются для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными являются затраты, подтвержденные документами:

оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации; оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы; косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.

Оплата командировочных расходов по договору

Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст. 709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение. Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор. Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?

Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:

• в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
• заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.

Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.

А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.

Если подрядчик — иностранная организация

Если организация сотрудничает с иностранным подрядчиком, то имеет смысл обратить внимание на письмо Минфина России от 2.05.12 г. № 03-07-08/125, где сказано, что в соответствии с положениями ст. 161 НК РФ при реализации иностранным лицом, не состоящим на учете в российских налоговых органах, работ, местом реализации которых является территория Российской Федерации, НДС исчисляется и уплачивается в российский бюджет налоговым агентом, приобретающим данные работы у иностранного лица. При этом налоговая база по налогу на добавленную стоимость определяется налоговым агентом как сумма дохода от реализации работ с учетом налога на добавленную стоимость.

С учетом того что российская организация оплачивает иностранной стоимость работ с учетом расходов, связанных с проездом и проживанием сотрудников иностранной организации, российской организации — налоговому агенту в налоговую базу по НДС следует включать все суммы денежных средств, перечисляемых иностранной организации.

Иначе говоря, российская организация как заказчик должна удержать НДС из суммы компенсации иностранной организации — подрядчика.

Если в договоре содержится условие о том, что заказчик компенсирует подрядчику расходы по командированию работников сверх цены договора, то это связано с повышенными рисками для обеих сторон, ведь согласно ст. 41 НК РФ данная сумма не может рассматриваться доходом подрядчика, следовательно, в составе выручки у него будет учтена лишь сумма вознаграждения по договору.

Кроме того, в главе 21 НК РФ нет ответа на вопрос о том, должен ли подрядчик начислять НДС с суммы полученной компенсации.

В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).

В случае если подрядчик исчисляет НДС с суммы полученной компенсации, то он вправе воспользоваться вычетом по командировочным расходам.

Несмотря на то что в составе расходов заказчик может учесть всю сумму, заплаченную по договору, у него «теряется» НДС с перечисленной суммы компенсации, так как при получении этой суммы подрядчик оформляет счет-фактуру в одном экземпляре. Следовательно, основание для получения вычета у заказчика отсутствует.