Направляя в командировку сотрудника, компания должна обеспечить его деньгами для осуществления необходимых расходов. К таким расходам относятся в т. ч. суточные. Как они рассчитываются, какими налогами облагаются, какие лимиты использовать при перечислении, расскажем ниже в статье.
Согласно определению из статьи 168 ТК РФ суточные относятся к дополнительным тратам при проживании вне места жительства.
В статье 168 поименованы все возможные виды командировочных расходов, а именно:
- расходы на проезд;
- затраты по найму жилого помещения;
- суточные;
- иные расходы.
Таким образом, обязанность выплачивать суточные сотрудникам определена Трудовым Кодексом. Кроме того, работодатель должен возместить расходы, понесенные работником во время командировки и подтвержденные после нее.
Как определить размер суточных
Величина суточных выплат определяется компанией самостоятельно на основании локальных актов, например, коллективным договором или положением о командировках.
Определенного, регламентированного законодательством, размера выплат нет. Организация может назначить суточные в 500 рублей или 5 000 рублей в сутки, также возможна разница в размере суточных для различных отделов компании. Например, руководителю могут быть назначены суточные в размере большем, чем менеджеру по продажам.
Пример: Выдержка из Положении о командировках ООО «Альфа»:
«5.2. Установить размер суточных в следующих пределах:
Для административно-управленческого аппарата:
- 1 000 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 3 500 рублей в сутки при заграничных командировках;
Для отдела сбыта:
- 800 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 3 000 рублей в сутки при заграничных командировках;
Для иных отделов:
- 700 рублей в сутки при командировках по территории РФ;
- 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках».
Суточные при заграничных командировках
При расчете суточных в иностранных командировках следует учитывать следующее:
- День пересечения границы РФ при направлении в другую страну считается днем заграничной командировки. Размер суточных определяется из расчета пребывания за границей.
- День пересечения границы РФ при возвращении считается как день внутренней командировки. Размер суточных определяется, как при командировках по России.
В дни пересечения границ суточные рассчитываются на основании отметок пограничников в загранпаспорте, либо в проездных документах (если сотрудник командирован в страны СНГ, где отметки в загранпаспорте не ставят).
Пример: Сотрудник из административно-управленческого персонала ООО «Альфа» направлен в служебную командировку в г. Прага, Чехия. Срок командировки – с 4 сентября 2022 г. по 14 сентября 2022 г. В Прагу сотрудник добирается самолетом, обратно – поездом. Билеты куплены заранее.
4 сентября 2022 года сотрудник пересекает границу РФ, значит ему полагаются суточные в размере 3 500 рублей в день.
С 5 по 12 сентября (8 дней) он находится в Праге, за этот период ему полагаются следующие суточные – 3 500 * 8 = 28 000 рублей,
13 сентября он садится в поезд и 14 сентября пересекает границу РФ. За этот период ему начислены суточные – 3 500 руб. (за 13 сентября — время в поезде не на территории РФ) + 1 000 руб. (за день, в который произошло пересечение границы) = 4 500 руб.
Итого: 3 500 руб. + 28 000 руб. + 4 500 руб. = 36 000 руб.
Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами
Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
При направлении работника в служебную командировку в силу статьи 167 ТК РФ за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (статья 168 ТК РФ), в том числе:
– расходы на проезд;
– расходы на наем жилого помещения;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (телефонные переговоры, оплата услуг такси, расходы, связанные с обменом валюты, и др.).
Данный перечень расходов является открытым и определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом руководителя / положением о командировках).
Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абзац 1 пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее по тексту – Положение)).
Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Вместе с тем она не может быть бессрочной, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен.
В соответствии с указанной выше статьей 168 ТК РФ работнику возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а именно – суточные. Суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки.
Случай направления работника в командировку на один день с возвращением из нее в тот же день имеет свои особенности.
Напомним, что в 2005 году норма пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее по тексту – Инструкция №62), в соответствии с которой при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05_147 заявление о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции №62 «О служебных командировках в пределах СССР» оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.
Из содержания статей 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. В сутках 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в силу статьи 61 Гражданского процессуального кодекса РФ в доказывании.
Ситуация не изменилась и после введения 28 октября 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 в соответствии со статьей 166 ТК РФ. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (пункт 11 Положения).
Согласно пункту 11 Положения выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, и такое решение принимает руководитель в каждом отдельном случае. При этом учитываются следующее:
— расстояние до места командировки и условия транспортного сообщения;
— характер выполняемого задания;
— возможность создания работнику условий для отдыха.
Однако если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию. Ранее в пункте 15 Инструкции №62 было указано, что работник может в этой ситуации остаться в месте командирования по своему усмотрению, теперь же ему требуется согласовать это с руководителем (это касается только командировок по России).
При однодневных зарубежных командировках согласно пункту 20 Положения суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы расходов на выплату суточных на загранкомандировки.
При исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на выплаты суточных при однодневных командировках.
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе и суточные.
Как уже было указано ранее, при командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 11 Положения). Арбитражный суд Уральского округа в своем постановлении от 30.01.2015 № Ф09-9855/14 по делу №А60-15139/2014 принял позицию налоговых органов в части не правомерности включения «однодневных» суточных в состав расходов в целях налогообложения прибыли.
Однако выход есть. В коллективном договоре или локальном нормативном акте для однодневных командировок можно предусмотреть возмещение работникам затрат, связанных с такой поездкой, определив случаи, порядок и размеры возмещения в соответствии с пунктом 24 Положения. И, таким образом, при наличии документального подтверждения, указанные расходы можно принять к учету в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. С этим согласен и Минфин России (например, Письма от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30805).
Что касается командировочного удостоверения, то его при однодневной командировке оформлять не надо. Такая обязанность законодательством прямо не предусмотрена. Согласно Инструкции №62, командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из поездки в тот же день.
Напомним, что данной Инструкцией разрешено пользоваться, поскольку в силу статьи 423 ТК РФ до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с ТК РФ могут применяться правовые акты СССР.
Минтруд России в своем письме от 14 февраля 2013г. №14-2-291 также указал, что допускается не оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку.
НДФЛ с компенсации расходов при однодневной командировке
Как уже было отмечено ранее, работнику могут возмещаться любые расходы, связанные со служебной командировкой, если они произведены с разрешения руководителя или предусмотрены локальными нормативными актами (статьи 167, 168 ТК РФ).
Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных.
Однако суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита, установленного пунктом 3 статьи 217 НК РФ: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.
Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой вывод сделал Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 11.09.12 №4357/12.
Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что так как выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).
Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления Федеральных арбитражных судов (далее по тексту – ФАС) Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).
Минфин России согласился с мнением ВАС РФ и разрешил считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.03.2013г. №03-04-07/6189).
Однако все же с небольшой оговоркой.
Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными (освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке).
Страховые взносы
Частью 1 статьи 7 Федерального закона РФ от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее по тексту – Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
Согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.
При этом возникновение объекта обложения страховыми взносами не ставится в зависимость от включения (не включения) выплат в пользу работников в расходы по налогу на прибыль.
В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности:
- суточные;
- целевые расходы, в числе которых расходы:
— по найму помещения для проживания;
— по проезду до места назначения и обратно, а также провозу багажа, сюда же включаются сборы вокзалов и аэропортов и различного вида комиссии;
— на оплату услуг учреждений связи;
— на оформление служебного загранпаспорта и виз;
— на получение иностранной валюты или оформление банковского чека на иностранную валюту.
Перечень расходов, оплата которых не облагается страховыми взносами, установленный статьей 9 Федерального закона N 212-ФЗ, является исчерпывающим, и оплата, в том числе расходов, не поименованных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.
Кроме того, страховые взносы не начисляются при условии, что эти расходы подтверждены документально. С 01.01.2015 г. это прямо предусмотрено в законе, а до этой даты следовало из разъяснений чиновников (см. письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).
Что касается выплаты суточных за однодневные командировки, их не нужно облагать страховыми взносами, а также включать в РСВ-1 для ПФР (см. Определение ВС РФ от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).
Отдельно нужно сказать о суммах среднего заработка, которые работодатель, согласно ст. 167 ТК РФ, начисляет своему сотруднику, пока тот находится в командировке. Эти средства облагаются страховыми взносами, причем делается это в общем порядке.
Кроме того, практикуются дополнительные выплаты, с помощью которых работодатель уравнивает суммы среднего заработка с фактическим. Такие выплаты согласно абзацу 5 части 2 статьи 57 и части 2 статьи 41 ТК РФ должны быть оговорены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Тем не менее, эти суммы в обязательном порядке также облагаются страховыми взносами.
В случае отмены (переноса) командировки, расходы, понесенные в связи с подготовкой к отъезду (например, расходы на оформление визы), также не облагаются страховыми взносами. Так, Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 и Фонд социального страхования (ФСС) РФ в пункте 2 Приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 привели в пользу такого утверждения следующие аргументы:
- Страховые взносы, согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не начисляются на сборы, уплаченные за выдачу и получение виз. Авторы писем отмечают, что к этой категории расходов следует отнести и оплату медицинской страховки, являющейся неотъемлемой частью каждой визы.
- При отмене командировки указанные расходы своей сути не теряют, поэтому такие выплаты не надо облагать страховыми взносами.
Суточные и НДФЛ
Суточные не облагаются НДФЛ в определенных НК РФ пределах (п. 3 ст. 217 НК РФ):
- до 700 руб. в сутки при командировках по России;
- до 2 500 руб. в сутки при зарубежных поездках.
С сумм сверх этих лимитов нужно удержать НДФЛ.
Если использовать данные предыдущего примера:
За суточные по стране НДФЛ нужно удержать с суммы 300 рублей (1 000 – 700 = 300 руб.). 300 * 13 % = 39 руб.
За «заграничные» суточные: 35 000 — (2 500 * 10) = 10 000 — облагаемая НДФЛ часть суточных. 10 000 * 13% = 1 300 руб. — налог.
Удерживать налог следует тогда, когда выдается заработная плата за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Налог подлежит уплате в бюджет на следующий день после удержания.
Пример. Сотрудник направлен в командировку с 15 августа по 30 августа. Авансовый отчет утвержден 3 сентября. Зарплата в компании выплачивается 6-го числа. НДФЛ с суточных сверх нормы подлежит удержанию 6 октября — в момент выплаты заработной платы за сентябрь 2022 г.
Определяем лимиты
Итак, максимальный размер СР действующее законодательство не устанавливает. Однако чиновники определили некий лимит, при превышении которого суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (2018).
ВАЖНО!
Размер СР на сутки при командировках устанавливается для каждой компании в индивидуальном порядке. Руководство организации устанавливает лимиты исходя их финансовых возможностей.
Статья 217 Налогового кодекса устанавливает, что сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами (2018). Также с сумм, превышающих лимит, придется удержать НДФЛ. Пределы установлены следующие:
- для поездок по России — 700 рублей в день;
- за зарубежных командировок — 2500 рублей в день.
Иными словами, если в учреждении установлены большие значения данного вида расходов, то сумма, превышающая лимит, подлежит налогообложению (НДФЛ и СВ). Отметим, что данный лимит действует только в части налогообложения. Фирма вправе установить СР больше, чем указано в ст. 217 НК РФ.
Определим на конкретном примере, облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.
Примеров Иван Андреевич был командирован в город Москва на 10 календарных дней. На командировочные расходы было выделено 43 000 рублей, в том числе:
- 5000 руб. — на оплату проезда;
- 18 000 руб. — на аренду жилья (оплата гостиничного номера);
- 20 000 руб. — СР (2000 руб. в день, следовательно, суточные свыше 700 рублей, страховые взносы начислять придется).
Суммы, положенные на проезд и проживание, не облагаются налогами. А вот сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами. Делаем расчет:
- Определяем сумму превышения (2000 руб. – 700 руб.) × 10 дн. = 13 000 руб.
- Исчисляем НДФЛ: 13 000 × 13 % = 1690 руб.
- Определяем сумму СВ: 13 000 × 30,2 % (ОПС — 22 %, ОМС — 5,1 %, ВНиМ — 2,9 %, НС и ПЗ — 0,2 %) = 3926 руб.
Следовательно, на руки Примеров получит 41 310 (5000 + 18 000 + (20 000 – 1690)) рублей. А расходы компании составят 46 926 (43 000 + 3926) рублей.
ВАЖНО!
Лимит по СР, который установила компания, следует закрепить отдельным приказом или специальным распоряжением руководства компании. Также в локальном документе допустимо оговорить ключевые правила отправки специалистов в командировки.
Отметим, что однодневные командировки, суточные (страховые взносы) не являются исключением. С превышения все равно придется удержать НДФЛ и уплатить СВ в бюджет.
Суточные и страховые взносы
Компании обязаны исчислять страховые взносы с величины суточных, превышающей следующие размеры (п. 2 ст. 422 НК РФ):
- 700 руб. в сутки при командировках по России;
- 2 500 руб. в сутки при зарубежных отправлениях.
Пример: командировка сотрудника из административно-управленческого аппарата ООО «Альфа» назначена в г. Нижний Новгород, Россия, на 5 дней. Локальным нормативным актом размер суточных утвержден в размере 1 000 руб. в день.
Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 22% = 330 руб.
Страховые взносы на обязательное медицинское страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 5,1% = 76 руб. 50 коп.
Страховые взносы на обязательное социальное страхование, которые необходимо исчислить с суточных, составляют (1 000 руб.- 700 руб.) * 5 дней * 2,9% = 43 руб. 50 коп.
Страховыми взносами от несчастных случаев суточные не облагаются независимо от того превышают ли они установленный НК лимит (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ), но необходимо, чтобы размер суточных был прописан в локальном акте компании.
Облагаются ли командировочные платежами
До 2016 года не приходилось платить страховые взносы с суточных независимо от их размера. Но теперь бухгалтеры должны перечислять средства в государственные фонды с любой суммы, которая выдается работнику во время рабочих поездок и превышает минимальные показатели.
Поэтому если по коллективному трудовому договору или иному нормативному акту сотрудник предприятия получает за один день командировки больше 700 руб. (при поездках по России) или 2,5 тыс. руб. (при путешествии по иностранным государствам), то за превышение придется заплатить страховые взносы.
Такие условия расчета и перечисления страховых взносов аналогичны правилам уплаты НДФЛ. Поэтому бухгалтеры обязаны учитывать положения ст. 217 НК. Не взимаются взносы исключительно по суточным, которые выплачиваются из Фонда соцстраха при получении работником производственной травмы.
Суточные при командировках на 1 день
Действующим законодательством не определены суточные при однодневных командировках, потому что суточные, согласно ТК РФ, связаны с расходами при проживании вне места жительства. Когда командировка длится 1 день, сотрудник ежедневно возвращается домой. Таким образом, суточные нельзя отнести к компенсации дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. (п.1 ст. 168 ТК РФ)
Однако, компании самостоятельно вправе утвердить в локальном нормативном акте компенсацию за однодневные командировки. Только в таком случае есть несколько тонкостей, связанных с налогообложением:
- Такая выплата будет облагаться и НДФЛ, и страховыми взносами в полном объеме.
- При расчете налога на прибыль суточные с однодневных командировок нельзя учесть в расходах. Однако, если сотрудник предоставит подтверждающие документы, связанные с командировкой, расходы можно принять как другие расходы, связанные с производством и реализацией. (п. 1 ст. 264 НК РФ)
- Что касается страховых взносов, то учет их в случае удержания со сверхлимитных суточных, при расчете налога на прибыль невозможен.
Суточные в расчете по страховым взносам 2022
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Аналогичным образом следует заполнить строки 030, 040 и 050 подраздела 1.2 приложения № 1 первого раздела. А также строки 020 и 030 приложения № 2 к первому разделу. Такие рекомендации представлены в Письме ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569.
Также информацию придется детализировать в третьем разделе РСВ. А именно, в части 3.2.1 третьего раздела отразите суточные в отчете по страховым взносам следующим образом:
Как выдавать суточные сотрудникам
Выдача суточных осуществляется перед отправкой в командировку. Перечислять средства можно удобными способами:
- личная карта сотрудника;
- наличные в кассе;
- корпоративная карта.
При выдаче карты, привязанной к счету компании, сотруднику необходимо разработать и подписать множество документов, предусматривающих материальную ответственность, способы использования карты.
В коллективном договоре, положении о командировках должен быть предусмотрен пункт об использовании корпоративных карт. Компания должна разработать и утвердить приказ, в котором утверждаются:
- сотрудники, имеющие право пользоваться картами;
- список расходов, на которые могут быть потрачены денежные средства;
- лимиты для командировочных расходов.
Значительно проще использование личных карт, как с точки учета, так и с точки контроля. Сотрудник не потратит в командировке больше перечисленных и рассчитанных средств.
Денежные средства могут быть выданы как в рублях, так и в валюте. Командировочные расходы, в том числе суточные, выданные заранее в иностранной валюте, пересчитываются на день выдачи. Таким образом, в авансовом отчете, подтверждающем расходы денежных средств, выданных в валюте, суммы будут отражаться по курсу, который был в день выдачи. Нет необходимости пересчитывать курсы на дату утверждения авансового отчета или любую другую дату.
После командировки работник должен отчитаться за полученные средства. Срок, в который сотрудник представляет в бухгалтерию документы, компания устанавливает самостоятельно в локальных нормативных актах. Работник составляет авансовый отчет и прикрепляет к нему подтверждающие документы — чеки, квитанции, билеты. Однако, за суточные работник не обязан отчитываться.
Если командировка была досрочно прекращена, сотрудник вернулся раньше срока, суточные за неиспользованные дни необходимо вернуть.
Простой и суточные
По своей сути, суточные – это компенсация, они не являются оплатой за труд. Поэтому, во время простоя, вне зависимости от его причины, компания обязана начислить и выплатить суточные за все дни командировки. (Письмо Роструда от 30.04.2008 № 1024-6)
Во время командировки причинами, по которым может быть объявлен простой, являются:
- вина работника;
- вина работодателя;
- не зависящие обстоятельства, форс-мажоры, например, закрытие границ, введение режима самоизоляции.
При этом задержка рейса или его отмена тоже являются простоем, суточные за это время подлежат оплате в полном объеме. Сотрудник должен подтвердить изменение во времени или маршруте путем предоставления справок или билетов с соответствующими отметками перевозчика после возвращения из служебной командировки.
Основные правила при выплате суточных
- Начисляйте суточные за каждый день командировки, в том числе выходные и праздничные дни, дни проезда до места назначения и обратно.
- Выплачивайте суточные до начала командировки. Выплачивать можно и в рублях и в валюте.
- Не исчисляйте НДФЛ и страховые взносы с суточных, размер которых не превышает 700 рублей для поездок по РФ, и не больше 2500 рублей для поездок за границу.
- Утвердите размер суточных в локальном внутреннем документе, например, положении о командировках, коллективном договоре.
- Учитывайте в расходах по налогу на прибыль, УСН суточные за все дни командировки в полном объеме.
- Требуйте от сотрудника отчитаться за полученные денежные средства в после прибытия на место работы. Попросите заполнить авансовый отчет, прикрепив к нему все квитанции, чеки, билеты, подтверждающие совершенные служебные расходы.
- Выплачивайте суточные за все дни командировки, даже в случаях задержки или отмены рейсов, поездов, изменения маршрутов.
Что это такое
Если сотрудник предприятия отправляется в командировку, то он ежедневно получает суточные. Они представлены фиксированной суммой средств, которая позволяет обеспечивать гражданину оптимальные условия жизни в другом городе или стране.
Суточные покрывают расходы специалиста, связанные с его проживанием на территории другого государства или региона РФ. Деньги выплачиваются не только за будние дни, но и за выходные или праздничные. Дополнительно оплачиваются дни, которые гражданин проводит в поездках или во время вынужденных остановок в пути.
Внимание! Не назначаются суточные только за однодневные командировки, осуществляемые по территории России, но во внутренней документации фирмы могут фиксироваться другие правила, поэтому некоторые специалисты получают компенсацию затрат на питание даже за одну рабочую поездку.
По ст. 168 ТК организации имеют право самостоятельно принимать решение размере суточных, что закрепляется во внутренних локальных актах. Обычно для этих целей используется положение о командировках. К другим особенностям назначения суточных относится:
- минимальный размер выплаты составляет 700 руб. при путешествии по России и 2,5 тыс. руб. при поездках в другие страны;
- с минимальных выплат не уплачивается НДФЛ и страховые взносы, а с превышения придется заплатить подоходный налог;
- страховые взносы платятся с превышения размера суточных, установленного на федеральном уровне;
- отсутствуют максимальные лимиты относительно данных выплат, поэтому любая компания может увеличить их по своему усмотрению;
- в законе отсутствует информация о минимальном сроке командировки, но если она является однодневной, то руководители фирм могут не выплачивать суточные, но только при поездке по территории РФ.
Хотя по закону отсутствует необходимость компенсировать расходы работника при однодневной рабочей поездке, но многие руководители фирмы предпочитают выплачивать специалистам средства, предназначенные для оплаты питания, проезда и др.
Полезно также почитать: Какие взносы обязан делать ИП в ПФР
