Платежная ведомость на выдачу заработной платы по форме № Т-53

Унифицированный бланк или произвольный

Ведомость выдачи заработной платы — один из используемых внутри компании учетных документов, которые подтверждают процедуру, связанную с выдачей налички из кассы.
Учитывая право компаний самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы, встает вопрос: можно ли самим придумать, утвердить и применять платежную ведомость или придется довольствоваться привычной для всех унифицированной формой Т-53?

Ответ на этот вопрос содержится в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, из которой понятно, что с 2013 года унифицированные формы документов применять необязательно.

Однако это относится не ко всей первичке — обязательными остались формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Платежную ведомость можно отнести к разряду таких бумаг.

ВАЖНО! Применение платежной ведомости регламентировано Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У о ведении кассовых операций.

Чтобы не нарушать порядок ведения операций с наличными денежными средствами, следует использовать платежную ведомость 0301011 (абз. 2 п. 6 Указания № 3210-У). Индекс платежной ведомости, соответствующий ОКУД 0301011: Т-53. Такая форма утверждена в качестве унифицированной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Пошаговый алгоритм выдачи зарплаты из кассы вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

платежной ведомости по форме Т-53 можно на нашем сайте:

Зачем нужна форма Т-53, если есть ведомость Т-49?

Действительно, с помощью другого общераспространенного унифицированного документа — расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 — можно решить абсолютно все задачи по учету наличной выплаты заработной платы. В соответствии с п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У может применяться любая форма на выбор работодателя: Т-49 или Т-53 (или только РКО — в необходимом количестве — вместо любой из них).

Вместе с тем, документ Т-53 имеет в сравнении с формой Т-49 заметно более простую структуру. Если рассматривать табличную часть формы, то в документе Т-53 предполагается заполнение 6-ти граф (при этом непосредственно числовые данные по зарплате отражаются только в одной), а на бланке Т-49 — 23 графы (из них числовых по зарплате — больше половины).

Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк платежной ведомости Т-53

Предполагается, что предварительный расчет тех цифр, которые подлежат включению в форму Т-53, будет до того произведен с помощью иных инструментов. В общем случае — с помощью реестров бухгалтерской программы: тогда форма Т-53 будет использоваться лишь как резюмирующий (отражающий итоги расчетов) первичный документ. Который, так или иначе, должен быть — поскольку выдача зарплаты из кассы обязательно должна в соответствии с требованиями ЦБ РФ отражаться в той или иной ведомости.

Таким образом, документ Т-53, прежде всего, применим в случаях, когда используемые работодателем реестры расчета зарплаты проблематично воспроизвести в унифицированной форме Т-49. Из этих реестров берется только готовая сумма — и отражается под роспись работника, получающего зарплату, в документе по форме Т-53.

По желанию работодателя соответствующим реестром может быть форма «чистой» расчетной ведомости Т-51 (которая обычно используется при безналичных расчетах в качестве первичного документа). В этом случае она и документ Т-53 образуют логическую связку «расчетной» и «платежной» ведомости.

Но практических преимуществ перед «готовой» расчетно-платежной ведомостью Т-49 эта связка иметь, скорее всего, не будет: работы больше, а какие-то листы и вовсе могут потеряться. Но сценарии оправданного применения «связки», однако, можно привести: например, если за «расчетную» часть отвечает один специалист или группа специалистов (отдел кадров), а за «платежную» — другая (бухгалтерия), то имеет смысл раздать им бланки разного назначения.

Если применяется «связка», то должно быть обеспечено равенство:

• сумм, отражаемых в графе 18 формы Т-51;
• сумм, отражаемых в графе 4 ведомости Т-53.

Как и иных сведений, требующих синхронизации по существу.

Если зарплата выдается наличными только одному-двум работникам, то на каждого из них, скорее всего, проще составить расходно-кассовый ордер и не тратить время на работу с ведомостями. Указания ЦБ РФ такой вариант прямо предусматривают.

Все оформленные ведомости Т-53 отражаются в специальном журнале, составляемом по унифицированной форме Т-53а. Данный журнал заводится на 1 год. Каждый закрытый журнал — по итогам года, должен храниться в бухгалтерии в течение 5 лет.

Несмотря на простоту структуры, форма Т-53 характеризуется рядом примечательных нюансов в части заполнения — ознакомимся с ними подробнее.

Чем заменить платежную ведомость

Применение унифицированной платежной ведомости по форме Т-53 не единственный вариант оформления выдачи заработанных средств имеющему на это право лицу. Оформление этой процедуры можно провести и с помощью других документов — они предусмотрены тем же Указанием № 3210-У.

Например, выдать зарплату одному человеку можно с помощью расходного кассового ордера (форма № КО-2), а групповую выплату организовать с помощью расчетно-платежной ведомости (форма Т-49).

Документально оформить выдачу зарплаты помогут материалы нашего сайта:

• «Унифицированная форма № Т-49 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

Платежная ведомость. Заполнение Лист №2

Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.

Далее, выдавая зарплату работникам, каждый из них при получении ставит подпись напротив своей фамилии, сверяя полученную сумму с указанной в платежной ведомости.

Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже. (нажмите для раскрытия)

Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.

Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.

Далее платежную ведомость нужно зарегистрировать в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а. Скачать данную форму журнала можно по ссылке ниже.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты

Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.

Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).

ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).

Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.

Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.

Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.

Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.

О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.

Важно! Подсказка от КонсультантПлюс В платежные ведомости можно вносить исправления, если вы обнаружили ошибку. Ее можно исправить… Подробнее смотрите в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Заполнение формы Т-49

В шапке всё стандартно: название организации, структурное подразделение (при наличии), код по ОКПО, номер документа (счёт с начала года) и дата его составления.

Строка «В кассу для оплаты в срок с». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Поэтому в этой строке лучше указать 3-хдневный срок (но необязательно).

Указывается период, за который составляется ведомость (обычно расчётный месяц). Слева свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.

Графа 1. Порядковый номер записи. Как правило, работники записываются в алфавитном порядке.

Графа 2 и 3. Табельный номер и должность сотрудника (можно посмотреть в личной карточке).

Графа 4. Тарифная ставка, оклад, который получает работник.

Графа 5. Количество отработанных дней или часов (сведения берутся из табеля учёта рабочего времени).

Графа 6. Количество отработанных выходных дней или часов (по ним двойная ставка).

Графа 7. Работа в праздники (дни или часы).

Графа 8-12. Отражаются все виды начислений за текущий месяц. Эти графы в бланке изначально пустые. Вы сами вписываете в них названия начислений, которые были произведены. В образце указано следующее:

— Заработная плата (графа

— Премия (графа 9)

— Больничный лист (графа 10)

Графа 13. Иные доходы в виде социальных и материальных благ.

Графа 14. Общая сумма начислений (сложить суммы строк 8-13).

Графа 15. Указывается сумма НДФЛ (подоходный налог 13%), исчисленная с зарплаты работника.

Графа 16, 17, 18. Вписываем прочие удержания с сотрудника за расчётный месяц (например, аванс, алименты, непогашенный займ у организации и др.)

Графа 19. Сумма задолженности, числящаяся за предприятием перед работником (при наличии).

Графа 20. Сумма задолженности за сотрудником (например, при прошлой переплате).

Графа 21. Итоговая сумма, которую получит сотрудник после всех удержаний по графам 15, 16, 17, 18.

Графа 22 и 23. Фамилия, инициалы и подпись сотрудника, если ему лично были выплачены деньги. Если работнику не получил деньги, кассир в 23 графе делает запись «Депонировано».

После заполнения таблицы подсчитывается общая сумма заработной платы, которую необходимо выплатить всем работникам. Эта сумма указывается прописью и цифрами в шапке над таблицей, а также после таблицы. Также внизу бланка указываются:

— Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы

— Кассир, выдавший зарплату (ФИО и подпись)

— ФИО, подпись бухгалтера, ответственного за начисление зарплаты

— Депонированная сумма прописью и цифрами, если ЗП получили не все сотрудники

Начисления, подлежащие выплате: заполняем табличную часть ведомости

В основе заполнения табличной части формы Т-53 лежит ведомость начисления заработной платы. Начисления производятся специалистами фирмы на основе окладов, тарифов, сдельных расценок — в зависимости от применяемых в компании форм оплаты труда.

До внесения информации о заработанных средствах в табличную часть платежной ведомости из начисленных сумм производятся необходимые удержания (алименты, возмещение ущерба и др.), вычитается НДФЛ. Результат вычислений заносится в графу 4 платежной ведомости.

Каждая сумма рассчитанной зарплаты заносится в отдельную строку табличной части ведомости выдачи заработной платы ( которой вы сможете на нашем сайте).

Для персонификации начисленных сумм в ведомости предназначены графы 2–3, в которых содержится информация о табельном номере и Ф. И. О. получателя.

Графа 5 таблицы платежной ведомости предназначена для подтверждения факта выдачи денежных средств из кассы или для проставления отметок о депонировании невыплаченных сумм. Заметим, что с 30.11.2020 требование проставлять в платежной ведомости отметку о депонировании не полученной работниками зарплаты отменено.

Отдельного внимания заслуживает графа 6 «Примечание». В обычной ситуации, когда деньги получают лично сотрудники фирмы, она не заполняется. Информация в ней появляется, к примеру, при выдаче зарплаты по доверенности. В этом случае в указанной строке кассиром производится запись «по доверенности», а сама доверенность прилагается к платежной ведомости (п. 6.1 Указания № 3210-У).

Бланк Т-51 — расчетная ведомость: порядок применения и заполнения

Рассматриваемую форму документа применяют для отражения только начисления заработной платы. Для отражения выплат через кассу предприятия в этом случае применяется платежная ведомость Т-53. Если же компания применяет для отражения начисления вознаграждений сотрудникам расчетно-платежную ведомость Т-49, то это исключает применение форм Т-51 и Т-53.

Заполнение бланка можно производить от руки, а можно заполнять на машинных носителях, используя соответствующее программное обеспечение для учета бухгалтерских операций (например, семейства 1С). Сведения о начислениях и удержаниях приводятся по каждому сотруднику отдельно.

Данные о начисленной заработной плате заполняются на основании следующих первичных документов:

• табели учета рабочего времени;
• трудовые договоры;
• приказы о премировании;
• документы об отсутствии на рабочем месте (оплачиваемом и нет). Например, больничные листы, приказы об отпусках др.;
• распоряжения об иных выплатах.

После расчета сумм к начислению производится расчет удерживаемых из зарплаты сумм: НДФЛ, алиментов, профвзносов и др. В последней колонке табличной части документа приводится сумма, подлежащая выплате сотруднику (ведомости начисления заработной платы можно в конце статьи).

Итоги

Платежные ведомости на выдачу заработной платы включают множество обязательных для заполнения полей: от сроков выплат денежных средств до детального указания сумм выплаченных зарплат.

Подписывают такую ведомость несколько человек: руководитель фирмы, ответственное лицо, осуществившее выплату, главный бухгалтер и бухгалтер, исполняющий контрольные функции.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как заполнять второй лист

На второй странице идет детализация выплат по каждому сотруднику. Она содержит таблицу из шести колонок:

1. Номер по порядку (для документа).
2. Табельный номер работника (согласно внутрифирменному учету).
3. Ф.И.О. получателя заработной платы.
4. Сумма, причитающаяся за его труд по итогам отчетного периода.
5. Отметка о получении или депонировании.
6. Примечания (например, для номеров документов, удостоверяющих личности получателей).

ВАЖНО!

Когда деньги выдадут, каждый сотрудник должен подписать ведомость на выдачу зарплаты: бланк без их подписей недействителен. Формулировка «Депонировано» предусмотрена на случай, если работник средства не получил. Подписывать тогда должен кассир, подтверждая то, что деньги он не выдавал.

Далее необходимо подсчитать итоговую сумму, причитающуюся к выплате, и перенести ее на первый лист.

Образец платежной ведомости на выдачу заработной платы также содержит информацию по общим выплаченной и депонированной суммам. Эти строки заполняют, когда расчеты уже закончены.

Платежная ведомость на выдачу заработной платы

Бланк