Ошибки при подаче отчетности в ФСС: что означают и как исправить

Зачем нужен шлюз

Каждый работодатель представляет в Фонд социального страхования отчетность:

1. Ежеквартально форму 4-ФСС.
2. Один раз в год — заявление о подтверждении основного вида деятельности.

Подробнее:

• как заполнить отчет 4-ФСС
• как подтвердить основной вид деятельности ФСС

Представить отчетность работодатель вправе:

• на бумаге, если численность сотрудников менее 25 человек;
• в электронном виде.

Для представления электронной отчетности внедрен специальный сервис: шлюз приема отчетности в ФСС на официальном сайте фонда. Для его использования нет необходимости заключать договор с оператором ЭДО и оплачивать его услуги. Организация вправе установить необходимое программное обеспечение и использовать шлюз совершенно бесплатно. Обязательным условием является наличие у организации ЭЦП руководителя для подписи отчетности в контролирующие органы.

Два способа проверки больничного листа работником

Если вы являетесь работником, то тоже есть свои варианты проверить больничный лист. Сделать это можно следующими способами:

На официальном сайте соцстраха

1. Перейдите по ссылке https://fss.ru/;
2. Зарегистрируйтесь в личном кабинете;
3. Перейдите в раздел «Электронные листы нетрудоспособности»;
4. Введите СНИЛС и кликните «Показать лист».

Через портал Госуслуг

1. Откройте ссылку https://www.gosuslugi.ru/ и авторизуйтесь в своей учетной записи;
2. Кликните «Электронные листы нетрудоспособности»;
3. Наберите номер листа и СНИЛС;
4. В появившемся окне нажмите «Показать лист нетрудоспособности».

Примечание: таким образом, вы можете проверить больничный лист онлайн, а также начисление выплаты по документу. Чтобы легче было осуществить проверку, находясь на приеме у врача, запишите или запомните номер больничного листа.

Проверить больничный лист можно по свидетельству СНИЛС, который является индивидуальным номером лицевого счета и пенсионной системе и есть у каждого гражданина страны. Сделать это можно не выходя из дома в режиме реального времени, следуя рекомендациям, описанным в данной статье.

Как подготовить 4-ФСС к сдаче через шлюз

Порядок сдачи электронной отчетности 4-ФСС прописан в приказе ФСС от 12.02.2010 № 19. Для подготовки и сдачи необходимы:

1. Доступ к сети Интернет.
2. Программное обеспечение для подготовки расчета, выгрузки его в соответствующем формате, шифрования и подписания перед отправкой. Используйте свое ПО или скачайте бесплатные программы с сайта ФСС.
3. Электронно-цифровая подпись страхователя (или уполномоченного представителя).
4. Сертификаты уполномоченных должностных лиц фонда. Их необходимо скачать и установить на своем компьютере.

Алгоритм отправки отчетности через шлюз следующий:

1. Подготовьте форму 4-ФСС с использованием ПО.

2. Выгрузьте отчет в xml-формате.

3. Подготовленный отчет в виде выгруженного файла xml-формата подгрузите в шлюз в раздел «Отправить документ», при сдаче отчету будет присвоен идентификатор.

4. Получите квитанцию о сдаче отчета в разделе шлюза «Проверка и контроль», введя полученный ранее идентификатор.

ВАЖНО!

Фонд социального страхования разработал специальный сервис подготовки формы 4-ФСС на портале ФСС. Он позволяет без установки ПО подготовить отчет и выгрузить его в xml-формате. Сервис предназначен только для подготовки расчета 4-ФСС. Выгруженную форму необходимо подписать и отправить согласно приведенному нами алгоритму.

Последовательность работы со шлюзом

Процедура работы со шлюзом отличается простотой и доступностью. Прежде чем начать отправку электронных документов, организация предпринимает ряд последовательных действий:

1. Регистрация на сайте ФСС.
2. Обращение с заявлением в орган ФСС за поручением расширенных прав на пользование порталом и получение таких прав.
3. Скачивание необходимого ПО на сайте ФСС.
4. Установка сертификата удостоверяющего центра Фонда.
5. Установка сертификата удостоверяющего центра организации.
6. Подготовка расчета в бухгалтерской программе или на сайте ФСС.
7. Использование ЭЦП для подписания файла.
8. Отправка отчета через шлюз.
9. Получение квитанций и протоколов ФСС до момента успешного принятия отчета Фондом. Исправление ошибок – при необходимости.

Напомним! Сроки сдачи электронной отчетности – до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а на бумажном носителе – аналогично до 20-го числа.

Подтверждение отправки и исправление ошибок

Фонд, получая отчет, использует следующий порядок:

• проверка названия и размера зашифрованного файла;
• расшифровка и проверка электронной подписи;
• проверка соответствия структуры файла расчета утвержденному формату;
• логический и арифметический контроль показателей формы 4-ФСС.

Если ошибок нет, то отправитель получит квитанцию о принятии формы фондом.

Если есть ошибки в контрольных соотношениях, то фонд пришлет квитанцию о получении отчета с ошибками. В этом случае необходимо исправить ошибки и направить уточненную форму 4-ФСС.

При наличии критических ошибок, отчет не будет принят, и отправитель получит отрицательный протокол проверки. К таким ошибкам относятся (пункт 4.10 Приказа ФСС от 12.02.2010):

• Выявлено несоответствие формата наименования и размера файла.
• Отсутствует подписание ЭЦП, выявлены ошибки порядка подписания отчета ЭЦП или шифрования файла.
• Расчет подписан недействующей (прекратившей действие) ЭЦП.
• Расчет подписан лицом, не имеющим право на подписание 4-ФСС.
• Несоответствие файла структуре утвержденного формата.

ВАЖНО!

Фондом разработан тестовый шлюз ФСС для проверки отчетности, позволяющий заранее проверить 4-ФСС на наличие ошибок. Предварительная проверка поможет сдать отчет с первого раза.

Возможные ошибки при отправке данных

Основные группы ошибок – это ошибки с оформлением электронного файла и его заверением электронной подписью и ошибки с проведением расчетов. В первом случае организация получит отказ в принятии отчета, и его придется переделывать, устраняя допущенные недочеты. Это отнимает время, а затем отчет придется подавать повторно. Если шлюз ФСС для сдачи отчетности выйдет из строя именно в этот момент, есть большой риск просрочить сдачу и получить штрафные санкции.

В приказе детально обозначены ошибки, которых необходимо избегать при заполнении электронного документа:

• На документе стоит подпись неуполномоченного лица.
• Сертификат просрочен. Он утрачивает силу спустя год, и его необходимо получать заново.
• Файл с отчетом имеет не тот формат. Этот вопрос необходимо уточнить заранее.

Если же организация допускает ошибки в расчетах, отчет будет считаться сданным вовремя, но через определенное время плательщик получит квитанцию с указанием допущенных неточностей. Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля позволяет заранее отправить отчетность, чтобы своевременно устранить возможные ошибки и избежать их в дальнейшем. После исправления необходимо отправить в ФСС повторный электронный отчет, однако датой принятия остается дата отправки первой версии.

С учетом возможных технических неполадок и проблем с оформления электронной подписи рекомендуется заранее озаботиться подготовкой документа в электронной форме и его отправкой. Возобновление электронной подписи и решение иных проблем отнимает немало времени, поэтому лучше заранее предотвратить штрафы и другие санкции от контролирующих органов. Возможность сдачи отчета в электронном виде значительно ускорила и упростила процесс взаимодействия с фондом социального страхования.

Новый шлюз ФСС для отправки реестров листков нетрудоспособности

С 1 января 2022 года все регионы РФ перешли на прямые выплаты соцпособий из ФСС. Для оформления выплаты работодатель передает сведения о больничных листках работников в виде реестра.

Подробнее о реестре больничных листков

Передача в электронном виде обязательна для организаций, численность работников которых составляет 25 человек и более. Для передачи реестров в электронном виде разработан сервис ФСС: шлюз приема документов с ЭП.

Принцип его работы и требования к использованию аналогичны вышеописанному.

Кому выдается больничный лист?

Выплата пособия по временной нетрудоспособности осуществляется на основании представленного больничного листка, который выдаётся в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» работникам, не имеющим возможность выполнять свои трудовые обязанности в связи с рядом причин:

• заболевание или травма работника, в том числе медицинское прерывание беременности и проведение процедуры экстракорпорального оплодотворения (ЭКО);
• уход за больным членом семьи;
• карантин работника или ребёнка в возрасте до 7 лет, посещающего дошкольную образовательную организацию, или другого члена семьи, признанного законодательством недееспособным;
• осуществление протезирования в стационарном специализированном медицинском учреждении;
• реабилитация в санаторно-курортных учреждениях на территории Российской Федерации после проведённого стационарного лечения.

Иными словами, если человек ведёт трудовую деятельность, то он может рассчитывать на предоставление больничного листа.

Основной принцип передачи данных

Чтобы направить реестры и больничные через шлюз ФСС, страхователю необходимо зайти на сайт Фонда. В специальное окошко нужно загрузить готовые документы, заверенные электронной подписью. Далее страхователь должен подтвердить загрузку, нажав специальную кнопку. С этого момента загруженные реестры и листки нетрудоспособности поступят на шлюз ФСС. Ход проверки можно наблюдать на странице сведений о переданных документах. Для этого нужно ввести регистрационный номер страхователя. В специальном поле отразятся данные по переданным документам: статус, результат, квитанция, дата загрузки и обработки.

При обнаружении ошибок пользователь увидит соответствующий статус. Придется исправить недочеты и отправить документы заново через шлюз ФСС для приема реестров больничных.

Специально для всех страхователей на портале ФСС есть подробная инструкция по загрузке документов и работе со шлюзом приема реестров больничных.

Сдавайте отчетность в ФСС в срок и без ошибок! Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!

Попробовать бесплатно

Когда придут деньги

К сожалению, на данный вопрос нет четкого ответа. Если ориентироваться на форумы и отзывы других работников, можно сделать обобщенный вывод — после статуса «Подтверждение расчета» деньги приходят в течении 3-4 рабочих дней. Плюс следует учитывать технические сроки банковского перевода, ведь иногда подобные операции могут затягиваться до 3 дней.

В любом случае, вам будет полезно знать следующее:

1. Как только вы предоставите весь комплект документов, работодатель (страхователь) обязан в течении 5 рабочих дней выгрузить в реестр ФСС все необходимую для пособия документацию.
2. У самого Фонда имеется 10 дней на обработку всей документации и непосредственную выплату денежных средств.

Несмотря на установленный регламент в обработке выплат, ситуации с задержками возникают очень часто. Например, при выявлении ошибок в документах, замечание отправляется назад работодателю. После этого прописанный законодательством срок запускается по новой. В любом случае, в случае ошибок и появления статуса «Извещение сформировано» желательно выйти на связь с Фондом и работодателем.

Проверка статусов отчета в программах на управляемых формах

Для этого запускаем информационную базу с компьютера, где отправляются отчеты, под пользователем который занимается отправкой отчетности и на компьютере, где настроена отправка отчетов.
Переходим в раздел Отчеты

—
Регламентированные отчеты
—
Настройки
(описание процесса ниже в гиф изображении)

и выбираем гиперссылку — Журнал обмена с контролирующими органами, после открытия журнала необходимо выбрать нужную организацию (в том случае если их несколько).

Выбираем требуемый контролирующий орган и ищем нужный отчет (тот отчет по которому не приходят ответы или не уверены что отчет дошел до контролируемого органа) дважды кликаем по отчету.

Откроется следующее окно.

Если в открывшемся справочнике в Цикле обмена с ФНС

• есть Извещение о получении отчета
• оно горит зеленым цветом
• присутствует дата

это означает, что отчет был получен контролирующим органом

и стоит дождаться ответа от самой налоговой.

Если выбрали контролирующий орган ПФР и открыли предполагаемый отчет по которому не доходят ответы — скрин ниже.

И также по отчету в открывшемся справочнике Цикл обмена с ПФР

• есть Квитанция о доставке отчетности
• оно горит зеленым цветом
• присутствует дата

это означает, что отчет был получен контролирующим органом

и стоит дождаться ответа от самой налоговой.

Важно! обратить внимание на следующую информацию, если в Циклах обмена с контролирующими органами
присутствует
Цикл обмена содержит ошибки!(нажмите для просмотра)
, то следует просмотреть ошибки кликнув по гиперссылке красного цвета скриншот изображен ниже.

Если есть желает узнать результат быстрее, то остается только самостоятельно позвонить в налоговую и уточнить результат.

Важно. Если контролирующий орган выставит штраф не смотря на то, что получил ваш отчет вовремя, то необходимо заказать Акт технической экспертизы
у Калуги-Астрал. Это можно сделать обратившись к нам на линию консультации или напрямую в Калугу-Астрал по телефону 8-800-700-86-68

А еще то, что отчет дошел до контролирующего органа, можно посмотреть в разделе регламентированные отчеты (Отчеты

—
Регламентированные отчеты
).

Состояние отчета Отправлено в ФНС свидетельствует о том, что отчет отправлен в фнс и требуется ждать ответа от фнс.