Что означает авизо в бухгалтерии: использование и назначение термина

Для опытных бухгалтеров ситуация, когда хозучет ведется параллельно и в филиалах на отдельном балансе, и на общем, не является чем-то из ряда вон: единственным условием для ведения автоматизированного учета в этой ситуации является использование КОРП версии 1С:Бухгалтерия, поскольку только она поддерживает ведение регучета в обособленных филиалах. Такие структурные единицы могут оплачивать задолженности друг друга, передавать материальные ценности между собой и т.д. Оформляется эта передача как задолженность, и бухгалтер прибегает к авизо – уведомлению о выполнении той или иной денежной или товарной операции.

Данная схема оформления операций между филиалами была разработана для устранения расхождений в учете разрозненных структурных единиц по расчетам при обмене данными в отношении внутренних перемещений, и авизо при этом – производная справки бухгалтерии. Документ авизо в 1С 8.3 создает проводки по 79 счету «Внутрихозяйственные расчеты».

Для отображения взаимодействия структурных единиц одной компании реализован специфический бухгалтерский документооборот, предусматривающий два вида авизо:

• Исходящий, оформляемый отправителем для регистрации намерения передать объект учета;
• Входящий, оформляемый получателем для регистрации намерения принять объект учета.

Также в бухгалтерской программе 1С предусмотрены специальные документы типа авизо по объекту передачи:

• По ОС;
• По МПЗ;
• По расчетам;
• По прочим операциям.

Рассмотрим их назначение и порядок формирования.

Что обозначает авизо?

Данный термин происходит от итальянского слова «avviso», которое дословно переводится как «уведомление». В частности, термин используется для обозначения официального письменного извещения, направленного от одного лица другому с целью информирования об осуществлении тех или иных мероприятий (например, перевод денег, отправка груза и пр.).

В рамках бухгалтерского учёта авизо представляет из себя уведомление о различных отклонениях либо изменениях статуса денежных потоков, имущества и активов. Документ может содержать в себе сведения об изменениях в нормативно-правовых актах, касающихся оформления бухгалтерских документов. Кроме того, через авизо может передавать информация об:

• остатке денег на счёте;
• внесённых дебетовых и кредитовых записях;
• открытии аккредитива и пр.

Применение авизо

Считается, что термин «авизо» – банковский, но используются уведомления не только банками, но и в деловой переписке между предприятиями, а также в бухгалтерии компании. В любом случае (и деловой, и банковской практике) посредством авизо контрагент уведомляется о выполнении финансовой или товарной операции.

Банк, обслуживающий фирму, присылает ей извещение о поступлении денег на счет от компании – покупателя за приобретение товаров по заключенному договору. Им может служить штамп об оплате на соответствующих документах – платежных поручениях, чеках и т.п.

В отсутствие унифицированной формы банки разрабатывают собственные, удобные для деловой переписки бланки. В них они уведомляют клиентов о дебетовых и кредитовых записях, остатках средств на денежных счетах, открытии аккредитива, прочих операциях. В авизо должны содержаться обязательные реквизиты:

• Номер документа и дата операции;
• Характер операции и основание для ее проведения;
• Сумма и № счета.

Способ передачи авизо устанавливается корреспондентскими или межбанковскими соглашениями. Так же осуществляется переписка между предприятиями.

Кроме того, авизо используется для передачи бухгалтерской информации между обособленными подразделениями одной компании. К примеру, при распределении затрат по разноотраслевым хозяйствам, объединенным одной крупной компанией. Используют при этом счет внутрихозяйственных расчетов — № 79 с необходимыми субсчетами.

Форма авизо законодательно не установлена. Обычно организации разрабатывают документ самостоятельно. Выглядеть он может так:

АВИЗО № 56

от 15 июля 2022 г.

От: Главное предприятие

Кому: Филиал № 2

Финансирование для выдачи заработной платы

Передача суммы затрат на э/энергию

Основание: платежные поручения № 1542 от 15.07.2017, № 1356 от 15.07.1017.

Авизо, образец которого представлен выше – типичная форма внутрифирменного извещения, своеобразного аналога бухгалтерской справки, информирующей подразделения, филиалы и отделы компании о внутренних перемещениях средств. Например, в представленном примере головное предприятие извещает подразделение о поступлении денег на расчетный счет для выдачи зарплаты и предъявлении ему расходов на э/энергию.

В банковской сфере кредитовым авизо является документ, созданный на основе соглашения между банками, которое дает клиенту право обналичить денежные документы в другом отделении или банке, не обслуживающим его расчетно-кассовые счета. Кредитовое авизо содержит указания о сроках приема чеков, предельных суммах, а также образцы подписей клиента (или уполномоченных им лиц) и оттиска печати фирмы.

Разновидности авизо

Существует несколько классификаций авизо. Так, в зависимости от того, кому направляется уведомление, выделяют несколько групп авизо:

• Между структурными подразделениями одной компании

В данном случае авизо представляет из себя документ в виде бухгалтерской справки, назначение которой заключается в фиксировании передачи информации о хозяйственных операциях между подразделениями, имеющими отдельный баланс.

• Между разными контрагентами

Операции купли-продажи подразумевает то, что продавец и покупатель должны извещать друг друга обо всех этапах исполнения своих обязательств – и происходит это именно с помощью авизо. Так, продавец обязан ставить в известность покупателя о готовности партии товара к отгрузке и его точной стоимости. В свою очередь, покупатель обязан направить продавцу ответное уведомление, в котором будет отражена информация о списании денег с его личного счёта на счёт продавца в качестве оплаты за приобретённый товар.

В том случае, если между несколькими предприятиями ведутся переговоры относительно качества, количества и денежного выражения услуг (поставляемой продукции), то можно говорить о прямых и обратных авизо:

1. Прямое авизо не предполагает ответа на отправленный запрос от второй стороны. Фирма имеет право направить контрагентам запрос об изменениях параметров товара или стоимости, но это не говорит о том, что контрагент, свою очередь, должен принять эти условия или ответить на запрос.
2. Обратное авизо, напротив, подразумевает ответную реакцию на отправленное уведомление (согласие или несогласие на заявленные условия, а также собственные варианты действий). Обратное авизо также может выступать в качестве подтверждения завершения финансовой операции и отсутствия каких бы то ни было претензий контрагентов по отношению друг к другу.

В зависимости от задолженности, авизо может быть:

1. Кредитовым – составляется покупателем товара с целью подтверждения задолженности перед продавцом.
2. Дебетовым – составляется продавцом для того, чтобы известить покупателя об имеющихся денежных обязательствах и требованиях их погашения.

Кроме того, авизо бывает электронным и тогда заверяется электронной подписью, а также почтовым. С развитием информационных технологий электронные авизо стали использоваться значительно чаще, однако нужно помнить о том, что они будут действительными только при обязательном наличии электронной подписи.

Разновидности и классификации

Существует несколько классификаций подобного уведомления, первая подразделяет на:

1. Дебетовые – указываются данные касательно расходуемых средств.
2. Кредитовые – информация о средствах, которые поступили.

Разделение на прямое и обратное уже упоминалось. Первый тип отправляет контрагент, второе ему присылают в ответ в качестве подтверждения окончания сделки. Подобный ответ приходит, только если условия удовлетворяют второй сторону.

Для авизо по расчетам

Авизо по расчетам составляется, чаще всего, при наличии задолженности или разногласиях между сторонами относительно общей стоимости поставки, согласования новой цены в связи с количественными или качественными расхождениями, а также когда одна из сторон представила рекламацию.

Если какой-либо из аспектов взаимоотношений между контрагентами затрагивает денежные вопросы, имеет смысл составить авизовку по расчетам, в которой обязательно должны присутствовать:

• сумма, которая уточняется;
• проводки по проведенным расчетам (дебетовым или кредитовым);
• дата и суть операции;
• предлагаемые или совершенные действия (сообщение о готовности к отгрузке, требование погасить долг или допоставить недостачу);
• приложения, доказывающие правоту составителя или подкрепляющие изложенную информацию.

Важно! Авизо, составленные для внешнего адресата, печатаются в 2-х экземплярах. Если документ издается одним из подразделений/филиалов, то экземпляров должно быть три (один – для головной организации).

Пример авизо по расчетам

Для авизо по основным средствам

Авизовку по основным средствам можно сравнить с актом приема-передачи (внутреннего перемещения) объектов. Однако в силу некоторых особенностей авизо считается более гибким инструментом, подходящим для разных целей. Так с помощью данной бумаги можно отразить:

• факт передачи актива между филиалами (в документе должен быть приведен список объектов и подписи отпустившего и получающего лица);
• ввод начальных остатков (на старте работы с новым бухгалтерским ПО);
• «закрытие» при строительстве нового объекта (с помощью данного документа можно оформить данные, полученные непосредственно от исполнителей, если работы проводятся собственными силами предприятия).

Кредитовое и дебетовое авизо

Кредитовое авизо устанавливает наличие долга перед продавцом (контрагентом) и его размер. Оно формируется самим покупателем и фактически является поручением на зачисление денежных средств.

В ответ на авизо продавец предоставляет покупателю счёт-фактуру, которая в дальнейшем подлежит аннулированию (если покупатель возвращает продавцу всю партию купленного товара) или корректировке в меньшую сторону (если покупатель возвращает часть партии).

В случае поставки незаявленных товаров или продукции плохого качества кредитовое авизо может служить торговым документом, составляемым на основании претензии, как отказ от платежа. В таком случае дебиторская задолженность будет снижена.

Что касается дебетового авизо, то оно используется для уведомления контрагента об имеющихся у компании прав требовать выполнения финансовых обязательств. Фактически, дебетовое авизо выступает в качестве поручения о списании денежных средств по завершении операции. В свою очередь, дебетовое авизо может быть:

• официальным уведомлением о том, что финансовая операция выполнена;
• уведомлением о том, что у получателя авизо имеется задолженность.

Заметьте! Дебетовое авизо в практике российских компаний используется крайне редко (заменой ему выступают счёт-фактуры). Обязательным оно является только в том случае, если сделка имеет статус международной.

Кредитовое авизо в банковской сфере

Говоря о различных банковских услугах, здесь кредитное авизо имеет другие основания. Учитывается соглашение, подписанное между рядом банковских учреждений. Данный документ, чье основание и наличие обеспечивает клиенту возможность осуществление обналичивания существующего чека в банковском отделении или абсолютно ином учреждении, не ведущем обслуживание данного счета.

Таким образом, в банковской отрасли кредитное авизо выступает бумагой, разработанной на основе договора между финансовыми учреждениями, что обеспечивает потребителя правом обналичивать финансовую документацию в прочих филиалах или банках, не занимающихся ведением его расчетных и кассовых счетов. Подобное оповещение требует соблюдения некоторых нюансов:

• Оформление кредитного авизо предполагает упоминание в особом бланке о вариантах чеков, а также общей суммы, доступных для приема в качестве оплаты сотрудниками банковской структуры или другого отделения.
• Авизо должно обладать четкой информацией о том, какой отрезок времени отведен на прием чеков.
• Для кредитного авизо требуется наличие образца подписи клиента, представляющего лица, а также образца печатного оттиска.

Можно сделать вывод, что в кредитовом авизо должны пребывать сведения о временных границах приема чеков, максимальных финансовых средствах, вместе с образцами печати компании и клиентской подписи. Если потребитель обеспечивает все необходимые полномочия для любых транзакций кредитовых авизо сотрудникам банковской структуры, сам банк должен иметь в распоряжении образцы подписей выбранных сотрудников.

Абсолютно иные характеристики предполагает кредитовое авизо в бухгалтерском учете, применяемое в рамках транзакций между партнерами. Когда осуществляется оформление приобретения, торговой точкой создается счет-фактура, а ее клиентом – авизо, заверяющее присутствие определенного долга перед покупателем.

При возврате клиентом полученной партии продукции или ее части обратно торговой точки, осуществляется аннуляция счета-фактуры, или же производится внесение корректировок в пользу снижения оплаты. Для этого также применяется кредитное авизо.

Если рассматривать передачу клиенту контрафактных или некачественных продуктов, здесь оповещение может выступать полноценной торговой бумагой и разрабатываться при помощи претензии или рекламации, включая отказ от оплаты. Результатом становится общее уменьшение дебиторского долгового обязательства.

Оформление авизо

Унифицированной формы оформления авизо нет, поэтому каждая компания самостоятельно разрабатывает и устанавливает её для себя, а затем (что очень важно) закрепляет в своей учётной политике. Тем не менее, есть обязательные пункты, которые строго должны быть отражены в уведомлении. К ним относятся:

• номер документа и дата его составления;
• содержание расчётной операции;
• основания осуществления операции;
• сумма и номер счёта;
• сумма транзакции или доход от реализации;
• сведения об отправителе и получателе (включая реквизиты).

Если авизо направляется в адрес сторонней компании, то к ней дополнительно нужно будет приложить документацию (платёжные поручения, права на активы и всё, что относится к сути передаваемого объекта).

При передаче финансовых активов (пассивов) адресат получает авизо, оформленное в двух экземплярах. Один из них хранится в бухгалтерии и выступает в качестве подтверждения законности проведения финансовой операции у получателя, а второй (с соответствующими пометками о получении) – возвращается отправителю.

Авизо оформляется в трёх экземплярах, если используется для внутрихозяйственных операций, осуществляемых в рамках одной компании между её структурными подразделениями. В таком случае первый экземпляр остаётся в бухгалтерии, второй экземпляр (с пометками о получении) возвращается отправителю, а третий – направляется в главный офис (головное подразделение), откуда и ведётся координирование всех последующих действий подразделений.

Раскрытие понятия «авизо», примеры

С целью минимизирования уровня затраты труда очень часто используется сводная вариация таких официальных извещений. В них отражается сразу несколько проведённых расчётных операций. В случае, если банковские расчётные операции носят статус международной сделки, необходимо прибегнуть к применению дебет-авизо. Данный термин подразумевает собой поручение внешнеторговой организации, проводимое по установленной форме.

Порядок отсылки авизо определяют корреспондентские соглашения или же составленный договор о сотрудничестве с клиентом. Письменное извещение представлено в виде бланка, в котором указано множество важных данных, среди которых наименование отправителя и получателя, номер счёта и его сумма, характер совершаемой операции, дата.

Авизо используется не только для уведомления различных организаций, являющихся конкурентами или партнёрами фирмы. Довольно часто оно служит для контроля внутрихозяйственных расчётов, проводимых различными отделениями в рамках одной организации. При этом указанные подразделения должны иметь независимый баланс. Наряду с этим, приём и передача финансовых обязательств, результатов и затрат между головным офисом и одним из рядовых подразделений оформляется отдельными авизо.

Осуществляя процедуру передачи финансовых активов или пассивов, адресат получает официальное уведомляющее письмо в двух экземплярах.

• Один из них выступает в качестве документа, подтверждающего законность осуществления проведённой финансовой операции и остаётся в бухгалтерии.
• На втором экземпляре ставятся соответствующие подписи и печати, вследствие чего письмо отправляется по адресу своего отправителя.

Если же авизо используется для внутрихозяйственных расчётов, осуществляемых в рамках одной организации, тогда экземпляров должно быть три.

• Первый из них, как и в любом другом случае, является основанием для отражения финансовых операций в бухгалтерском учёте.
• Другая версия документа после направляется по адресу своего отправителя после того, как все необходимы печати и подписи уже были поставлены.
• Третий экземпляр авизо передаётся в головной офис, откуда, собственно, и осуществляется координирование всех последующих действий отдельно взятого подразделений. В будущем он будет использован с целью внесения необходимых поправок в аналитический учёт.

Взаимоотношения контрагентов

Одна фирма извещает вторую о том, что товары были отгружены, услуги оказаны. На основании этой информации контрагент направляет поручение о списании денежных средств со своего расчетного счета.

Авизо по ОС

Авизо по основным средствам используется для фиксации перемещения денежных средств между отделами и подразделениями внутри одной компании. Все эти операции отражаются на субсчетах 79 счёта, который как раз и регулирует расчёты между подразделениями, состоящими на отдельном балансе.

Факт перемещения денег в отдел фиксируется исходящим авизо по ОС. Если документ формируется в бухгалтерской программе, то при выборе объекта ОС, табличная часть авизо заполнится автоматически на основе инвентарного номера и стоимости. Также произойдет автоматическая корректировка в бухгалтерском учёте: передача первоначальной стоимости и амортизации отразится на счёте 79.

Факт поступления средств из отдела, в свою очередь, фиксируется входящим авизо по ОС, которое оформляется в бухгалтерской программе на основе полученного исходящего авизо. В данном случае все реквизиты о переданном объекте ОС нужно будет ввести вручную.

Авизо прямые и обратные

Современные банки для эффективного оповещения своих клиентов используют различные авизо. Финансовые учреждения сообщают при помощи уведомлений о дебетовых и кредитовых записях на расчетных счетах, об остатках собственных или привлечённых средств, про открытие аккредитивов, выставлении счетов и прочих финансовых новостях. Подобные финансовые извещения зачастую требуют ответа, которым может стать обратное авизо в бухгалтерии. Это что такое?

Обратное оповещение означает, что другая сторона приняла прямое авизо, рассмотрела имеющуюся в нем информацию и подготовила ответ. Не обязательно обратное авизо означает полное согласие на выполнение бухгалтерской или финансовой операции, иногда в нем просто содержится информация о том, что полученная информация принята к сведению, но выполнение финансовой проводки не может быть выполнено в силу тех или иных причин.

К примеру, снижение отпускных цен для некоторых категорий товаров в текущем финансовом месяце невозможно, так как покупатель не выполнил условий договора, необходимых для предоставления скидки. Или же сторона поставщика отказывается принимать возврат товара на основании того, что лимит по возвратам был уже выполнен, и новая операция по приемке нереализованного товара возможна лишь в следующем отчетном периоде.

Иногда в обратных уведомлениях содержится предложение пересмотреть условия договора или же составить к нему дополнительное соглашение с указанием спорных пунктов. Если стороны пришли к соглашению, прямое уведомление считается согласованным и на него составляется официальный ответ. После этого в бухгалтерском учете проводятся изменения согласно представленным данным. Итогом обмена может стать согласованный и подписанный акт сверки взаиморасчетов.

Авизо по расчётам

Основная функция авизо по расчётам заключается в перемещении дебиторской и кредиторской задолженностей, обретённых с участием внешних контрагентов, между подразделениями фирмы. При этом, в одном уведомлении сразу можно сообщить об обеих разновидностях долгов по различным договорам.

Авизо по расчётам также бывает входящим и исходящим. В них обязательно должна указываться следующая информация:

• вид долга (кредиторская и дебиторская задолженность);
• сведения об отправителе и получателе;
• номера договоров;
• суммы.

Важно! Если долг передаётся в валюте, то в бухгалтерской программе необходимо будет сделать соответствующую поправку.

Бланк авизо

Согласно настоящим правилам оформления бухгалтерской отчетности, текущий образец авизо в бухгалтерии имеет все реквизиты официального документа. В составляемом уведомлении обязательно должны присутствовать:

• дата составления документа;
• исходящий номер;
• информация о получателе;
• сведения об отправителе;
• реквизиты обеих контрагентов;
• суть уведомления.

При обращении в банк или государственное учреждение авизо обязательно должно быть заверено печатью. В качестве сопроводительных документов к бланку могут быть прикреплены другие документы. Среди них могут быть:

• копии платежных поручений;
• дубликаты мемориальных ордеров;
• прочее.

Иногда сопроводительные документы сами могут являться авизо: к примеру, копии платежных поручений могут являться достаточным основанием для внесения изменений в итоговое сальдо взаиморасчетов.

На основании представленного оповещения формируется дебетовое или кредитовое авизо. Что это в бухгалтерии означает? Кредитовое авизо – это оповещение, создаваемое на базе договоренности с клиентами. Кредитовое авизо уменьшает дебиторскую задолженность в финансовом учете. Дебетовое авизо – это оповещение, создаваемое на базе провождения дополнительной дебетовой проводки. Дебетовое авизо увеличивает дебиторскую задолженность в финансовом учете организации.

Форма документа авизо в бухгалтерии

Как уже было отмечено ранее, общепринятой формы документа авизо нет, поэтому каждая организация разрабатывает её по собственному усмотрению.

В общем же виде авизо в бухгалтерии выглядит как специальный бланк, на котором указывается такая информация, как: номер авизо, дата оформления документа, характер операции, сумма транзакций или доход от реализации товаров, номер счёта, реквизиты отправителя и получателя.

Также необходимо помнить, что авизо может быть заменено на платёжные поручения или иную расчётную и бухгалтерскую документацию.

Как используется авизо

Принято считать, что авизо это банковское извещение о взаимных расчетах, но подобные оповещения также используются при деловом общении между предприятиями и в нуждах бухгалтерии. Так или иначе, банк, обслуживающий компанию, высылает организации уведомление о взаиморасчетах и передаче средств на счет от юрлица-клиента, купившего продукцию на основе заверенного соглашения.

Платежное авизо для компаний возможно в двух вариантах. Для начала, это взаимодействие между двумя различными партнерами. Сделка купли-продажи предполагает оповещение продавца об объеме выпущенных товаров, списанных со склада, и перечислении оговоренной стоимости, которую должен выплатить клиент. Покупатель оповещается о переводе денег с его расчетного счета на счет продавца, что становится оплатой за приобретенную продукцию.

При участии в переводе средств более двух сторон, бухгалтерский отдел одной из сторон выписывает прямое авизо, где возможен запрос об ответном извещении. Это производится бухгалтерским отделом второй стороны в заявленные сроки и становится подтверждением завершения сделки, а также удовлетворения всех участников.

Второй вариант авизо в бухгалтерии предполагает сотрудничество между структурами единой компании. В этой ситуации оповещение выступает производным вариантом справки из бухгалтерии. Посредством документации различные структуры организации осуществляют обмен информацией о перемещениях денег.

1С:Бухгалтерия 8

«1C:Бухгалтерия 8» — это самая популярная бухгалтерская программа, способная вывести автоматизацию учета на качественно новый уровень. Удобный продукт и подключаемые к нему сервисы позволят эффективно решать задачи бухгалтерской службы любого бизнеса!

• Поддержка разных систем налогообложения, ведение бухгалтерского и налогового учета, сдача отчетности;
• Учет МПЗ, партионный учет, расчеты с контрагентами, выписка первичных документов;
• Расчет зарплаты, учет денежных операций;
• Интеграция с другими программами 1С и сайтами;
• Работа с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН).

Попробовать 30 дней бесплатно Заказать
Понравилась статья?

Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку

Авизо: бланки и образцы

• Размеченный бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара)
• Размеченный бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка)
• Размеченный бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (англ.)
• Размеченный бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка) (англ.)
• Авизо на прием-передачу в порядке внутрихозяйственных расчетов имущества, затрат, обязательств и финансовых результатов
• Авизо по передаче помещения с баланса продавца на баланс покупателя
• Авизо при расчетах между обособленным подразделением и головной организацией
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара)
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (оборотная сторона)
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка). Вариант 2
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (англ.)
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для бенефициара) (оборотная сторона) (англ.)
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка) (англ.)
• Бланк безотзывного документарного аккредитива (авизо для авизующего банка)

Авизо в бухгалтерии