Учет и списание спецодежды в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Нормы законодательства предусматривают обязательное требование по обеспечению сотрудников компаний средствами персональной защиты при ведении работ во вредных или же относящихся к опасным условиях. На грязных производствах требуется обеспечение персонала средствами физической защиты. Остановимся на теоретических моментах организации операций учета и проведения последующего списания спецодежды с учетом как бухгалтерских, так и налоговых требований, сделав акцент на практическом использовании 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» используется по отношению к индивидуальной защите сотрудников компании. В эту категорию входит как одежда, так и спецобувь и другие приспособления, выполняющие защитную функцию.

Нормативные акты, регламентирующие вопрос:

• Налоговый кодекс;
• Приказ Минфина №135н;
• Справка о нормах выдачи спецодежды и других средств защиты сотрудникам бесплатно;
• Трудовой кодекс в статьях 221 и 209;
• Приказ Минтруда №997н;
• Кодекс административных правонарушений.

Действующие правовые документы предусматривают штрафы при несоблюдении правил выдачи спецодежды. Для должностных лиц предусмотрены санкции в размере 20 000 – 30 000 рублей, а для самих компаний в 130 000 – 150 000 рублей, рассчитываемые из расчета на каждого сотрудника.

Представители отдельных видов профессий (например, строители) и сотрудники ряда предприятий получают спецодежду в соответствие с действующими законодательными нормами. Положения регламентируют как сроки использования предметов, так и количество получаемой рабочими униформы. Порядок выдачи определяется действующими отраслевыми нормами или существующими типовыми правилами. Базовым требованием выступает бесплатная выдача спецодежды. При этом предметы продолжают оставаться в собственности компании и числиться на балансе предприятия, которое несет затраты по чистке и стирке. Обязательным моментом выступает сертификация одежды.

Базовым документом, регламентирующим вопрос, стал приказ Минфина под номером 135н. В рамках этого нормативного акта учет спецодежды должен был проводиться аналогично с оборотными средствами. Для этого нужно было открыть два субсчета для материалов на складе (10.10) и для используемых сотрудниками (10.11).

Затем произошло изменение регламентов и сегодня допускается использование ПБУ 6/01, распространяемое на «Учет основных средств». Важно учитывать, что речь идет о спецодежде, используемой свыше года. Кроме того, критерии стоимости должны соответствовать требованиям основных средств.

Для подробного рассмотрения правил оформления учета и списания остановимся на нормах, используемых при «традиционном» подходе. Речь идет о внесении спецодежды на 10-ый счет. Корректно выполнять списание позволяет понимание стоимости предметов и плановых сроков использования. Таким образом можно выбирать из нескольких вариантов:

• При эксплуатации менее года затраты в бухгалтерском учете вносят в расходы при передачи сотрудникам;
• При использовании свыше года учет проводится при помощи линейных способов списания на протяжение времени использования одежды.

Правила налогового учета предусматривают, что стоимость спецодежды сразу же вносится в расходы, в соответствие со статье 254 в пункте 1. Таким образом при расчете налога на прибыль возникает временная разница.

Важно понимать, что за налогоплательщиком остается право не списывать стоимость в налоговом учете сразу. Расходы можно отразить и в нескольких отчетных периодах. При ведении бухгалтерского учета тоже возможен вариант списывания стоимости спецодежды не сразу. Такие проводки возможны при использовании предметов менее года. В этом случае применяется линейный метод и затраты вносятся на протяжение всего срока использования. Но выбранный порядок обязательно закрепляется в учетной политике.

Как учитывается спецодежда при увольнении работника в бухгалтерском учете — проводки

Важно! Если комплект спецодежды на одного работника стоит более 40 тысяч рублей, одежда должна учитываться одновременно с основными средствами компании. Стоимость таких дорогостоящих предметов списывается равными долями в течение 12 месяцев (таков оптимальный срок использования).

Спецодежда приобретается предприятием с целью ее выдачи сотрудникам, которым она положена по специфике деятельности. Передача комплекта на руки производится на основании требования-накладной. Вместе с тем бухгалтер должен сделать соответствующие проводки.

В том случае, если бухгалтер собирается списать стоимость спецодежды частично (равными долями за полный период использования работником спецодежды), делаются такие проводки:

Если же решено было списать стоимость спецодежды единовременно, делаются другие проводки:

Специализированное решение для учета спецодежды в строительных организациях

БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО/Спецодежда

• Учет выдачи, возврата, списания;
• Ведение номенклатуры спецодежды и СИЗ с указанием размеров и других характеристик;
• Формирование личной карточки учета;
• Планирование обеспечения спецодеждой и спецоснасткой.

ПодробнееПопробовать бесплатно
Спецодежда, используемая сотрудниками свыше года, оформляется на счете 10.11. При этом износ списывается в затраты ежемесячно. Обязательным моментом является ведение забалансового учета для каждой выданной единицы. Списание возможно по причине износа или с учетом других факторов. Организация забалансового учета в 1С организована на счете МЦ.02, получившем название Спецодежда в эксплуатации.

После списания стоимости материалов с бухгалтерского учета в затраты стоимость предметов на счете 10.11 списывается по причине износа. При условии увольнения работника или переходе на другую должность, спецодежда сдается ответственным лицам компании.

Возврат и списание невостребованной спецодежды

Каким образом организации отразить в учете возврат уволившимся работником на склад невостребованной спецодежды, имеющей остаточную стоимость, ее списание и использование в качестве ветоши?

Ситуация

Работник при увольнении сдал спецодежду, имеющую остаточную стоимость 150 руб. Из-за невостребованности спецодежды (отсутствуют работники, которым она нужна) организация приняла решение списать таковую. В результате списания образовалась ветошь. Ее оприходовали на склад по цене возможного использования в размере 50 руб.

Согласно учетной политике стоимость спецодежды переносится на счета учета затрат в размере 50% при выдаче работнику и 50% при списании.

Общие положения

Средства индивидуальной защиты (далее — СИЗ, спецодежда) (кроме арендуемых) являются собственностью нанимателя (п. 23 Инструкции 209). При этом под нанимателем понимается юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абз. 6 ч. 1 ст. 1 ТК).

Исходя из норм п. 3 ст. 214 ГК имущество, приобретенное юридическим лицом, находится в собственности этого юридического лица. Собственнику такого имущества принадлежат все права владения, пользования и распоряжения данным имуществом (п. 1 ст. 210 ГК).

В связи с этим, полагаем, спецодежда, которая по каким-либо причинам не эксплуатируется, в том числе если отсутствуют работники, которым она нужна, может быть списана по решению нанимателя.

Бухгалтерский учет

Выданные работникам СИЗ учитываются на субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» (ч. 14 п. 16 Инструкции N 50).

Стоимость СИЗ списывается в порядке, установленном учетной политикой организации. Это отражается записью по дебету счетов учета затрат в зависимости от того, какой категории работников выдали спецодежду (20, 25 и др.), и кредиту субсчета 10-11 (абз. 5 п. 107 Инструкции N 133). В нашей ситуации по учетной политике стоимость СИЗ переносится на счета учета следующим образом: 50% — при выдаче работнику и 50% — при списании.

В связи с этим возврат увольняющимся работником спецодежды на склад происходит по ее остаточной стоимости в размере 150 руб. При этом составляется запись по дебету субсчета 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и кредиту субсчета 10-11 (ч. 13, 14 п. 16 Инструкции N 50). Фиксируется данная операция в личной карточке учета СИЗ (ч. 4 п. 43 Инструкции N 209).

После возврата спецодежды специально созданная комиссия по контролю качества СИЗ, уполномоченная нанимателем, определяет фактическое состояние спецодежды и ее пригодность к дальнейшему использованию. Решение комиссии фиксируется в акте осмотра СИЗ. Чаще всего (п. 42 Инструкции N 209):

— пригодную спецодежду ремонтируют и применяют по назначению;

— непригодные СИЗ списывают и направляют для производственных нужд, ремонта других СИЗ или сдают на переработку как вторсырье. Если списанные СИЗ нельзя использовать в качестве вторсырья, их утилизируют.

Но бывают ситуации, подобные нашей, когда б/у спецодежду просто некому выдать или ее никто не хочет носить. Тогда следует учесть некоторые особенности в части списания.

Как известно, в зависимости от причины списания стоимость СИЗ может отражаться на счетах учета затрат или доходов и расходов. У нас спецодежда списывается по причине невостребованности (ее некому выдать). Поэтому, полагаем, остаточная стоимость данных СИЗ отражается в составе прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на субсчете 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (абз. 2 п. 13 Инструкции N 102).

Полученную в результате списания ветошь по цене ее возможного использования приходуют на склад. Отражают эту операцию записью по дебету субсчета 10-6 «Прочие материалы» и кредиту субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности» (абз. 2 п. 13 Инструкции N 102; п. 45 Инструкции N 133; ч. 9, 17 п. 16 Инструкции N 50).

Вышеназванные операции необходимо подтвердить ПУД. В качестве такового может выступать, к примеру, акт на списание спецодежды (п. 1 ст. 10 Закона N 57-З; п. 66, 68 Инструкции N 133).

Образец акта на списание спецодежды Стоимость использованной в своей деятельности ветоши организация показывает по кредиту субсчета 10-6 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат (23, 25, 26 и т.д.) (ч. 18 п. 16, п. 26, 27, 28 Инструкции N 50).

НДС

Списание спецодежды НДС не облагается (п. 1 ст. 31, п. 1 ст. 115 НК).

Налог на прибыль

Поскольку в рассматриваемой ситуации возвращенная на склад спецодежда списана по причине невостребованности работниками организации и не имеет отношения к спецодежде, непригодной для использования, полагаем, ее остаточную стоимость нельзя учесть во внеррасходах и, как следствие, при налогообложении прибыли (п. 1, подп. 3.16 п. 3 ст. 175 НК).

Стоимость образовавшейся от списания спецодежды ветоши отражается в составе внердоходов и учитывается при налогообложении прибыли (п. 1, 2, подп. 3.43 п. 3 ст. 174 НК).

Таблица бухгалтерских записей

Читайте этот материал в ilex >>* * по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Приход спецодежды после поставки происходит в соответствие с положениями, применяемыми при оформлении других видов материальных ценностей. Главным требованием выступает правильный выбор типа материалов в справочнике номенклатуры, где необходимо найти Спецодежду. В этом случае приход сразу же будет оформлен на счет 10.10.

Оформление передачи спецодежды сотрудникам производится посредством перехода в нужный пункт меню. Для этого нужно открыть «Склад», выбрать «Спецодежду и инвентарь» и перейти к пункту «Передача материалов в эксплуатацию». Как это проводится показано на рисунке 4. В дальнейшем пункты меню и работа с ними будут рассмотрены подробнее.

Получить корректные проводки позволяет правильное заполнение раздела «Назначение использования». Важно каждый вид номенклатуры вводить отдельно. Не стоит думать, что речь идет об ошибке, таковы правила.

Для проведения костюмов выбираются пункты из справочника «Линейный способ погашения стоимости» и дополнительно «Способ отражения расходов». В последнем случае можно выбрать счет 20.01 или же варианты из счетов 23, 26, 25, 44.

Для защитных очков необходимо выбирать другой способ погашения стоимости. В этом случае используется вариант «при передаче в эксплуатацию».

При условии выдачи пары перчаток сверх нормы, расходы записываются в другом счете – 91.02. Важно понимать, что этот параметр не будет использоваться при расчете налога на прибыль. Таким образом в бухгалтерии появится постоянная разница в 30 рублей и расчеты будут выглядеть так: 150 рублей х20%.

Следующим шагом станет внесение в категорию «Способ отражения расходов» еще одного пункта с расходами по спецодежде, используемой сверх нормы. В этом случае необходимо указать тип расходов, а затем снять галочку рядом с пунктом учитывать в налоговом учете.

Для учета затрат используется счет 91.02

Заполнив документ, останется проверить корректность внесенных данных. В выполненных проводках будут отражаться следующие моменты:

• Первоначально все позиции записываются на счет под номером 10.11.1;
• Списываемые единовременно позиции списываются в бухгалтерском учете на указанные счета 20.01 и 91.02;
• Налоговом учете стоимость защитных костюмов списывается и при этом образуются временные разницы;
• Для защитных костюмов в бухгалтерском учете списание не проводилось;
• Для одежды сверх норм просчитывается постоянная разница. Одновременно произошло заполнение забалансового счета с номером МЦ.02.

После внесения всех данных можно создать оборотно-сальдовую ведомость для конкретного месяца до его закрытия.

При необходимости можно просмотреть аналитику забалансового счета.

Карточки позволяют увидеть какой сотрудник получил спецформу, благодаря чему облегчается и упрощается контроль за материальными ценностями.

Карточки позволяют увидеть какой сотрудник получил спецформу, благодаря чему облегчается и упрощается контроль за материальными ценностями. При закрытии месяца фиксируется ОНО, составляющее 400 рублей, формируемое так: 2 000 рублей х 20%.

В тоже время пока не проводились списания расходов при использовании защитных костюмов. Благодаря использованию стандартного функционала 1С:Бухгалтерия списание линейной амортизации для различных видов спецодежды производится каждый месяц, начиная со следующего после начала использования. Однако настолько тонкие методологические моменты не отражаются в законодательстве. Поэтому бухгалтер может просто воспользоваться предложенным решением, закрепив алгоритм. Таким образом можно будет избежать возможных разногласий с представителями проверяющих органов.

Рассмотрим как закрыть следующий месяц. Для этого откроем форму «Закрытие месяца». Теперь в этом меню появился пункт о необходимости погашения стоимости спецформы.

Все требуемые суммы спишутся на 20-й счет.

Следующим шагом будет списание ОНО в соответствие с расчетами 111,22 рублей х 20% = 22,22 рубля.

При этом на забалансовом счете компании под номером МЦ.02 спецформа числится все время, пока не будет списана. Это происходит по завершению 18 месяцев.

Произведем списание пришедшей в негодность или прошедшей срок амортизации формы.

Облегчить заполнение документации позволяет создание документа «Списание материалов из эксплуатации». Форма создается на основании ранее полученных ведомостей о передаче предметов сотрудникам. Так очки и перчатки можно списывать уже после года эксплуатации. Однако чтобы показать наглядно проводку этого процесса отразим списание всех позиций в рамках одного базового документа.

Заполнить таблицу данных можно выбрав пункт «По остаткам».

После проведения будут доступны все проводки

При этом забалансовый счет обнулится

При использовании модулей «Спецодежда» и «Снабжение и склад» комплексного решения БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО отчет по наличию/списанию спецодежды может быть сформирован в двух режимах: по данным бухгалтерского учета или по данным оперативного учета. Отбор данных можно осуществлять по организации, типу СИЗ и ФО, конкретному сотруднику. В отчете отображается информация: «В наличии у работника» (количество единиц спецодежды, находящихся в эксплуатации), «Необходимо списать» (количество единиц спецодежды, подлежащих списанию), «Необходимо выдать» (количество единиц спецодежды по нормам выдачи).

Учет спецодежды и спецоснастки в 1С:ERP: как обойти ограничения типового функционала

Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии не только в суммовом, но и в количественном выражении.

Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.

В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:

• Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой.

В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также увеличивается время на подготовку необходимой информации.

• Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды.

Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет «ТМЦ в эксплуатации», а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.

Кроме того, в типовом отчете «ТМЦ в эксплуатации» не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.

• Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце.

В ведении учета есть своя специфика. Представим, что в апреле была передана в эксплуатацию спецодежда. Работник несколько дней ей попользовался и передал другому. Либо другая часто встречающаяся ситуация — в одежде обнаружился брак и ее нужно было списать. И все это произошло в рамках одного месяца.

Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение. Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных.

• Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.

Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам.

Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2022 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации.

Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?

В нашей работе мы сталкиваемся с абсолютно разными отраслями, масштабами организаций, отношением сотрудников к внедрению новых механизмов и правил. Но 90% компаний схожи в двух моментах: бухгалтерии нужны максимальное удобство и экономия времени при аврале задач, а руководству — полная и прозрачная финансовая картина по процессам производства и контроль состояния активов.

Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет «ТМЦ в эксплуатации» на базе типового отчета 1С:ERP.

Данный отчет позволяет:

• увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;
• работать без ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ, числящиеся в учете, но с помощью настроек пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;
• увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;
• работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.

Важный момент

: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.

Разбираемся с инвентаризацией

Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально.

В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.

Документ “Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации” заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.

Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации

В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:

• заполнение стоимости ТМЦ при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;
• заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.

Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок.

В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.

Заинтересованы в новом функционале? Оставляйте заявку на сайте, наши специалисты с вами свяжутся!

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Ситуации, что сотрудник прекращает выполнять обязанности или переходит в другое подразделение и должен сдать числящуюся за ним одежду возникают регулярно. При этом сроки амортизации униформы еще не истекли. В этом случае необходимо подготовить «Возврат материалов из эксплуатации». Удобным моментом станет возможность автоматического заполнения табличной части, выбрав меню «По остаткам». Затем останется только указать фамилии уволенных сотрудников.

Система автоматически произведет возврат и спецодежда зачислится на счет 10.10. Затем останется только передать форму другому сотруднику, используя уже описанный алгоритм.

В тоже время вопрос: как поступить со спецодеждой в случае увольнения сотрудника, при условии, что остаточная стоимость спецформы пока не списана, в методических рекомендациях не прописан. Иногда возможно использование алгоритма, используемого при переходе сотрудника на новую должность и не списанной амортизации. Однако в ряде случаев форма не может быть передана новому работнику в силу нескольких причин:

• Исходя из гигиенических соображений;
• По причине физического износа;
• При условии, что пошив выполнялся для конкретного сотрудника.

Достаточно часто возникают и другие ситуации, когда сотрудник уволен, а спецодежду не сдал. При этом остаточная стоимость формы останется висеть на балансе. В отношении этой ситуации единого методологического решения тоже не существует. С одной стороны налоговые органы и другие проверяющие заинтересованы в увеличении налоговой нагрузки на предприятия. Однако судебная практика показывает, что решения часто принимаются в пользу предприятий, которые не стали доначислять лишние налоги. Рассмотрим возможные варианты действий в такой ситуации. В тоже время единственно верного решения не существует. Главному бухгалтеру стоит выбрать определенную стратегию действий и закрепить для последующего использования в учетной политике.

Если предположить, что к моменту увольнения сотрудника ситуация такова: оприходованная стоимость костюма составила 1 800 рублей, оприходованный НДС составил 324 рубля, затем эта сумма была принята к вычету, а костюм был передан в эксплуатацию на 18 месяцев. В течение 10 месяцев списан износ на 1 000 рублей, а на момент увольнения остаточная стоимость составила 800 рублей.

В этой ситуации возможно несколько решений. Рассмотрим как могут поступить сотрудники бухгалтерии. При условии, что форма сдана на склад, но не может быть выдана новому работнику инвентаризационная комиссия формирует акт списания по причине износа. Таким образом после списания остаточная стоимость формы в 800 рублей учитывается во внереализационных расходах.

При условии, что сотрудник не сдал форму и еще не получил окончательный расчет при увольнении, бухгалтер может высчитать остаточную стоимость спецодежды из начисляемой заработной платы. Таким образом 800 рублей из остаточной стоимости переносятся на расчеты с сотрудниками, а затем эта сумма гасится при начислении заработной платы.

Однако, если бухгалтерия примет решение переложить уплату остаточной стоимости на сотрудника после выплаты заработной платы, взыскать эту сумму можно будет уже только через суд. Так как в этом случае речь идет о своего рода хищении имущества. В тоже время важно соотнести стоимость издержек и имеющуюся недостачу.

Еще одним вариантом разрешения ситуации станет добровольное решение сотрудника оставить спецодежду себе. В этом случае подается заявление с просьбой удержать остаточную стоимость оборудования из зарплаты. Затем задолженность учитывается при выплате зарплаты.

В случае согласия сотрудника на добровольное приобретение формы могут возникнуть разногласия с проверяющими органами. Дело в том, что представители налоговой склоняются к тому, что при передаче права собственности происходит реализация и по этой причине НДС обязательно должен быть уплачен. В тоже время в судебной практике ситуацию рассматривают под другим углом, считая, что речь идет о возмещении затрат компании.

Представив передачу спецодежды как реализацию, нельзя относиться к ценовому вопросу полностью однозначно. Дело в том, что в большинстве примеров использовалась остаточная стоимость спецформы. Однако при использовании рыночных цен положение может измениться. Вероятно, необходимо сделать определенную наценку. Такой подход, при условии начисления на форму НДС, избавит от возможных претензий со стороны проверяющих. Однако насколько выгодным будет такое решение предприятию и увольняющемуся сотруднику сложно сказать.

Сделав стоимость одежды без НДС равной 1 000 рублей, необходимо произвести ряд проводок. В этом случае НДС составит 180 рублей, а внереализационные доходы компании составят 1 180 рублей. В результате задолженность сотрудника перед фирмой составит 1 180 рублей и будет учтена при получении итогового расчета.

В ряде случаев можно оформлять передачу спецодежды сотрудникам как безвозмездную передачу. Однако тогда необходимо оплатить НДС. Обязательной станет и выплата НДФЛ сотрудником, получившим материальную выгоду, которая рассчитывается по ставке 35%.

Особенности списания остаточной стоимости для средств защиты таковы, что единого алгоритма действий не существует. Поэтому оптимальным решением становится поэтапное списание стоимости формы в расходы даже когда речь идет о предметах, используемых менее года. В компаниях со значительной текучкой кадров такой подход окажется наиболее эффективным.

Учет бухгалтерский

Бухгалтерский учет специальной одежды нужно вести на счете 10 «Материалы» с разбивкой по субсчетам 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Приобретение спецодежды отражается на дату принятия ее к учету следующими записями:

Дебет 10 «Материалы», субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»,   Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

— отражено приобретение спецодежды;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»   Кредит 60

— отражена сумма НДС, предъявленная продавцом спецодежды;

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»,   Кредит 19

— сумма НДС, предъявленная продавцом, принята к вычету;

Дебет 60   Кредит 51

— произведен расчет с продавцом спецодежды.
ПРИМЕР 1. КАК УЧЕСТЬ СПЕЦОДЕЖДУ
занимается мойкой автомашин. В январе для служащих автомойки было приобретено 10 пар резиновых перчаток по цене 590 руб. (в т. ч. НДС – 90 руб.) и 10 пар резиновых сапог по цене 4720 руб. (в т. ч. НДС – 720 руб.).В этом же месяце одежда и обувь были выданы сотрудникам мойки.Приказом руководителя установлен срок полезного использования: на перчатки – два месяца, на сапоги – 18 месяцев.Бухгалтер в январе должен сделать следующие проводки:
Дебет 10-10   Кредит 60
— 500 руб. (590 – 90) – получены перчатки;
Дебет 10-10   Кредит 60
— 4000 руб. (4720 – 720) – получены сапоги;
Дебет 19   Кредит 60
— 8100 руб. ((90 руб. + 720 руб.) × 10 пар) – отражен НДС;
Дебет 60   Кредит 51
— 5310 руб. (590 + 4720) – оплачена спецодежда;
Дебет 68 Субсчет «Расчеты по НДС»   Кредит 19
— 810 руб. – произведен налоговый вычет;
Дебет 10-11   Кредит 10-10
— 500 руб. – выданы перчатки сотрудникам;
Дебет 10-11   Кредит 10-10
— 4000 руб. – выданы сапоги сотрудникам;
Дебет 20 (26)   Кредит 10-11
— 500 руб. – списана стоимость выданных перчаток.Ежемесячно в течение 18 месяцев бухгалтер будет делать проводку:
Дебет 20 (26)   Кредит 10-11
— 222,22 руб. (4000 руб. : 18 мес.) – частично списана стоимость сапог.Таким образом, до конца года будет списано 2666,64 руб. (222,22 руб. × 12 мес.).Стоимость спецодежды, числящаяся на счете 10 на конец года, составит 1333,36 руб. (500 + 4000 – 500 – 2666,64).Эта сумма будет указана в годовом балансе по строке 1210.

Передача в эксплуатацию

Передача в эксплуатацию спецодежды отражается в зависимости от того, единовременно или нет списывается ее стоимость на расходы.

Передача спецодежды в эксплуатацию при единовременном списании на дату выдачи работникам отражается так:

Дебет 20 «Основное производство» (08 «Вложения во внеоборотные активы», 23 «Вспомогательные производства», 25«Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу»)   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— спецодежда выдана работникам;

Дебет 012 «Спецодежда, переданная в эксплуатацию»

— выданная работникам спецодежда отражена за балансом.

Передача спецодежды в эксплуатацию при равномерном списании на дату выдачи работникам выглядит следующим образом:

Дебет 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»,   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

— спецодежда выдана работникам.

Далее ежемесячно равными долями в течение срока носки:

Дебет 20 «Основное производство» (08, 23, 25, 44)   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— отражено погашение части стоимости спецодежды.

В случае выбытия (например, порчи или утраты) – на дату выбытия:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»   Кредит 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации»

— списана остаточная стоимость спецодежды.

Учет форменной одежды в 1С

Отметим, что форменная одежда несколько отличается от специальной. Последняя служит средством защиты, а нормы учета четко прописаны во множестве законодательных документов. Несколько иначе обстоит ситуация с форменной одеждой. Этот формат спецформы используется для идентификации сотрудников определенной профессии или работающих в некоторой компании. Ряд фирм используют на рабочих местах форму для повышения имиджа или же ускорения скорости и качества обслуживания клиентов.

Однако вопросы учета форменной одежды не расписаны в налоговом кодексе. По этой причине позиция проверяющих органов может быть не всегда слаженной. Важно выделить два главных момента:

• Форма является собственностью фирмы и выдается на время работы;
• При выдаче сотруднику форма становится собственностью работника и остается в его распоряжении и после увольнения.

При этом, когда форма рассматривается как собственность предприятия речь идет о материальных затратах, тогда как при передаче одежды сотруднику необходимо внести этот параметр параллельно с оплатой труда и обязательно начислить НДФЛ. При условии, что выдача формы предусматривается законодательными нормами страховые начисления будут не нужны. Однако, если в отношении предприятия такие правила не действуют, необходимо начислить страховые взносы.

Остались вопросы по учёту и списанию спецодежды в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!

Понравилась статья?

Хотите получать подобные статьи по четвергам? Быть в курсе изменений в законодательстве? Подпишитесь на рассылку